Jinsi ya Kujenga Programu ya Usimamizi wa Kazi: Orodha, Kanban na Timu

Ili kujenga programu ya usimamizi wa kazi, anza na kazi yenye kichwa, hali, mpokeaji na tarehe ya mwisho, panga kazi kwenye miradi, kisha wape watu mwonekano mmoja mzuri wa kazi hizo: orodha, au bodi ya kanban yenye safu kwa kila hali. Ongeza kuingia ili kila mtu aone kazi yake, kisha maoni na arifa. Kijenzi cha programu cha AI kinaweza kuunda haya kutokana na maelezo katika kikao kimoja. Swali gumu zaidi ni kama unapaswa kufanya hivyo: zana za kazi za madhumuni ya jumla zimekomaa na ni nafuu, kwa hiyo ya kujenga yako mwenyewe inastahili nafasi pale kazi zako zina umbo ambalo zile hazilifai.

Wakati kujenga yako mwenyewe kuna maana

Kuwa mkweli kuhusu hili kwanza, kwa sababu jibu mara nyingi ni “tumia zana iliyopo”. Programu maalumu za kazi zinafaa pale:

• Kazi zako zinafuata mtiririko uliowekwa. Kazi za kampuni ya usafi zinahitaji orodha ya ukaguzi, picha za kabla na baada, na idhini ya mteja. Kazi za mwajiri zinafuata hatua za kuajiri. Zana za jumla zinaweza kukaribia hilo, lakini ni ngumu.
• Kazi zinatoka kwenye data yako nyingine. Oda mpya, tiketi ya msaada au ukaguzi ulioshindwa unapaswa kuunda kazi kiotomatiki.
• Unahitaji sehemu na kanuni maalumu. “Kazi haiwezi kufungwa bila picha”, “ni wasimamizi pekee wanaoweza kuhamisha kadi kwenda Imeidhinishwa”.
• Watu wanaofanya kazi si wafanyakazi wa ofisini. Wafanyakazi wa uwanjani au wakandarasi wanataka skrini moja yenye kazi za leo, si bidhaa kamili ya usimamizi wa miradi.
• Bei ya kwa kila mtumiaji inaumiza. Watumiaji wengi wa mara kwa mara wanaweza kugharimu sana kwenye mipango ya kwa kila mtumiaji.

Ikiwa hakuna kati ya hizi inayokuhusu, bidhaa iliyokomaa ya kazi huenda ndiyo chaguo bora zaidi. Jinsi ya kubadilisha SaaS ghali kwa zana yako mwenyewe inaeleza biashara za maamuzi haya kwa ujumla.

Programu inahitaji nini

Data kuu

Kwa programu ya mtiririko wa kazi, ongeza sehemu zinazofanya kazi yako itofautiane: orodha ya ukaguzi kwa kila kazi, mteja, eneo, picha zinazohitajika, hatua ya idhini.

Mionekano

Jenga mwonekano mmoja vizuri kabla ya kuongeza mingine. Kwa timu, bodi ya kanban kwa kawaida ndiyo mahali pa kuanzia penye manufaa zaidi; kwa matumizi binafsi, orodha yenye sehemu za “Leo” na “Zinazokuja”.

Maamuzi ya kufanya kabla ya kujenga

Binafsi au ya timu

Programu ya kazi binafsi inaweza kuwa rahisi sana: mtumiaji mmoja, bila ruhusa, pengine bila kuingia ikiwa inaendeshwa kwa ajili yako tu. Ni mradi mzuri wa kwanza, unaofanana na programu ya kufuatilia tabia. Programu ya timu inahitaji akaunti, miradi ya pamoja, wapokeaji, na kanuni za nani anaweza kuona na kubadilisha nini. Hapo ndipo juhudi nyingi za kujenga zinapoenda.

