Näin rakennat tehtävienhallintasovelluksen: tehtävälistat, Kanban ja tiimit

Tehtävienhallintasovelluksen rakentaminen alkaa tehtävästä, jolla on otsikko, tila, vastuuhenkilö ja eräpäivä. Ryhmittele tehtävät projekteihin ja anna ihmisille yksi hyvä näkymä niihin: lista tai Kanban-taulu, jossa on sarakkeet jokaiselle tilalle. Lisää kirjautuminen, jotta jokainen näkee omat työnsä, sitten kommentit ja ilmoitukset. Tekoälyllä toimiva sovellusrakentaja voi luoda tämän kuvauksesta yhdellä istumalla. Vaikeampi kysymys on, pitäisikö sinun tehdä se: yleiskäyttöiset tehtävätyökalut ovat kypsiä ja halpoja, joten oma työkalu kannattaa, kun työsi muoto ei sovi niihin.

Milloin oman rakentaminen kannattaa

Ole ensin rehellinen, sillä vastaus on usein „käytä olemassa olevaa työkalua”. Omat tehtäväsovellukset kannattavat, kun:

• Tehtävät noudattavat kiinteää työnkulkua. Siivousyrityksen työt tarvitsevat tarkistuslistan, kuvat ennen ja jälkeen sekä asiakkaan hyväksynnän. Rekrytoijan tehtävät seuraavat rekrytointivaihetta. Yleiset työkalut voivat jäljitellä tätä, mutta se on kömpelöä.
• Tehtävät tulevat muusta datastasi. Uusi tilaus, tukipyyntö tai epäonnistunut tarkastus pitäisi luoda tehtävän automaattisesti.
• Tarvitset tiettyjä kenttiä ja sääntöjä. „Tehtävää ei voi sulkea ilman kuvaa”, „vain esimiehet voivat siirtää kortit Hyväksytty-sarakkeeseen”.
• Työn tekijät eivät ole toimistohenkilöitä. Kenttätyöntekijät tai alihankkijat haluavat yhden näytön, jossa on tämän päivän työt, ei täyttä projektinhallintatuotetta.
• Hinnoittelu per käyttäjä on kallis. Monet satunnaiskäyttäjät voivat tulla kalliiksi käyttäjäkohtaisilla tilauksilla.

Jos mikään näistä ei päde, valmis tehtävätuote on luultavasti parempi valinta. Miten korvaat kalliin SaaS-palvelun omalla työkalulla käsittelee kompromisseja yleisellä tasolla.

Mitä sovellus tarvitsee

Keskeinen data

Työnkulkusovellukseen lisää kentät, jotka tekevät työstäsi erilaisen: tarkistuslista tehtävää kohden, asiakas, sijainti, pakolliset kuvat, hyväksyntävaihe.

Näkymät

Rakenna yksi näkymä hyvin ennen muiden lisäämistä. Tiimille Kanban-taulu on yleensä hyödyllisin lähtökohta; henkilökohtaiseen käyttöön lista, jossa on osiot „Tänään” ja „Tulossa”.

Päätökset ennen rakentamista

Henkilökohtainen vai tiimi

Henkilökohtainen to-do-sovellus voi olla hyvin yksinkertainen: yksi käyttäjä, ei oikeuksia, ehkä ei kirjautumista, jos se toimii vain sinulle. Se on hyvä ensimmäinen projekti, ja muodoltaan se muistuttaa tapaseurantasovellusta. Tiimisovellus tarvitsee tilejä, jaettuja projekteja, vastuuhenkilöitä ja sääntöjä siitä, kuka näkee ja muuttaa mitäkin. Suurin osa rakennustyöstä menee sinne.

