چطور اپ مدیریت وظایف بسازیم: فهرست کارها، کانبان و تیم‌ها

برای ساخت یک اپ مدیریت وظایف، با وظیفه‌ای شروع کنید که عنوان، وضعیت، مسئول و موعد دارد؛ وظیفه‌ها را در پروژه گروه‌بندی کنید و به افراد یک نمای خوب از آن‌ها بدهید: فهرست، یا برد کانبان با ستون برای هر وضعیت. ورود اضافه کنید تا هر نفر کار خودش را ببیند، سپس نظر و اعلان. یک سازنده اپ با هوش مصنوعی می‌تواند این را در یک نشست از روی توضیح بسازد. سؤال سخت‌تر این است که آیا باید بسازید: ابزارهای عمومی وظیفه بالغ و ارزان‌اند، پس یک اپ سفارشی وقتی ارزشش را دارد که کار شما شکلی داشته باشد که آن‌ها جور نمی‌آیند.

کی ساختن اپ خودتان منطقی است؟

اول صادق باشید، چون پاسخ اغلب «از یک ابزار موجود استفاده کنید» است. اپ وظایف سفارشی وقتی ارزش دارد که:

• وظایف شما گردش کار ثابتی دارند. کارهای یک شرکت نظافت به چک‌لیست، عکس قبل و بعد و تأیید مشتری نیاز دارد. وظایف یک کارگزار استخدام تابع مرحله‌های استخدام است. ابزارهای عمومی می‌توانند این را تقریب بزنند، اما دست‌وپاچلفتی است.
• وظایف از داده‌های دیگرتان می‌آیند. یک سفارش جدید، یک تیکت پشتیبانی یا یک بازرسی ناموفق باید خودکار وظیفه بسازد.
• فیلدها و قوانین خاص لازم دارید. «وظیفه بدون عکس نمی‌تواند بسته شود»، «فقط مدیران می‌توانند کارت را به تأییدشده ببرند».
• کسانی که کار را انجام می‌دهند کارمند دفتری نیستند. کارکنان میدانی یا پیمانکاران یک صفحه با کارهای امروز می‌خواهند، نه یک محصول کامل مدیریت پروژه.
• قیمت‌گذاری به ازای هر کاربر آزاردهنده است. کاربران گاه‌به‌گاه روی طرح‌های هر کاربر می‌توانند گران شوند.

اگر هیچ‌کدام از این‌ها صدق نمی‌کند، یک محصول بالغ احتمالاً انتخاب بهتری است. جایگزینی SaaS گران با ابزار خودتان مبادله‌ها را به‌طور کلی توضیح می‌دهد.

اپ به چه چیزهایی نیاز دارد

داده اصلی

برای یک اپ گردش‌کار، فیلدهایی اضافه کنید که کار شما را متفاوت می‌کند: چک‌لیست برای هر وظیفه، مشتری، مکان، عکس‌های الزامی، یک مرحله تأیید.

نماها

یک نما را خوب بسازید پیش از اضافه کردن بقیه. برای تیم، برد کانبان معمولاً بهترین نقطه شروع است؛ برای استفاده شخصی، یک فهرست با بخش‌های «امروز» و «پیش رو».

تصمیم‌هایی که باید پیش از ساختن بگیرید

شخصی یا تیمی

یک اپ کارهای شخصی می‌تواند بسیار ساده باشد: یک کاربر، بدون دسترسی، شاید بدون ورود اگر فقط برای خودتان است. این نقطه شروع خوبی است و شکلش شبیه یک ردیاب عادت است. یک اپ تیمی به حساب کاربری، پروژه‌های مشترک، مسئول‌ها و قوانینی درباره اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند و تغییر دهد نیاز دارد. بیشتر تلاش ساخت آنجاست.

وضعیت‌های ثابت یا سفارشی

وضعیت‌های ثابت (برای انجام، در حال انجام، انجام‌شده) ساخت، گزارش‌گیری و یکدست نگه داشتن ساده‌تری دارند. ستون‌های سفارشی برای هر پروژه انعطاف بیشتری می‌دهند، اما گزارش‌ها را سخت می‌کنند، چون «انجام‌شده» در هر پروژه ممکن است نام دیگری داشته باشد. اگر ستون سفارشی لازم دارید، به هر کدام یک «دسته» پنهان بدهید (شروع‌نشده، فعال، تمام‌شده) تا گزارش‌ها همچنان کار کنند.

