Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zadacima: liste, kanban i timovi

Za izradu aplikacije za upravljanje zadacima počnite sa zadatkom koji ima naslov, status, izvršioca i rok, grupišite zadatke u projekte i dajte ljudima jedan dobar prikaz: listu ili kanban ploču sa kolonama za svaki status. Dodajte prijavu kako svaka osoba vidi svoj posao, pa komentare i obavještenja. AI alat za izradu aplikacija može ovo napraviti iz opisa u jednom sjedanju. Teže pitanje je da li treba da je pravite: opšti alati za zadatke su zreli i jeftini, pa vlastita aplikacija opravdava sebe kada vaš posao ima oblik koji oni ne pokrivaju.

Kada ima smisla praviti vlastitu

Prvo budite iskreni prema tome, jer je odgovor često "koristite postojeći alat". Prilagođene aplikacije za zadatke vrijede truda kada:

• Vaši zadaci prate fiksan tok rada. Poslovi jedne firme za čišćenje trebaju kontrolnu listu, fotografije prije i poslije i potpis klijenta. Regruter zadatke vodi kroz faze zapošljavanja. Opšti alati to mogu približno, ali nespretno.
• Zadaci dolaze iz vaših drugih podataka. Nova narudžba, zahtjev za podršku ili neuspješan pregled treba automatski da napravi zadatak.
• Trebaju vam posebna polja i pravila. "Zadatak ne može biti zatvoren bez fotografije", "samo menadžeri mogu prebaciti kartice u Odobreno".
• Ljudi koji rade nisu uredski radnici. Radnici na terenu ili izvođači žele jedan ekran s današnjim poslovima, a ne cijeli proizvod za upravljanje projektima.
• Cijena po korisniku šteti. Mnogi povremeni korisnici mogu da postanu skupi u planovima po korisniku.

Ako nijedno od ovoga ne važi, zreo proizvod za zadatke je vjerovatno bolji izbor. Kako zamijeniti skupi SaaS vlastitim alatom opisuje kompromise uopšteno.

Šta aplikacija treba

Osnovni podaci

Za aplikaciju s tokom rada dodajte polja koja čine vaš posao drugačijim: kontrolnu listu po zadatku, klijenta, lokaciju, obavezne fotografije, korak odobravanja.

Prikazi

Dobro izgradite jedan prikaz prije nego što dodate druge. Za tim je kanban ploča obično najkorisnija polazna tačka; za ličnu upotrebu lista s odjeljcima "Danas" i "Predstoji".

Odluke prije izrade

Lično ili za tim

Aplikacija za lične zadatke može biti veoma jednostavna: jedan korisnik, bez dozvola, možda bez prijave ako radi samo za vas. Dobar je prvi projekat, sličan po obliku aplikaciji za praćenje navika. Aplikacija za tim treba naloge, zajedničke projekte, izvršioce i pravila o tome ko šta može da vidi i mijenja. Tu odlazi većina napora.

Fiksni ili prilagođeni statusi

Fiksni statusi (Za uraditi, U toku, Završeno) jednostavniji su za izradu, izvještavanje i dosljednost. Prilagođene kolone po projektu su fleksibilnije, ali otežavaju izvještaje, jer "Završeno" u svakom projektu može da se zove drugačije. Ako trebate prilagođene kolone, dajte svakoj skrivenu "kategoriju" (nije započeto, aktivno, završeno) kako izvještaji i dalje rade.

Ažuriranja uživo ili osvježavanje

Ako dvije osobe imaju istu ploču otvorenu i jedna pomjeri karticu, treba li druga odmah da vidi pomjeranje? Ažuriranja uživo djeluju dobro, ali dodaju složenost (veza u realnom vremenu, rukovanje kada dvije osobe uređuju isti zadatak). Za male timove, osvježavanje pri fokusu stranice i jasno vrijeme "zadnje ažuriranje" često je dovoljno za početak.

Obavještenja

Odlučite šta pokreće obavještenje, inače će ljudi sve isključiti. Razuman početni skup: dodijeljen vam je zadatak, neko je komentarisao vaš zadatak, zadatak koji posjedujete ističe sutra. E-pošta je najlakši kanal; dnevni pregled je prijatniji od jedne e-pošte po događaju.

Izrada korak po korak

Korak 1: Opišite tok rada, a ne funkcije

Zapišite kako zadatak nastaje, ko na njemu radi, kroz koje faze prolazi i šta znači "završeno". To je vaš prvi prompt.

