Как да създадете приложение за управление на задачи: списъци, канбан и екипи

За да създадете приложение за управление на задачи, започнете със задача, която има заглавие, статус, отговорник и краен срок, групирайте задачите в проекти и дайте на хората един добър изглед към тях: списък или канбан дъска с колони за всеки статус. Добавете вход, за да вижда всеки собствената си работа, после коментари и известия. Инструмент за създаване на приложения с ИИ може да изгради това по описание за една сесия. По-трудният въпрос е дали трябва да го направите: инструментите за задачи с общо предназначение са зрели и евтини, затова собственото приложение си струва, когато работата ви има форма, която те не пасват.

Кога има смисъл да създадете свое

Бъдете честни по този въпрос първо, защото отговорът често е „използвай съществуващ инструмент“. Собствено приложение за задачи си струва, когато:

• Задачите ви следват фиксиран работен процес. Работите на една фирма за почистване изискват контролен списък, снимки преди и след и подпис от клиента. Задачите на рекрутър следват етап от наемането. Общите инструменти могат да ги имитират, но неудобно.
• Задачите идват от другите ви данни. Нова поръчка, сигнал към поддръжката или неуспешна проверка трябва да създаде задача автоматично.
• Имате нужда от специфични полета и правила. „Задача не може да се затвори без снимка“, „само мениджъри могат да местят карти в Одобрено“.
• Хората, които вършат работата, не са офис служители. Служители на терен или подизпълнители искат един екран с работата за днес, а не цял продукт за управление на проекти.
• Цената на потребител ви отказва. Много периодично ползващи се потребители могат да струват скъпо при планове на потребител.

Ако нито едно от тях не важи, зрял продукт за задачи вероятно е по-добрият избор. Как да замените скъп SaaS със собствен инструмент разглежда компромисите като цяло.

Какво трябва на приложението

Основни данни

За приложение за работен процес добавете полетата, които правят работата ви различна: контролен списък за всяка задача, клиент, локация, задължителни снимки, стъпка за одобрение.

Изгледи

Направете един изглед добре, преди да добавяте други. За екип канбан дъската обикновено е най-полезното начало; за личен ползвател – списък с секции „Днес“ и „Предстоящи“.

Решения преди да започнете

Личен или екипен

Лично приложение за задачи може да е много просто: един потребител, без права, понякога без вход, ако работи само за вас. Това е добър първи проект, подобен по форма на тракер на навици. Екипното приложение изисква акаунти, споделени проекти, отговорници и правила кой какво може да вижда и променя. Там отива най-голямата част от работата.

Фиксирани или персонализирани статуси

Фиксираните статуси (За правене, В процес, Готово) са по-прости за изграждане, отчитане и поддържане на последователност. Персонализираните колони за проект са по-гъвкави, но затрудняват отчетите, защото „Готово“ може да се казва различно във всеки проект. Ако ви трябват персонализирани колони, дайте на всяка скрита „категория“ (не е започнато, активно, приключено), за да работят отчетите.

Промени на живо или презареждане

Ако двама души имат отворена една и съща дъска и единият премести карта, другият трябва ли да я види веднага? Промените на живо са приятни, но добавят сложност (връзка в реално време, справяне с двама души, редактиращи една задача). За малки екипи често е достатъчно да се презарежда при фокус на страницата плюс ясно показано време на „последна промяна“.

Известия

Решете какво задейства известие, иначе хората ще ги изключат всички. Разумен начален набор: получили сте задача, някой е коментирал ваша задача, задача, която притежавате, е с краен срок утре. Имейлът е най-лесният канал; дневно обобщение е по-добре от имейл за всяко събитие.

Изграждане стъпка по стъпка

Стъпка 1: Опишете работния процес, не функциите

Запишете как се появява задача, кой работи по нея, през какви етапи минава и какво означава „готово“. Това е първата ви подкана.

Създай дъска със задачи за Brightside Cleaning, екип от 12 почистващи и 2 мениджъра. Мениджърите създават работни задания с клиент, адрес, дата, назначен почистващ и контролен списък, избран от шаблони (стандартно почистване, основно почистване, край на наем). Колони на дъската: Планирано, В процес, Нужен преглед, Готово. Почистващите влизат и виждат само своите задания за днес, като списък, удобен за телефон; отбелязват точки от контролния списък, качват поне една снимка след работа и натискат „Приключих“, което премества заданието в Нужен преглед. Само мениджърите могат да местят задания в Готово. Запази всичко в база данни. Прост, ясен дизайн с големи бутони.

