Como criar uma app de gestão de tarefas: listas, kanban e equipas

Para criar uma app de gestão de tarefas, comece por uma tarefa com título, estado, responsável e prazo, agrupe as tarefas em projetos e dê às pessoas uma boa vista para as acompanhar: uma lista ou um quadro kanban com colunas para cada estado. Acrescente login para que cada pessoa veja o seu próprio trabalho e, depois, comentários e notificações. Um criador de apps com IA consegue montar isto a partir de uma descrição numa só sessão. A pergunta mais difícil é se deve mesmo fazê-lo: as ferramentas de tarefas gerais são maduras e baratas, por isso uma app própria só compensa quando o seu trabalho tem uma forma que elas não encaixam.

Quando faz sentido criar a sua própria

Seja honesto com isto primeiro, porque a resposta costuma ser “use uma ferramenta existente”. Uma app de tarefas própria vale a pena quando:

• O seu trabalho segue um fluxo fixo. As tarefas de uma empresa de limpezas precisam de uma checklist, de fotos de antes e depois e da aprovação do cliente. As tarefas de um recrutador seguem uma fase de contratação. As ferramentas gerais conseguem aproximar isto, mas de forma desajeitada.
• As tarefas vêm dos seus outros dados. Uma nova encomenda, um pedido de apoio ou uma inspeção reprovada devia criar uma tarefa automaticamente.
• Precisa de campos e regras específicos. “Uma tarefa não pode ser fechada sem foto”, “só os gestores podem mover cartões para Aprovado”.
• As pessoas que fazem o trabalho não são de escritório. Trabalhadores de campo ou prestadores de serviços querem um único ecrã com os trabalhos de hoje, e não um produto completo de gestão de projetos.
• O preço por utilizador pesa. Muitos utilizadores ocasionais podem sair caro em planos por lugar.

Se nenhuma destas situações se aplicar, um produto de tarefas maduro é provavelmente a melhor escolha. Como substituir software SaaS caro pela sua própria ferramenta aborda os compromissos em geral.

O que a app precisa

Dados essenciais

Numa app de fluxo de trabalho, acrescente os campos que tornam o seu trabalho diferente: uma checklist por tarefa, um cliente, um local, fotos obrigatórias, um passo de aprovação.

Vistas

Faça bem uma vista antes de acrescentar outras. Para uma equipa, o quadro kanban costuma ser o melhor ponto de partida; para uso pessoal, uma lista com as secções “Hoje” e “Próximas”.

Decisões a tomar antes de construir

Pessoal ou de equipa

Uma app de tarefas pessoal pode ser muito simples: um utilizador, sem permissões, talvez sem login se for só para si. É um bom primeiro projeto, parecido na forma com um acompanhador de hábitos. Uma app de equipa precisa de contas, projetos partilhados, responsáveis e regras sobre quem pode ver e alterar o quê. É aí que se concentra a maior parte do esforço de construção.

Estados fixos ou personalizados

Os estados fixos (Por fazer, Em curso, Concluído) são mais simples de construir, de reportar e de manter consistentes. As colunas personalizadas por projeto são mais flexíveis, mas tornam os relatórios mais difíceis, porque “Concluído” pode chamar-se outra coisa em cada projeto. Se precisar de colunas personalizadas, dê a cada uma uma “categoria” oculta (não iniciada, ativa, terminada) para que os relatórios continuem a funcionar.

Atualizações em tempo real ou ao atualizar

Se duas pessoas tiverem o mesmo quadro aberto e uma mover um cartão, a outra deve vê-lo mover-se logo? As atualizações em tempo real agradam, mas acrescentam complexidade (uma ligação em tempo real, tratar de duas pessoas a editar a mesma tarefa). Para equipas pequenas, atualizar ao voltar à página, com uma indicação clara de “última atualização”, costuma bastar para começar.

Notificações

Decida o que dispara uma notificação, ou as pessoas desligam-nas todas. Um conjunto inicial sensato: foi-lhe atribuída uma tarefa, alguém comentou a sua tarefa, uma tarefa sua vence amanhã. O email é o canal mais fácil; um resumo diário é mais agradável do que um email por cada evento.

Construir passo a passo

Passo 1: Descreva o fluxo de trabalho, não as funcionalidades

Escreva como nasce uma tarefa, quem trabalha nela, as fases por que passa e o que significa “concluída”. Isso é o seu primeiro prompt.

