Kā izveidot projektu vadības rīku: projekti, uzdevumi, dēļi un termiņi

Projektu vadības rīks ļauj komandai redzēt katru projektu, tajā esošos uzdevumus, kam pieder katrs uzdevums, tā statusu un termiņu. Lai to izveidotu, vajag projektus un uzdevumus datubāzē, dēli un saraksta skatu, lapu „mani uzdevumi“, komentārus un skaidrus noteikumus par to, kas drīkst redzēt un mainīt ko. MI lietotņu veidotājs var ātri izveidot lietojamu pirmo versiju. Īstais darbs ir pretoties kārdinājumam pārveidot katru lielā produkta funkciju un tā vietā iekodēt to vienu darba plūsmu, ko jūsu komanda patiesi seko.

Sāciet no darba plūsmas, nevis no funkciju saraksta

Vispārīgi rīki ir elastīgi, jo tiem jāatbilst visiem. Jūsu pašu rīks var atbilst tieši vienam darba veidam. Pirms prompta rakstīšanas pierakstiet:

• Kas projekts jums ir. Klienta uzdevums, produkta izlaide, būvdarbs, mārketinga kampaņa.
• Posmus, caur kuriem darbs iet. Piemēram: Brīfs → Procesā → Klienta pārskatīšana → Pabeigts. Tie kļūst par jūsu statusiem un dēļa kolonnām.
• Kas ko dara. Kas veido projektus, kas piešķir uzdevumus, kas apstiprina.
• Ko cilvēki skata katru dienu. Parasti „kas ir mans un kas kavējas“.
• Ko vadītāji vajag katru nedēļu. Projekti riska zonā, kavētie darbi, slodze uz katru cilvēku.

Ja jūsu atbildes izskatās tieši kā parasts kanbana dēlis, gatavs rīks, iespējams, ir labāka atbilde (vairāk par to zemāk). Ja tajās ir tādi soļi kā klienta apstiprinājums, fiksēti kontrolsaraksti katram projekta tipam vai saites uz jūsu pašu darbiem un rēķiniem — tieši šeit pielāgota būve atmaksājas.

Ko vajag rīkam

Dati

Pozīcijas lauks uzdevumos ļauj cilvēkiem pārvilkt kartītes noteiktā secībā, kas saglabājas. Aktivitātes žurnāls atbild uz jautājumu „kas šo atgriezis procesā?“ bez strīdiem.

Lapas

• Projektu saraksts ar statusu, atbildīgo, termiņu un atvērto un kavēto uzdevumu skaitu.
• Projekta lapa ar dēļa skatu (kolonnas pēc statusa) un saraksta skatu (kārtojams, filtrējams).
• Uzdevuma detaļas kā sānu panelis vai lapa: apraksts, izpildītājs, termiņš, komentāri, faili.
• Mani uzdevumi katram cilvēkam, grupēti pēc kavētiem, šodien, šonedēļ, vēlāk.
• Pārskats vadītājiem: projekti riska zonā, kavēti uzdevumi, uzdevumi uz cilvēku.

Piekļuve

Jau agri izlemiet:

• Vai visi redz katru projektu, vai tikai projektus, kuros ir dalībnieki?
• Kas drīkst veidot un arhivēt projektus?
• Vai cilvēki var labot uzdevumus, kas piešķirti citiem?
• Vai klientiem vai piegādātājiem būs piekļuve? Ja jā — kuriem projektiem un vai viņi redzēs iekšējos komentārus?

Āra piekļuve stipri maina dizainu. Ja klientiem vajag redzēt progresu, apsveriet atsevišķu tikai lasāmu skatu vai klienta portālu, nevis viņus uzaicināt iekšējā rīkā.

Lēmumi un kompromisi

Fiksēti statusi vai kolonnas pa projektiem

Fiksēti statusi visos projektos atvieglo pārskatus („cik uzdevumu ir pārskatīšanā?“). Pielāgotas kolonnas katram projektam ir elastīgākas, bet grūtāk veido starpprojektu skatus. Vienai komandai ar vienu darba plūsmu labāks sākums ir fiksēti statusi.

Dēlis, saraksts vai laika līnija

Dēļi labi parāda plūsmu, saraksti — kārtošanu un masveida rediģēšanu, laika līnijas — datumu vadītu darbu. Vispirms veidojiet dēli un sarakstu. Laika līnija vai Ganta skats (joslas pa kalendāru) pievieno daudz sarežģītības, īpaši ar atkarībām starp uzdevumiem. Pievienojiet to tikai tad, ja termiņi patiesi vada jūsu darbu.

Paziņojumi

Cilvēki sagaida ziņu, kad viņiem piešķir uzdevumu vai piemin komentārā. Lietotnes iekšējie paziņojumi (zvaniņš ar sarakstu) ir vienkāršāk sākt nekā e-pasts. E-pastam vajag sūtīšanas pakalpojumu; skatiet kā sūtīt e-pastus no lietotnes. Ikdienas kavēto uzdevumu kopsavilkumi prasa kaut ko, kas darbojas pēc grafika, tāpēc pārbaudiet, ko jūsu hostings ļauj, pirms to solāt.

Reāllaika atjauninājumi

Divi cilvēki, kas skata vienu dēli, galu galā redzēs novecojušus datus. Mazai komandai parasti pietiek datus atjaunot, kad kāds atver lapu vai ik pa laikam. Tiešraides atjauninājumi ir jauki, bet pirmajai versijai nav vajadzīgi.

