Kā izveidot uzdevumu pārvaldības lietotni: uzdevumu saraksti, kanban un komandas

Lai izveidotu uzdevumu pārvaldības lietotni, sāciet ar uzdevumu, kuram ir nosaukums, statuss, izpildītājs un termiņš, grupējiet uzdevumus projektos un dodiet cilvēkiem vienu labu skatu: sarakstu vai kanban dēli ar kolonnām katram statusam. Pievienojiet pieteikšanos, lai katrs redzētu savu darbu, un pēc tam komentārus un paziņojumus. MI lietotņu veidotājs to var izveidot pēc apraksta vienā sēdē. Grūtākais jautājums ir, vai to vajadzētu darīt: vispārīgi uzdevumu rīki ir nobrieduši un lēti, tāpēc pielāgots rīks ir vērts, kad jūsu darbam ir forma, kuru tie neatbilst.

Kad pašiem veidot ir jēga

Par to vispirms jābūt godīgiem, jo atbilde bieži ir „izmantojiet esošu rīku”. Pielāgotas uzdevumu lietotnes ir vērtīgas, kad:

• Jūsu uzdevumi seko fiksētai darba plūsmai. Tīrīšanas uzņēmuma darbiem vajag kontrolsarakstu, pirms un pēc fotogrāfijām un klienta apstiprinājumu. Vervētāja uzdevumi seko darbā pieņemšanas posmiem. Vispārīgi rīki to var aptuveni atdarināt, bet tas ir neveikli.
• Uzdevumi nāk no jūsu citiem datiem. Jauns pasūtījums, atbalsta pieprasījums vai neizdevusies pārbaude automātiski jāizveido uzdevumu.
• Jums vajag specifiskus laukus un noteikumus. „Uzdevumu nevar slēgt bez foto”, „tikai vadītāji var pārvietot kartītes uz Apstiprināts”.
• Darbu veic nebiroja darbinieki. Lauka darbinieki vai līgumstrādnieki vēlas vienu ekrānu ar šodienas darbiem, nevis pilnu projektu vadības produktu.
• Maksa par vietu traucē. Daudzi reti lietotāji var kļūt dārgi maksas plānos par vietu.

Ja neviens no tiem neattiecas, nobriedis uzdevumu produkts, visticamāk, ir labāka izvēle. Kā aizstāt dārgu SaaS ar savu rīku aptver kompromisus vispārīgi.

Kas lietotnei vajag

Pamatdati

Darba plūsmas lietotnei pievienojiet laukus, kas padara jūsu darbu atšķirīgu: kontrolsarakstu katram uzdevumam, klientu, atrašanās vietu, obligātas fotogrāfijas, apstiprināšanas soli.

Skati

Izveidojiet vienu skatu labi, pirms pievienojat citus. Komandai parasti visnoderīgākais ir kanban dēlis; personiskai lietošanai – saraksts ar sadaļām „Šodien” un „Gaidāmie”.

Lēmumi, kas jāpieņem pirms būvēšanas

Personiska vai komandas

Personisku uzdevumu lietotni var padarīt ļoti vienkāršu: viens lietotājs, nav atļauju, varbūt nav pieteikšanās, ja tā darbojas tikai jums. Tas ir labs pirmais projekts, līdzīgs ieradumu izsekotājam. Komandas lietotnei vajag kontus, kopīgus projektus, izpildītājus un noteikumus par to, kas drīkst ko redzēt un mainīt. Tur aiziet lielākā daļa būvēšanas pūļu.

Fiksēti vai pielāgoti statusi

Fiksēti statusi (Jāveic, Procesā, Pabeigts) ir vienkāršāk būvēt, atskaitīt un uzturēt konsekventus. Pielāgotas kolonnas katram projektam ir elastīgākas, bet apgrūtina atskaites, jo „Pabeigts” katrā projektā var saukties citādi. Ja vajag pielāgotas kolonnas, katrai piešķiriet slēptu kategoriju (nav sākts, aktīvs, pabeigts), lai atskaites joprojām darbotos.

Tiešraides atjauninājumi vai pārlādēšana

Ja divi cilvēki atvērtu to pašu dēli un viens pārvieto kartīti, vai otrs to uzreiz redzētu? Tiešraides atjauninājumi jūtas labi, bet pievieno sarežģītību (reāllaika savienojums, divu cilvēku rediģēta uzdevuma apstrāde). Maziem komandām sākumā bieži pietiek ar atjaunošanu, kad lapa atkal kļūst aktīva, plus skaidrs „pēdējo reizi atjaunināts” laiks.

Paziņojumi

Nolemiet, kas izraisa paziņojumu, citādi cilvēki tos visus izslēgs. Saprātīga sākuma kopa: jums piešķirts uzdevums, kāds komentējis jūsu uzdevumu, uzdevums, kuru jūs īpašat, termiņš rīt. E-pasts ir vieglākais kanāls; dienas kopsavilkums ir laipnāks nekā viens e-pasts katram notikumam.

Būvējiet soli pa solim

1. solis: aprakstiet darba plūsmu, nevis funkcijas

Uzrakstiet, kā uzdevums rodas, kas ar to strādā, kādos posmos tas iet un ko nozīmē „pabeigts”. Tā ir jūsu pirmā uzvedne.

