Kako napraviti alat za upravljanje projektima: projekti, zadaci, table i rokovi

Alat za upravljanje projektima omogućava timu da vidi svaki projekat, zadatke unutar njega, ko je odgovoran za svaki zadatak, njegov status i kada je rok. Da biste ga napravili, treba vam projekte i zadatke u bazi podataka, tabla i prikaz liste, stranica „moji zadaci“, komentari i jasna pravila o tome ko šta sme da vidi i menja. AI alat za izradu aplikacija može brzo da napravi upotrebljivu prvu verziju. Pravi posao je odoleti želji da se ponovo naprave sve funkcije velikog proizvoda i umesto toga ugradi jedan tok rada koji vaš tim zaista prati.

Počnite od svog toka rada, a ne od liste funkcija

Opšti alati su fleksibilni jer moraju da odgovaraju svima. Vaš sopstveni alat može da odgovara tačno jednom načinu rada. Pre pisanja prompta zapišite:

Šta je projekat za vas. Angažman za klijenta, izdanje proizvoda, gradilišni posao, marketinška kampanja.
Kroz koje faze rad prolazi. Na primer: Brief → U toku → Pregled klijenta → Završeno. Ovo postaju vaši statusi i kolone table.
Ko šta radi. Ko pravi projekte, ko dodeljuje zadatke, ko odobrava.
Šta ljudi gledaju svakodnevno. Obično „šta je moje i šta kasni“.
Šta menadžeri traže nedeljno. Projekti u riziku, zakasneli poslovi, opterećenje po osobi.

Ako vaši odgovori izgledaju tačno kao generička kanban tabla, gotov alat može biti bolji odgovor (više o tome dole). Ako uključuju korake poput odobrenja klijenta, fiksnih kontrolnih lista po vrsti projekta ili veza sa vašim sopstvenim poslovima i fakturama, tu prilagođena izrada zaista vredi.

Šta alat treba da ima

Podaci

Tabela	Ključna polja
Projekti	Naziv, klijent ili oblast, odgovorna osoba, status, datum početka, rok, arhiviran da/ne
Zadaci	Projekat, naslov, opis, izvršilac, status, prioritet, rok, pozicija (za redosled na tabli)
Komentari	Zadatak, autor, tekst, vreme kreiranja
Ljudi	Ime, imejl, uloga
Prilozi	Zadatak, fajl, ko ga je otpremio — opciono, potrebno je skladište fajlova
Aktivnost	Ko je šta promenio i kada — korisnije nego što mislite

Polje pozicija na zadacima omogućava ljudima da prevlače kartice u redosled koji ostaje. Dnevnik aktivnosti odgovara na pitanje „ko je ovo vratio u U toku?“ bez svađe.

Stranice

Lista projekata sa statusom, odgovornom osobom, rokom i brojem otvorenih i zakasnelih zadataka.
Stranica projekta sa prikazom table (kolone po statusu) i prikazom liste (sortiranje, filtriranje).
Detalji zadatka kao bočni panel ili stranica: opis, izvršilac, rok, komentari, fajlovi.
Moji zadaci za svaku osobu, grupisani na zakasnele, danas, ove nedelje, kasnije.
Pregled za menadžere: projekti u riziku, zakasneli zadaci, zadaci po osobi.

Dozvole

Odlučite rano:

Mogu li svi da vide svaki projekat ili samo projekte čiji su članovi?
Ko može da kreira i arhivira projekte?
Mogu li ljudi da menjaju zadatke dodeljene drugima?
Hoće li klijenti ili izvođači imati pristup? Ako da, kojim projektima, i da li smeju da vide interne komentare?

Spoljašnji pristup dosta menja dizajn. Ako klijenti treba da vide napredak, razmotrite zaseban pregled samo za čitanje ili portal za klijente, umesto da ih pozivate u interni alat.

