திட்ட மேலாண்மை கருவியை எப்படி உருவாக்குவது: திட்டங்கள், பணிகள், பலகைகள் மற்றும் காலக்கெடுக்கள்

திட்ட மேலாண்மை கருவி, ஒரு குழு ஒவ்வொரு திட்டத்தையும், அதனுள் உள்ள பணிகளையும், ஒவ்வொரு பணிக்கும் யார் பொறுப்பாளர், அதன் நிலை மற்றும் எப்போது முடிக்க வேண்டும் என்பதையும் பார்க்க அனுமதிக்கிறது. ஒன்றை உருவாக்க, தரவுத்தளத்தில் திட்டங்களும் பணிகளும், ஒரு பலகை மற்றும் பட்டியல் காட்சி, "என் பணிகள்" பக்கம், கருத்துகள், யார் பார்க்கலாம் மாற்றலாம் என்பதற்கான தெளிவான விதிகள் தேவை. AI செயலி உருவாக்கி ஒரு பயன்படுத்தக்கூடிய முதல் பதிப்பை விரைவாகத் தர முடியும். உண்மையான வேலை, ஒரு பெரிய தயாரிப்பின் ஒவ்வொரு அம்சத்தையும் மீண்டும் உருவாக்கும் ஆசையை எதிர்த்து, உங்கள் குழு உண்மையில் பின்பற்றும் ஒரே பணிப்பாய்வை குறியாக்குவதுதான்.

அம்சப் பட்டியலிலிருந்து அல்ல, உங்கள் பணிப்பாய்விலிருந்து தொடங்குங்கள்

பொது கருவிகள் அனைவருக்கும் பொருந்த வேண்டியவை என்பதால் நெகிழ்வானவை. உங்கள் சொந்த கருவி ஒரே ஒரு வேலை முறைக்குப் பொருந்த முடியும். ஒரு கோரிக்கையை எழுதுவதற்கு முன், பின்வருவனவற்றை எழுதுங்கள்:

• உங்களுக்கு ஒரு திட்டம் என்றால் என்ன. ஒரு வாடிக்கையாளர் ஈடுபாடு, ஒரு தயாரிப்பு வெளியீடு, ஒரு கட்டுமானப் பணி, ஒரு சந்தைப்படுத்தல் பிரச்சாரம்.
• வேலை கடந்து செல்லும் நிலைகள். உதாரணமாக: சுருக்கம் → நடப்பில் → வாடிக்கையாளர் மதிப்பாய்வு → முடிந்தது. இவை உங்கள் நிலைகளாகவும் பலகை நெடுவரிசைகளாகவும் ஆகும்.
• யார் என்ன செய்கிறார்கள். திட்டங்களை யார் உருவாக்குகிறார், பணிகளை யார் ஒதுக்குகிறார், யார் அங்கீகரிக்கிறார்.
• மக்கள் ஒவ்வொரு நாளும் எதைப் பார்க்கிறார்கள். பொதுவாக "எனக்கு உரியது எது, தாமதமானது எது".
• மேலாளர்களுக்கு வாராந்திரம் என்ன தேவை. ஆபத்தில் உள்ள திட்டங்கள், தாமதமான வேலை, ஒவ்வொருவரின் பணிச்சுமை.

உங்கள் பதில்கள் அப்படியே ஒரு பொதுவான கான்பன் பலகை போல இருந்தால், ஒரு ஆயத்த கருவியே சிறந்த பதிலாக இருக்கலாம் (கீழே மேலும்). வாடிக்கையாளர் ஒப்புதல், ஒவ்வொரு திட்ட வகைக்கும் நிலையான சரிபார்ப்புப் பட்டியல்கள், அல்லது உங்கள் சொந்த வேலைகள் மற்றும் விலைப்பட்டியல்களுடன் இணைப்புகள் போன்ற படிகள் இருந்தால், அங்குதான் தனிப்பயன் உருவாக்கம் பயன் தரும்.