Kiinteät tai omat tilat

Kiinteät tilat (Tehtävä, Työn alla, Valmis) ovat yksinkertaisempia rakentaa, raportoida ja pitää yhtenäisinä. Projektikohtaiset omat sarakkeet ovat joustavampia, mutta raportoinnista tulee vaikeampaa, koska „Valmis” voi olla kussakin projektissa eri nimellä. Jos tarvitset omia sarakkeita, anna jokaiselle piilotettu „luokka” (ei aloitettu, aktiivinen, valmis), jotta raportit toimivat edelleen.

Reaaliaikaiset päivitykset vai päivitys

Jos kaksi ihmistä on avannut saman taulun ja toinen siirtää kortin, pitäisikö toisen nähdä siirto heti? Reaaliaikaiset päivitykset tuntuvat hyviltä, mutta ne lisäävät monimutkaisuutta (reaaliaikainen yhteys, saman tehtävän muokkaaminen kahdelta taholta). Pienille tiimeille riittää usein päivitys sivun palatessa etualalle ja selkeä „viimeksi päivitetty” -aika.

Ilmoitukset

Päätä, mikä laukaisee ilmoituksen, muuten ihmiset kytkevät ne kaikki pois. Järkevä alkuvalikoima: sinulle on annettu tehtävä, joku kommentoi tehtävääsi tai omistamasi tehtävä erääntyy huomenna. Sähköposti on helpoin kanava; päivittäinen yhteenveto on ystävällisempi kuin yksi sähköposti jokaisesta tapahtumasta.

Rakenna askel askeleelta

Vaihe 1: Kuvaile työnkulku, älä ominaisuuksia

Kirjoita ylös, miten tehtävä syntyy, kuka sen parissa työskentelee, mitä vaiheita se käy läpi ja mitä „valmis” tarkoittaa. Siitä tulee ensimmäinen kehotteesi.

Rakenna tehtäväntaulu Brightside Cleaningille, tiimille, jossa on 12 siivoojaa ja 2 esimiestä. Esimiehet luovat työt, joihin kuuluvat asiakas, osoite, päivämäärä, nimetty siivooja ja tarkistuslista malleista (tavallinen siivous, perusteellinen siivous, vuokrasopimuksen päättyessä). Taulun sarakkeet: Aikataulutettu, Työn alla, Tarkistettavana, Valmis. Siivoojat kirjautuvat sisään ja näkevät vain tämän päivän työnsä puhelimelle sopivana listana; he rastittavat tarkistuslistan kohdat, lataavat vähintään yhden kuvan jälkeen ja napauttavat „Valmis”, mikä siirtää työn tarkistettavana-sarakkeeseen. Vain esimiehet voivat siirtää työt Valmis-sarakkeeseen. Tallenna kaikki tietokantaan. Yksinkertainen, selkeä muotoilu isoilla painikkeilla.

Vaihe 2: Rakenna ydinsilmukka kuntoon

Luo tehtävä, anna se, siirrä se jokaisen vaiheen läpi ja viimeistele se. Tee tämä jokaisena käyttäjätyyppinä. Tarkista, että ihmiset näkevät ja tekevät vain sen, mitä heidän kuuluu: kirjaudu siivoojana ja yritä avata toisen siivoojan työ URL-osoitteella.

Vaihe 3: Tee taulusta tuntuva oikealta

Kanban-taulun vedä ja pudota vaatii huolellisuutta: korttien pitää pysyä siellä, minne pudotat ne päivityksen jälkeen, järjestyksen sarakkeen sisällä pitää säilyä ja sen pitää toimia kosketusnäytöllä puhelimilla ja tableteilla. Testaa 50 tai useammalla tehtävällä, jotta näet, miten se käyttäytyy oikealla määrällä, ei vain viidellä esimerkkikortilla.

Vaihe 4: Lisää kommentit, tiedostot ja aktiviteetti

Kommentit pitävät keskustelun tehtävässä sen sijaan, että se siirtyisi chat-sovelluksiin. Aktiviteettiloki („Sami siirsi tämän Tarkistukseen, klo 15.14”) vastaa useimpiin kysymyksiin siitä, mitä tapahtui. Tiedostolataukset tarvitsevat tallennustilaa ja kokorajan.

