Paano Gumawa ng Task Management App: To-Do Lists, Kanban at Teams

Para gumawa ng task management app, magsimula sa task na may title, status, assignee at due date, pangkatin ang tasks sa projects, at bigyan ang mga tao ng isang magandang view sa mga ito: isang list, o kanban board na may column para sa bawat status. Magdagdag ng login para makita ng bawat tao ang sarili niyang gawain, saka comments at notifications. Kayang gawin ng AI app builder ang ganito mula sa paglalarawan sa isang upuan. Mas mahirap na tanong kung dapat mo ba itong gawin: matatag at mura na ang mga pangkalahatang task tools, kaya may saysay ang sarili mong bersyon kapag hindi bagay sa kanila ang hugis ng trabaho mo.

Kailan makatwiran ang sariling gawin

Maging tapat dito muna, dahil madalas na ang sagot ay "gamitin ang umiiral na tool". Sulit ang custom na task app kapag:

• Sumusunod sa nakapirming workflow ang tasks mo. Ang trabaho ng cleaning company ay nangangailangan ng checklist, larawan bago at pagkatapos, at sign-off ng kliyente. Ang tasks ng recruiter ay sumusunod sa hiring stage. Kayang tantiyahin ng pangkalahatang tools ito, pero magulo.
• Nanggagaling ang tasks sa ibang datos mo. Ang bagong order, support ticket o nabigong inspection ay dapat awtomatikong gumawa ng task.
• Kailangan mo ng partikular na fields at patakaran. "Hindi maisasara ang task nang walang larawan", "mga manager lang ang puwedeng maglipat ng card sa Approved".
• Hindi office staff ang gumagawa ng trabaho. Ang field workers o contractors ay gustong isang screen na may trabaho nila ngayong araw, hindi buong project management product.
• Nakakasakit sa bulsa ang per-seat na presyo. Maraming paminsan-minsang user ang nagiging mahal sa per-seat na plano.

Kung wala sa mga ito ang tumutugma, malamang mas mabuting mature na task product ang gamitin. Tinatalakay ng paano palitan ang mahal na SaaS ng sarili mong tool ang mga trade-off sa pangkalahatan.

Ano ang kailangan ng app

Pangunahing data

Para sa workflow app, idagdag ang mga fields na nagpapaiba ng trabaho mo: checklist bawat task, kliyente, lokasyon, kailangang larawan, approval step.

Mga view

Gawing maayos ang isang view bago magdagdag ng iba. Para sa team, kadalasan ang kanban board ang pinakamagandang simula; para sa personal na gamit, isang list na may seksyong "Today" at "Upcoming".

Mga desisyong dapat gawin bago magtayo

Personal o team

Puwedeng napakasimple ng personal na to-do app: isang user, walang permissions, at baka walang login kung para sa iyo lang tumatakbo. Magandang unang proyekto ito, katulad ng hugis ng habit tracker. Ang team app ay nangangailangan ng accounts, shared projects, assignees, at mga patakaran kung sino ang makakakita at makakabago ng ano. Dito napupunta ang karamihan ng pagsisikap.

Nakapirmi o custom na status

Mas simple gawin, iulat at panatilihing magkakatugma ang nakapirming status (To do, In progress, Done). Mas nababago ang custom columns kada project, pero mas mahirap i-report, dahil maaaring tawaging iba ang "Done" sa bawat project. Kung kailangan mo ng custom columns, bigyan ang bawat isa ng nakatagong "category" (hindi pa nagsisimula, aktibo, tapos na) para gumana pa rin ang mga report.

Live updates o refresh

Kung dalawang tao ang may bukas na parehong board at inilipat ng isa ang card, dapat ba agad itong makita ng isa? Maganda sa pakiramdam ang live updates pero nagdaragdag ng kumplikasyon (isang real-time na koneksyon, pagharap sa dalawang taong nag-e-edit ng iisang task). Para sa maliliit na team, sapat na sa simula ang pag-refresh kapag bumalik sa page kasama ang malinaw na "last updated" na oras.

Notifications

Magpasya kung ano ang magpapadala ng notification, o papatayin ng mga tao ang lahat ng ito. Makatwirang panimulang hanay: na-assign ka sa task, may nag-comment sa task mo, o may task kang sa iyo na due bukas. Email ang pinakamadaling channel; mas mabait ang araw-araw na digest kaysa isang email kada pangyayari.

Gawin nang hakbang-hakbang

Hakbang 1: Ilarawan ang workflow, hindi ang features

Isulat kung paano ipinapanganak ang task, sino ang gumagawa nito, ang mga yugtong dinaraanan nito, at ano ang ibig sabihin ng "tapos". Iyan ang unang prompt mo.

