چطور یک ابزار مدیریت پروژه بسازیم: پروژه‌ها، وظایف، بوردها و ددلاین‌ها

یک ابزار مدیریت پروژه به تیم اجازه می‌دهد هر پروژه، وظایف داخل آن، مسئول هر وظیفه، وضعیتش و زمان سررسیدش را ببیند. برای ساختن آن به پروژه و وظیفه در یک پایگاه داده، یک بورد و نمای فهرستی، صفحه‌ی «وظایف من»، نظرها و قوانین روشن درباره‌ی اینکه چه کسی چه چیزی را ببیند و تغییر دهد نیاز دارید. یک ابزار ساخت اپلیکیشن با هوش مصنوعی می‌تواند به سرعت نسخه‌ی اولیه‌ی قابل‌استفاده تولید کند. کار واقعی این است که وسوسه‌ی بازسازی همه‌ی قابلیت‌های یک محصول بزرگ را کنار بگذارید و به‌جایش همان گردش‌کار مشخصی را پیاده کنید که تیمتان واقعاً دنبال می‌کند.

از گردش‌کارتان شروع کنید، نه از فهرست قابلیت‌ها

ابزارهای عمومی انعطاف‌پذیرند چون باید با همه جور کار جور شوند. ابزار اختصاصی شما می‌تواند دقیقاً با یک شیوه‌ی کار هماهنگ باشد. پیش از نوشتن پرامپت، این‌ها را یادداشت کنید:

• پروژه برای شما یعنی چه. یک قرارداد با مشتری، انتشار یک محصول، یک کار ساختمانی، یک کمپین بازاریابی.
• کار از چه مراحلی عبور می‌کند. مثلاً: بریف → در حال انجام → بررسی مشتری → انجام‌شده. این‌ها تبدیل می‌شوند به وضعیت‌ها و ستون‌های بورد.
• هر نفر چه کاری می‌کند. چه کسی پروژه می‌سازد، چه کسی وظیفه تخصیص می‌دهد، چه کسی تأیید می‌کند.
• مردم هر روز به چه چیزی نگاه می‌کنند. معمولاً «کدام کارهای من است و کدام دیرشده».
• مدیران هفتگی به چه چیزی نیاز دارند. پروژه‌های در خطر، کارهای عقب‌افتاده، بار کاری هر نفر.

اگر پاسخ‌هایتان دقیقاً شبیه یک بورد کانبان عمومی است، یک ابزار آماده ممکن است پاسخ بهتری باشد (درباره‌اش پایین‌تر بیشتر گفته می‌شود). اگر شامل مراحلی مثل تأیید نهایی مشتری، چک‌لیست‌های ثابت برای هر نوع پروژه، یا اتصال به کارها و فاکتورهای خودتان باشد، اینجاست که یک ساخت سفارشی ارزشش را نشان می‌دهد.

ابزار به چه چیزهایی نیاز دارد

داده

فیلد موقعیت در وظایف به مردم اجازه می‌دهد کارت‌ها را روی بورد جابه‌جا کنند و ترتیبشان بماند. یک گزارش فعالیت بدون نیاز به پرسیدن، جواب «چه کسی این را دوباره به در حال انجام برگرداند؟» را می‌دهد.

صفحات

• فهرست پروژه‌ها با وضعیت، مسئول، تاریخ سررسید و شمارش وظایف باز و دیرشده.
• صفحه‌ی پروژه با نمای بورد (ستون بر اساس وضعیت) و نمای فهرستی (قابل مرتب‌سازی و فیلتر).
• جزئیات وظیفه به‌صورت پنل کناری یا صفحه: توضیح، مسئول، تاریخ سررسید، نظرها، فایل‌ها.
• وظایف من برای هر نفر، گروه‌بندی‌شده به دیرشده، امروز، این هفته، بعداً.
• نمای کلی برای مدیران: پروژه‌های در خطر، وظایف دیرشده، وظایف هر نفر.

دسترسی‌ها

زود تصمیم بگیرید:

• آیا همه می‌توانند همه‌ی پروژه‌ها را ببینند، یا فقط پروژه‌هایی که عضوشان هستند؟
• چه کسی می‌تواند پروژه بسازد و بایگانی کند؟
• آیا افراد می‌توانند وظایف واگذارشده به دیگران را ویرایش کنند؟
• آیا مشتری‌ها یا پیمانکاران دسترسی می‌گیرند؟ اگر بله، به کدام پروژه‌ها و آیا باید نظرهای داخلی را ببینند؟

دسترسی بیرونی طراحی را خیلی تغییر می‌دهد. اگر مشتری‌ها باید پیشرفت را ببینند، یک نمای فقط‌خواندنی جدا یا یک پورتال مشتری را در نظر بگیرید، به‌جای اینکه آن‌ها را به ابزار داخلی دعوت کنید.

