Kako napraviti aplikaciju za upravljanje zadacima: liste, kanban i timovi

Za aplikaciju za upravljanje zadacima počnite od zadatka koji ima naslov, status, izvršioca i rok, grupišite zadatke u projekte i dajte ljudima jedan dobar prikaz: listu ili kanban tablu sa kolonama za svaki status. Dodajte prijavu da svako vidi svoj posao, pa komentare i obaveštenja. Alat za pravljenje aplikacija uz veštačku inteligenciju može ovo da napravi iz opisa u jednom sedenju. Teže pitanje je da li treba da je pravite: alati opšte namene za zadatke su zreli i jeftini, pa prilagođena aplikacija opravdava sebe kad vaš posao ima oblik koji oni ne pogađaju.

Kada ima smisla praviti sopstvenu

Prvo budite iskreni, jer je odgovor često „koristi postojeći alat”. Prilagođena aplikacija za zadatke vredi kad:

• Vaši zadaci prate fiksni tok rada. Poslovi firme za čišćenje traže kontrolnu listu, fotografije pre i posle i potpis klijenta. Zadaci regrutera prate faze zapošljavanja. Opšti alati to mogu približno da urade, ali nezgrapno.
• Zadaci dolaze iz vaših drugih podataka. Nova narudžbina, zahtev za podršku ili neuspešan pregled treba da automatski naprave zadatak.
• Trebaju vam specifična polja i pravila. „Zadatak se ne može zatvoriti bez fotografije”, „samo menadžeri mogu da pomere kartice u Odobreno”.
• Ljudi koji rade nisu kancelarijsko osoblje. Terenski radnici ili izvođači žele jedan ekran sa današnjim poslovima, a ne ceo proizvod za upravljanje projektima.
• Cena po korisniku je previsoka. Mnogi povremeni korisnici mogu da poskupe na planovima po korisniku.

Ako se nijedno od ovoga ne odnosi na vas, zreo proizvod za zadatke je verovatno bolji izbor. Kako zameniti skupi SaaS sopstvenim alatom opisuje kompromise u opštem smislu.

Šta aplikacija treba da ima

Osnovni podaci

Za aplikaciju za tok rada dodajte polja koja čine vaš posao drugačijim: kontrolnu listu po zadatku, klijenta, lokaciju, obavezne fotografije, korak odobravanja.

Prikazi

Dobro napravite jedan prikaz pre nego što dodate ostale. Za tim je kanban tabla obično najkorisniji početak; za ličnu upotrebu, lista sa sekcijama „Danas” i „Predstoji”.

Odluke pre gradnje

Lično ili timski

Aplikacija za lične zadatke može biti vrlo jednostavna: jedan korisnik, bez dozvola, možda bez prijave ako radi samo za vas. Dobar je prvi projekat, sličan po obliku aplikaciji za praćenje navika. Timska aplikacija traži naloge, zajedničke projekte, izvršioce i pravila o tome ko šta sme da vidi i menja. Tu ide većina napora.

Fiksni ili prilagođeni statusi

Fiksni statusi (Za rad, U toku, Završeno) su jednostavniji za gradnju, izveštavanje i doslednost. Prilagođene kolone po projektu su fleksibilnije, ali otežavaju izveštaje, jer se „Završeno” u svakom projektu može zvati drugačije. Ako su vam potrebne prilagođene kolone, svakoj dodelite skriveno „tipa” (nije započeto, aktivno, završeno) da izveštaji i dalje rade.

Žive izmene ili osvežavanje

Ako dvoje ljudi imaju istu tablu otvorenu i jedan pomeri karticu, treba li drugi odmah da to vidi? Žive izmene deluju dobro, ali dodaju složenost (veza u realnom vremenu, rukovanje kad dvoje menjaju isti zadatak). Za male timove, osvežavanje kad se stranica ponovo aktivira uz jasno vreme „poslednje izmene” često je dovoljno za početak.

Obaveštenja

Odlučite šta pokreće obaveštenje, inače će ljudi sva da isključe. Razuman početni skup: dodeljen vam je zadatak, neko je komentarisao vaš zadatak, zadatak čiji ste vlasnik rok ističe sutra. E-pošta je najlakši kanal; dnevni pregled je prijatniji od jedne e-poruke po događaju.

Gradite korak po korak

Korak 1: Opišite tok rada, a ne funkcije

Zapišite kako zadatak nastaje, ko radi na njemu, kroz koje faze prolazi i šta znači „završeno”. To je vaš prvi prompt.

