Kuidas luua projektihaldustööriista: projektid, ülesanded, tahvlid ja tähtajad

Projektihaldustööriist võimaldab meeskonnal näha iga projekti, selle sees olevaid ülesandeid, iga ülesande omanikku, staatust ja tähtaega. Selle ehitamiseks vajad projekte ja ülesandeid andmebaasis, tahvli- ja loendivaadet, lehte „minu ülesanded“, kommentaare ning selgeid reegleid, kes mida näeb ja muuta tohib. Tehisintellekti rakenduseehitaja suudab kiiresti valmistada kasutatava esimese versiooni. Tegelik töö on vastu panna soovile kopeerida iga suure toote funktsioon ja selle asemel kodeerida see üks töövoog, mida su meeskond tegelikult järgib.

Alusta oma töövoost, mitte funktsioonide loendist

Üldotstarbelised tööriistad on paindlikud, sest peavad sobima kõigile. Sinu oma tööriist saab sobida täpselt ühe töötamisviisiga. Enne käsu kirjutamist pane kirja:

Mis projekt sinu jaoks on. Kliendiprojekt, tootevabastus, ehitustöö, turunduskampaania.
Etapid, mida töö läbib. Näiteks: Lähteülesanne → Töös → Kliendi ülevaatus → Valmis. Need saavad sinu staatusteks ja tahvli veergudeks.
Kes mida teeb. Kes loob projekte, kes määrab ülesandeid, kes kinnitab.
Mida inimesed igapäevaselt vaatavad. Tavaliselt „mis on minu oma ja mis on hilines“.
Mida juhid vajavad nädalati. Projektid riskis, tähtaja ületanud töö, koormus inimese kohta.

Kui su vastused näevad välja täpselt nagu üldine kanban-tahvel, võib valmis tööriist olla parem vastus (sellest hiljem). Kui need sisaldavad samme nagu kliendi heakskiit, kindlad kontrollnimekirjad projektitüübi kohta või seoseid oma tööde ja arvetega, siis sellest on kohandatud ehitusel kasu.

Mida tööriist vajab

Andmed

Tabel	Põhiväljad
Projektid	Nimi, klient või valdkond, omanik, staatus, alguskuupäev, tähtaeg, arhiveeritud jah/ei
Ülesanded	Projekt, pealkiri, kirjeldus, täitja, staatus, prioriteet, tähtaeg, positsioon (tahvli järjestuse jaoks)
Kommentaarid	Ülesanne, autor, tekst, loomise aeg
Inimesed	Nimi, e-post, roll
Manused	Ülesanne, fail, üleslaadija – valikuline, vajab failisalvestust
Tegevuslogi	Kes mida ja millal muutis – läheb kasuks varem kui arvad

Ülesannete positsiooni väli laseb inimestel lohistada kaarte järjekorda, mis jääb paigale. Tegevuslogi vastab küsimusele „kes tõi selle tagasi töös olevasse?“ ilma vaidlusteta.

Lehed

Projektide loend staatuse, omaniku, tähtaja ja avatud ning tähtaja ületanud ülesannete arvuga.
Projektileht tahvlivaatega (veerud staatuse järgi) ja loendivaatega (sorteeritav, filtreeritav).
Ülesande detail külgpaneelina või lehena: kirjeldus, täitja, tähtaeg, kommentaarid, failid.
Minu ülesanded igale inimesele, rühmitatud: tähtaeg ületatud, täna, sel nädalal, hiljem.
Ülevaade juhtidele: projektid riskis, tähtaja ületanud ülesanded, ülesanded inimese kohta.

Õigused

Otsusta varakult:

Kas kõik näevad iga projekti või ainult projekte, mille liikmed nad on?
Kes saab projekte luua ja arhiveerida?
Kas inimesed saavad muuta teistele määratud ülesandeid?
Kas klientidel või töövõtjatel on juurdepääs? Kui jah, mis projektidele ja kas nad näevad sisemisi kommentaare?

Välised juurdepääsud muudavad disaini palju. Kui kliendid peavad näima edenemist, kaalu eraldi ainult lugemisvaadet või kliendiportaali, selle asemel et kutsuda neid sisemisse tööriista.

