Kako narediti aplikacijo za upravljanje nalog: sezname, kanban in ekipe

Za gradnjo aplikacije za upravljanje nalog začnite z nalogo, ki ima naslov, stanje, odgovorno osebo in rok, naloge združite v projekte in ljudem dajte en dober pogled nanje: seznam ali kanban tablo s stolpci za vsako stanje. Dodajte prijavo, da vsak vidi svoje delo, nato komentarje in obvestila. Orodje za gradnjo aplikacij z AI lahko to ustvari iz opisa v enem zamahu. Težje vprašanje je, ali naj to sploh naredite: splošna orodja za naloge so zrela in poceni, zato lastna rešitev zasluži svoje mesto, kadar vaše delo ni oblikovano tako, kot jim ustreza.

Kdaj se splača graditi lastno rešitev

Najprej bodite iskreni, saj je odgovor pogosto „uporabite obstoječe orodje“. Lastna aplikacija za naloge se splača, kadar:

• Vaše naloge sledijo določenemu delovnemu toku. Opravila čistilnega podjetja potrebujejo kontrolni seznam, fotografije pred in po čiščenju ter potrditev stranke. Naloge kadrovika sledijo fazam zaposlovanja. Splošna orodja to lahko približno posnemajo, vendar je to nerodno.
• Naloge prihajajo iz vaših drugih podatkov. Novo naročilo, podporni zahtevek ali neuspešen pregled naj samodejno ustvari nalogo.
• Potrebujete posebna polja in pravila. „Naloge ni mogoče zapreti brez fotografije“, „kartice v stanje Odobreno lahko premikajo samo vodje“.
• Ljudje, ki delo opravljajo, niso pisarniško osebje. Terenski delavci ali izvajalci želijo en zaslon z današnjimi opravili, ne celotnega izdelka za vodenje projektov.
• Cena na uporabnika škodi. Mnogi občasni uporabniki so na paketih, zaračunanih na sedež, lahko precej dragi.

Če nič od tega ne velja, je zrel izdelek za naloge verjetno boljša izbira. Kako zamenjati drago SaaS s svojim orodjem na splošno opiše kompromise.

Kaj potrebuje aplikacija

Osnovni podatki

Za aplikacijo z delovnim tokom dodajte polja, ki vaše delo ločujejo od drugih: kontrolni seznam za vsako nalogo, stranko, lokacijo, obvezne fotografije, korak odobritve.

Pogledi

Najprej dobro naredite en pogled, šele nato dodajte druge. Za ekipo je kanban tabla običajno najkoristnejše izhodišče; za osebno rabo je primeren seznam z razdelkoma „Danes“ in „Prihajajoče“.

Odločitve pred gradnjo

Osebna ali ekipna

Aplikacija za osebne opravke je lahko zelo preprosta: en uporabnik, brez dovoljenj, morda celo brez prijave, če teče samo za vas. To je dober prvi projekt, po obliki podoben sledilniku navad. Ekipna aplikacija potrebuje račune, skupne projekte, odgovorne osebe in pravila o tem, kdo sme kaj videti in spreminjati. Tu gre večina truda za gradnjo.

Fiksna ali prilagojena stanja

Fiksna stanja (Za narediti, V delu, Opravljeno) so preprostejša za gradnjo, poročanje in doslednost. Prilagojeni stolpci za posamezni projekt so prilagodljivejši, vendar otežijo poročila, ker se „Opravljeno“ lahko v vsakem projektu imenuje drugače. Če potrebujete prilagojene stolpce, naj ima vsak skrit „razred“ (ni začeto, aktivno, končano), da poročila še vedno delujejo.

Sprotne posodobitve ali osvežitev

Če imata dve osebi odprto isto tablo in ena premakne kartico, naj jo druga vidi takoj? Sprotne posodobitve so prijetne, vendar prinašajo zahtevnost (povezava v realnem času, obravnava hkratnega urejanja iste naloge). Za majhne ekipe je za začetek pogosto dovolj osveževanje ob fokusu strani in jasen čas „zadnja posodobitev“.

Obvestila

Odločite, kaj sproži obvestilo, sicer bodo ljudje vsa izklopili. Smiseln začetni nabor: dodeljena vam je bila naloga, nekdo je komentiral vašo nalogo, naloga, ki jo imate, zapade jutri. E-pošta je najlažji kanal; dnevni povzetek je bolj prijazen kot en e-poštni sporočilo za vsak dogodek.

Gradnja po korakih

1. korak: Opišite delovni tok, ne funkcij

Zapišite, kako nastane naloga, kdo jo opravlja, skozi katere faze gre in kaj pomeni „opravljeno“. To je vaš prvi poziv.