Napravi tablu zadataka za Brightside Cleaning, tim od 12 čistačica i 2 menadžera. Menadžeri prave poslove sa klijentom, adresom, datumom, dodeljenom čistačicom i kontrolnom listom izabranom iz šablona (standardno čišćenje, temeljno čišćenje, čišćenje pri useljenju ili iseljenju). Kolone table: Zakazano, U toku, Potrebna provera, Završeno. Čistačice se prijavljuju i vide samo svoje poslove za danas, kao listu prilagođenu telefonu; štikliraju stavke kontrolne liste, otpremaju najmanje jednu fotografiju posle čišćenja i dodiruju „Završeno”, što posao pomera u Potrebna provera. Samo menadžeri mogu da pomeraju poslove u Završeno. Sve čuvaj u bazi podataka. Jednostavan, jasan dizajn sa velikim dugmićima.

Korak 2: Postavite osnovnu petlju kako treba

Napravite zadatak, dodelite ga, pomerite kroz svaku fazu, završite. Uradite to kao svaki tip korisnika. Proverite da ljudi mogu da vide i rade samo ono što treba: prijavite se kao čistačica i pokušajte da otvorite posao druge čistačice preko URL-a.

Korak 3: Napravite da tabla dobro radi

Prevlačenje na kanban tabli zahteva pažnju: kartice moraju ostati tamo gde ih spustite posle osvežavanja, redosled u koloni mora da se čuva i mora da radi dodirom na telefonima i tabletima. Testirajte sa 50 ili više zadataka da vidite kako se ponaša sa stvarnim obimom, a ne samo sa pet probnih kartica.

Korak 4: Dodajte komentare, fajlove i aktivnost

Komentari drže diskusiju uz zadatak umesto u aplikacijama za četovanje. Dnevnik aktivnosti („Sam je premestio u Pregled, 15:14”) odgovara na većinu pitanja „šta se desilo?”. Otpremanje fajlova traži skladište i ograničenje veličine.

Korak 5: Dodajte obaveštenja

Počnite s e-poštom za dodele i podsetnike za rok sutra. Kako slati e-poštu iz aplikacije pokriva provajdere i podešavanje.

Korak 6: Postepeno prebacujte pravi posao

Pokrenite jedan projekat ili jedan tim na njoj nekoliko nedelja. Stari alat držite samo za čitanje umesto da ga obrišete dok ljudi ne veruju novom.

Česte greške

• Ponovno pravljenje opšteg alata funkciju po funkciju. Ako dodajete Gantove dijagrame, praćenje vremena i dokumente, takmičite se sa proizvodima koji to rade godinama. Ostanite fokusirani na svoj tok rada.
• Bez dozvola. U timskoj aplikaciji brisanje tuđeg zadatka dogodiće se ranije nego što mislite. Dodajte korak potvrde i meko brisanje.
• Zaboravljena vremenska zona za rokove. „Rok je petak” treba da znači petak tamo gde je osoba.
• Previše obaveštenja. Ljudi ignorišu sva. Počnite sa malo i neka ljudi biraju.
• Ne čuvanje redosleda. Tabla koja preslaguje kartice pri svakom osvežavanju je neupotrebljiva.
• Testiranje samo na laptopu. Mnoge izmene zadataka dešavaju se na telefonima.

Kada je gotov proizvod bolji izbor

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp i mnogi drugi su zreli i dobro testirani, sa mobilnim aplikacijama, integracijama i, u nekoliko slučajeva, podrškom za rad van mreže, što bi vam dugo trajalo da sami napravite. Koristite jedan kad:

• Vaš posao je opšti rad na znanju: projekti, rokovi, dodele
• Trebaju vam izvorne mobilne aplikacije sa radom van mreže
• Želite desetine integracija sa drugim alatima od prvog dana
• Niko u timu ne želi da bude vlasnik nekog dela softvera

Gradite sopstvenu kad je tok rada sam proizvod, kad zadaci moraju da se povezuju sa vašim podacima ili kad je alat koji vam treba delić velikog proizvoda koji se plaća po korisniku. Mnoge prilagođene aplikacije za zadatke su zapravo interni alati sa tablom preko.

Izgradnja uz Mythex

Mythex je alat za pravljenje aplikacija uz veštačku inteligenciju: opišete tok rada, a on u živom pregledu gradi tablu, liste i obrasce, dodajući bazu podataka za zadatke i komentare i skladište fajlova za priloge i fotografije. Koristite režim planiranja prvo ako želite da se dogovorite o statusima i ulogama pre nego što se napiše ijedan kod, a tačke vraćanja omogućavaju da poništite izmenu koja pođe po zlu. Nešto što treba znati: Mythex nalozi i saradnici su za ljude koji prave aplikaciju. Ljudi koji koriste vašu aplikaciju za zadatke imaju sopstvenu prijavu, koju dodajete pomoću biblioteke ili provajdera za autentifikaciju po izboru; pogledajte kako dodati prijavu u aplikaciju i dokumentaciju o dodavanju autentifikacije i pravljenju CRUD aplikacije.

Ako želite da krenete od napisanog prvog prompta, probajte šablon kanban table za tim ili šablon table za agilne sprintove.

Pitanja