Napravi ploču zadataka za Brightside Cleaning, tim od 12 čistačica i 2 menadžera. Menadžeri kreiraju poslove s klijentom, adresom, datumom, dodijeljenom čistačicom i kontrolnom listom izabranom iz šablona (standardno čišćenje, temeljno čišćenje, čišćenje pri iseljenju). Kolone ploče: Zakazano, U toku, Treba pregled, Završeno. Čistačice se prijavljuju i vide samo svoje poslove za danas, kao listu prilagođenu telefonu; štikliraju stavke kontrolne liste, postavljaju najmanje jednu fotografiju nakon čišćenja i dodiruju "Završeno", što prebacuje posao u Treba pregled. Samo menadžeri mogu prebaciti poslove u Završeno. Čuvaj sve u bazi podataka. Jednostavan, jasan dizajn s velikim dugmadima.

Korak 2: Ispravite osnovnu petlju

Kreirajte zadatak, dodijelite ga, prebacite kroz svaku fazu, završite. Uradite to kao svaka vrsta korisnika. Provjerite da ljudi mogu vidjeti i raditi samo ono što treba: prijavite se kao čistačica i pokušajte da otvorite tuđi posao preko URL-a.

Korak 3: Učinite da ploča bude ispravna

Prevlačenje na kanban ploči traži pažnju: kartice trebaju ostati tamo gdje ih spustite nakon osvježavanja, redoslijed unutar kolone treba da se čuva i mora raditi dodirom na telefonima i tabletima. Testirajte s 50 ili više zadataka da vidite kako se ponaša s stvarnom količinom, a ne samo s pet primjernih kartica.

Korak 4: Dodajte komentare, fajlove i aktivnost

Komentari drže raspravu uz zadatak umjesto u aplikacijama za chat. Dnevnik aktivnosti ("Sam je prebacio ovo na Pregled, 15:14") odgovara na većinu pitanja "šta se dogodilo?". Slanje fajlova traži skladište i ograničenje veličine.

Korak 5: Dodajte obavještenja

Počnite s e-poštom za dodjele i podsjetnike za rok sutra. Kako slati e-poštu iz aplikacije pokriva pružaoce usluga i postavljanje.

Korak 6: Postepeno prenesite stvarni posao

Pokrenite jedan projekat ili jedan tim na njoj nekoliko sedmica. Držite stari alat samo za čitanje umjesto da ga brišete dok ljudi ne počnu da vjeruju novom.

Česte greške

• Ponovno pravljenje opšteg alata funkciju po funkciju. Ako dodajete Gantove dijagrame, praćenje vremena i dokumente, takmičite se s proizvodima koji to rade godinama. Ostanite usredsređeni na svoj tok rada.
• Bez dozvola. U aplikaciji za tim, brisanje tuđeg zadatka će se desiti prije nego što mislite. Dodajte korak potvrde i meko brisanje.
• Zaboravljena vremenska zona za rokove. "Rok petak" treba da znači petak tamo gdje je osoba.
• Previše obavještenja. Ljudi ignorišu sva. Počnite s malo i dozvolite ljudima da biraju.
• Nečuvanje redoslijeda. Ploča koja preslaže kartice pri svakom osvježavanju je neupotrebljiva.
• Testiranje samo na laptopu. Mnoga ažuriranja zadataka dešavaju se na telefonima.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp i mnogi drugi su zreli i dobro testirani, s mobilnim aplikacijama, integracijama i u nekoliko slučajeva podrškom za rad bez interneta, što bi dugo trajalo da sami pravite. Koristite jedan kada:

• Vaš posao je opšti posao znanja: projekti, rokovi, dodjele
• Trebate izvorne mobilne aplikacije s radom bez interneta
• Želite desetine integracija s drugim alatima od prvog dana
• Niko u timu ne želi da bude odgovoran za dio softvera

Pravite vlastitu kada je tok rada sam proizvod, kada se zadaci moraju povezati s vašim podacima ili kada je alat koji biste trebali samo dio velikog proizvoda s cijenom po korisniku. Mnoge prilagođene aplikacije za zadatke su zapravo interni alati s pločom na vrhu.

Izrada s Mythexom

Mythex je AI alat za izradu aplikacija: opišete tok rada, a on pravi ploču, liste i obrasce u živom pregledu, dodajući bazu podataka projektu za zadatke i komentare te skladište fajlova za priloge i fotografije. Koristite prvo režim Plana ako želite da se dogovorite o statusima i ulogama prije nego što se napiše ijedan kod, a checkpoint-i vam omogućavaju da vratite promjenu koja pođe po zlu. Jedna stvar koju treba znati: Mythex nalozi i saradnici su za ljude koji prave aplikaciju. Ljudi koji koriste vašu aplikaciju za zadatke trebaju vlastitu prijavu, koju dodajete bibliotekom za autentifikaciju ili pružaocem po izboru; pogledajte kako dodati prijavu u aplikaciju i dokumentaciju o dodavanju autentifikacije i izradi CRUD aplikacije.

Ako želite početi od napisanog prvog prompta, probajte šablon za timsku kanban ploču ili šablon za agilnu sprint ploču.

Pitanja