Ինչպես ստեղծել առաջադրանքների կառավարման հավելված. ցուցակներ, Kanban և թիմեր

Առաջադրանքների կառավարման հավելված ստեղծելու համար սկսեք առաջադրանքից, որն ունի վերնագիր, կարգավիճակ, պատասխանատու և ժամկետ, խմբավորեք առաջադրանքները նախագծերի մեջ և տվեք մարդկանց մեկ լավ դիտում՝ ցուցակ կամ Kanban տախտակ՝ յուրաքանչյուր կարգավիճակի սյունակներով։ Ավելացրեք մուտք, որպեսզի յուրաքանչյուր մարդ տեսնի իր աշխատանքը, հետո՝ մեկնաբանություններ և ծանուցումներ։ AI հավելվածների կառուցողը կարող է սա ստեղծել նկարագրությունից մեկ նստաշրջանում։ Ավելի դժվար հարցն այն է, թե արդյոք պետք է դա անեք. ընդհանուր նշանակության առաջադրանքների գործիքները հասուն են և էժան, ուստի սեփական գործիքը արժե, երբ ձեր աշխատանքը ունի այն ձևը, որին նրանք չեն համապատասխանում։

Երբ սեփական գործիքը իմաստ ունի

Նախ ազնիվ եղեք դրա հետ, որովհետև պատասխանը հաճախ է «օգտագործեք գոյություն ունեցող գործիք»։ Սեփական առաջադրանքների հավելվածը արժե, երբ.

• Ձեր առաջադրանքները հետևում են ֆիքսված աշխատանքային հոսքի։ Մաքրման ընկերության աշխատանքներին անհրաժեշտ են ստուգաթերթ, նախքան և հետո լուսանկարներ և հաճախորդի հաստատում։ Ռեկրուտերի առաջադրանքները հետևում են աշխատանքի ընդունման փուլին։ Ընդհանուր գործիքները կարող են սա մոտավորապես անել, բայց դա անհարմար է։
• Առաջադրանքները գալիս են ձեր մյուս տվյալներից։ Նոր պատվերը, աջակցության տոմսը կամ ձախողված ստուգումը պետք է ավտոմատ ստեղծի առաջադրանք։
• Պետք են կոնկրետ դաշտեր և կանոններ։ «Առաջադրանքը չի կարող փակվել առանց լուսանկարի», «միայն մենեջերները կարող են քարտերը տեղափոխել Approved»։
• Աշխատողները գրասենյակի աշխատակիցներ չեն։ Դաշտի աշխատողները կամ կապալառուները ուզում են մեկ էկրան այսօրվա աշխատանքներով, ոչ թե ամբողջական նախագծերի կառավարման արտադրանք։
• Մեկ օգտատիրոջ վճարը վնասում է։ Շատ հազվադեպ օգտատերեր կարող են թանկ լինել մեկ աշխատատեղի վճարային պլաններում։

Եթե ոչ մեկը չի կիրառվում, արտադրանքը, որը հասուն է, հավանաբար ավելի լավ ընտրություն է։ Ինչպես փոխարինել թանկ SaaS-ը ձեր սեփական գործիքով ուղեցույցը ընդհանուր առմամբ ծածկում է փոխզիջումները։

Ինչ է պետք հավելվածին

Հիմնական տվյալներ

Աշխատանքային հոսքի հավելվածի համար ավելացրեք այն դաշտերը, որոնք ձեր աշխատանքը տարբերում են. յուրաքանչյուր առաջադրանքի ստուգաթերթ, հաճախորդ, վայր, պարտադիր լուսանկարներ, հաստատման քայլ։

Դիտումներ

Ավելացնելուց առաջ լավ կառուցեք մեկ դիտում։ Թիմի համար Kanban տախտակը սովորաբար ամենաօգտակար սկզբնակետն է. անձնական օգտագործման համար՝ «Այսօր» և «Առաջիկա» բաժիններով ցուցակ։

Որոշումներ, որոնք պետք է կայացնել նախքան կառուցելը

Անձնական կամ թիմային

Անձնական to-do հավելվածը կարող է շատ պարզ լինել. մեկ օգտատեր, առանց թույլտվությունների, գուցե առանց մուտքի, եթե աշխատում է միայն ձեզ համար։ Դա լավ առաջին նախագիծ է, նման սովորությունների հետևման հավելվածին։ Թիմային հավելվածին պետք են հաշիվներ, համօգտագործվող նախագծեր, պատասխանատուներ և կանոններ՝ ով ինչ կարող է տեսնել և փոխել։ Հենց այստեղ է կառուցման մեծ մասը։