Pirmā uzvedne, kas darbojas

Izveido projektu vadības rīku 10 cilvēku mārketinga aģentūrai. Projektiem ir nosaukums, klients, atbildīgais, termiņš un statuss (Plānošana, Aktīvs, Apturēts, Pabeigts). Uzdevumi pieder projektam un tiem ir nosaukums, apraksts, izpildītājs, termiņš, prioritāte (Zema, Parasta, Augsta) un statuss (Jādara, Procesā, Klienta pārskatīšana, Pabeigts). Lapas: projektu saraksts, kas rāda atvērto un kavēto uzdevumu skaitu; projekta lapa ar dēli, kur var vilkt kartītes pēc statusa, un kārtojamu saraksta skatu; uzdevuma sānu panelis ar komentāriem; lapa Mani uzdevumi, grupēta pēc Kavētie, Šodien, Šonedēļ un Vēlāk; un vadītāja pārskats par kavētiem uzdevumiem pa cilvēkiem. Visu saglabājiet datubāzē, uzturiet aktivitātes žurnālu statusu un izpildītāju maiņām un atceriet kartīšu secību dēlī. Tīrs, blīvs izkārtojums, kas strādā uz klēpjdatora un telefona.

Tas nosaka statusus, lapas un dažas detaļas (aktivitātes žurnāls, kartīšu secība), kas atšķir demonstrāciju no kaut kā, ko komanda var lietot.

Būvējiet soli pa solim

1. Projekti un uzdevumi kā saraksti. Izveidot, rediģēt, piešķirt, uzlikt termiņus. Pārbaudiet, vai dati ir pareizi, pirms pievienojat skatus.
2. Dēļa skats. Kolonnas pēc statusa, vilkšana maina statusu, atcerēta secība.
3. Uzdevuma panelis un komentāri.
4. Mani uzdevumi. Šī ir lapa, ko vairums cilvēku atvērs katru rītu; padariet to ātru.
5. Pieteikšanās un projekta dalībnieki. Pievienojiet pirms reāla darba ievadīšanas.
6. Aktivitātes žurnāls un iekšējie paziņojumi piešķiršanām un pieminēšanām.
7. Vadītāja pārskats. Kavēti pa cilvēkiem, projekti riska zonā.
8. Importējiet esošos projektus no izklājlapas vai eksporta, lai komanda sāk ar reāliem datiem.
9. Testējiet ar diviem cilvēkiem vienlaikus. Pārvietojiet to pašu kartīti, rediģējiet to pašu uzdevumu un pārbaudiet, ka nekas nepazūd.

Biežākās kļūdas

• Lielā rīka katras funkcijas kopēšana. Apakšuzdevumi, atkarības, pielāgoti lauki, automatizācijas un Ganta diagrammas katra pievieno nedēļu malas gadījumu. Sāciet bez tiem.
• Nav skata „mani uzdevumi“. Cilvēki neskatīsies cauri desmit dēļiem, lai atrastu savu darbu.
• Ļaut ikvienam dzēst projektus. Arhivējiet, nevis dzēsiet, un ierobežojiet, kas to drīkst darīt.
• Brīvā teksta statusi. Izmantojiet fiksētu sarakstu, citādi pārskati salūst.
• Laika uzskaites iejaukšana. Ja vajag stundas, izveidojiet vai pieslēdziet laika uzskaites lietotni un saistiet ierakstus ar uzdevumiem.
• Palaišana tukšā. Jauns rīks bez datiem netiek lietots. Vispirms importējiet pašreizējo darbu.

Kad Trello, Asana vai Jira ir labāka izvēle

Ja jūsu komandas darbs atbilst standarta dēlim vai sarakstam un jums galvenokārt vajag ko uzticamu jau šodien, izveidots rīks ir grūti pārspējams. Tiem ir mobilās lietotnes, integrācijas ar čata un kalendāra rīkiem, automatizācijas noteikumi un gadu pulēšana. Mūsu salīdzinājumi Trello un Asana un Jira alternatīvas aptver iespējas.

Pielāgots rīks ir jēga, kad jūsu darba plūsmai ir soļi, ko šie rīki apstrādā neērti, kad projektiem vajag saisti ar jūsu pašu datiem (klienti, darbi, krājums, rēķini), kad vēlaties vienu vienkāršu ekrānu konfigurējama vietā vai kad maksa par katru lietotāju lielā komandā kļūst reāla izmaksa. Daudzas komandas dara abus: vispārīgu rīku vispārējam darbam un mazu pielāgotu rīku vienam specializētam procesam. Ja meklējat tikai personisku vai mazas komandas uzdevumu dēli, vienkāršākais uzdevumu pārvaldības lietotnes rokasgrāmata der labāk.

Veidošana ar Mythex

Mythex jūs aprakstāt rīku čatā, redzat, kā tas veidojas tiešajā priekšskatījumā, un aģents pievieno īpašu Postgres datubāzi, kad uzdevumi jāsaglabā (pieprasiet to vai ierakstiet /database). Failu pielikumiem uzdevumos tiek izmantota projekta failu glabāšana (/storage). Komandas pieteikšanos pievienojat ar savu autentifikācijas pieeju; skatiet pievienot pieteikšanos.

Plāna režīms šeit ir noderīgs: pieprasiet aģentam izstrādāt datu modeli un lapas pirms koda rakstīšanas, pārskatiet plānu un tad veidojiet. Pēc katra posma /test liek aģentam pārklikšķināt priekšskatījumu (izveidot projektu, pievienot uzdevumu, pavilkt to pāri dēlim) un ziņot par problēmām. Kā sākumpunktu skatiet komandas kanban dēļa, agile sprinta dēļa vai produktu plānojuma veidnes.

Jautājumi