タスク管理アプリの作り方：ToDoリスト、カンバン、チーム運用

タスク管理アプリを作るには、まずタイトル、ステータス、担当者、期限を持つタスクを用意し、タスクをプロジェクトにまとめ、ひと目で見られるビューを一つ用意します。リストか、各ステータスの列を持つカンバンボードのどちらかです。次に、各自が自分の仕事だけを見られるようにログインを追加し、その後にコメントや通知を加えます。AIアプリビルダーなら、説明からこれを一度の作業で作れます。難しいのは、本当に作るべきかどうかです。汎用のタスク管理ツールは成熟していて安価なので、自作が意味を持つのは、あなたの仕事の形がそれらに合わないときだけです。

自作が理にかなうとき

まず正直に考えてください。答えが「既存のツールを使う」であることも多いからです。自作のタスクアプリに価値があるのは、次のような場合です。

• 作業が決まった手順に沿っている。 清掃会社の作業には、チェックリスト、作業前後の写真、顧客の確認が必要です。採用担当者のタスクは、選考の段階に沿って進みます。汎用ツールでも近いことはできますが、扱いにくいものです。
• タスクが他のデータから生まれる。 新しい注文、サポートのチケット、不合格になった点検などから、タスクが自動で作られるべきです。
• 特定のフィールドやルールが必要。 「写真がなければタスクを完了にできない」「マネージャーだけが『承認済み』に移動できる」など。
• 作業をする人がオフィス勤務ではない。 現場の作業員や委託業者は、今日の仕事だけが見える一画面がほしいのであって、フルのプロジェクト管理製品は必要ありません。
• ユーザーごとの課金は負担が大きい。 利用頻度の低いユーザーが多いと、座席単位の料金は高くつきます。

これらのいずれも当てはまらなければ、成熟したタスク管理製品の方がおそらく良い選択です。既存のSaaSを自分のツールに置き換えるでは、一般的なトレードオフを扱っています。

アプリに必要なもの

主要なデータ

ワークフローを扱うアプリでは、あなたの仕事を他と違うものにするフィールドを追加してください。例えば、タスクごとのチェックリスト、顧客、場所、必須の写真、承認ステップなどです。

ビュー

一つのビューをしっかり作ってから、他のビューを追加してください。チームなら、通常はカンバンボードが最も役立つ出発点です。個人利用なら、「今日」と「今後」のセクションを持つリストがよいでしょう。

作る前に決めること

個人用かチーム用か

個人用のToDoアプリは非常にシンプルにできます。ユーザーは一人で、権限もなく、自分しか使わないならログインすら不要かもしれません。最初のプロジェクトとしては良い選択で、形は習慣トラッカーアプリに近いものです。チーム向けのアプリでは、アカウント、共有プロジェクト、担当者、そして誰が何を見て何を変えられるかのルールが必要です。作業の大部分は、ここに費やされます。

固定のステータスかカスタムのステータスか

固定のステータス（未着手、進行中、完了）の方が、作るのも、レポートにするのも、一貫性を保つのも簡単です。プロジェクトごとのカスタム列は柔軟ですが、レポートが難しくなります。あるプロジェクトでは「完了」が別の名前になっているかもしれないからです。カスタム列が必要なら、それぞれに非表示の「カテゴリ」（未着手、進行中、完了）を付けて、レポートが機能するようにしましょう。

リアルタイム更新か、再読み込みか

同じボードを二人が開いていて、一人がカードを動かしたとき、もう一人にすぐ見えるべきでしょうか。リアルタイム更新は使い心地が良い一方で、複雑さを増します（リアルタイムの接続、同じタスクを二人が同時に編集する場合の処理）。小規模なチームなら、ページにフォーカスしたときに再読み込みし、「最終更新時刻」を明示するだけで、まずは十分なことが多いです。

通知

何が通知のきっかけになるかを決めてください。決めないと、人はすべての通知をオフにしてしまいます。まずは次のような、少ない通知から始めるとよいでしょう。タスクに担当者として割り当てられた、自分のタスクにコメントが付いた、自分が持つタスクが明日締切。メールが最も簡単なチャネルです。イベントごとに1通送るより、1日1回のまとめの方が親切です。