تصمیم‌ها و مصالحه‌ها

وضعیت‌های ثابت یا ستون‌های هر پروژه

وضعیت‌های ثابت در همه‌ی پروژه‌ها گزارش‌گیری را آسان می‌کند («چند وظیفه در بررسی است؟»). ستون‌های سفارشی برای هر پروژه انعطاف بیشتری دارند، اما نمای مشترک بین پروژه‌ها را سخت‌تر می‌کنند. برای یک تیم با یک گردش‌کار، وضعیت‌های ثابت شروع بهتری است.

بورد، فهرست یا تایم‌لاین

بوردها برای جریان کار خوب‌اند، فهرست‌ها برای مرتب‌سازی و ویرایش گروهی، و تایم‌لاین‌ها برای کارهای وابسته به تاریخ. اول بورد و فهرست را بسازید. نمای تایم‌لاین یا گانت (نوارهایی روی تقویم) پیچیدگی زیادی اضافه می‌کند، به‌خصوص با وابستگی بین وظایف. فقط وقتی اضافه کنید که ددلاین‌ها واقعاً کار شما را هدایت می‌کنند.

اعلان‌ها

مردم انتظار دارند وقتی وظیفه‌ای به آن‌ها واگذار می‌شود یا در نظری منشن می‌شوند خبردار شوند. اعلان داخل اپ (یک زنگوله با فهرست) برای شروع ساده‌تر از ایمیل است. ایمیل به یک سرویس ارسال نیاز دارد؛ به راهنمای ارسال ایمیل از اپلیکیشن مراجعه کنید. خلاصه‌های روزانه‌ی وظایف دیرشده به چیزی نیاز دارند که روی زمان‌بندی اجرا شود، پس پیش از قول دادن، ببینید میزبانی‌تان این را چطور مدیریت می‌کند.

به‌روزرسانی لحظه‌ای

دو نفر که به یک بورد نگاه می‌کنند، دیر یا زود داده‌ی قدیمی می‌بینند. برای تیم کوچک، معمولاً بارگذاری دوباره‌ی داده وقتی کسی صفحه را باز می‌کند یا هر چند وقت یک‌بار کافی است. به‌روزرسانی زنده خوب است اما برای نسخه‌ی اول لازم نیست.

یک پرامپت اولیه که کار می‌کند

یک ابزار مدیریت پروژه برای یک آژانس بازاریابی ۱۰ نفره بساز. پروژه‌ها نام، مشتری، مسئول، تاریخ سررسید و وضعیت دارند (برنامه‌ریزی، فعال، متوقف، انجام‌شده). وظایف متعلق به یک پروژه هستند و عنوان، توضیح، واگذارشده به، تاریخ سررسید، اولویت (کم، عادی، زیاد) و وضعیت (برای انجام، در حال انجام، بررسی مشتری، انجام‌شده) دارند. صفحات: فهرست پروژه‌ها با شمارش وظایف باز و دیرشده؛ صفحه‌ی پروژه با بورد کشیدن‌و‌رها‌کردن بر اساس وضعیت و نمای فهرستی قابل مرتب‌سازی؛ پنل کناری وظیفه با نظرها؛ صفحه‌ی وظایف من گروه‌بندی‌شده به دیرشده، امروز، این هفته و بعداً؛ و نمای کلی مدیر از وظایف دیرشده به تفکیک هر نفر. همه‌چیز را در یک پایگاه داده ذخیره کن، یک گزارش فعالیت برای تغییر وضعیت و مسئول نگه دار، و ترتیب کارت‌ها روی بورد را به خاطر بسپار. چیدمان تمیز و فشرده که هم روی لپ‌تاپ و هم روی موبایل کار کند.

وضعیت‌ها، صفحات و چند جزئیات کوچک (گزارش فعالیت، ترتیب کارت‌ها) را مشخص می‌کند که نسخه‌ی نمایشی را از چیزی که تیم بتواند واقعاً استفاده کند جدا می‌کند.

