Görev Yönetimi Uygulaması Nasıl Kurulur: Yapılacaklar Listeleri, Kanban ve Ekipler

Bir görev yönetimi uygulaması kurmak için bir başlığı, durumu, atananı ve son tarihi olan bir görevle başlayın, görevleri projelerde gruplayın ve insanlara onları görmenin tek iyi bir yolunu verin: bir liste ya da her durum için sütunları olan bir kanban panosu. Herkesin kendi işini görmesi için giriş ekleyin, ardından yorumları ve bildirimleri. Bir yapay zekâ uygulama oluşturucu bunu bir açıklamadan tek seferde oluşturabilir. Asıl zor soru, bunu yapmanız gerekip gerekmediğidir: genel amaçlı görev araçları olgun ve ucuzdur, bu yüzden özel bir araç yalnızca işiniz onlara uymadığında değer kazanır.

Kendi uygulamanızın ne zaman mantıklı olduğu

Bunda önce dürüst olun, çünkü cevap çoğu zaman “mevcut bir araç kullanın” olur. Özel bir görev uygulaması şu durumlarda değerlidir:

• Görevleriniz sabit bir iş akışını izliyorsa. Bir temizlik şirketinin işleri bir kontrol listesi, öncesi ve sonrası fotoğraflar ve müşteri onayı gerektirir. Bir işe alım uzmanının görevleri bir işe alım aşamasını izler. Genel araçlar bunu taklit edebilir, ama hantal olur.
• Görevler diğer verilerinizden geliyorsa. Yeni bir sipariş, bir destek talebi ya da başarısız bir denetim, otomatik olarak bir görev oluşturmalı.
• Belirli alanlara ve kurallara ihtiyacınız varsa. “Fotoğraf olmadan bir görev kapatılamaz”, “kartları Onaylandı’ya yalnızca yöneticiler taşıyabilir”.
• İşi yapan kişiler ofis çalışanı değilse. Saha çalışanları ya da yükleniciler, tam bir proje yönetimi ürünü yerine bugünkü işleri gösteren tek bir ekran ister.
• Kişi başı fiyatlandırma canınızı yakıyorsa. Pek çok ara sıra kullanıcı, kişi başı planlarda pahalıya gelebilir.

Bunlardan hiçbiri geçerli değilse, olgun bir görev ürünü muhtemelen daha iyi seçimdir. Pahalı SaaS yerine kendi aracınızı kurmak rehberi, genel olarak değiş tokuşları anlatır.

Uygulamanın ihtiyaç duyduğu şeyler

Temel veri

Bir iş akışı uygulaması için işinizi farklı kılan alanları ekleyin: görev başına bir kontrol listesi, bir müşteri, bir konum, zorunlu fotoğraflar, bir onay adımı.

Görünümler

Başka görünümler eklemeden önce bir görünümü iyi yapın. Bir ekip için kanban panosu genellikle en yararlı başlangıç noktasıdır; kişisel kullanım için “Bugün” ve “Yaklaşan” bölümleri olan bir liste.

Yapmadan önce verilmesi gereken kararlar

Kişisel mi, ekip mi

Kişisel bir yapılacaklar uygulaması çok basit olabilir: tek kullanıcı, izin yok, yalnızca sizin için çalışıyorsa belki giriş bile yok. Bu iyi bir ilk projedir ve alışkanlık takip uygulamasına benzer bir yapıdadır. Bir ekip uygulaması ise hesaplar, paylaşılan projeler, atananlar ve kimin neyi görüp değiştirebileceğine dair kurallar ister. Çabanın çoğu burada harcanır.

Sabit ya da özel durumlar

Sabit durumlar (Yapılacak, Devam ediyor, Tamamlandı) basit kurulur, raporlanır ve tutarlı tutulur. Proje başına özel sütunlar daha esnektir, ama raporları zorlaştırır; çünkü “Tamamlandı” her projede farklı bir adla geçebilir. Özel sütunlara ihtiyacınız varsa, her birine gizli bir “kategori” verin (başlamadı, aktif, bitti) ki raporlar yine çalışsın.

Canlı güncelleme ya da yenileme

Aynı panoyu iki kişi açık tutuyorsa ve biri bir kartı taşırsa, diğeri bunu hemen görmeli mi? Canlı güncellemeler iyi hissettirir ama karmaşıklık ekler (gerçek zamanlı bir bağlantı, aynı görevi iki kişinin düzenlemesini yönetmek). Küçük ekipler için sayfa odaklandığında yenileme ve açık bir “son güncelleme” zamanı başlamak için çoğu zaman yeterlidir.

Bildirimler

Neyin bildirim tetikleyeceğine karar verin, yoksa insanlar hepsini kapatır. Makul bir başlangıç seti: bir görev size atandığında, görevinize biri yorum yaptığında, sahip olduğunuz bir görevin son tarihi yarınsa. E-posta en kolay kanaldır; olay başına bir e-posta yerine günlük bir özet daha nazik olur.

Adım adım kurun

Adım 1: Özellikleri değil, iş akışını tarif edin

Bir görevin nasıl doğduğunu, kimin üzerinde çalıştığını, hangi aşamalardan geçtiğini ve “tamamlandı”nın ne anlama geldiğini yazın. Bu sizin ilk isteminiz olur.