段階的に作る

手順1：機能ではなく、ワークフローを書き出す

仕事がどう生まれるか、誰が担当するか、どの段階を通るか、「完了」が何を意味するかを書き出します。それが最初のプロンプトになります。

Brightside Cleaning（清掃スタッフ12名、マネージャー2名）のためのタスクボードを作ってください。マネージャーは、顧客、住所、日付、担当の清掃スタッフ、テンプレートから選んだチェックリスト（通常清掃、ディープクリーン、退去時清掃）を指定して作業を作成します。ボードの列は、予定、作業中、レビュー待ち、完了です。清掃スタッフはログインし、自分の今日の作業だけをスマホ向けのリストで見られるようにしてください。チェックリストの項目にチェックを入れ、作業後の写真を最低1枚アップロードし、「完了」をタップすると、作業は「レビュー待ち」に移動します。「完了」に移せるのはマネージャーだけにしてください。すべてのデータはデータベースに保存します。大きなボタンを使った、シンプルで分かりやすいデザインにしてください。

手順2：中核の流れを正しくする

タスクを作成し、担当者を割り当て、すべての段階を通して移動させ、完了させます。それぞれの種類のユーザーで行ってください。各自が見たり操作したりできるものだけが見えているかを確認します。清掃スタッフとしてログインし、別の清掃スタッフの作業をURLから開こうとしてみてください。

手順3：ボードを使いやすくする

カンバンボードのドラッグ＆ドロップには注意が必要です。カードは、ドロップした場所に再読み込み後も残るべきで、列の中の並び順も保存されるべきです。また、スマホやタブレットのタッチ操作でも動く必要があります。5件のサンプルカードだけでなく、50件以上のタスクでテストし、実際の量での動きを確かめましょう。

手順4：コメント、ファイル、アクティビティを追加する

コメントを付ければ、議論がチャットアプリではなくタスクの上に残ります。アクティビティのログ（「Samが3:14pmにレビューへ移動」）は、「何が起きたのか？」という疑問の大半に答えてくれます。ファイルのアップロードには、保存領域とサイズの上限が必要です。

手順5：通知を追加する

まずは、担当の割り当てと期限前日のリマインダーのメールから始めてください。アプリからメールを送る方法で、プロバイダーとセットアップを扱っています。

手順6：実際の仕事を少しずつ移す

一つのプロジェクトか一つのチームで、数週間試してみてください。人が新しいツールを信頼するまで、古いツールは削除せず、読み取り専用で残しておきましょう。

よくある間違い

• 汎用ツールの機能を、一つずつ作り直す。 ガントチャート、時間管理、ドキュメントを追加していくと、何年もかけてそれらを作ってきた製品と競争することになります。あなたのワークフローに集中しましょう。
• 権限がない。 チームのアプリでは、誰かが別の人のタスクを削除することは、思っているよりずっと早く起こります。確認ステップと、論理削除（ソフトデリート）を追加してください。
• 期限のタイムゾーンを忘れる。 「金曜締切」は、その人が住んでいる場所での金曜を意味すべきです。
• 通知が多すぎる。 人はすべてを無視するようになります。まずは少なく始め、どの通知を受け取るかは各自に選ばせてください。
• 順番を保存しない。 再読み込みのたびにカードの並びが変わるボードは、使えません。
• ノートパソコンでしかテストしない。 タスクの更新の多くは、スマホで行われます。

既成の製品の方が良い場合

Trello、Asana、Todoist、Linear、Notion、ClickUpなど、多くのツールは成熟していて、十分にテストされています。モバイルアプリ、連携機能、そして自分で作るには長い時間がかかるオフライン対応を備えているものもあります。次のような場合に使うとよいでしょう。

• あなたの仕事が一般的なナレッジワーク（プロジェクト、締切、担当の割り当て）である
• オフライン対応のネイティブのモバイルアプリが必要
• 初日から、他の多くのツールとの連携が必要
• チームの誰も、ソフトウェアを管理したくない

自作を選ぶのは、ワークフローそのものが製品である場合、タスクを自分のデータに接続しなければならない場合、または必要なツールが、座席単位の料金がかかる大規模な製品の一部分でしかない場合です。多くの自作のタスクアプリは、実際には上に板を載せた社内ツールです。

Mythexで作る

Mythexでは、ワークフローを説明すると、ボード、リスト、フォームをライブプレビューで作成します。タスクやコメントのためにプロジェクトにデータベースを追加し、添付ファイルや写真のためにファイル保存領域も用意します。ステータスや役割について合意してから何もコードが書かれないようにしたいなら、まずPlanモードを使ってください。チェックポイントを使えば、うまくいかなかった変更を元に戻せます。ひとつ知っておくべきことがあります。Mythexのアカウントや共同編集者は、アプリを作る人のためのものです。タスクアプリを使う人には、自分で選んだ認証ライブラリやプロバイダーを使って、それぞれのログインを用意する必要があります。アプリにログインを追加する方法と、ドキュメントの認証の追加、CRUDアプリの作成を参照してください。

書かれた最初のプロンプトから始めたいなら、チーム向けカンバンボードのテンプレートまたはアジャイルのスプリントボードのテンプレートを試してください。

よくある質問