প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল কীভাবে বানাবেন: প্রজেক্ট, টাস্ক, বোর্ড ও ডেডলাইন

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল একটি দলকে প্রতিটি প্রজেক্ট, তার ভেতরের টাস্ক, প্রতিটি টাস্কের মালিক, স্ট্যাটাস ও কখন সেটি জমা দিতে হবে তা দেখতে দেয়। এটি বানাতে আপনার ডেটাবেসে প্রজেক্ট ও টাস্ক, একটি বোর্ড ও একটি লিস্ট ভিউ, একটি "আমার টাস্ক" পেজ, মন্তব্য, এবং কে কী দেখতে ও বদলাতে পারবে তার স্পষ্ট নিয়ম লাগে। একটি AI অ্যাপ বিল্ডার দ্রুত একটি ব্যবহারযোগ্য প্রথম সংস্করণ বানাতে পারে। আসল কাজ হলো একটি বড় পণ্যের প্রতিটি ফিচার নকল করার লোভ সামলানো, এবং বরং আপনার দল আসলে যে একটি ওয়ার্কফ্লো অনুসরণ করে সেটিকেই টুলে বসানো।

ফিচারের তালিকা নয়, আপনার ওয়ার্কফ্লো দিয়ে শুরু করুন

সাধারণ টুলগুলো নমনীয় কারণ সবার সঙ্গে মানাতে হয়। আপনার নিজের টুল একটি মাত্র কাজের পদ্ধতির সঙ্গে হুবহু মিলতে পারে। প্রম্পট লেখার আগে লিখে নিন:

• আপনার কাছে প্রজেক্ট মানে কী। একটি ক্লায়েন্ট এনগেজমেন্ট, একটি প্রোডাক্ট রিলিজ, একটি নির্মাণ কাজ, একটি মার্কেটিং ক্যাম্পেইন।
• কাজ যেসব স্তর দিয়ে যায়। যেমন: ব্রিফ → চলমান → ক্লায়েন্ট রিভিউ → সম্পন্ন। এগুলোই হবে আপনার স্ট্যাটাস ও বোর্ডের কলাম।
• কে কী করে। কে প্রজেক্ট তৈরি করে, কে টাস্ক বরাদ্দ দেয়, কে অনুমোদন দেয়।
• মানুষ প্রতিদিন কী দেখে। সাধারণত "কোনটি আমার আর কোনটি দেরি হচ্ছে"।
• ম্যানেজাররা সাপ্তাহিক কী চান। ঝুঁকিতে থাকা প্রজেক্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ কাজ, প্রতি ব্যক্তির কাজের চাপ।

আপনার উত্তরগুলো যদি হুবহু একটি সাধারণ কানবান বোর্ডের মতো হয়, তবে তৈরি টুলই হয়তো ভালো উত্তর (এ বিষয়ে নিচে আরও)। আর যদি এতে ক্লায়েন্টের সাইন-অফ, প্রজেক্ট টাইপ অনুযায়ী স্থির চেকলিস্ট, বা আপনার নিজের কাজ ও ইনভয়েসের সঙ্গে লিংকের মতো ধাপ থাকে, তবেই কাস্টম বানানোর মূল্য আছে।

টুলের যা দরকার

ডেটা

টাস্কে একটি position ফিল্ড থাকলে মানুষ কার্ড টেনে এমন একটি ক্রমে রাখতে পারে যা ধরে রাখে। একটি activity লগ কোনো প্রশ্ন ছাড়াই উত্তর দেয় "এটি কে আবার চলমানে ফিরিয়ে দিল?"