கருவிக்குத் தேவையானவை

தரவு

பணிகளில் உள்ள நிலை புலம், மக்கள் பலகையில் கார்டுகளை இழுத்து நிலைத்த வரிசையை அமைக்க அனுமதிக்கிறது. செயல்பாட்டுப் பதிவு "இதை மீண்டும் நடப்பில் ஏன் நகர்த்தினார்கள்?" என்ற கேள்விக்கு விவாதம் இல்லாமல் பதில் தரும்.

பக்கங்கள்

• திட்டப் பட்டியல் திறந்த மற்றும் தாமதமான பணிகளின் எண்ணிக்கையுடன், நிலை, உரிமையாளர், காலக்கெடுவுடன்.
• திட்டப் பக்கம் பலகை காட்சி (நிலைப்படி நெடுவரிசைகள்) மற்றும் பட்டியல் காட்சியுடன் (வரிசைப்படுத்தக்கூடிய, வடிகட்டக்கூடிய).
• பணி விவரம் ஒரு பக்கப் பலகையாக அல்லது பக்கமாக: விவரம், ஒதுக்கப்பட்டவர், காலக்கெடு, கருத்துகள், கோப்புகள்.
• என் பணிகள் ஒவ்வொருவருக்கும், தாமதம், இன்று, இந்த வாரம், பின்னர் என்று தொகுக்கப்பட்டவை.
• மேலோட்டம் மேலாளர்களுக்கு: ஆபத்தில் உள்ள திட்டங்கள், தாமதமான பணிகள், ஒருவருக்கு எத்தனை பணிகள்.

அனுமதிகள்

ஆரம்பத்திலேயே முடிவு செய்யுங்கள்:

• ஒவ்வொருவரும் ஒவ்வொரு திட்டத்தையும் பார்க்க முடியுமா, அல்லது அவர்கள் உறுப்பினராக உள்ள திட்டங்களை மட்டுமா?
• யார் திட்டங்களை உருவாக்கலாம், காப்பகப்படுத்தலாம்?
• மற்றவருக்கு ஒதுக்கப்பட்ட பணிகளை மக்கள் திருத்தலாமா?
• வாடிக்கையாளர்களோ ஒப்பந்ததாரர்களோ அணுகல் பெறுவார்களா? அப்படியானால், எந்தத் திட்டங்களுக்கு, உள் கருத்துகளைப் பார்க்கலாமா?

வெளி அணுகல் வடிவமைப்பை பெரிதும் மாற்றுகிறது. முன்னேற்றத்தை வாடிக்கையாளர்கள் பார்க்க வேண்டுமென்றால், அவர்களை உள் கருவிக்குள் அழைப்பதற்குப் பதிலாக தனி படிக்க-மட்டும் பார்வை அல்லது வாடிக்கையாளர் போர்ட்டலை பரிசீலியுங்கள்.

முடிவுகளும் சமரசங்களும்

நிலையான நிலைகள் அல்லது திட்டத்துக்குத் திட்டம் நெடுவரிசைகள்

எல்லாத் திட்டங்களுக்கும் நிலையான நிலைகள் அறிக்கையிடலை எளிதாக்குகின்றன ("எத்தனை பணிகள் மதிப்பாய்வில் உள்ளன?"). திட்டத்துக்குத் திட்டம் தனிப்பயன் நெடுவரிசைகள் நெகிழ்வானவை, ஆனால் குறுக்கு-திட்டக் காட்சிகளைக் கடினமாக்குகின்றன. ஒரே பணிப்பாய்வு கொண்ட ஒரு குழுவுக்கு, நிலையான நிலைகளே சிறந்த தொடக்கம்.

பலகை, பட்டியல், அல்லது காலவரிசை

பலகைகள் ஓட்டத்துக்கு நல்லவை, பட்டியல்கள் வரிசைப்படுத்தலுக்கும் மொத்தத் திருத்தங்களுக்கும், காலவரிசைகள் தேதி-சார்ந்த வேலைக்கும். முதலில் பலகையையும் பட்டியலையும் உருவாக்குங்கள். காலவரிசை அல்லது Gantt காட்சி (காலெண்டர் முழுவதும் பட்டைகள்) நிறைய சிக்கலைச் சேர்க்கிறது, குறிப்பாக பணிகளுக்கு இடையிலான சார்புகளுடன். காலக்கெடுக்களே உங்கள் வேலையை இயக்கினால் மட்டுமே சேருங்கள்.