Ֆիքսված կամ սեփական կարգավիճակներ

Ֆիքսված կարգավիճակները (To do, In progress, Done) ավելի պարզ են կառուցել, հաշվետվություն անել և հետևողական պահել։ Նախագծի սեփական սյունակները ավելի ճկուն են, բայց հաշվետվությունները դժվարացնում են, քանի որ «Done»-ը յուրաքանչյուր նախագծում կարող է կոչվել ուրիշ կերպ։ Եթե սեփական սյունակներ եք ուզում, յուրաքանչյուրին տվեք թաքնված «կատեգորիա» (չսկսված, ակտիվ, ավարտված), որպեսզի հաշվետվությունները շարունակեն աշխատել։

Կենդանի թարմացումներ կամ թարմացում

Եթե երկու մարդ ունեն նույն տախտակը բաց և մեկը տեղափոխում է քարտ, պետք է արդյոք մյուսը անմիջապես տեսնի տեղափոխությունը։ Կենդանի թարմացումները լավ են զգացվում, բայց ավելացնում են բարդություն (իրական ժամանակի կապ, նույն առաջադրանքը երկու մարդու կողմից խմբագրելու վերահսկում)։ Փոքր թիմերի համար հաճախ բավական է թարմացնել էջի ակտիվացման ժամանակ՝ հստակ «վերջին թարմացում» ժամանակով։

Ծանուցումներ

Որոշեք, թե ինչն է ծանուցում գեներացնում, հակառակ դեպքում մարդիկ բոլորն էլ կանջատեն։ Սկզբի համար պարզ հավաքածու. ձեզ նշանակել են առաջադրանքի, ինչ-որ մեկը մեկնաբանել է ձեր առաջադրանքը, ձեր առաջադրանքի ժամկետը վաղն է։ Էլ. փոստը ամենահեշտ ալիքն է. օրական ամփոփումը ավելի հարմար է, քան մեկ նամակ յուրաքանչյուր իրադարձության համար։

Կառուցեք քայլ առ քայլ

Քայլ 1. Նկարագրեք աշխատանքային հոսքը, ոչ թե գործառույթները

Գրեք, թե ինչպես է առաջադրանքը ծնվում, ով է աշխատում դրա վրա, ինչ փուլերով է անցնում և ինչ է նշանակում «ավարտված»։ Դա ձեր առաջին հուշումն է։

Ստեղծիր առաջադրանքների տախտակ Brightside Cleaning-ի համար՝ 12 մաքրողի և 2 մենեջերի թիմ։ Մենեջերները ստեղծում են աշխատանքներ՝ հաճախորդով, հասցեով, ամսաթվով, նշանակված մաքրողով և ստուգաթերթով, որը ընտրվում է ձևանմուշներից (ստանդարտ մաքրում, խորը մաքրում, վարձակալության ավարտ)։ Տախտակի սյունակները՝ Scheduled, In progress, Needs review, Done։ Մաքրողները մուտք են գործում և տեսնում են միայն այսօրվա իրենց աշխատանքները՝ հեռախոսին հարմար ցուցակով, նշում են ստուգաթերթի կետերը, բեռնում են առնվազն մեկ լուսանկար աշխատանքից հետո և սեղմում «Finished», ինչը աշխատանքը տեղափոխում է Needs review։ Միայն մենեջերները կարող են աշխատանքները տեղափոխել Done։ Ամեն ինչ պահիր տվյալների բազայում։ Պարզ, հստակ դիզայն՝ մեծ կոճակներով։

Քայլ 2. Ճիշտ արեք հիմնական ցիկլը

Ստեղծեք առաջադրանք, նշանակեք, տեղափոխեք յուրաքանչյուր փուլով, ավարտեք։ Արեք դա յուրաքանչյուր տեսակի օգտատիրոջ համար։ Ստուգեք, որ մարդիկ կարող են տեսնել և անել միայն այն, ինչ պետք է. մտեք որպես մաքրող և փորձեք բացել մեկ այլ մաքրողի աշխատանքը URL-ով։

Քայլ 3. Դարձրեք տախտակը ճիշտ զգացվող

Kanban տախտակի drag-and-drop-ը պահանջում է խնամք. քարտերը թարմացումից հետո պետք է մնան այնտեղ, որտեղ գցել եք, դասավորությունը սյունակի ներսում պետք է պահպանվի, և այն պետք է աշխատի հպումով հեռախոսների և պլանշետների վրա։ Փորձարկեք 50 կամ ավելի առաջադրանքով, որպեսզի տեսնեք, թե ինչպես է վարվում իրական ծավալի հետ, ոչ միայն հինգ նմուշային քարտով։

Քայլ 4. Ավելացրեք մեկնաբանություններ, ֆայլեր և գործունեություն

Մեկնաբանությունները քննարկումը պահում են առաջադրանքի վրա, չաթ հավելվածների փոխարեն։ Գործունեության մատյանը («Sam-ը տեղափոխեց սա Review, 15:14») պատասխանում է ամենաշատ «ի՞նչ եղավ» հարցերին։ Ֆայլերի բեռնումը պահանջում է պահոց և չափի սահման։