Naredi tablo nalog za Brightside Cleaning, ekipo 12 čistilcev in 2 vodij. Vodje ustvarjajo opravila s stranko, naslovom, datumom, dodeljenim čistilcem in kontrolnim seznamom, izbranim iz predlog (standardno čiščenje, temeljito čiščenje, čiščenje ob koncu najema). Stolpci table: Načrtovano, V delu, Potrebuje pregled, Opravljeno. Čistilci se prijavijo in vidijo samo svoja opravila za danes, kot seznam, primeren za telefon; označijo postavke kontrolnega seznama, naložijo vsaj eno fotografijo po čiščenju in tapnejo „Končano“, kar opravilo premakne v Potrebuje pregled. Samo vodje lahko premaknejo opravila v Opravljeno. Vse shrani v podatkovno bazo. Preprosta, jasna zasnova z velikimi gumbi.

2. korak: Dobro uredite osrednji tok

Ustvarite nalogo, jo dodelite, premaknite skozi vsako fazo in jo dokončajte. To naredite kot vsaka vrsta uporabnika. Preverite, da ljudje vidijo in smejo narediti le to, kar bi morali: prijavite se kot čistilec in poskusite odpreti opravilo drugega čistilca prek naslova URL.

3. korak: Naredite tablo občutek pravilnega

Povleci-in-spusti na kanban tabli zahteva skrb: kartice morajo po osvežitvi ostati tam, kamor jih spustite, vrstni red znotraj stolpca se mora ohraniti, delovati pa mora tudi dotik na telefonih in tablicah. Preizkusite z vsaj 50 nalogami, da vidite, kako se obnaša pri realni količini, ne le s petimi vzorčnimi karticami.

4. korak: Dodajte komentarje, datoteke in dejavnost

Komentarji ohranijo razpravo pri nalogi in ne v klepetalnih aplikacijah. Dnevnik dejavnosti („Sam je premaknil v Pregled, 15.14“) odgovori na večino vprašanj „kaj se je zgodilo?“. Nalaganje datotek potrebuje shrambo in omejitev velikosti.

5. korak: Dodajte obvestila

Začnite z e-pošto za dodelitve in opomnike za jutrišnje roke. Kako pošiljati e-pošto iz aplikacije pokriva ponudnike in nastavitev.

6. korak: Pravo delo prenesite vanjo postopoma

Nekaj tednov zaženite en projekt ali eno ekipo. Staro orodje ohranite samo za branje in ga ne brišite, dokler ljudje novemu ne zaupajo.

Pogoste napake

• Ponovna gradnja splošnega orodja funkcijo za funkcijo. Če dodajate Ganttove diagrame, sledenje času in dokumente, tekmujete z izdelki, ki to delajo že leta. Ostanite osredotočeni na svoj delovni tok.
• Brez dovoljenj. V ekipni aplikaciji se bo zgodilo, da nekdo izbriše tujo nalogo, prej, kot mislite. Dodajte korak potrditve in mehko brisanje.
• Pozabljen časovni pas pri rokih. „Rok petek“ mora pomeniti petek tam, kjer je oseba.
• Preveč obvestil. Ljudje jih ignorirajo vsa. Začnite z malo in pustite, da si ljudje izberejo.
• Neshranjen vrstni red. Tabla, ki ob vsaki osvežitvi premeša kartice, je neuporabna.
• Testiranje samo na prenosniku. Mnoge posodobitve nalog se zgodijo na telefonih.

Kdaj je boljša gotova rešitev

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp in mnoga druga orodja so zrela in dobro preizkušena, imajo mobilne aplikacije, integracije in v več primerih delovanje brez povezave, kar bi bilo dolgo za graditi samostojno. Uporabite jih, kadar:

• je vaše delo splošno poslovno delo: projekti, roki, dodelitve,
• potrebujete izvorne mobilne aplikacije z delovanjem brez povezave,
• želite na prvi dan desetine integracij z drugimi orodji,
• nihče v ekipi ne želi biti odgovoren za kos programske opreme.

Lastno rešitev zgradite, kadar je delovni tok izdelek sam, kadar morajo naloge biti povezane z vašimi podatki ali kadar je orodje, ki bi ga potrebovali, delček velikega izdelka, zaračunanega na sedež. Mnoge aplikacije za naloge po meri so v resnici interna orodja s tablo na vrhu.

Gradnja s Mythexom

Mythex je orodje za gradnjo aplikacij z AI: opišete svoj delovni tok, on pa zgradi tablo, sezname in obrazce v živem predogledu, za naloge in komentarje v projekt doda podatkovno bazo, za priloge in fotografije pa shrambo datotek. Če želite pred pisanjem kode uskladiti stanja in vloge, najprej uporabite način načrtovanja; kontrolne točke vam omogočajo, da povrnete spremembo, ki gre narobe. Ena stvar, ki jo je treba vedeti: računi v Mythexu in sodelavci so namenjeni ljudem, ki gradijo aplikacijo. Ljudje, ki bodo uporabljali vašo aplikacijo za naloge, potrebujejo lastno prijavo, ki jo dodate s knjižnico ali ponudnikom za avtentikacijo po vaši izbiri; glejte kako dodati prijavo v aplikacijo ter dokumentacijo o dodajanju avtentikacije in gradnji aplikacije CRUD.

Če začnete iz napisanega prvega poziva, preizkusite predlogo ekipne kanban table ali predlogo agilne sprint table.

Vprašanja