Izveido uzdevumu dēli Brightside Cleaning, 12 tīrītāju un 2 vadītāju komandai. Vadītāji izveido darbus ar klientu, adresi, datumu, piešķirto tīrītāju un kontrolsarakstu, kas izvēlēts no veidnēm (standarta tīrīšana, dziļā tīrīšana, īres beigas). Dēļa kolonnas: Ieplānots, Procesā, Vajag pārskatīt, Pabeigts. Tīrītāji piesakās un redz tikai savus šodienas darbus kā ar tālruni draudzīgu sarakstu; atzīmē kontrolsarakstu punktus, augšupielādē vismaz vienu foto pēc darba un pieskaras „Pabeigts”, kas pārvieto darbu uz Vajag pārskatīt. Tikai vadītāji var pārvietot darbus uz Pabeigts. Saglabājiet visu datubāzē. Vienkāršs, skaidrs dizains ar lieliem pogām.

2. solis: nostipriniet galveno cilpu

Izveidojiet uzdevumu, piešķiriet to, pārvietojiet caur katru posmu, pabeidziet. Dariet to kā katra veida lietotājs. Pārbaudiet, vai cilvēki var redzēt un darīt tikai to, kas viņiem pienākas: pieteikties kā tīrītājs un mēģināt atvērt cita tīrītāja darbu pēc URL.

3. solis: padariet dēli patīkamu

Velkamam kanban dēlim vajag rūpību: kartītēm jāpaliek vietā pēc pārlādēšanas, kārtībai kolonnā jāsaglabājas, un tam jādarbojas ar pieskārienu planšetēm un tālruņiem. Testējiet ar 50 vai vairāk uzdevumiem, lai redzētu, kā tas uzvedas ar reālu apjomu, nevis tikai ar piecām paraugkartītēm.

4. solis: pievienojiet komentārus, failus un aktivitāti

Komentāri notur diskusiju pie uzdevuma, nevis tērzēšanas lietotnēs. Aktivitātes žurnāls („Sams pārvietoja uz Pārskatīšanā, 15:14”) atbild uz vairumu jautājumu „kas notika?”. Failu augšupielādei vajag krātuvi un izmēra ierobežojumu.

5. solis: pievienojiet paziņojumus

Sāciet ar e-pastu par piešķiršanām un atgādinājumiem par rītdienas termiņiem. Kā sūtīt e-pastus no lietotnes apraksta pakalpojumu sniedzējus un iestatīšanu.

6. solis: pakāpeniski pārceliet īstu darbu

Darbiniet ar vienu projektu vai vienu komandu pāris nedēļas. Vecajam rīkam paturiet tikai lasīšanas režīmu, nevis dzēsiet, kamēr cilvēki neuzticas jaunajam.

Biežākās kļūdas

• Vispārīga rīka funkciju pārbūvēšana pa vienai. Ja pievienojat Gantt diagrammas, laika izsekošanu un dokumentus, jūs konkurējat ar produktiem, kas to dara gadiem. Paliekiet pie savas darba plūsmas.
• Nav atļauju. Komandas lietotnē kāds dzēsīs kāda uzdevumu ātrāk, nekā domājat. Pievienojiet apstiprinājuma soli un mīksto dzēšanu.
• Aizmirsti laika joslas termiņiem. „Termiņš piektdiena” nozīmē piektdienu tur, kur atrodas cilvēks.
• Pārāk daudz paziņojumu. Cilvēki ignorē visus. Sāciet ar nedaudziem un ļaujiet izvēlēties.
• Kārtības nesaglabāšana. Dēlis, kas pārkārto kartītes pie katras pārlādēšanas, nav izmantojams.
• Testēšana tikai uz klēpjdatora. Daudzi uzdevumu atjauninājumi notiek tālruņos.

Kad gatavs produkts ir labāka izvēle

Trello, Asana, Todoist, Linear, Notion, ClickUp un daudzi citi ir nobrieduši un labi pārbaudīti, ar mobilajām lietotnēm, integrācijām un dažos gadījumos bezsaistes atbalstu, ko pašam būtu ilgi jāveido. Izmantojiet kādu, kad:

• Jūsu darbs ir vispārīgs zināšanu darbs: projekti, termiņi, piešķiršanas
• Vajag vietējās mobilās lietotnes ar bezsaistes darbu
• Vēlaties desmitiem integrāciju ar citiem rīkiem jau pirmajā dienā
• Neviens komandā negrib uzņemties kāda programmatūras daļas uzturēšanu

Veidojiet savu, kad darba plūsma ir pats produkts, kad uzdevumiem jāsaistās ar jūsu pašu datiem vai kad vajadzīgais rīks ir liela produkta daļa, ko maksā par vietu. Daudzas pielāgotas uzdevumu lietotnes patiesībā ir iekšējie rīki ar dēli virsū.

Būvēšana ar Mythex

Mythex ir MI lietotņu veidotājs: aprakstiet darba plūsmu, un tas izveido dēli, sarakstus un veidlapas tiešraides priekšskatījumā, projektam pievienojot datubāzi uzdevumiem un komentāriem un failu krātuvi pielikumiem un foto. Ja vēlaties saskaņot statusus un lomas pirms koda rakstīšanas, izmantojiet Plāna režīmu; kontrolpunkti ļauj atgriezt izmaiņu, kas izgāžas. Ņemiet vērā: Mythex konti un līdzstrādnieki ir paredzēti cilvēkiem, kas veido lietotni. Cilvēkiem, kas izmanto jūsu uzdevumu lietotni, vajag savu pieteikšanos, ko pievienojat ar autentifikācijas bibliotēku vai pakalpojumu pēc jūsu izvēles; skatiet kā pievienot pieteikšanos lietotnei un dokumentāciju par autentifikācijas pievienošanu un CRUD lietotnes veidošanu.

Lai sāktu no uzrakstītas pirmās uzvednes, izmēģiniet komandas kanban dēļa veidni vai aģilā sprinta dēļa veidni.

Jautājumi