Hali zilizowekwa au za kubinafsisha

Hali zilizowekwa (Za kufanya, Zinaendelea, Zimekamilika) ni rahisi kujenga, kuripoti na kuweka thabiti. Safu za kubinafsisha kwa kila mradi zina unyumbufu zaidi lakini zinafanya ripoti kuwa ngumu, kwa sababu “Imekamilika” inaweza kuitwa kitu tofauti katika kila mradi. Ukihitaji safu za kubinafsisha, mpe kila moja “kategoria” iliyofichwa (haijaanza, inaendelea, imemalizika) ili ripoti bado zifanye kazi.

Masasisho ya moja kwa moja au kuburudisha

Ikiwa watu wawili wana bodi ileile wazi na mmoja anasogeza kadi, je, mwingine aione ikisogea papo hapo? Masasisho ya moja kwa moja yanapendeza lakini yanaongeza ugumu (muunganisho wa wakati halisi, kushughulikia watu wawili wakihariri kazi ileile). Kwa timu ndogo, kuburudisha ukurasa unapopata umakini pamoja na muda wazi wa “ilisasishwa mara ya mwisho” mara nyingi inatosha kuanza.

Arifa

Amua ni kipi kinachoanzisha arifa, la sivyo watu watazizima zote. Seti ya kuanzia yenye busara: umepewa kazi, mtu ameweka maoni kwenye kazi yako, kazi unayomiliki inatakiwa kesho. Barua pepe ndiyo njia rahisi zaidi; muhtasari wa kila siku ni mzuri zaidi kuliko barua pepe moja kwa kila tukio.

Jenga hatua kwa hatua

Hatua ya 1: Eleza mtiririko wa kazi, si vipengele

Andika jinsi kazi inavyozaliwa, nani anaifanyia kazi, hatua inazopitia na maana ya “imekamilika”. Hiyo ndiyo maagizo yako ya kwanza.

Jenga bodi ya kazi kwa Brightside Cleaning, timu ya wasafishaji 12 na wasimamizi 2. Wasimamizi huunda kazi zenye mteja, anwani, tarehe, msafishaji aliyepangiwa na orodha ya ukaguzi itakayochaguliwa kutoka kwenye violezo (usafi wa kawaida, usafi wa kina, mwisho wa upangaji wa nyumba). Safu za bodi: Imepangwa, Inaendelea, Inahitaji ukaguzi, Imekamilika. Wasafishaji huingia na kuona kazi zao za leo tu, kama orodha rafiki wa simu; wanatia alama vipengele vya orodha, wanapakia angalau picha moja ya baada ya kazi, na kugusa “Nimemaliza”, jambo linalohamisha kazi kwenda Inahitaji ukaguzi. Wasimamizi tu ndio wanaoweza kuhamisha kazi kwenda Imekamilika. Hifadhi kila kitu kwenye database. Muundo rahisi na wazi wenye vitufe vikubwa.

Hatua ya 2: Pata mzunguko mkuu sahihi

Unda kazi, ikabidhi, ihamishe kupitia kila hatua, ikamilishe. Fanya hivi kama kila aina ya mtumiaji. Hakikisha watu wanaona na kufanya tu kile wanachopaswa: ingia kama msafishaji na ujaribu kufungua kazi ya msafishaji mwingine kwa URL.

Hatua ya 3: Fanya bodi ihisi sahihi

Kuburuta-na-kuachia kwenye bodi ya kanban kunahitaji umakini: kadi zibaki pale ulipoziachia baada ya kuburudisha, mpangilio ndani ya safu udumu, na ifanye kazi kwa kugusa kwenye simu na tablet. Jaribu na kazi 50 au zaidi ili uone inavyofanya kazi kwa wingi halisi, si kadi tano za mfano tu.

Hatua ya 4: Ongeza maoni, faili na shughuli

Maoni yanaweka mazungumzo kwenye kazi badala ya programu za gumzo. Kumbukumbu ya shughuli (“Sam amehamisha hii kwenda Ukaguzi, saa 9:14 alasiri”) inajibu maswali mengi ya “nini kimetokea?”. Upakiaji wa faili unahitaji hifadhi na kikomo cha ukubwa.