به‌روزرسانی زنده یا رفرش

اگر دو نفر یک برد را باز دارند و یکی کارتی را جابه‌جا کند، آیا دیگری باید همان لحظه جابه‌جایی را ببیند؟ به‌روزرسانی زنده خوب به نظر می‌رسد، اما پیچیدگی اضافه می‌کند (یک اتصال بلادرنگ، و مدیریت دو نفری که همزمان یک وظیفه را ویرایش می‌کنند). برای تیم‌های کوچک، رفرش هنگام فوکوس صفحه همراه با زمان واضح «آخرین به‌روزرسانی» معمولاً برای شروع کافی است.

اعلان‌ها

تصمیم بگیرید چه چیزی اعلان می‌سازد، وگرنه مردم همه را خاموش می‌کنند. مجموعه شروع معقول: وظیفه‌ای به شما داده شده، کسی روی وظیفه شما نظر گذاشته، وظیفه‌ای که مالکش هستید فردا موعد دارد. ایمیل ساده‌ترین کانال است؛ یک خلاصه روزانه از یک ایمیل برای هر رویداد مهربان‌تر است.

قدم‌به‌قدم بسازید

گام ۱: گردش کار را توصیف کنید، نه امکانات را

بنویسید یک وظیفه چطور به وجود می‌آید، چه کسانی روی آن کار می‌کنند، از چه مرحله‌هایی می‌گذرد و «انجام شده» یعنی چه. این اولین پرامپت شماست.

یک برد وظیفه برای Brightside Cleaning بسازید، تیمی با ۱۲ نظافتچی و ۲ مدیر. مدیران کار را با مشتری، نشانی، تاریخ، نظافتچی تخصیص‌یافته و یک چک‌لیست انتخاب‌شده از قالب‌ها (نظافت استاندارد، نظافت عمیق، نظافت پایان اجاره) می‌سازند. ستون‌های برد: برنامه‌ریزی‌شده، در حال انجام، نیاز به بازبینی، انجام‌شده. نظافتچی‌ها وارد می‌شوند و فقط کارهای امروز خود را در فهرستی سازگار با گوشی می‌بینند؛ آیتم‌های چک‌لیست را تیک می‌زنند، دست‌کم یک عکس بعد از کار آپلود می‌کنند و روی «پایان» می‌زنند که کار را به «نیاز به بازبینی» می‌برد. فقط مدیران می‌توانند کار را به «انجام شده» ببرند. همه‌چیز را در یک پایگاه‌داده ذخیره کنید. طراحی ساده و واضح با دکمه‌های بزرگ.

گام ۲: حلقه اصلی را درست کنید

یک وظیفه بسازید، به کسی بدهید، از همه مرحله‌ها عبور دهید، تمامش کنید. این کار را به‌عنوان هر نوع کاربر انجام دهید. بررسی کنید افراد فقط همان چیزهایی را ببینند و انجام دهند که باید: با حساب یک نظافتچی سعی کنید کار نظافتچی دیگری را از طریق نشانی باز کنید.

گام ۳: برد را حس خوبی بدهید

کشیدن و رها کردن در برد کانبان دقت می‌خواهد: کارت‌ها باید بعد از رفرش همان جایی بمانند که رهایشان کرده‌اید، ترتیب درون ستون باید ماندگار باشد، و باید با لمس روی گوشی و تبلت کار کند. با ۵۰ وظیفه یا بیشتر آزمایش کنید تا ببینید در حجم واقعی چطور رفتار می‌کند، نه فقط با پنج کارت نمونه.

گام ۴: نظر، فایل و فعالیت اضافه کنید

نظرها گفتگو را روی وظیفه نگه می‌دارند، نه در اپ‌های چت. یک گزارش فعالیت («سم به بازبینی منتقل کرد، ۳:۱۴ بعدازظهر») بیشتر پرسش‌های «چه شد؟» را جواب می‌دهد. آپلود فایل به ذخیره‌سازی و محدودیت حجم نیاز دارد.