Crie um quadro de tarefas para a Brightside Cleaning, uma equipa de 12 empregados de limpeza e 2 gestores. Os gestores criam trabalhos com cliente, morada, data, empregado atribuído e uma checklist escolhida entre modelos (limpeza standard, limpeza profunda, fim de contrato). Colunas do quadro: Agendado, Em curso, Para revisão, Concluído. Os empregados fazem login e veem apenas os seus trabalhos de hoje, numa lista otimizada para telemóvel; marcam os itens da checklist, carregam pelo menos uma foto de depois e tocam em “Terminado”, o que move o trabalho para Para revisão. Só os gestores podem mover trabalhos para Concluído. Guarde tudo numa base de dados. Design simples e claro, com botões grandes.

Passo 2: Acerte o ciclo principal

Crie uma tarefa, atribua-a, mova-a por todas as fases e conclua-a. Faça isto como cada tipo de utilizador. Confirme que as pessoas só veem e só fazem o que devem: entre como empregado e tente abrir o trabalho de outro empregado através do URL.

Passo 3: Faça o quadro funcionar bem

O arrastar e largar num quadro kanban exige cuidado: os cartões devem ficar onde os largou depois de atualizar a página, a ordem dentro de uma coluna deve manter-se e tem de funcionar com toque em telemóveis e tablets. Teste com 50 ou mais tarefas para ver como se comporta com volume real, e não só com cinco cartões de exemplo.

Passo 4: Acrescente comentários, ficheiros e atividade

Os comentários mantêm a discussão na tarefa, em vez de nas aplicações de conversa. Um registo de atividade (“Sam moveu isto para Revisão, 15:14”) responde à maioria das perguntas do tipo “o que aconteceu?”. Os envios de ficheiros precisam de armazenamento e de um limite de tamanho.

Passo 5: Acrescente notificações

Comece com email para atribuições e lembretes de prazos de amanhã. Como enviar emails a partir da sua app explica fornecedores e configuração.

Passo 6: Mova o trabalho real para lá gradualmente

Use um projeto ou uma equipa durante duas ou três semanas. Mantenha a ferramenta antiga apenas para leitura, em vez de a apagar, até as pessoas confiarem na nova.

Erros comuns

• Recriar uma ferramenta geral funcionalidade a funcionalidade. Se acrescentar diagramas de Gantt, registo de tempo e documentos, está a competir com produtos que levam anos nisso. Mantenha o foco no seu fluxo de trabalho.
• Sem permissões. Numa app de equipa, alguém a apagar a tarefa de outra pessoa vai acontecer mais cedo do que pensa. Acrescente um passo de confirmação e eliminação suave.
• Esquecer os fusos horários nos prazos. “Para sexta” deve significar sexta no local onde a pessoa está.
• Notificações em excesso. As pessoas ignoram todas. Comece com poucas e deixe cada pessoa escolher.
• Não guardar a ordem. Um quadro que reordena os cartões a cada atualização é inutilizável.
• Testar só num portátil. Muitas atualizações de tarefas acontecem no telemóvel.

Quando um produto pronto é a melhor escolha

O Trello, o Asana, o Todoist, o Linear, o Notion, o ClickUp e muitos outros são maduros e bem testados, com apps para telemóvel, integrações e, em vários casos, suporte offline que levaria muito tempo a construir. Use um deles quando:

• O seu trabalho é de conhecimento geral: projetos, prazos, atribuições
• Precisa de apps nativas para telemóvel com suporte offline
• Quer dezenas de integrações com outras ferramentas logo no primeiro dia
• Ninguém na equipa quer ser responsável por um pedaço de software

Construa a sua própria quando o fluxo de trabalho for o produto, quando as tarefas tiverem de se ligar aos seus próprios dados ou quando a ferramenta de que precisa for uma fração de um grande produto cobrado por utilizador. Muitas apps de tarefas personalizadas são, na prática, ferramentas internas com um quadro por cima.

Como fazer isto com a Mythex

A Mythex é um criador de apps com IA: descreve o seu fluxo de trabalho e ela constrói o quadro, as listas e os formulários numa pré-visualização em direto, acrescentando uma base de dados ao projeto para tarefas e comentários, e armazenamento de ficheiros para anexos e fotos. Use primeiro o modo de Plano se quiser acordar os estados e as funções antes de se escrever qualquer código, e os pontos de restauro permitem reverter uma alteração que corra mal. Um detalhe a saber: as contas e os colaboradores da Mythex são para as pessoas que constroem a app. As pessoas que usam a sua app de tarefas precisam do próprio login, que acrescenta com uma biblioteca ou fornecedor de autenticação à sua escolha; veja como acrescentar login à sua app e a documentação sobre como acrescentar autenticação e como criar uma app CRUD.

Para começar a partir de um primeiro prompt escrito, experimente o modelo de quadro kanban de equipa ou o modelo de quadro de sprints ágeis.

Perguntas