Hvernig á að búa til verkefnastjórnunarapp: verkefnalistar, kanban og teymi

Til að búa til verkefnastjórnunarapp skaltu byrja á verkefni sem hefur titil, stöðu, ábyrgðarmann og skilafrest, flokka verkefnin í verkefni og gefa fólki eina góða sýn á þau: lista, eða kanban-töflu með dálkum fyrir hverja stöðu. Bættu við innskráningu svo hver og einn sjái sína eigin vinnu, og síðan athugasemdum og tilkynningum. Gervigreindarsmiður getur búið þetta til út frá lýsingu á einum fundi. Erfiðari spurningin er hvort þú eigir að gera það: almenn verkefnaverkfæri eru þroskuð og ódýr, þannig að sérsmíðað verkfæri á rétt á sér þegar vinnan þín hefur lögun sem þau passa ekki við.

Hvenær það borgar sig að smíða eigið

Vertu heiðarlegur við sjálfan þig um þetta fyrst, því svarið er oft „notaðu tilbúið verkfæri“. Sérsmíðuð verkefnaöpp eru þess virði þegar:

• Verkefnin þín fylgja föstu verkferli. Verkefni ræstingafyrirtækis þurfa gátlista, myndir fyrir og eftir og samþykki viðskiptavinar. Verkefni ráðningaraðila fylgja ráðningarstigi. Almenn verkfæri geta líkt þessu eftir, en það er klunnalegt.
• Verkefnin koma úr öðrum gögnum þínum. Ný pöntun, þjónustubeiðni eða fallin skoðun á að búa til verkefni sjálfkrafa.
• Þú þarft sérstaka reiti og reglur. „Ekki er hægt að loka verkefni án myndar“, „aðeins stjórnendur mega færa spjöld í Samþykkt“.
• Þeir sem vinna verkin eru ekki skrifstofufólk. Starfsfólk á vettvangi eða verktakar vilja einn skjá með verkum dagsins, ekki heila verkefnastjórnunarvöru.
• Verð á hvern notanda er íþyngjandi. Margir sjaldan notendur geta orðið dýrir í áskriftum sem byggja á sæti.

Ef engin af þessum aðstæðum á við, er þroskuð verkefnavara líklega betri kostur. Hvernig þú skiptir dýrum SaaS út fyrir þitt eigið verkfæri fjallar um málamiðlanirnar almennt.

Hvað appið þarf

Helstu gögn

Fyrir verkferlisapp bætirðu við reitunum sem gera vinnuna þína ólíka: gátlista á hvert verkefni, viðskiptavini, staðsetningu, skyldumyndum eða samþykkisskrefi.

Sýnir

Smíðaðu eina sýn vel áður en þú bætir við fleiri. Fyrir teymi er kanban-taflan yfirleitt gagnlegasti upphafspunkturinn; fyrir persónulega notkun dugar listi með hlutanum „Í dag“ og „Framundan“.

Ákvarðanir sem þarf að taka áður en smíðað er

Persónulegt eða teymi

Persónulegt verkefnaapp getur verið mjög einfalt: einn notandi, engar heimildir, jafnvel engin innskráning ef það keyrir bara fyrir þig. Það er góð fyrsta verkefni, svipað að lögun og venjuleiki-app. Teymisapp þarf reikninga, sameiginleg verkefni, ábyrgðarmenn og reglur um hver má sjá og breyta hverju. Þar fer mestöll smíðivinnan.

Fastar eða sérsniðnar stöður

Fastar stöður (Á að gera, Í vinnslu, Lokið) eru einfaldari í smíði, skýrslugerð og samkvæmni. Sérsniðnir dálkar fyrir hvert verkefni eru sveigjanlegri en gera skýrslur erfiðari, því „Lokið“ getur heitið eitthvað öðru í hverju verkefni. Ef þú þarft sérsniðna dálka skaltu gefa hverjum og einum falinn „flokk“ (ekki hafið, virkt, lokið) svo skýrslur virki samt.

Rauntímauppfærslur eða endurhleðsla

Ef tveir eru með sömu töfluna opna og annar færir spjald, á hinn að sjá það færast strax? Rauntímauppfærslur eru góðar en bæta við flækjustigi (rauntímatenging, meðhöndlun þegar tveir breyta sama verkefninu). Fyrir lítil teymi nægir oft að endurhlaða þegar síðan fær fókus, ásamt skýrum tíma „síðast uppfært“.

Tilkynningar

Ákveddu hvað kveikir tilkynningu, annars slökkva allir á þeim. Skynsamleg byrjun: þér var úthlutað verkefni, einhver skrifaði athugasemd við verkefnið þitt, verkefni sem þú átt er á skiladegi á morgun. Tölvupóstur er auðveldasta leiðin; dagleg samantekt er betri en einn póstur fyrir hvern atburð.

Smíðaðu skref fyrir skref

Skref 1: Lýstu verkferlinu, ekki eiginleikunum

Skrifaðu niður hvernig verkefni verður til, hver vinnur í því, á hvaða stigum það fer í gegn og hvað „lokið“ þýðir. Það er fyrsta fyrirmælið þitt.

