如何建立任務管理應用程式：待辦清單、看板及團隊

要建立任務管理應用程式，應先從一項任務開始，它需要有標題、狀態、負責人及到期日；再把任務分組為專案，並給人一個好用的檢視方式：清單，或是每個狀態各設一欄的看板。加入登入功能，讓每人只看到自己的工作，然後再加入留言及通知。AI 應用程式建立工具可以根據你的描述，一次過建立出這個應用程式。真正較難的問題，是你是否應該自己建置：一般用途的任務工具已經成熟且價格便宜，只有當你的工作模式是它們不適合的，自製才有價值。

何時自行建置才合理

先誠實面對這一點，因為答案通常是「用現有工具就好」。以下情況，自製任務應用程式才值得：

• **你的任務依循固定的工作流程。**清潔公司的工作需要清單、前後照片及客戶簽收；招聘人員的任務則跟隨招聘的各個階段。一般工具勉強可以模擬，但會很笨拙。
• **任務來自你其他的資料。**一張新訂單、一張支援票或一次失敗的檢查，應自動建立任務。
• **你需要特定的欄位與規則。**例如「沒有相片就不能關閉任務」、「只有經理可以把卡片移至已批准」。
• **執行工作的人不是辦公室職員。**外勤人員或承包商只需要一個畫面，顯示今日的工作，而不需要整套專案管理產品。
• **按座位收費令成本過高。**許多偶爾使用的用戶，在按座位計費的方案下可能會十分昂貴。

如果以上情況都不適用，成熟的任務產品可能是更好的選擇。如何以自家工具取代昂貴的 SaaS 概述了一般情況下的取捨。

應用程式需要什麼

核心資料

如果是工作流程類的應用程式，應加入令你的工作有別於他人的欄位：每項任務的核對清單、客戶、地點、必須附上的相片、批核步驟。

檢視方式

先把一種檢視做好，再加入其他檢視。對團隊而言，看板通常是最實用的起點；對個人而言，則可用一個清單，分為「今日」與「即將到來」兩部分。

動工前要決定的事

個人用還是團隊用

個人待辦應用程式可以非常簡單：一個用戶、沒有權限設定，如果只供自己使用，甚至不需要登入。這是很好的入門專案，形態上與習慣追蹤應用程式相近。團隊應用程式則需要帳戶、共用專案、負責人，以及關於誰可以查看與更改什麼的規則。大部分建置工作都會花在這裡。

固定狀態還是自訂狀態

固定狀態（待辦、進行中、已完成）較易建置、報告，也較容易保持一致。每個專案自訂欄位則更有彈性，但會令報告較難製作，因為每個專案的「完成」可能有不同的名稱。如果需要自訂欄位，應為每個欄位加上一個隱藏的「類別」（未開始、進行中、已完成），這樣報告仍然可以運作。

即時更新還是重新整理

如果兩個人同時開啟同一個看板，其中一人移動了卡片，另一人是否應該立即看到？即時更新體驗良好，但會增加複雜度（需要即時連線，並處理兩人同時編輯同一項任務的情況）。對小型團隊來說，在頁面重新取得焦點時更新，再加上清楚的「最後更新時間」，通常已經足夠開始使用。

通知

決定什麼情況會觸發通知，否則人們會把所有通知都關掉。一組合理的起始設定包括：有任務指派給你、有人在你擁有的任務下留言、你擁有的任務將於明天到期。電郵是最簡單的管道；每日摘要比每件事都發一封電郵更體貼。

逐步建置

第一步：描述工作流程，而非功能

寫下一項任務如何產生、由誰處理、會經過哪些階段，以及「完成」的定義是什麼。這就是你的首個提示。

為 Brightside Cleaning 建立一個任務看板，該公司有 12 名清潔人員和 2 名經理。經理可建立工作，填寫客戶、地址、日期、指派的清潔人員，並從範本中選擇核對清單（標準清潔、深層清潔、租約結束清潔）。看板欄位為：已排程、進行中、需要審閱、已完成。清潔人員登入後，只會看到自己今日的工作，以適合手機的清單呈現；他們可以勾選核對項目、上傳至少一張完工後的相片，並點按「完成」，使工作移至需要審閱。只有經理可以把工作移至已完成。所有資料存放於資料庫。設計簡潔清晰，按鈕要大。