Քայլ 5. Ավելացրեք ծանուցումներ

Սկսեք էլ. փոստով՝ նշանակումների և վաղվա ժամկետի հիշեցումների համար։ Ինչպես ուղարկել էլ. նամակներ ձեր հավելվածից ծածկում է մատակարարներն ու կարգավորումը։

Քայլ 6. Աստիճանաբար տեղափոխեք իրական աշխատանքը

Մեկ նախագիծ կամ մեկ թիմ աշխատեցրեք դրա վրա մի քանի շաբաթ։ Հին գործիքը պահեք միայն կարդալու համար, այլ ոչ թե ջնջեք, մինչև մարդիկ վստահեն նորին։

Սովորական սխալներ

• Ընդհանուր գործիքը հատկություն առ հատկություն վերակառուցել։ Եթե ավելացնում եք Gantt գծապատկերներ, ժամանակի հետևում և փաստաթղթեր, մրցում եք տարիներ արդեն դա արած արտադրանքների հետ։ Մնացեք ձեր աշխատանքային հոսքի վրա։
• Թույլտվությունների բացակայություն։ Թիմային հավելվածում ինչ-որ մեկը ինչ-որ մեկի առաջադրանքը կջնջի ավելի շուտ, քան կմտածեք։ Ավելացրեք հաստատման քայլ և փափուկ ջնջում։
• Ժամկետների ժամային գոտիների մոռանալը։ «Due Friday»-ը պետք է նշանակի ուրբաթ այնտեղ, որտեղ գտնվում է մարդը։
• Չափազանց շատ ծանուցումներ։ Մարդիկ բոլորը անտեսում են։ Սկսեք քիչներով և թույլ տվեք մարդկանց ընտրել։
• Դիրքը չպահելը։ Տախտակը, որը վերադասավորում է քարտերը յուրաքանչյուր թարմացումից հետո, անօգտագործելի է։
• Միայն լաբորատորիայում փորձարկելը։ Շատ առաջադրանքների թարմացումներ արվում են հեռախոսներով։

Երբ պատրաստի արտադրանքն ավելի լավ ընտրություն է

Trello-ն, Asana-ն, Todoist-ը, Linear-ը, Notion-ը, ClickUp-ը և շատ ուրիշներ հասուն են և լավ փորձարկված, ունեն բջջային հավելվածներ, ինտեգրացիաներ և, մի քանի դեպքում, անցանց աջակցություն, որը ժամանակ կպահանջեր ինքներդ կառուցելու համար։ Օգտագործեք դրանցից մեկը, երբ.

• Ձեր աշխատանքը ընդհանուր գիտելիքային աշխատանք է՝ նախագծեր, ժամկետներ, նշանակումներ
• Ձեզ պետք են բջջային հավելվածներ՝ անցանց աջակցությամբ
• Ձեզ պետք են տասնյակ ինտեգրացիաներ այլ գործիքների հետ առաջին օրից
• Թիմում ոչ ոք չի ուզում պատասխանատու լինել որևէ ծրագրային մասի համար

Ստեղծեք սեփականը, երբ աշխատանքային հոսքն է արտադրանքը, երբ առաջադրանքները պետք է կապվեն ձեր սեփական տվյալների հետ, կամ երբ անհրաժեշտ գործիքը մեծ արտադրանքի մի մասն է, որը վճարվում է մեկ աշխատատեղի հաշվով։ Շատ սեփական առաջադրանքների հավելվածներ իրականում ներքին գործիքներ են, վրան՝ տախտակով։

Կառուցել Mythex-ով

Mythex-ը AI հավելվածների կառուցող է. նկարագրում եք աշխատանքային հոսքը, և այն կառուցում է տախտակը, ցուցակները և ձևերը կենդանի նախադիտման մեջ՝ նախագծին ավելացնելով տվյալների բազա առաջադրանքների և մեկնաբանությունների համար, և ֆայլերի պահոց՝ կցորդների և լուսանկարների համար։ Օգտագործեք Plan mode նախ, եթե ուզում եք համաձայնության գալ կարգավիճակների և դերերի շուրջ, նախքան որևէ կոդ գրվի, իսկ checkpoint-ները թույլ են տալիս վերադարձնել այն փոփոխությունը, որը սխալ է ընթացել։ Մի բան, որ պետք է իմանաք. Mythex-ի հաշիվներն ու համագործակիցները նրանց համար են, ովքեր կառուցում են հավելվածը։ Ձեր առաջադրանքների հավելվածը օգտագործող մարդիկ պետք է ունենան իրենց սեփական մուտքը, որը ավելացնում եք ձեր ընտրած auth գրադարանով կամ մատակարարով. տես ինչպես ավելացնել մուտք ձեր հավելվածին և փաստաթղթերի authentication ավելացնելու և CRUD հավելված կառուցելու մասին։

Սկսելու համար գրված առաջին հուշումով փորձեք թիմային Kanban տախտակի ձևանմուշը կամ agile sprint տախտակի ձևանմուշը։

Հարցեր