Build a task board para sa Brightside Cleaning, isang team ng 12 cleaner at 2 manager. Gumagawa ang mga manager ng jobs na may kliyente, address, petsa, itinalagang cleaner, at checklist na pinili mula sa templates (standard clean, deep clean, end of tenancy). Mga column ng board: Scheduled, In progress, Needs review, Done. Nag-l-log in ang mga cleaner at nakikita lang ang jobs nila ngayong araw, bilang listahang angkop sa telepono; minamarkahan nila ang checklist items, nag-a-upload ng kahit isang after-photo, at pinipindot ang "Finished", na naglilipat ng job sa Needs review. Mga manager lang ang puwedeng maglipat ng jobs sa Done. Itago ang lahat sa database. Simple at malinaw na disenyo na may malalaking button.

Hakbang 2: Tiyakin ang pangunahing ikot

Gumawa ng task, i-assign, ilipat sa bawat yugto, at tapusin. Gawin ito bilang bawat uri ng user. Tiyakin na nakikita at nagagawa lang ng mga tao ang dapat nilang makita at magawa: mag-log in bilang isang cleaner at subukang buksan ang trabaho ng ibang cleaner sa pamamagitan ng URL.

Hakbang 3: Gawing maayos ang pakiramdam ng board

Nangangailangan ng pag-iingat ang drag-and-drop sa kanban board: dapat manatili ang cards kung saan mo sila binitawan pagkatapos mag-refresh, dapat manatili ang ayos sa loob ng column, at dapat gumana sa touch sa telepono at tablet. Subukan na may 50 o higit pang tasks para makita kung paano ito kumilos sa totoong dami, hindi lang sa limang sample cards.

Hakbang 4: Magdagdag ng comments, files at activity

Pinananatili ng comments ang usapan sa task sa halip na nasa chat apps. Sinasagot ng activity log ("Sam moved this to Review, 3:14pm") ang karamihan ng tanong na "ano ang nangyari?". Nangangailangan ng storage at limitasyon sa laki ang file uploads.

Hakbang 5: Magdagdag ng notifications

Magsimula sa email para sa mga assignment at paalala ng due bukas. Sinasaklaw ng paano magpadala ng email mula sa app mo ang providers at setup.

Hakbang 6: Ilipat ang totoong trabaho nang unti-unti

Patakbuhin ang isang project o isang team dito sa loob ng ilang linggo. Panatilihing read-only ang lumang tool sa halip na burahin ito hanggang magtiwala ang mga tao sa bago.

Karaniwang pagkakamali

• Muling pagbuo ng pangkalahatang tool feature por feature. Kung nagdadagdag ka ng Gantt charts, time tracking at docs, nakikipagkompetensya ka sa mga produktong ilang taon nang nakagawa nito. Manatiling nakatutok sa workflow mo.
• Walang permissions. Sa team app, mas maaga pa sa inaakala mo mangyayari na may magbubura ng task ng iba. Magdagdag ng confirm step at soft delete.
• Nakakalimutan ang time zones sa due dates. Ang "Due Friday" ay dapat ibig sabihin Biyernes kung nasaan ang tao.
• Sobrang dami ng notifications. Lahat ito ay ini-ignore ng mga tao. Magsimula sa kakaunti at hayaang pumili ang mga tao.
• Hindi pag-iimbak ng ayos. Ang board na nag-aayos muli ng cards tuwing mag-refresh ay hindi magamit.
• Pagsubok sa laptop lang. Maraming task updates ang nangyayari sa telepono.

Kailan mas mabuting handang produkto

Ang Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp at marami pang iba ay matatag at subok na, may mobile apps, integrations at, sa ilang kaso, offline support na aabutin ng mahabang panahon kung ikaw mismo ang gagawa. Gamitin ang isa kapag:

• Pangkalahatang knowledge work ang trabaho mo: projects, deadlines, assignments
• Kailangan mo ng native na mobile apps na may offline support
• Gusto mo ng dose-dosenang integrations sa ibang tool sa unang araw
• Walang gustong mag-maintain ng software sa team

Gumawa ng sarili kapag ang workflow mismo ang produkto, kapag kailangang kumonekta ang tasks sa sarili mong datos, o kapag ang tool na kailangan mo ay bahagi lang ng isang malaking produktong may presyong per seat. Maraming custom task app ang talaga namang internal tools na may board sa ibabaw.

Paggawa nito gamit ang Mythex

Ang Mythex ay AI app builder: inilalarawan mo ang workflow mo, at ginagawa nito ang board, lists at forms sa live preview, nagdaragdag ng database sa project para sa tasks at comments, at file storage para sa attachments at larawan. Gamitin muna ang Plan mode kung gusto mong magkasundo sa statuses at roles bago isulat ang anumang code, at pinapayagan ka ng checkpoints na bawiin ang pagbabagong pumalpak. Isang bagay na dapat tandaan: ang Mythex accounts at collaborators ay para sa mga taong gumagawa ng app. Kailangan ng mga taong gagamit ng task app mo ang sarili nilang login, na idadagdag mo gamit ang auth library o provider na pipiliin mo; tingnan ang paano magdagdag ng login sa app mo at ang mga docs tungkol sa adding authentication at building a CRUD app.

Kung gusto mong magsimula sa nakasulat nang unang prompt, subukan ang team kanban board template o ang agile sprint board template.

Mga tanong