گام ۵: اعلان اضافه کنید

با ایمیل برای تخصیص وظیفه و یادآوری فردای موعد شروع کنید. ارسال ایمیل از اپ ارائه‌دهندگان و راه‌اندازی را پوشش می‌دهد.

گام ۶: کار واقعی را کم‌کم به آن منتقل کنید

یک پروژه یا یک تیم را چند هفته روی آن اجرا کنید. ابزار قدیمی را فقط خواندنی نگه دارید، به‌جای حذف، تا وقتی مردم به ابزار جدید اعتماد کنند.

اشتباهات رایج

• بازسازی یک ابزار عمومی امکان به امکان. اگر نمودار گانت، ردیابی زمان و سند اضافه می‌کنید، با محصولاتی رقابت می‌کنید که سال‌هاست این کار را کرده‌اند. روی گردش کار خودتان تمرکز کنید.
• بدون دسترسی. در یک اپ تیمی، کسی که وظیفه دیگری را حذف کند زودتر از آنچه فکر می‌کنید پیش می‌آید. یک مرحله تأیید و حذف نرم اضافه کنید.
• فراموش کردن منطقه زمانی موعدها. «موعد جمعه» باید جمعه‌ی محل آن شخص باشد.
• اعلان‌های زیاد. مردم همه را نادیده می‌گیرند. با تعداد کم شروع کنید و بگذارید افراد انتخاب کنند.
• ذخیره نکردن ترتیب. بردی که با هر رفرش کارت‌هایش را جابه‌جا کند غیرقابل استفاده است.
• آزمایش فقط روی لپ‌تاپ. بسیاری از به‌روزرسانی‌های وظایف روی گوشی انجام می‌شوند.

کی یک محصول آماده بهتر است؟

Trello، Asana، Todoist، Linear، Notion، ClickUp و بسیاری دیگر بالغ و خوب آزموده شده‌اند، با اپ موبایل، یکپارچگی و در چند مورد پشتیبانی آفلاین که ساختنش خودتان زمان زیادی می‌برد. وقتی این‌ها را استفاده کنید که:

• کار شما کار دانشی عمومی است: پروژه، موعد، واگذاری
• اپ موبایل بومی با پشتیبانی آفلاین لازم دارید
• از روز اول دهها یکپارچگی با ابزارهای دیگر می‌خواهید
• هیچ‌کس در تیم نمی‌خواهد مسئول بخشی از یک نرم‌افزار باشد

خودتان بسازید وقتی گردش کار، محصول است، وقتی وظایف باید به داده‌های خودتان وصل شوند، یا وقتی ابزار لازم بخش کوچکی از یک محصول بزرگ است که به‌ازای هر صندلی قیمت دارد. بسیاری از اپ‌های وظیفه سفارشی در واقع ابزارهای داخلی با یک برد روی آن‌ها هستند.

ساخت آن با Mythex

Mythex یک سازنده اپ با هوش مصنوعی است: گردش کار خود را توصیف می‌کنید و برد، فهرست‌ها و فرم‌ها را در پیش‌نمایش زنده می‌سازد، و برای وظیفه‌ها و نظرها یک پایگاه‌داده و برای پیوست‌ها و عکس‌ها ذخیره‌سازی فایل به پروژه اضافه می‌کند. اگر می‌خواهید پیش از نوشتن کد روی وضعیت‌ها و نقش‌ها توافق کنید، از حالت برنامه‌ریزی استفاده کنید؛ نقطه‌های بازگشت هم اجازه می‌دهند تغییری که اشتباه پیش رفته برگردانده شود. یک نکته: حساب‌های Mythex برای کسانی است که اپ را می‌سازند. افرادی که از اپ وظایف شما استفاده می‌کنند باید حساب خودشان را داشته باشند که با یک کتابخانه یا ارائه‌دهنده احراز هویت دلخواهتان اضافه می‌کنید؛ به نحوه افزودن ورود به اپ و دستورالعمل‌های افزودن احراز هویت و ساخت اپ CRUD مراجعه کنید.

برای شروع از یک پرامپت نوشته‌شده، قالب برد کانبان تیمی یا قالب برد اسپرینت چابک را امتحان کنید.

پرسش‌ها