Cách tạo ứng dụng quản lý công việc: danh sách việc, Kanban và nhóm
Để tạo ứng dụng quản lý công việc, hãy bắt đầu với một tác vụ có tiêu đề, trạng thái, người phụ trách và hạn chót; nhóm các tác vụ thành dự án; và cho mọi người một chế độ xem tốt: danh sách, hoặc bảng Kanban với các cột ứng với từng trạng thái. Thêm đăng nhập để mỗi người chỉ thấy công việc của mình, rồi đến bình luận và thông báo. Một công cụ tạo app bằng AI có thể dựng ứng dụng này từ một mô tả trong một buổi. Câu hỏi khó hơn là liệu bạn có nên làm hay không: các công cụ quản lý công việc đa năng đã trưởng thành và rẻ, nên một ứng dụng tự làm chỉ đáng giá khi công việc của bạn có hình dạng mà chúng không phù hợp.
Khi tự xây dựng có ý nghĩa
Hãy thẳng thắn về điều này trước, vì câu trả lời thường là “hãy dùng công cụ có sẵn”. Ứng dụng quản lý công việc tự làm đáng công khi:
- Công việc của bạn theo một quy trình cố định. Công việc của một công ty dọn dẹp cần một checklist, ảnh trước và sau, và xác nhận của khách hàng. Các tác vụ của một nhà tuyển dụng đi theo từng giai đoạn tuyển dụng. Công cụ đa năng có thể gần đúng, nhưng rất vụng.
- Tác vụ đến từ dữ liệu khác của bạn. Một đơn hàng mới, một yêu cầu hỗ trợ hay một lần kiểm tra thất bại nên tự động tạo ra một tác vụ.
- Bạn cần các trường và quy tắc riêng. “Không thể đóng tác vụ khi chưa có ảnh”, “chỉ quản lý mới được chuyển thẻ sang Đã duyệt”.
- Người làm việc không phải nhân viên văn phòng. Nhân viên hiện trường hay cộng tác viên cần một màn hình duy nhất với công việc trong ngày, không cần một sản phẩm quản lý dự án đầy đủ.
- Giá theo ghế khiến chi phí cao. Nhiều người dùng không thường xuyên có thể làm chi phí trên mỗi ghế tăng nhanh.
Nếu không có điều nào trong số này áp dụng, một sản phẩm quản lý công việc đã trưởng thành có lẽ là lựa chọn tốt hơn. Cách thay thế SaaS đắt tiền bằng công cụ riêng bàn về những đánh đổi nói chung.
Ứng dụng cần những gì
Dữ liệu cốt lõi
| Dữ liệu | Trường chính |
|---|---|
| Tác vụ | Tiêu đề, mô tả, trạng thái, người phụ trách, hạn chót, mức ưu tiên, dự án, vị trí (để sắp xếp), người tạo, thời điểm tạo, thời điểm hoàn thành |
| Dự án hoặc danh sách | Tên, chủ sở hữu, thành viên, lưu trữ |
| Người dùng | Tên, email, vai trò |
| Bình luận | Tác vụ, tác giả, nội dung, thời gian |
| Tệp đính kèm | Tác vụ, tệp, người tải lên |
| Hoạt động | Tác vụ, điều gì đã thay đổi, ai, khi nào |
Với ứng dụng theo quy trình, hãy thêm các trường làm nên sự khác biệt của công việc bạn: danh sách kiểm tra cho mỗi tác vụ, khách hàng, địa điểm, ảnh bắt buộc, bước phê duyệt.
Các chế độ xem
| Chế độ xem | Phù hợp nhất cho |
|---|---|
| Danh sách | Việc cá nhân, sắp xếp và lọc theo hạn chót hoặc mức ưu tiên |
| Bảng Kanban | Công việc đi qua các giai đoạn (Cần làm, Đang làm, Xem xét, Hoàn thành) |
| Lịch | Công việc theo hạn chót, lập lịch công việc hiện trường |
| “Việc của tôi” hôm nay | Bất kỳ ai chỉ cần biết việc tiếp theo phải làm |
Hãy làm tốt một chế độ xem trước khi thêm các chế độ khác. Với một đội, bảng Kanban thường là điểm khởi đầu hữu ích nhất; với dùng cá nhân, một danh sách với các mục “Hôm nay” và “Sắp tới” là đủ.
Các quyết định trước khi xây dựng
Cá nhân hay nhóm
Ứng dụng to-do cá nhân có thể rất đơn giản: một người dùng, không phân quyền, thậm chí không cần đăng nhập nếu chỉ dùng cho bạn. Đây là dự án đầu tay tốt, có hình dạng tương tự ứng dụng theo dõi thói quen. Ứng dụng nhóm cần tài khoản, dự án dùng chung, người phụ trách, và quy tắc về ai được xem và thay đổi gì. Đó là nơi phần lớn công sức xây dựng đổ vào.