Brightside Cleaning için bir görev panosu oluştur; 12 temizlikçi ve 2 yöneticiden oluşan bir ekip. Yöneticiler müşteri, adres, tarih, atanan temizlikçi ve şablonlardan (standart temizlik, derin temizlik, kiracılık sonu) seçilen bir kontrol listesiyle işler oluşturur. Pano sütunları: Planlandı, Devam ediyor, İnceleme gerekiyor, Tamamlandı. Temizlikçiler giriş yapar ve yalnızca bugünkü işlerini telefona uygun bir liste olarak görür; kontrol listesi maddelerini işaretler, en az bir sonrası fotoğrafı yükler ve “Bitirdim”e dokunur; bu da işi İnceleme gerekiyor’a taşır. Yalnızca yöneticiler işleri Tamamlandı’ya taşıyabilir. Her şeyi bir veritabanında sakla. Sade, net bir tasarım; büyük düğmeler olsun.

Adım 2: Temel döngüyü doğru kurun

Bir görev oluşturun, atayın, her aşamadan geçirin, tamamlayın. Bunu her kullanıcı türü olarak yapın. İnsanların yalnızca görmesi ve yapması gerekenleri görebildiğini kontrol edin: bir temizlikçi olarak giriş yapın ve URL ile başka bir temizlikçinin işini açmayı deneyin.

Adım 3: Panoyu doğru hissettirin

Kanban panosunda sürükle-bırak dikkat ister: kartlar bırakıldıkları yerde yenilemeden sonra da kalmalı, bir sütun içindeki sıralama kalıcı olmalı ve telefonlarda ve tabletlerde dokunmatik olarak çalışmalı. Yalnızca beş örnek kart yerine gerçek hacimde nasıl davrandığını görmek için 50 veya daha fazla görevle test edin.

Adım 4: Yorum, dosya ve etkinlik ekleyin

Yorumlar tartışmayı sohbet uygulamaları yerine göreve bağlı tutar. Bir etkinlik günlüğü (“Sam bunu İnceleme’ye taşıdı, 15:14”) çoğu “ne oldu?” sorusunu yanıtlar. Dosya yüklemeleri depolama ve bir boyut sınırı gerektirir.

Adım 5: Bildirimleri ekleyin

Atamalar ve yarınki son tarihler için e-postayla başlayın. Uygulamanızdan e-posta gönderme sağlayıcıları ve kurulumu anlatır.

Adım 6: Gerçek işi kademeli olarak taşıyın

Bir projeyi ya da bir ekibi birkaç hafta boyunca bunun üzerinde çalıştırın. İnsanlar yeni araca güvenene kadar eski aracı silmek yerine salt okunur tutun.

Sık yapılan hatalar

• Genel bir aracı özellik özellik yeniden yapmak. Gantt grafikleri, zaman takibi ve belgeler ekliyorsanız, bunları yıllardır yapan ürünlerle yarışıyorsunuz. İş akışınıza odaklanın.
• İzinlerin olmaması. Bir ekip uygulamasında birinin başkasının görevini silmesi düşündüğünüzden daha erken olur. Bir onay adımı ve yumuşak silme ekleyin.
• Son tarihlerde saat dilimlerini unutmak. “Cuma son tarih” kişinin bulunduğu yerde Cuma anlamına gelmelidir.
• Çok fazla bildirim. İnsanlar hepsini yok sayar. Az ile başlayın ve insanların seçmesine izin verin.
• Sırayı saklamamak. Her yenilemede kartları yeniden karıştıran bir pano kullanılamaz.
• Yalnızca bilgisayarda test etmek. Görev güncellemelerinin çoğu telefonlarda yapılır.

Hazır bir ürün ne zaman daha iyi seçimdir

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp ve daha birçok ürün olgun ve iyi test edilmiştir; mobil uygulamaları, entegrasyonları ve birçok durumda çevrimdışı desteği vardır ve bunları kendiniz yapmak uzun sürer. Şu durumlarda birini kullanın:

• İşiniz genel bilgi işi ise: projeler, son tarihler, atamalar
• Çevrimdışı desteği olan yerel mobil uygulamalara ihtiyacınız varsa
• İlk günden diğer araçlarla düzinelerce entegrasyon istiyorsanız
• Ekipte kimse bir yazılımın sahibi olmak istemiyorsa

Kendi aracınızı, iş akışı ürünün kendisiyse, görevler kendi verilerinize bağlanmalıysa ya da ihtiyacınız olan araç kişi başı fiyatlandırılan büyük bir ürünün bir kısmıysa yapın. Birçok özel görev uygulaması aslında bir panonun üstüne oturan dahili araçlardır.

Mythex ile yapmak

Mythex bir yapay zekâ uygulama oluşturucudur: iş akışınızı tarif edersiniz, o da panoyu, listeleri ve formları canlı önizlemede kurar; görevler ve yorumlar için projeye bir veritabanı, ekler ve kullanıcı dosyaları için dosya depolama ekler. Statüler ve roller üzerinde anlaşmak istiyorsanız, kod yazılmadan önce Plan modunu kullanın; kontrol noktaları da ters giden bir değişikliği geri almanıza olanak tanır. Bilmeniz gereken bir şey var: Mythex hesapları ve iş birlikçileri uygulamayı yapan insanlar içindir. Görev uygulamanızı kullanan insanların kendi girişleri olmalıdır; bunu seçtiğiniz bir kimlik doğrulama kütüphanesi ya da sağlayıcıyla eklersiniz. Bkz. uygulamanıza giriş nasıl eklenir ve şu dokümanlar: kimlik doğrulama ekleme ve CRUD uygulaması kurma.

Yazılı bir ilk istemle başlamak için ekip kanban panosu şablonunu ya da çevik sprint panosu şablonunu deneyin.

Sorular