Odluke i kompromisi

Fiksni statusi ili kolone po projektu

Fiksni statusi za sve projekte olakšavaju izveštavanje („koliko je zadataka u pregledu?“). Prilagođene kolone po projektu su fleksibilnije, ali otežavaju prikaze preko više projekata. Za jedan tim sa jednim tokom rada, fiksni statusi su bolji početak.

Tabla, lista ili vremenska linija

Table su dobre za tok, liste za sortiranje i grupne izmene, vremenske linije za rad vođen datumima. Napravite prvo tablu i listu. Prikaz vremenske linije ili Gantt prikaz (trake kroz kalendar) dodaje mnogo složenosti, naročito uz zavisnosti između zadataka. Dodajte ga samo ako rokovi zaista upravljaju vašim radom.

Obaveštenja

Ljudi očekuju da saznaju kad im je dodeljen zadatak ili kad ih neko pomene u komentaru. Obaveštenja unutar aplikacije (zvonce sa spiskom) su jednostavnija za početak nego imejl. Imejl zahteva servis za slanje; pogledajte kako slati imejlove iz aplikacije. Dnevni pregled zakasnelih zadataka zahteva nešto što radi po rasporedu, pa proverite kako vaš hosting to rešava pre nego što to obećate.

Ažuriranja u realnom vremenu

Dve osobe koje gledaju istu tablu pre ili kasnije vide zastarele podatke. Za mali tim obično je dovoljno osvežiti podatke kad neko otvori stranicu ili povremeno. Ažuriranja uživo su lepa, ali nisu potrebna u prvoj verziji.

Prvi prompt koji radi

Napravi alat za upravljanje projektima za marketinšku agenciju od 10 ljudi. Projekti imaju naziv, klijenta, odgovornu osobu, rok i status (Planiranje, Aktivan, Na čekanju, Završen). Zadaci pripadaju projektu i imaju naslov, opis, izvršioca, rok, prioritet (Nizak, Normalan, Visok) i status (Za uraditi, U toku, Pregled klijenta, Završeno). Stranice: lista projekata koja prikazuje broj otvorenih i zakasnelih zadataka; stranica projekta sa tablom po statusu uz prevlačenje i sortabilnim prikazom liste; bočni panel zadatka sa komentarima; stranica Moji zadaci grupisana na Zakasnelo, Danas, Ove nedelje i Kasnije; i menadžerski pregled zakasnelih zadataka po osobi. Sve čuvaj u bazi podataka, vodi dnevnik aktivnosti promena statusa i izvršioca, i zapamti redosled kartica na tabli. Čist, gust raspored koji radi na laptopu i telefonu.

Prompt navodi statuse, stranice i nekoliko detalja (dnevnik aktivnosti, redosled kartica) koji razdvajaju demo od nečega što tim može da koristi.

Koraci izrade

Projekti i zadaci kao liste. Kreirajte, menjajte, dodeljujte, postavljajte rokove. Proverite da su podaci tačni pre dodavanja bilo kakvih prikaza.
Prikaz table. Kolone po statusu, prevlačenje za promenu statusa, zapamćen redosled.
Panel zadatka i komentari.
Moji zadaci. Ovo je stranica koju će većina ljudi otvarati svakog jutra; neka bude brza.
Prijava i članstvo na projektima. Dodajte pre nego što stigne pravi rad.
Dnevnik aktivnosti i obaveštenja unutar aplikacije za dodele i pominjanja.
Pregled za menadžere. Zakasnelo po osobi, projekti u riziku.
Uvezite trenutne projekte iz tabele ili izvoza, da tim počne sa pravim podacima.
Testirajte sa dve osobe u isto vreme. Pomerite istu karticu, izmenite isti zadatak, proverite da ništa ne nestane.