அறிவிப்புகள்

ஒரு பணி ஒதுக்கப்படும்போதோ ஒரு கருத்தில் குறிப்பிடப்படும்போதோ மக்கள் தெரிந்துகொள்ள எதிர்பார்க்கிறார்கள். பயன்பாட்டுக்குள் அறிவிப்புகள் (மணியும் பட்டியலும்) மின்னஞ்சலை விட தொடக்கத்தில் எளிது. மின்னஞ்சலுக்கு அனுப்பும் வழங்குநர் தேவை; பயன்பாட்டிலிருந்து மின்னஞ்சல் அனுப்புவது எப்படி பாருங்கள். தாமதமான பணிகளின் தினசரி சுருக்கங்களுக்கு, அட்டவணைப்படி இயங்கும் ஒன்று தேவை; அதை உறுதியளிக்கும் முன் உங்கள் ஹோஸ்டிங் அதை எப்படிக் கையாளுகிறது என்று சரிபாருங்கள்.

நேரடி புதுப்பிப்புகள்

ஒரே பலகையை இரண்டு பேர் பார்த்தால், ஒருவர் பழைய தரவைப் பார்ப்பார். ஒரு சிறிய குழுவுக்கு, ஒரு பக்கத்தை யாராவது திறக்கும்போதோ அவ்வப்போதோ தரவைப் புதுப்பிப்பது பொதுவாக போதுமானது. நேரடி புதுப்பிப்புகள் நன்றாக இருந்தாலும், முதல் பதிப்புக்கு அவை தேவையில்லை.

ஒரு வேலை செய்யும் முதல் கட்டளை

10 பேர் கொண்ட ஒரு சந்தைப்படுத்தல் நிறுவனத்துக்கான ஒரு திட்ட மேலாண்மை கருவியை உருவாக்கவும். திட்டங்களுக்கு பெயர், வாடிக்கையாளர், உரிமையாளர், காலக்கெடு மற்றும் நிலை (திட்டமிடல், நடப்பில், நிறுத்தப்பட்டது, முடிந்தது) இருக்கும். பணிகள் ஒரு திட்டத்தைச் சேர்ந்தவை, அவற்றுக்கு தலைப்பு, விவரம், ஒதுக்கப்பட்டவர், காலக்கெடு, முன்னுரிமை (குறைவு, சாதாரணம், அதிகம்) மற்றும் நிலை (செய்ய வேண்டியவை, நடப்பில், வாடிக்கையாளர் மதிப்பாய்வு, முடிந்தது) இருக்கும். பக்கங்கள்: திறந்த மற்றும் தாமதமான பணி எண்ணிக்கை காட்டும் திட்டப் பட்டியல்; நிலைப்படி இழுத்து விடக்கூடிய பலகையும் வரிசைப்படுத்தக்கூடிய பட்டியல் காட்சியும் கொண்ட திட்டப் பக்கம்; கருத்துகளுடன் பணி பக்கப் பலகை; தாமதம், இன்று, இந்த வாரம், பின்னர் என்று தொகுக்கப்பட்ட "என் பணிகள்" பக்கம்; ஒருவருக்கு தாமதமான பணிகளைக் காட்டும் மேலாளர் மேலோட்டம். எல்லாவற்றையும் ஒரு தரவுத்தளத்தில் சேமிக்கவும், நிலை மற்றும் பொறுப்பாளர் மாற்றங்களின் செயல்பாட்டுப் பதிவை வைத்திருக்கவும், பலகையில் கார்டுகளின் வரிசையை நினைவில் வைக்கவும். லேப்டாப்பிலும் கைபேசியிலும் வேலை செய்யும் சுத்தமான, அடர்த்தியான அமைப்பு.