第二步：把核心流程做好

建立任務、指派、讓它經過每個階段、完成它。以每種類型的用戶分別測試。檢查人們只能查看及執行他們應有權限的操作：以清潔人員身分登入，然後嘗試透過網址打開另一位清潔人員的工作。

第三步：讓看板感覺正確

看板上的拖放功能需要小心處理：重新整理後，卡片應停留在你放下的位置；同一欄內的排序應被保存；而且必須支援手機及平板的觸控操作。用 50 項或以上的任務來測試，這樣你才能看到應用程式在實際數量下的表現，而不只是五張示範卡片。

第四步：加入留言、檔案及活動紀錄

留言能令討論留在任務之中，而不是散落在即時通訊應用程式裡。活動紀錄（例如「Sam 於下午 3:14 把此項移至審閱」）能回答大部分「發生了什麼事？」的問題。檔案上傳則需要儲存空間及大小限制。

第五步：加入通知

先從任務指派及明天到期的提醒開始使用電郵。如何在應用程式中發送電郵 涵蓋服務商及設定方式。

第六步：逐步把真實工作轉移過來

先讓一個專案或一個團隊使用它兩星期。在大家信任新工具之前，把舊工具設為唯讀，而不是立即刪除。

常見錯誤

• **逐項功能重建一般工具。**如果你在加入甘特圖、時間追蹤和文件功能，你就是在與多年來已經做好這些功能的產品競爭。應專注於你的工作流程。
• **沒有權限控制。**在團隊應用程式中，有人刪除別人任務的情況，會比你想像中更快出現。應加入確認步驟及軟刪除。
• 忘記到期日的時區。「星期五到期」應該指對方所在地的星期五。
• **通知過多。**人們會把全部通知忽略。應從少量通知開始，並讓用戶自行選擇。
• **沒有儲存次序。**每次重新整理都重新排列卡片的看板，根本無法使用。
• **只在筆記型電腦上測試。**許多任務更新其實是在手機上完成的。

何時改用現成的產品較好

Trello、Asana、Todoist、Linear、Notion、ClickUp 及許多其他產品都已經成熟且經過充分測試，提供手機應用程式、整合功能，部分還支援離線使用，這些功能若自行建置需時甚久。以下情況適合採用現成產品：

• 你的工作屬於一般知識型工作：專案、期限、指派
• 你需要支援離線使用的原生手機應用程式
• 你希望第一天就能與數十種其他工具整合
• 團隊中沒有人願意負責維護一套軟件

以下情況則適合自行建置：工作流程本身就是產品的核心、任務必須與你自己的資料相連，或你需要的工具只佔一個按座位收費的大型產品的一小部分功能。許多自製任務應用程式，其實就是在內部工具之上加了一個看板。

用 Mythex 建置

Mythex 是一個 AI 應用程式建立工具：你描述工作流程，它便會在即時預覽中建立看板、清單及表單，並為專案加入資料庫以儲存任務及留言，另外提供檔案儲存功能用於附件及相片。如果你希望在撰寫任何程式碼之前，先把狀態及角色定下來，可先使用計劃模式；檢查點則讓你在某項改動出錯時回復。需要留意的一點是：Mythex 的帳戶及協作者，是為建立應用程式的人而設。使用你任務應用程式的人需要自己的登入，你需透過你選擇的認證工具或服務來加入；參閱如何為應用程式加入登入功能，以及文件中的加入認證與建立 CRUD 應用程式。

如果你想從一份已寫好的首個提示開始，可以試試團隊看板範本或敏捷衝刺看板範本。

常見問題