Česte greške

Kopiranje svake funkcije velikog alata. Podzadaci, zavisnosti, prilagođena polja, automatizacije i Ganttovi dijagrami svaki donose nedelje ivičnih slučajeva. Počnite bez njih.
Nema prikaza „moji zadaci“. Ljudi neće pretraživati deset tabli da nađu svoj posao.
Dozvoljavanje svakome da briše projekte. Arhivirajte umesto brisanja i ograničite ko to sme.
Slobodno tekstualni statusi. Koristite fiksnu listu, ili će izveštaji otkazati.
Mešanje praćenja vremena. Ako su vam potrebni sati, napravite ili povežite aplikaciju za praćenje vremena i vežite unose za zadatke.
Lansiranje bez podataka. Novi alat bez podataka se ne koristi. Prvo uvezite tekući rad.

Kada su Trello, Asana ili Jira bolji izbor

Ako se rad vašeg tima uklapa u standardnu tablu ili listu i uglavnom su vam potrebni pouzdani alati već danas, uspostavljen alat je teško nadmašiti. Dolaze sa mobilnim aplikacijama, integracijama sa alatima za čet i kalendar, pravilima za automatizaciju i godinama doterivanja. Naša poređenja Trella i Asane i alternativa za Jiru pokrivaju opcije.

Prilagođeni alat ima smisla kad vaš tok rada ima korake koje ti alati nezgrapno rešavaju, kad projekti treba da se povežu sa vašim sopstvenim podacima (klijenti, poslovi, zalihe, fakture), kad želite jedan jednostavan ekran umesto konfigurabilnog, ili kad cena po korisniku u velikom timu postaje stvaran trošak. Mnogi timovi rade oboje: opšti alat za opšti rad i mali prilagođeni alat za jedan specijalizovan proces. Ako tražite samo lični ili mali tim za spisak obaveza, jednostavniji vodič za aplikaciju za upravljanje zadacima bolje odgovara.

Izrada sa Mythex-om

U Mythex-u opišete alat u čatu, pratite kako se oblikuje u živom pregledu, a agent dodaje posvećenu Postgres bazu kada zadaci treba da se čuvaju (zatražite je ili ukucajte /database). Prilozi na zadacima koriste skladište fajlova projekta (/storage). Prijavu tima dodajete sa sopstvenim pristupom prijavi; pogledajte recept za dodavanje prijave.

Režim plana je koristan ovde: zamolite agenta da isplanira model podataka i stranice pre nego što napiše kod, pregledajte plan, pa gradite. Posle svake faze, /test navodi agenta da prođe kroz pregled (napravi projekat, dodaj zadatak, prevuci ga preko table) i prijavi probleme. Za polazište pogledajte šablone tabla za tim, tabla za sprintove ili plan proizvoda.

Pitanja

Koja je razlika između aplikacije za zadatke i alata za upravljanje projektima?

Aplikacija za zadatke prati pojedinačne obaveze. Alat za upravljanje projektima grupiše zadatke u projekte sa odgovornim osobama, statusima, rokovima i zajedničkim pregledom, pa tim može da vidi šta je u planu, a šta je zapelo.

Koje funkcije treba da ima prva verzija?

Projekti, zadaci sa odgovornom osobom, statusom i rokom, tabla i prikaz liste, komentari na zadacima i stranica „moji zadaci“. Ganttove dijagrame, zavisnosti, automatizacije i praćenje vremena ostavite za kasnije.

Može li prilagođeni alat za upravljanje projektima da zameni Trello ili Asana?

Za tim sa određenim načinom rada, može i fokusiran prilagođeni alat. Za opšti rad mnogih timova, uspostavljeni alati imaju integracije, mobilne aplikacije i doterivanje koje je teško brzo dostići.

Kako da prilagođeni alat ne postane previše komplikovan?

Gradite ga oko svog stvarnog toka rada, jednu fazu po jednu, i dodajte funkciju tek kad je tim zatraži dvaput. Većina nekorišćenih funkcija u alatima za projekte dodata je na osnovu pretpostavke.