Стъпка 2: Направете основния цикъл правилен

Създайте задача, назначете я, преместете я през всеки етап, завършете я. Направете го като всеки тип потребител. Проверете дали хората могат да виждат и правят само това, което трябва: влезте като почистващ и опитайте да отворите задание на друг почистващ по URL адрес.

Стъпка 3: Направете дъската да работи добре

Плъзгането и пускането на канбан дъска изисква внимание: картите трябва да остават там, където сте ги пуснали, след презареждане, подредбата в колона трябва да се запазва и трябва да работи със сензор на телефони и таблети. Тествайте с 50 или повече задачи, за да видите как се държи при реален обем, а не само с пет примерни карти.

Стъпка 4: Добавете коментари, файлове и активност

Коментарите пазят дискусията към задачата, вместо в чат приложения. Дневник на активността („Сам премести в Преглед, 15:14“) отговаря на повечето въпроси „какво се случи?“. Качването на файлове изисква хранилище и ограничение на размера.

Стъпка 5: Добавете известия

Започнете с имейл за назначения и напомняния за краен срок утре. Как да изпращате имейли от приложението си разглежда доставчиците и настройката.

Стъпка 6: Пренесете реалната работа постепенно

Пуснете един проект или един екип на нея за няколко седмици. Пазете старият инструмент само за четене, вместо да го изтривате, докато хората не се доверят на новия.

Чести грешки

• Пресъздаване на общ инструмент функция по функция. Ако добавяте диаграми на Гант, отчитане на време и документи, се конкурирате с продукти, които това го правят от години. Останете фокусирани върху работния си процес.
• Без права. В екипно приложение някой ще изтрие нечия задача по-скоро, отколкото очаквате. Добавете стъпка за потвърждение и мек софт изтриване.
• Забравени часови зони при крайни срокове. „Краен срок петък“ трябва да означава петък там, където е човекът.
• Твърде много известия. Хората игнорират всички. Започнете с малко и оставете хората сами да избират.
• Непазене на реда. Дъска, която разбърква картите при всяко презареждане, е неизползваема.
• Тестване само на лаптоп. Много актуализации на задачи се правят от телефони.

Кога по-добър избор е готов продукт

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp и много други са зрели и добре тествани, с мобилни приложения, интеграции и в няколко случая работа офлайн, която би отнела дълго време за изграждане самостоятелно. Използвайте един от тях, когато:

• Работата ви е общата работа със знания: проекти, крайни срокове, назначения
• Имате нужда от собствени мобилни приложения с работа офлайн
• Искате десетки интеграции с други инструменти още на първия ден
• Никой в екипа не иска да поддържа софтуер

Създайте свое, когато работният процес е самият продукт, когато задачите трябва да са свързани с вашите собствени данни или когато инструментът, който ви е нужен, е малка част от голям продукт, таксуван на потребител. Много персонализирани приложения за задачи всъщност са вътрешни инструменти с дъска отгоре.

Създаване с Mythex

Mythex е инструмент за създаване на приложения с ИИ: опишете работния си процес и той изгражда дъската, списъците и формите в жив преглед, като добавя база данни към проекта за задачи и коментари и файлово хранилище за прикачени файлове и снимки. Използвайте режим на план първо, ако искате да се съгласите за статусите и ролите, преди да е написан какъвто и да е код, а контролните точки ви позволяват да върнете назад промяна, която се е объркала. Важно е да знаете: акаунтите и съавторите в Mythex са за хората, които създават приложението. Хората, които ще използват приложението ви за задачи, трябва да имат собствен вход, който добавяте с библиотека или доставчик за автентикация по ваш избор; вижте как да добавите вход към приложението си и документацията за добавяне на автентикация и създаване на CRUD приложение.

За да започнете от написана първа подкана, пробвайте шаблона на екипна канбан дъска или шаблона на спринт дъска.

Въпроси