இது நிலைகள், பக்கங்கள் மற்றும் ஒரு டெமோவையும் குழு பயன்படுத்தக்கூடிய ஒன்றையும் பிரிக்கும் சில விவரங்களை (செயல்பாட்டுப் பதிவு, கார்டு வரிசை) குறிப்பிடுகிறது.

படிப்படியாக உருவாக்குங்கள்

1. திட்டங்களும் பணிகளும் பட்டியல்களாக. உருவாக்குங்கள், திருத்துங்கள், ஒதுக்குங்கள், காலக்கெடு அமையுங்கள். எந்தக் காட்சியையும் சேர்ப்பதற்கு முன் தரவு சரியா என்று பாருங்கள்.
2. பலகை காட்சி. நிலைப்படி நெடுவரிசைகள், நிலையை மாற்ற இழுத்தல், நினைவில் வைக்கப்பட்ட வரிசை.
3. பணிப் பலகையும் கருத்துகளும்.
4. என் பணிகள். மக்கள் ஒவ்வொரு காலையும் திறக்கும் பக்கம் இதுதான்; இதை வேகமாக்குங்கள்.
5. உள்நுழைவும் திட்ட உறுப்பினர் நிலையும். உண்மையான வேலை உள்ளே வருவதற்கு முன் சேருங்கள்.
6. செயல்பாட்டுப் பதிவும் பயன்பாட்டு அறிவிப்புகளும் ஒதுக்கீடுகளுக்கும் குறிப்பிடுதல்களுக்கும்.
7. மேலாளர் மேலோட்டம். நபருக்கு தாமதம், ஆபத்தில் உள்ள திட்டங்கள்.
8. உங்கள் தற்போதைய திட்டங்களை இறக்குமதி செய்யுங்கள் விரிதாள் அல்லது ஏற்றுமதியிலிருந்து, குழு உண்மையான தரவுடன் தொடங்கட்டும்.
9. ஒரே நேரத்தில் இரண்டு பேருடன் சோதியுங்கள். ஒரே கார்டை நகர்த்துங்கள், ஒரே பணியைத் திருத்துங்கள், எதுவும் தொலையவில்லை என்று சரிபாருங்கள்.

பொதுவான தவறுகள்

• பெரிய கருவியின் ஒவ்வொரு அம்சத்தையும் நகலெடுப்பது. துணைப்பணிகள், சார்புகள், தனிப்பயன் புலங்கள், தானியக்கங்கள், Gantt விளக்கப்படங்கள் ஒவ்வொன்றும் வாரங்கள் அளவு விளிம்பு நிலைகளைச் சேர்க்கும். அவை இல்லாமல் தொடங்குங்கள்.
• "என் பணிகள்" காட்சி இல்லாதது. பத்து பலகைகளில் தங்கள் வேலையைத் தேடுவதை மக்கள் விரும்ப மாட்டார்கள்.
• யாரும் திட்டங்களை நீக்கலாம் என்று விடுவது. நீக்குவதற்குப் பதிலாக காப்பகப்படுத்துங்கள், யார் செய்யலாம் என்பதைக் கட்டுப்படுத்துங்கள்.
• இலவச உரை நிலைகள். நிலையான பட்டியலைப் பயன்படுத்துங்கள், இல்லையென்றால் அறிக்கைகள் தவறாகிவிடும்.
• நேரக் கண்காணிப்பை இணைப்பது. உங்களுக்கு மணி நேரங்கள் தேவைப்பட்டால், ஒரு நேரக் கண்காணிப்பு செயலியை உருவாக்குங்கள் அல்லது இணைத்து, பதிவுகளை பணிகளுடன் இணையுங்கள்.
• வெறுமையாகத் தொடங்குவது. தரவு இல்லாத புதிய கருவியை யாரும் பயன்படுத்த மாட்டார்கள். முதலில் தற்போதைய வேலையை இறக்குமதி செய்யுங்கள்.