Otsused ja kompromissid

Fikseeritud staatused või projektipõhised veerud

Fikseeritud staatused kõigis projektides muudavad aruandluse lihtsaks („mitu ülesannet on ülevaatuses?“). Projektipõhised kohandatud veerud on paindlikumad, kuid raskendavad projektidevahelisi vaateid. Ühele meeskonnale ühe töövooga on fikseeritud staatused parem algus.

Tahvel, loend või ajajoon

Tahvlid sobivad voo jälgimiseks, loendid sorteerimiseks ja massmuudatusteks, ajajooned kuupäevajuhitud töö jaoks. Ehita esmalt tahvel ja loend. Ajajoon või Gantti vaade (ribad üle kalendri) lisab palju keerukust, eriti ülesannete vaheliste sõltuvuste korral. Lisa see ainult siis, kui tähtajad tegelikult sinu tööd juhivad.

Teavitused

Inimesed eeldavad, et kuulevad, kui neile ülesanne määratakse või neid kommentaaris mainitakse. Rakendusesisesed teavitused (kell nimekirjaga) on alguses lihtsamad kui e-post. E-post vajab saatmisteenust; vaata kuidas saata rakendusest e-kirju. Tähtajale jäänud ülesannete päevakokkuvõtted vajavad ajastatud tööd, nii et kontrolli enne lubamist, kuidas sinu hosting seda käsitleb.

Reaalajas uuendused

Kaks inimest, kes vaatavad sama tahvlit, näevad lõpuks vanu andmeid. Väikese meeskonna jaoks piisab tavaliselt andmete värskendamisest lehe avamisel või aeg-ajalt. Reaalajas uuendused on mõnusad, kuid esimese versiooni jaoks mitte vajalikud.

Esimene käsk, mis töötab

Ehita projektihaldustööriist 10-liikmelisele turundusagentuurile. Projektidel on nimi, klient, omanik, tähtaeg ja staatus (Planeerimine, Aktiivne, Ootel, Valmis). Ülesanded kuuluvad projekti ja neil on pealkiri, kirjeldus, täitja, tähtaeg, prioriteet (Madal, Tavaline, Kõrge) ja staatus (Teha, Töös, Kliendi ülevaatus, Valmis). Lehed: projektide loend, mis näitab avatud ja tähtaja ületanud ülesannete arvu; projektileht lohistatava tahvliga staatuse järgi ja sorteeritava loendivaatega; ülesande külgpaneel kommentaaridega; lehekülg „Minu ülesanded“, rühmitatud Tähtaeg ületatud, Täna, Sel nädalal ja Hiljem; ning juhi ülevaade tähtaja ületanud ülesannetest inimese kaupa. Salvesta kõik andmebaasi, hoia tegevuslogi staatuse ja täitja muudatuste kohta ning jäta meelde kaartide järjekord tahvlil. Puhas, tihe paigutus, mis töötab sülearvutil ja telefonis.

Kirjeldus nimetab staatused, lehed ja mõned üksikasjad (tegevuslogi, kaartide järjekord), mis eristavad demot kasutatavast meeskonnatööriistast.

Ehita samm-sammult

Projektid ja ülesanded nimekirjadena. Loo, muuda, määra, sea tähtajad. Kontrolli, et andmed on õiged, enne kui lisad vaateid.
Tahvlivaade. Veerud staatuse järgi, lohistamine staatuse muutmiseks, meeldejääv järjekord.
Ülesande paneel ja kommentaarid.
Minu ülesanded. See on leht, mida enamik inimesi avab igal hommikul; tee see kiireks.
Sisselogimine ja projektiliikmelisus. Lisa enne, kui päris töö sisse läheb.
Tegevuslogi ja rakendusesisesed teavitused määramiste ja mainimiste jaoks.
Juhi ülevaade. Tähtaja ületanud inimese kaupa, projektid riskis.
Impordi oma praegused projektid tabelist või ekspordist, et meeskond alustaks päris andmetega.
Testi kahe inimesega korraga. Liiguta sama kaarti, muuda sama ülesannet ja kontrolli, et midagi ei kaoks.

