Kaip sukurti užduočių valdymo programą: sąrašai, kanban lentos ir komandos

Norėdami sukurti užduočių valdymo programą, pradėkite nuo užduoties su pavadinimu, būsena, vykdytoju ir terminu, sugrupuokite užduotis į projektus ir suteikite žmonėms vieną gerą jų vaizdą: sąrašą arba kanban lentą su stulpeliais kiekvienai būsenai. Pridėkite prisijungimą, kad kiekvienas matytų savo darbą, tada komentarus ir pranešimus. DI programų kūrimo įrankis gali sukurti tai pagal aprašymą per vieną sesiją. Sunkesnis klausimas – ar tai verta daryti: bendros paskirties užduočių įrankiai yra brandūs ir pigūs, todėl savo pasirinkimas pasiteisina, kai jūsų darbas turi formą, kurios jie nepritaiko.

Kada savo kurti prasminga

Pirmiausia būkite sąžiningi, nes atsakymas dažnai yra „naudokite esamą įrankį“. Pasirinktinės užduočių programos verta, kai:

• Jūsų užduotys seka fiksuotą darbo eigą. Valymo įmonės darbams reikia kontrolinio sąrašo, nuotraukų prieš ir po bei kliento patvirtinimo. Samdos specialisto užduotys seka atrankos etapus. Bendri įrankiai tai gali apytiksliai atkartoti, bet tai nepatogu.
• Užduotys ateina iš jūsų kitų duomenų. Nauji užsakymai, palaikymo bilietai ar nesėkmingos inspekcijos turėtų automatiškai sukurti užduotį.
• Jums reikia konkrečių laukų ir taisyklių. „Užduoties negalima uždaryti be nuotraukos“, „kortelę į Patvirtinta perkelti gali tik vadovai“.
• Žmonės, kurie dirba, nėra biuro darbuotojai. Lauko darbuotojams ar rangovams reikia vieno ekrano su šiandienos darbais, o ne visos projektų valdymo programos.
• Mokėjimas už vietą skauda. Daugelis retkarčiais naudojančių vartotojų gali kainuoti brangiai pagal planus su mokesčiu už kiekvieną vietą.

Jei nė vienas iš šių punktų netaikomas, brandus užduočių produktas greičiausiai yra geresnis pasirinkimas. Kaip pakeisti brangią SaaS savo įrankiu aptaria kompromisus apskritai.

Ko reikia programai

Pagrindiniai duomenys

Darbo eigos programai pridėkite laukus, kurie daro jūsų darbą kitokį: kontrolinį sąrašą kiekvienai užduočiai, klientą, vietą, privalomas nuotraukas, patvirtinimo žingsnį.

Vaizdai

Pirmiausia gerai sukurkite vieną vaizdą, tada pridėkite kitus. Komandai dažniausiai naudingiausia pradžia yra kanban lenta; asmeniniam naudojimui – sąrašas su skyriais „Šiandien“ ir „Artėjantys“.

Sprendimai, kuriuos reikia priimti prieš kuriant

Asmeninė ar komandinė

Asmeninė darbų programa gali būti labai paprasta: vienas naudotojas, be leidimų, galbūt be prisijungimo, jei ji veikia tik jums. Tai geras pirmasis projektas, panašus į įpročių sekimo programą. Komandinei programai reikia paskyrų, bendrų projektų, vykdytojų ir taisyklių, kas ką gali matyti ir keisti. Būtent ten dauguma kūrimo pastangų.

Fiksuotos ar pasirinktinės būsenos

Fiksuotos būsenos (Reikia padaryti, Vykdoma, Atlikta) paprastesnės kurti, ataskaitoms ir nuoseklumui. Pasirinktiniai stulpeliai kiekviename projekte lankstesni, bet apsunkina ataskaitas, nes „Atlikta“ kiekviename projekte gali vadintis kitaip. Jei reikia pasirinktinių stulpelių, kiekvienam suteikite paslėptą kategoriją (nepradėta, aktyvi, baigta), kad ataskaitos vis tiek veiktų.

Tiesioginiai atnaujinimai ar perkrovimas

Jei du žmonės turi tą pačią lentą atidarytą ir vienas perkelia kortelę, ar kitas turėtų ją matyti iš karto judančią? Tiesioginiai atnaujinimai atrodo gerai, bet prideda sudėtingumo (realaus laiko ryšys, du žmonės redaguoja tą pačią užduotį). Mažoms komandoms pradžiai dažnai pakanka atnaujinti puslapį, kai į jį vėl atkreipiamas dėmesys, ir aiškaus „paskutinį kartą atnaujinta“ laiko.

Pranešimai

Nuspręskite, kas sukelia pranešimą, kitaip žmonės visus išjungs. Rimtas pradinis rinkinys: jums priskirta užduotis, kas nors pakomentavo jūsų užduotį, jums priklausanti užduotis baigiasi rytoj. El. paštas yra lengviausias kanalas; dienos santrauka maloniau nei vienas laiškas kiekvienam įvykiui.

Kurkite žingsnis po žingsnio

1 žingsnis: Aprašykite darbo eigą, o ne funkcijas

Užrašykite, kaip gimsta užduotis, kas su ja dirba, kokius etapus ji praeina ir ką reiškia „atlikta“. Tai bus jūsų pirmasis raginimas.