Hatua ya 5: Ongeza arifa

Anza na barua pepe kwa kazi zilizopewa na ukumbusho wa kazi inayotakiwa kesho. Jinsi ya kutuma barua pepe kutoka kwenye programu yako inashughulikia watoa huduma na usanidi.

Hatua ya 6: Hamisha kazi halisi taratibu

Endesha mradi mmoja au timu moja juu yake kwa wiki kadhaa. Weka zana ya zamani ikiwa ya kusoma tu badala ya kuifuta mpaka watu waiamini mpya.

Makosa ya kawaida

• Kujenga upya zana ya jumla kipengele kwa kipengele. Ukiongeza chati za Gantt, ufuatiliaji wa muda na nyaraka, unashindana na bidhaa zilizofanya hayo kwa miaka mingi. Baki umakini kwenye mtiririko wako.
• Hakuna ruhusa. Kwenye programu ya timu, mtu kufuta kazi ya mwingine kutatokea mapema kuliko unavyofikiri. Ongeza hatua ya uthibitisho na ufutaji laini.
• Kusahau saa za eneo kwenye tarehe za mwisho. “Inatakiwa Ijumaa” inapaswa kumaanisha Ijumaa mahali mtu alipo.
• Arifa nyingi mno. Watu wanazipuuza zote. Anza na chache, na wacha watu wachague.
• Kutohifadhi mpangilio. Bodi inayopanga upya kadi kila unapoburudisha haifai kutumika.
• Kupima kwenye kompyuta ya mezani tu. Masasisho mengi ya kazi hufanyika kwenye simu.

Wakati bidhaa iliyotengenezwa tayari ni chaguo bora

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp na nyinginezo nyingi zimekomaa na zimejaribiwa vizuri, zikiwa na programu za simu, uunganishaji na, katika baadhi ya zana, usaidizi wa nje ya mtandao ambao ungechukua muda mrefu kuujenga wewe mwenyewe. Itumie pale:

• Kazi yako ni ya maarifa ya jumla: miradi, tarehe za mwisho, mgawo
• Unahitaji programu asili za simu zenye usaidizi wa nje ya mtandao
• Unataka uunganishaji na zana nyingine kadhaa siku ya kwanza
• Hakuna mtu kwenye timu anayetaka kumiliki kipande cha programu

Jenga yako mwenyewe pale mtiririko wa kazi ndio bidhaa yenyewe, pale kazi lazima ziunganike na data yako mwenyewe, au pale zana unayoihitaji ni sehemu ndogo ya bidhaa kubwa inayouzwa kwa kila kiti. Programu nyingi maalumu za kazi kwa kweli ni zana za ndani zenye bodi juu yake.

Kuijenga na Mythex

Mythex ni kijenzi cha programu cha AI: unaeleza mtiririko wako wa kazi, nayo inajenga bodi, orodha na fomu kwenye onyesho la moja kwa moja, ikiongeza database ya mradi kwa kazi na maoni, na hifadhi ya faili kwa viambatisho na picha. Tumia hali ya Mpango kwanza ukitaka kukubaliana kuhusu hali na majukumu kabla ya msimbo wowote kuandikwa, na vituo vya ukaguzi vinakuwezesha kurudisha nyuma mabadiliko yanayoenda vibaya. Jambo moja la kujua: akaunti na washirikishi wa Mythex ni kwa ajili ya watu wanaojenga programu. Watu wanaotumia programu yako ya kazi wanahitaji kuingia kwao wenyewe, ambako unaongeza kwa maktaba ya uthibitishaji au mtoa huduma unayemchagua; tazama jinsi ya kuongeza kuingia kwenye programu yako na nyaraka kuhusu kuongeza uthibitishaji na kujenga programu ya CRUD.

Kuanza kutoka maagizo ya kwanza yaliyoandikwa, jaribu kiolezo cha bodi ya kanban ya timu au kiolezo cha bodi ya sprint ya agile.

Maswali