Levinud vead

Iga suure tööriista funktsiooni kopeerimine. Alamülesanded, sõltuvused, kohandatud väljad, automatiseerimised ja Gantti diagrammid tekitavad igaüks nädalaid servajuhtumeid. Alusta ilma nendeta.
Puuduv vaade „minu ülesanded“. Inimesed ei kaevu kümne tahvli vahel oma töid otsima.
Kõigi lubamine projekte kustutada. Arhiveeri kustutamise asemel ja piira, kes seda teha saab.
Vabateksti staatused. Kasuta fikseeritud loendit, muidu aruanded lagunevad.
Ajaarvestuse segamine sisse. Kui vajad tunde, ehita või ühenda ajaarvestuse rakendus ja seo kirjed ülesannetega.
Tühjalt käivitamine. Uus tööriist ilma andmeteta ei kasutata. Impordi kõigepealt praegune töö.

Millal on Trello, Asana või Jira parem valik

Kui su meeskonna töö sobib standardse tahvli või loendiga ja vajad peamiselt midagi usaldusväärset juba täna, on väljakujunenud tööriista raske ületada. Neil on mobiilirakendused, integratsioonid vestlus- ja kalendritööriistadega, automatiseerimisreeglid ja aastate viimistlus. Meie võrdlused Trello ja Asana ning Jira alternatiivide kohta katavad valikud.

Kohandatud tööriist on mõttekas, kui su töövoos on samme, mida need tööriistad käsitlevad kohmakalt, kui projektid peavad ühenduma sinu enda andmetega (kliendid, tööd, laod, arved), kui tahad ühte lihtsat ekraani konfigureeritava asemel või kui inimeste arvu järgi tasustamine suure meeskonna puhul muutub tegelikuks kuluks. Paljud meeskonnad teevad mõlemat: üldotstarbeline tööriist üldiseks tööks ja väike kohandatud tööriist ühe spetsialiseeritud protsessi jaoks. Kui otsid ainult isiklikku või väikese meeskonna tegemiste tahvlit, sobib paremini lihtsam ülesannete haldamise rakenduse juhend.

Ehitamine Mythexiga

Mythexis kirjeldad tööriista vestluses, näed selle kujunemist reaalajas eelvaates ning agent lisab spetsiaalse Postgres-andmebaasi, kui ülesanded tuleb salvestada (küsi seda või kirjuta /database). Ülesannete failimanused kasutavad projekti failisalvestust (/storage). Meeskonna sisselogimine lisad oma autentimisviisiga; vaata sisselogimise lisamise retsepti.

Plaanirežiim on siin kasulik: palu agendil enne koodi kirjutamist planeerida andmemudel ja lehed, vaata plaan üle ja alles siis ehita. Iga etapi järel laseb /test agendil eelvaates läbi klõpsata (loo projekt, lisa ülesanne, lohista see üle tahvli) ja teatada probleemidest. Lähtepunktiks vaata meeskonna kanban-tahvli, agile sprindi tahvli või tootekaardi malle.

Küsimused

Mis vahe on ülesannete rakendusel ja projektihaldustööriistal?

Ülesannete rakendus jälgib üksikuid tegemisi. Projektihaldustööriist rühmitab ülesanded projektideks omanike, staatuste, tähtaegade ja ühise vaatega, nii et meeskond näeb, mis on ajakavas ja mis seisab.

Milliseid funktsioone peaks esimesel versioonil olema?

Projektid, ülesanded omaniku, staatuse ja tähtajaga, tahvel ja loendivaade, kommentaarid ülesannetel ning lehekülg „minu ülesanded“. Jäta Gantti diagrammid, sõltuvused, automatiseerimine ja ajaarvestus hilisemaks.

Kas kohandatud projektihaldustööriist võib asendada Trello või Asana?

Meeskonnale, millel on kindel töövoog, jah, kohandatud tööriist võib seda teha. Üldotstarbelise töö jaoks paljude meeskondadega on väljakujunenud tööriistadel integratsioonid, mobiilirakendused ja viimistlus, mida on pikk aeg järele teha.

Kuidas hoida kohandatud tööriista liiga keerulisena muutumast?

Ehita oma tegelikku töövoogu arvestades, üks etapp korraga, ja lisa funktsioon ainult siis, kui meeskond seda kaks korda palub. Enamik kasutamata funktsioone projektitööriistades on lisatud oletuste põhjal.