Smíðaðu verkefnatöflu fyrir Brightside Cleaning, teymi með 12 ræstingafólki og 2 stjórnendum. Stjórnendur stofna störf með viðskiptavini, heimilisfangi, dagsetningu, úthlutuðum ræstingamanni og gátlista valinn úr sniðmátum (venjuleg þrif, djúphreinsun, þrif við lok leigu). Dálkar töflunnar: Áætlað, Í vinnslu, Þarfnast yfirferðar, Lokið. Ræstingafólk skráir sig inn og sér aðeins störf sín fyrir daginn í dag, sem farsímavænan lista; það hakar við atriði á gátlistanum, hleður upp að minnsta kosti einni mynd eftir þrif og ýtir á „Lokið“, sem færir starfið í Þarfnast yfirferðar. Aðeins stjórnendur geta fært störf í Lokið. Geymdu allt í gagnagrunni. Einföld, skýr hönnun með stórum hnöppum.

Skref 2: Fáðu kjarnalykkjuna rétta

Stofnaðu verkefni, úthlutaðu því, færðu það í gegnum hvert stig og ljúktu því. Gerðu þetta sem hver tegund notanda. Athugaðu að fólk geti aðeins séð og gert það sem það á að geta: skráðu þig inn sem ræstingamaður og reyndu að opna starf annars ræstingamanns með vefslóð.

Skref 3: Láttu töfluna virka rétt

Draga-og-sleppa á kanban-töflu þarf aðgát: spjöld eiga að vera þar sem þú sleppir þeim eftir endurhleðslu, röðun innan dálks þarf að vara og það þarf að virka með snertingu í símum og spjaldtölvum. Prófaðu með 50 verkefnum eða fleiri til að sjá hegðun við raunverulegt magn, ekki bara fimm sýnishornsspjöld.

Skref 4: Bættu við athugasemdum, skrám og virkni

Athugasemdir halda umræðunni á verkefninu í stað spjallforrita. Virknisskrá („Sam færði þetta í Yfirferð, 15:14“) svarar flestum spurningum um „hvað gerðist?“. Skráaupphleðslur þurfa geymslu og stærðarmörk.

Skref 5: Bættu við tilkynningum

Byrjaðu með tölvupósti fyrir úthlutanir og áminningar um skil á morgun. Hvernig þú sendir tölvupóst úr appinu fjallar um þjónustuaðila og uppsetningu.

Skref 6: Færðu raunverulega vinnu inn smám saman

Keyrðu eitt verkefni eða eitt teymi á því í nokkrar vikur. Hafðu gamla verkfærið skrifvarið frekar en að eyða því fyrr en fólk treystir nýja.

Algeng mistök

• Að endurbyggja almennt verkfæri eiginleika fyrir eiginleika. Ef þú bætir við Gantt-línuritum, tímamælingu og skjölum ertu að keppa við vörur sem hafa gert þetta árum saman. Haltu þér við verkferlið þitt.
• Engar heimildir. Í teymisappi mun einhver eyða verkefni annars fyrr en þú heldur. Bættu við staðfestingarskrefi og mjúkri eyðingu.
• Gleymdir tímabelti á skilafrestum. „Skil á föstudag“ á að þýða föstudagur þar sem viðkomandi er.
• Of margar tilkynningar. Fólk hunsar þær allar. Byrjaðu með fáar og leyfðu fólki að velja.
• Að geyma ekki röðina. Tafla sem raðar spjöldum upp á nýtt við hverja endurhleðslu er ónothæf.
• Prófa aðeins á fartölvu. Margar uppfærslur á verkefnum gerast í símum.

Þegar tilbúin vara er betri kostur

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp og mörg önnur eru þroskuð og vel prófuð, með farsímaforritum, samþættingum og í sumum tilvikum stuðningi án nettengingar sem myndi taka langan tíma að smíða sjálfur. Notaðu slíkt þegar:

• Vinna þín er almenn þekkingarvinna: verkefni, skilafrestir, úthlutanir
• Þú þarft innfædd farsímaforrit með stuðningi án nettengingar
• Þú vilt tugi samþættinga við önnur verkfæri strax í upphafi
• Enginn í teyminu vill eiga stykki af hugbúnaði

Smíðaðu eigið þegar verkferlið er varan, þegar verkefni þurfa að tengjast þínum eigin gögnum, eða þegar verkfærið sem þú þarft er brot af stórri vöru sem kostar á hvern notanda. Mörg sérsmíðuð verkefnaöpp eru í raun innri verkfæri með töflu ofan á.

Að smíða það með Mythex

Mythex er gervigreindarsmiður: þú lýsir verkferlinu og það smíðar töfluna, listana og eyðublöðin í lifandi forskoðun, bætir gagnagrunni við verkefnið fyrir verkefni og athugasemdir og skráageymslu fyrir viðhengi og myndir. Notaðu skipulagsham fyrst ef þú vilt semja um stöður og hlutverk áður en nokkur kóði er skrifaður; afrit leyfa þér að snúa aftur þegar breyting fer úrskeiðis. Eitt sem þarf að vita: Mythex-reikningar og samstarfsfólk eru fyrir þá sem smíða appið. Fólkið sem notar verkefnaappið þitt þarf sína eigin innskráningu, sem þú bætir við með auðkenningarsafni eða þjónustuaðila að eigin vali; sjá hvernig þú bætir innskráningu við appið og skjölin um að bæta við auðkenningu og smíða CRUD-app.

Til að byrja út frá skriflegu fyrstu fyrirmæli skaltu prófa teymiskanban-sniðmátið eða sprettuspjaldsniðmátið.

Spurningar