Trạng thái cố định hay tùy chỉnh
Trạng thái cố định (Cần làm, Đang làm, Hoàn thành) đơn giản hơn để xây, báo cáo và giữ nhất quán. Cột tùy chỉnh theo từng dự án linh hoạt hơn nhưng khiến báo cáo khó hơn, vì “Hoàn thành” ở mỗi dự án có thể gọi một tên khác. Nếu bạn cần cột tùy chỉnh, hãy gắn cho mỗi cột một “nhóm” ẩn (chưa bắt đầu, đang hoạt động, đã xong) để báo cáo vẫn chạy được.
Cập nhật trực tiếp hay tải lại
Nếu hai người cùng mở một bảng và một người kéo thẻ, người kia có nên thấy thẻ di chuyển ngay không? Cập nhật trực tiếp tạo cảm giác tốt nhưng thêm độ phức tạp (một kết nối thời gian thực, xử lý hai người cùng sửa một tác vụ). Với đội nhỏ, tự làm mới khi trang được focus cùng thời điểm “cập nhật lần cuối” rõ ràng thường là đủ để bắt đầu.
Thông báo
Hãy quyết định điều gì kích hoạt thông báo, nếu không mọi người sẽ tắt hết. Một bộ khởi đầu hợp lý: bạn được giao một tác vụ, ai đó bình luận trên tác vụ của bạn, một tác vụ bạn sở hữu sẽ đến hạn ngày mai. Email là kênh dễ nhất; một bản tóm tắt hằng ngày dễ chịu hơn một email cho mỗi sự kiện.
Xây dựng từng bước
Bước 1: Mô tả quy trình, không phải tính năng
Hãy viết ra cách một tác vụ được tạo ra, ai làm việc trên đó, các giai đoạn nó đi qua và “hoàn thành” nghĩa là gì. Đó chính là prompt đầu tiên của bạn.
Hãy tạo một bảng công việc cho Brightside Cleaning, một đội gồm 12 nhân viên dọn dẹp và 2 quản lý. Quản lý tạo công việc với khách hàng, địa chỉ, ngày, nhân viên được giao và một checklist chọn từ mẫu (dọn tiêu chuẩn, dọn kỹ, dọn khi trả nhà). Các cột bảng: Đã lên lịch, Đang thực hiện, Cần xem xét, Hoàn thành. Nhân viên đăng nhập và chỉ thấy công việc của họ trong ngày, dưới dạng danh sách thân thiện với điện thoại; họ tick các mục trong checklist, tải lên ít nhất một ảnh sau khi làm, và nhấn “Xong”, công việc sẽ chuyển sang Cần xem xét. Chỉ quản lý mới có thể chuyển công việc sang Hoàn thành. Lưu mọi thứ trong cơ sở dữ liệu. Thiết kế đơn giản, rõ ràng, với nút to.
Bước 2: Làm đúng vòng lặp cốt lõi
Tạo một tác vụ, giao nó, chuyển qua mọi giai đoạn, rồi hoàn thành. Làm việc này với từng loại người dùng. Kiểm tra mọi người chỉ thấy và làm được những gì họ nên làm: đăng nhập như một nhân viên dọn dẹp và thử mở công việc của người khác qua URL.
Bước 3: Làm bảng hoạt động đúng
Kéo-thả trên bảng Kanban cần cẩn thận: thẻ phải ở đúng chỗ bạn thả sau khi tải lại, thứ tự trong cột phải được lưu, và phải hoạt động bằng cảm ứng trên điện thoại và máy tính bảng. Hãy thử với 50 tác vụ trở lên để thấy cách nó hoạt động với khối lượng thực tế, chứ không chỉ năm thẻ mẫu.
Bước 4: Thêm bình luận, tệp và nhật ký hoạt động
Bình luận giữ cuộc thảo luận ở trên tác vụ thay vì trong ứng dụng chat. Nhật ký hoạt động (“Sam chuyển sang Xem xét, 15:14”) trả lời hầu hết các câu hỏi “chuyện gì đã xảy ra?”. Tải tệp lên cần bộ nhớ và giới hạn kích thước.
Bước 5: Thêm thông báo
Bắt đầu với email cho việc được giao và nhắc việc đến hạn ngày mai. Cách gửi email từ app bao gồm các nhà cung cấp và cách thiết lập.
Bước 6: Chuyển công việc thật vào dần dần
Chạy một dự án hoặc một đội trên ứng dụng trong vài tuần. Giữ công cụ cũ ở chế độ chỉ đọc thay vì xóa, cho đến khi mọi người tin tưởng ứng dụng mới.