Trello, Asana அல்லது Jira சிறந்த தேர்வாக இருக்கும்போது

உங்கள் குழுவின் வேலை ஒரு நிலையான பலகை அல்லது பட்டியலுக்குப் பொருந்தி, இன்றே நம்பகமான ஒன்று உங்களுக்குத் தேவைப்பட்டால், நிறுவப்பட்ட கருவியை வெல்வது கடினம். அவற்றில் கைபேசி செயலிகள், அரட்டை மற்றும் நாட்காட்டிக் கருவிகளுடனான ஒருங்கிணைப்புகள், தானியக்க விதிகள், பல ஆண்டு மெருகு ஆகியவை உள்ளன. Trello மற்றும் Asana மற்றும் Jira மாற்றுகள் ஒப்பீடுகள் விருப்பங்களை விவரிக்கின்றன.

உங்கள் பணிப்பாய்வில் அந்தக் கருவிகள் மோசமாகக் கையாளும் படிகள் இருந்தாலோ, திட்டங்கள் உங்கள் சொந்த தரவுடன் (வாடிக்கையாளர்கள், வேலைகள், இருப்பு, விலைப்பட்டியல்கள்) இணைய வேண்டியிருந்தாலோ, கட்டமைக்கக்கூடிய ஒன்றுக்குப் பதிலாக ஒரு எளிய திரை வேண்டுமென்றாலோ, அல்லது பெரிய குழுவுக்கு ஒருவருக்கு இத்தனை என்ற கட்டணம் உண்மையான செலவாகிவிட்டாலோ தனிப்பயன் கருவி அர்த்தமுள்ளதாகும். பல குழுக்கள் இரண்டையும் செய்கின்றன: பொது வேலைக்கு ஒரு பொதுக் கருவி, ஒரு சிறப்பு செயல்முறைக்கு ஒரு சிறிய தனிப்பயன் கருவி. நீங்கள் தனிப்பட்ட அல்லது சிறிய குழுவுக்கான செய்ய வேண்டியவை பலகை மட்டும் தேடினால், எளிய பணி மேலாண்மை செயலி வழிகாட்டி பொருத்தமானது.

Mythex மூலம் உருவாக்குவது

Mythex-இல் கருவியை அரட்டையில் விவரிக்கிறீர்கள், நேரடி முன்னோட்டத்தில் அது வடிவம் பெறுவதைப் பார்க்கிறீர்கள், பணிகளைச் சேமிக்க வேண்டிய போது முகவர் ஒரு அர்ப்பணிக்கப்பட்ட Postgres தரவுத்தளத்தைச் சேர்க்கிறது (கேட்கலாம் அல்லது /database என தட்டச்சு செய்யலாம்). பணிகளின் கோப்பு இணைப்புகள் திட்டக் கோப்பு சேமிப்பை (/storage) பயன்படுத்துகின்றன. குழு உள்நுழைவை நீங்களே உங்கள் சொந்த அங்கீகார அணுகுமுறையுடன் சேர்க்கிறீர்கள்; உள்நுழைவு சேர்க்கும் செய்முறையைப் பாருங்கள்.

திட்டப் பயன்முறை இங்கே பயனுள்ளது: முகவர் குறியீடு எழுதுவதற்கு முன் தரவு மாதிரியையும் பக்கங்களையும் திட்டமிடச் சொல்லுங்கள், திட்டத்தை மதிப்பாயுங்கள், பின் உருவாக்குங்கள். ஒவ்வொரு நிலைக்கும் பிறகு, /test முகவரை முன்னோட்டத்தில் கிளிக் செய்து சோதித்து (ஒரு திட்டத்தை உருவாக்குதல், ஒரு பணியைச் சேர்த்தல், பலகையில் இழுத்தல்) சிக்கல்களைப் பற்றி அறிக்கை தரச் சொல்லுங்கள். தொடக்கப் புள்ளிக்கு, குழு கான்பன் பலகை, அஜைல் ஸ்பிரிண்ட் பலகை அல்லது தயாரிப்பு சாலை வரைபடம் டெம்ப்ளேட்டுகளைப் பாருங்கள்.

கேள்விகள்