Vaihe 5: Lisää ilmoitukset

Aloita sähköpostilla tehtävien annoista ja huomisen eräpäivämuistutuksista. Miten lähetät sähköposteja sovelluksestasi kattaa palveluntarjoajat ja asennuksen.

Vaihe 6: Siirrä oikea työ siihen vähitellen

Aja yksi projekti tai yksi tiimi sillä parin viikon ajan. Pidä vanha työkalu vain luettavana sen sijaan, että poistaisit sen, ennen kuin ihmiset luottavat uuteen.

Yleisiä virheitä

• Yleisen työkalun ominaisuuksien kopiointi yksi kerrallaan. Jos lisäät Gantt-kaavioita, aikaseurantaa ja dokumentteja, kilpailet tuotteiden kanssa, jotka ovat tehneet tätä vuosia. Pysy työnkulussasi.
• Ei oikeuksia. Tiimisovelluksessa joku poistaa jonkun toisen tehtävän aikaisemmin kuin luulet. Lisää vahvistusvaihe ja pehmeä poisto.
• Eräpäivien aikavyöhykkeiden unohtaminen. „Eräpäivä perjantai” pitäisi tarkoittaa perjantaita siellä, missä ihminen on.
• Liikaa ilmoituksia. Ihmiset jättävät ne kaikki huomiotta. Aloita vähillä ja anna ihmisten valita.
• Järjestyksen tallentamatta jättäminen. Taulu, joka sekoittaa kortit joka latauksella, on käyttökelvoton.
• Testaus vain kannettavalla. Monet tehtäväpäivitykset tehdään puhelimilla.

Milloin valmis tuote on parempi valinta

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp ja monet muut ovat kypsiä ja hyvin testattuja, ja niissä on mobiilisovellukset, integraatiot ja joissakin tapauksissa offline-tuki, jonka rakentaminen itse veisi kauan. Käytä sellaista, kun:

• Työsi on yleistä tietotyötä: projekteja, deadlineja, tehtävien antoja
• Tarvitset natiiveja mobiilisovelluksia offline-tuella
• Tarvitset kymmeniä integraatioita muihin työkaluihin ensimmäisestä päivästä
• Kukaan tiimissä ei halua omistaa ohjelmistoa

Rakenna oma, kun työnkulku on itse tuote, kun tehtävien täytyy liittyä omaan dataasi tai kun tarvitsemasi työkalu on murto-osa suuresta tuotteesta, joka on hinnoiteltu käyttäjäkohtaisesti. Monet omat tehtäväsovellukset ovat todellisuudessa sisäisiä työkaluja, joiden päällä on taulu.

Rakentaminen Mythexillä

Mythex on tekoälysovellusrakentaja: kuvaat työnkulkusi, ja se rakentaa taulun, listat ja lomakkeet live-esikatselussa lisäten projektiin tietokannan tehtäville ja kommenteille sekä tiedostotallennuksen liitteille ja kuville. Käytä Suunnittelutilaa ensin, jos haluat sopia tiloista ja rooleista ennen kuin koodia kirjoitetaan, ja tarkistuspisteet antavat mahdollisuuden perua muutos, joka menee pieleen. Yksi asia kannattaa tietää: Mythex-tilit ja yhteistyökumppanit ovat sovelluksen rakentajille. Tehtäväsovelluksen käyttäjillä pitää olla oma kirjautuminen, jonka lisäät valitsemallasi autentikointikirjastolla tai -palvelulla. Katso miten lisäät kirjautumisen sovellukseesi sekä dokumentaatio autentikoinnin lisäämisestä ja CRUD-sovelluksen rakentamisesta.

Jos haluat aloittaa kirjoitetusta ensimmäisestä kehotteesta, kokeile tiimin Kanban-taulun mallia tai agile-sprinttitaulun mallia.

Kysymykset