Lỗi thường gặp
- Xây lại một công cụ đa năng theo từng tính năng. Nếu bạn thêm biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian và tài liệu, bạn đang cạnh tranh với những sản phẩm đã làm việc này nhiều năm. Hãy tập trung vào quy trình của bạn.
- Không có phân quyền. Trong ứng dụng nhóm, việc ai đó xóa tác vụ của người khác sẽ xảy ra sớm hơn bạn nghĩ. Thêm bước xác nhận và xóa mềm.
- Quên múi giờ của hạn chót. “Hạn thứ Sáu” nên nghĩa là thứ Sáu ở nơi người đó đang ở.
- Quá nhiều thông báo. Mọi người sẽ bỏ qua tất cả. Bắt đầu với ít thông báo và để người dùng tự chọn.
- Không lưu thứ tự. Một bảng tự xáo trộn thẻ mỗi lần tải lại là không dùng được.
- Chỉ thử trên laptop. Nhiều cập nhật công việc diễn ra trên điện thoại.
Khi một sản phẩm có sẵn là lựa chọn tốt hơn
Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp và nhiều công cụ khác đã trưởng thành và được kiểm thử kỹ, với ứng dụng di động, tích hợp và trong một số trường hợp còn hỗ trợ ngoại tuyến, những thứ sẽ mất nhiều thời gian để tự xây. Hãy dùng một công cụ như vậy khi:
- Công việc của bạn là công việc tri thức tổng quát: dự án, hạn chót, giao việc
- Bạn cần ứng dụng di động gốc với hỗ trợ ngoại tuyến
- Bạn muốn hàng chục tích hợp với các công cụ khác ngay từ ngày đầu
- Không ai trong đội muốn sở hữu một phần mềm
Hãy tự xây khi quy trình chính là sản phẩm, khi tác vụ phải kết nối với dữ liệu riêng của bạn, hoặc khi công cụ bạn cần chỉ là một phần nhỏ của một sản phẩm lớn tính giá theo ghế. Nhiều ứng dụng quản lý công việc tự làm thực chất là công cụ nội bộ với một bảng ở trên.
Xây dựng với Mythex
Mythex là một công cụ tạo app bằng AI: bạn mô tả quy trình, và nó dựng bảng, danh sách và biểu mẫu trong bản xem trước trực tiếp, đồng thời thêm cơ sở dữ liệu cho tác vụ và bình luận, cùng lưu trữ tệp cho tệp đính kèm và ảnh. Dùng chế độ Plan trước nếu bạn muốn thống nhất trạng thái và vai trò trước khi viết code, và các checkpoint cho phép bạn hoàn tác một thay đổi làm hỏng mọi thứ. Lưu ý: tài khoản và cộng tác viên Mythex dành cho những người xây dựng app. Người dùng ứng dụng quản lý công việc của bạn cần tài khoản riêng, bạn thêm vào bằng một thư viện hoặc nhà cung cấp xác thực tùy chọn; xem cách thêm đăng nhập cho app và tài liệu về thêm xác thực và xây dựng ứng dụng CRUD.
Để bắt đầu từ một prompt đầu tiên đã viết sẵn, hãy thử mẫu bảng Kanban cho đội hoặc mẫu bảng sprint agile.
Câu hỏi thường gặp
Ứng dụng quản lý công việc cần những tính năng nào?
Tác vụ có tiêu đề, trạng thái, người phụ trách và hạn chót; cách nhóm tác vụ vào dự án hoặc danh sách; ít nhất một chế độ xem như danh sách hoặc bảng Kanban; và tìm kiếm. Bình luận, thông báo, tác vụ lặp lại và lịch là các bước tiếp theo phổ biến.
Bảng Kanban lưu thứ tự các thẻ như thế nào?
Mỗi tác vụ lưu trạng thái (nó nằm ở cột nào) và một số vị trí trong cột đó. Khi kéo thẻ, cả hai giá trị được cập nhật, và bảng sắp xếp thẻ theo vị trí khi tải.
Có đáng để tự làm ứng dụng to-do khi đã có Trello và Todoist không?
Với việc theo dõi công việc thông thường thì thường là không: các sản phẩm đó đã trưởng thành và giá rẻ. Tự làm chỉ có ý nghĩa khi quy trình làm việc của bạn đặc thù, cần dữ liệu từ các hệ thống khác, hoặc cần trường và quy tắc mà công cụ tổng quát không cung cấp.
Nhiều người có thể dùng cùng lúc một ứng dụng quản lý công việc tôi tự làm không?
Có, nếu ứng dụng lưu tác vụ trong một cơ sở dữ liệu dùng chung và có tài khoản người dùng. Hãy quyết định sớm xem mọi người nên thấy thay đổi của nhau ngay lập tức hay sau khi tải lại, vì cập nhật trực tiếp tốn thêm công sức.