Sukurk užduočių lentą įmonei „Brightside Cleaning“, kurioje dirba 12 valytojų ir 2 vadovai. Vadovai kuria darbus su klientu, adresu, data, priskirtu valytoju ir kontroliniu sąrašu iš šablonų (standartinis valymas, gilus valymas, nuomos pabaigos valymas). Lentos stulpeliai: Suplanuota, Vykdoma, Reikia peržiūros, Atlikta. Valytojai prisijungia ir mato tik savo šiandienos darbus kaip telefonui patogų sąrašą; jie pažymi kontrolinio sąrašo punktus, įkelia bent vieną nuotrauką po darbo ir paspaudžia „Baigiau“, kas perkelia darbą į Reikia peržiūros. Tik vadovai gali perkelti darbus į Atlikta. Viską saugok duomenų bazėje. Paprastas, aiškus dizainas su dideliais mygtukais.

2 žingsnis: Sutvarkykite pagrindinį ciklą

Sukurkite užduotį, priskirkite ją, perkelkite per visus etapus, užbaikite. Tai atlikite kaip kiekvieno tipo naudotojas. Patikrinkite, kad žmonės gali matyti ir daryti tik tai, ką turėtų: prisijunkite kaip valytojas ir pabandykite atidaryti kito valytojo darbą per URL.

3 žingsnis: Padarykite lentą patogią

Tempimas kanban lentoje reikalauja dėmesio: kortelės turi likti ten, kur jas paleidote, po perkrovimo, tvarka stulpelyje turi išlikti, ir tai turi veikti telefonuose bei planšetėse su jutikliniu ekranu. Išbandykite su 50 ar daugiau užduočių, kad pamatytumėte, kaip ji elgiasi su realiu kiekiu, o ne tik su penkiomis pavyzdinėmis kortelėmis.

4 žingsnis: Pridėkite komentarus, failus ir veiklą

Komentarai išlaiko diskusiją prie užduoties, o ne pokalbių programėlėse. Veiklos žurnalas („Sam perkėlė į Peržiūra, 15:14“) atsako į daugumą klausimų „kas nutiko?“. Failų įkėlimui reikia saugyklos ir dydžio ribos.

5 žingsnis: Pridėkite pranešimus

Pradėkite nuo el. pašto priskyrimams ir priminimams apie rytojaus terminus. Kaip siųsti el. laiškus iš programos aprašo tiekėjus ir sąranką.

6 žingsnis: Perkelkite tikrą darbą palaipsniui

Paleiskite vieną projektą ar vieną komandą dvi savaites. Senąjį įrankį palikite tik skaitomą, o ne ištrinkite, kol žmonės nepasitikės nauju.

Dažniausios klaidos

• Bendro įrankio funkcijų kopijavimas po vieną. Jei pridedate Ganto diagramas, laiko sekimą ir dokumentus, konkuruojate su produktais, kurie tai daro metų metus. Likite prie savo darbo eigos.
• Be leidimų. Komandinėje programoje kas nors ištrins kieno nors užduotį anksčiau, nei manote. Pridėkite patvirtinimo žingsnį ir švelnų ištrinimą.
• Pamirštos laiko juostos terminuose. „Terminas penktadienis“ turi reikšti penktadienį ten, kur yra žmogus.
• Per daug pranešimų. Žmonės ignoruoja visus. Pradėkite su nedaugeliu ir leiskite žmonėms rinktis.
• Netaupoma tvarka. Lenta, kuri perstumdo korteles kiekvieno perkrovimo metu, yra nenaudojama.
• Testavimas tik nešiojamajame. Daugelis užduočių atnaujinimų vyksta telefonuose.

Kada geresnis paruoštas produktas

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp ir daugelis kitų yra brandūs ir gerai išbandyti, su mobiliosiomis programėlėmis, integracijomis ir kai kuriais atvejais veikimu be interneto, kurio savarankiškai kurti prireiktų ilgai. Naudokite vieną, kai:

• Jūsų darbas yra bendras žinių darbas: projektai, terminai, paskyrimai
• Reikia mobiliųjų programėlių su veikimu be interneto
• Norite dešimčių integracijų su kitais įrankiais nuo pirmos dienos
• Niekas komandoje nenori prisiimti atsakomybės už programinę įrangą

Kurkite savo, kai pats darbo procesas yra produktas, kai užduotys turi būti susietos su jūsų pačių duomenimis arba kai reikalingas įrankis yra dalis didelio produkto, mokamo už vietą. Daugelis pasirinktinių užduočių programų iš tikrųjų yra vidiniai įrankiai su lenta viršuje.

Kaip tai padaryti su Mythex

Mythex yra DI programų kūrimo įrankis: aprašote darbo eigą, o jis sukuria lentą, sąrašus ir formas gyvame peržiūros lange, projektui pridėdamas duomenų bazę užduotims ir komentarams bei failų saugyklą priedams ir nuotraukoms. Jei norite iš anksto sutarti būsenas ir vaidmenis, prieš rašant kodą, pirmiausia naudokite Planavimo režimą; kontrolinis taškas leidžia atšaukti pakeitimą, kuris nepavyko. Svarbu žinoti: Mythex paskyros ir bendradarbiai skirti žmonėms, kurie kuria programą. Žmonėms, kurie naudos jūsų užduočių programą, reikia savo prisijungimo, kurį pridedate pasirinktu autentifikavimo įrankiu ar tiekėju; žr. kaip pridėti prisijungimą prie programos ir dokumentaciją apie autentifikavimo pridėjimą bei CRUD programos kūrimą.

Norėdami pradėti nuo parašyto pirmojo raginimo, išbandykite komandinės kanban lentos šabloną arba agile sprinto lentos šabloną.

Klausimai