مراحل ساخت

1. پروژه‌ها و وظایف به‌صورت فهرست. ساختن، ویرایش، واگذاری، تعیین تاریخ سررسید. پیش از افزودن هر نمایی، درستی داده را بررسی کنید.
2. نمای بورد. ستون بر اساس وضعیت، کشیدن برای تغییر وضعیت، و ترتیب ذخیره‌شده.
3. پنل وظیفه و نظرها.
4. وظایف من. این صفحه‌ای است که بیشتر مردم هر صبح باز می‌کنند؛ آن را سریع کنید.
5. ورود و عضویت در پروژه. پیش از وارد شدن کار واقعی اضافه کنید.
6. گزارش فعالیت و اعلان داخل اپ برای واگذاری‌ها و منشن‌ها.
7. نمای کلی مدیر. دیرشده‌ها به تفکیک هر نفر، پروژه‌های در خطر.
8. واردکردن پروژه‌های فعلی‌تان از یک صفحه‌گسترده یا خروجی، تا تیم با داده‌ی واقعی شروع کند.
9. با دو نفر همزمان آزمایش کنید. همان کارت را جابه‌جا کنید، همان وظیفه را ویرایش کنید، و بررسی کنید چیزی گم نشود.

اشتباهات رایج

• کپی‌کردن همه‌ی قابلیت‌های یک ابزار بزرگ. زیرِوظیفه‌ها، وابستگی‌ها، فیلدهای سفارشی، اتوماسیون و گانت هر کدام هفته‌ها حالت‌های مرزی اضافه می‌کنند. بدون آن‌ها شروع کنید.
• نبود نمای «وظایف من». مردم برای پیدا کردن کارشان ده بورد را نمی‌گردند.
• اجازه‌ی حذف پروژه به همه. به‌جای حذف، بایگانی کنید و محدود کنید چه کسی این کار را بکند.
• وضعیت‌های متنی آزاد. از فهرست ثابت استفاده کنید، وگرنه گزارش‌ها خراب می‌شوند.
• قاطی‌کردن ثبت زمان. اگر به ساعت نیاز دارید، یک اپ ثبت زمان بسازید یا وصلش کنید و ورودی‌ها را به وظایف لینک دهید.
• راه‌اندازی با داده‌ی خالی. ابزار جدیدِ بی‌داده استفاده نمی‌شود. اول کار فعلی را وارد کنید.

وقتی Trello، Asana یا Jira انتخاب بهتری است

اگر کار تیمتان در یک بورد یا فهرست استاندارد جا می‌شود و بیشتر به چیزی قابل‌اعتماد برای امروز نیاز دارید، یک ابزار جاافتاده سخت شکست می‌خورد. آن‌ها اپ موبایل، یکپارچه‌سازی با ابزارهای چت و تقویم، قوانین اتوماسیون و سال‌ها صیقل دارند. مقایسه‌های ما از Trello و Asana و جایگزین‌های Jira گزینه‌ها را پوشش می‌دهند.

یک ابزار سفارشی وقتی منطقی است که گردش‌کارتان مراحلی دارد که آن ابزارها با آن‌ها ناجور هستند، وقتی پروژه‌ها باید به داده‌ی خودتان (مشتری، کار، موجودی، فاکتور) وصل شوند، وقتی یک صفحه‌ی ساده می‌خواهید به‌جای یک صفحه‌ی قابل‌تنظیم، یا وقتی قیمت هر صندلی در یک تیم بزرگ به هزینه‌ی واقعی تبدیل می‌شود. بسیاری از تیم‌ها هر دو را دارند: یک ابزار عمومی برای کار عمومی و یک ابزار سفارشی کوچک برای یک فرایند تخصصی. اگر فقط دنبال یک بورد کارهای شخصی یا تیم کوچک هستید، راهنمای ساده‌ترِ اپ مدیریت وظایف مناسب‌تر است.

ساختن با Mythex

در Mythex ابزار را در چت توصیف می‌کنید، شکل‌گرفتنش را در یک پیش‌نمایش زنده می‌بینید، و وقتی وظایف باید ذخیره شوند، عامل یک پایگاه داده‌ی اختصاصی Postgres اضافه می‌کند (درخواستش کنید یا /database را تایپ کنید). پیوست فایل روی وظایف از ذخیره‌سازی فایل پروژه (/storage) استفاده می‌کند. ورود تیمی را با رویکرد احراز هویت خودتان اضافه می‌کنید؛ به راهنمای افزودن ورود مراجعه کنید.

حالت برنامه‌ریزی اینجا مفید است: از عامل بخواهید پیش از نوشتن کد، مدل داده و صفحات را برنامه‌ریزی کند، برنامه را بررسی کنید و بعد بسازید. بعد از هر مرحله، /test باعث می‌شود عامل در پیش‌نمایش کلیک کند (پروژه بسازد، وظیفه اضافه کند، آن را روی بورد بکشد) و مشکلات را گزارش دهد. برای نقطه‌ی شروع، قالب‌های بورد کانبان تیمی، بورد اسپرینت چابک یا نقشه‌ی راه محصول را ببینید.

پرسش‌ها