পেজ

• প্রজেক্টের তালিকা যেখানে স্ট্যাটাস, মালিক, ডেডলাইন এবং খোলা ও মেয়াদোত্তীর্ণ টাস্কের সংখ্যা থাকে।
• প্রজেক্ট পেজ যেখানে বোর্ড ভিউ (স্ট্যাটাস অনুযায়ী কলাম) ও লিস্ট ভিউ (সাজানো ও ফিল্টারযোগ্য) থাকে।
• টাস্কের বিস্তারিত সাইড প্যানেল বা পেজ হিসেবে: বিবরণ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, ডিউ ডেট, মন্তব্য, ফাইল।
• আমার টাস্ক প্রতিটি ব্যক্তির জন্য, মেয়াদোত্তীর্ণ, আজ, এই সপ্তাহ, পরে: এভাবে ভাগ করা।
• ওভারভিউ ম্যানেজারদের জন্য: ঝুঁকিতে থাকা প্রজেক্ট, মেয়াদোত্তীর্ণ টাস্ক, প্রতি ব্যক্তির টাস্ক।

অনুমতি

শুরুতেই ঠিক করুন:

• সবাই কি প্রতিটি প্রজেক্ট দেখতে পারবে, নাকি শুধু যেগুলোর সদস্য তারা?
• কে প্রজেক্ট তৈরি ও আর্কাইভ করতে পারবে?
• অন্যকে বরাদ্দ করা টাস্ক কি নিজে বদলাতে পারবে?
• ক্লায়েন্ট বা ঠিকাদার কি অ্যাক্সেস পাবে? পেলে কোন প্রজেক্টে, আর ভেতরের মন্তব্য দেখতে পারবে কি না?

বাইরের অ্যাক্সেস ডিজাইনটি অনেকটাই বদলে দেয়। ক্লায়েন্টদের অগ্রগতি দেখতে হলে ভেতরের টুলে আমন্ত্রণ না জানিয়ে একটি আলাদা শুধু-পড়ার ভিউ বা একটি ক্লায়েন্ট পোর্টাল বিবেচনা করুন।

সিদ্ধান্ত ও ট্রেড-অফ

স্থির স্ট্যাটাস, নাকি প্রজেক্ট-ভিত্তিক কলাম

সব প্রজেক্ট জুড়ে স্থির স্ট্যাটাস রিপোর্ট করা সহজ করে ("কতগুলো টাস্ক রিভিউতে আছে?")। প্রতি প্রজেক্টের নিজস্ব কলাম বেশি নমনীয়, কিন্তু প্রজেক্ট-জুড়ে ভিউ কঠিন করে তোলে। একটিমাত্র ওয়ার্কফ্লোর একটি দলের জন্য স্থির স্ট্যাটাসই ভালো শুরু।

বোর্ড, লিস্ট, নাকি টাইমলাইন

বোর্ড প্রবাহের জন্য ভালো, লিস্ট সাজানো ও বাল্ক সম্পাদনার জন্য, আর টাইমলাইন তারিখ-নির্ভর কাজের জন্য। আগে বোর্ড ও লিস্ট বানান। টাইমলাইন বা Gantt ভিউ (ক্যালেন্ডার জুড়ে বার) অনেক জটিলতা যোগ করে, বিশেষত টাস্কের মধ্যে নির্ভরতা থাকলে। ডেডলাইনই আপনার কাজ চালালে তবেই এটি যোগ করুন।

নোটিফিকেশন

মানুষ আশা করে যখন তাকে কোনো টাস্ক দেওয়া হয় বা মন্তব্যে উল্লেখ করা হয়, তখন সে জানতে পারবে। শুরু করার জন্য অ্যাপের ভেতরের নোটিফিকেশন (একটি ঘণ্টার আইকন ও তালিকা) ইমেলের চেয়ে সহজ। ইমেলের জন্য একটি সেন্ডিং প্রোভাইডার লাগে; দেখুন অ্যাপ থেকে কীভাবে ইমেল পাঠাবেন। মেয়াদোত্তীর্ণ টাস্কের দৈনিক সারসংক্ষেপের জন্য শিডিউলে চলা কিছু দরকার, তাই প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে আপনার হোস্টিং এটি কীভাবে সামলায় তা দেখে নিন।

রিয়েল-টাইম আপডেট

একই বোর্ড দুজন মানুষ দেখলে একসময় একজন পুরনো ডেটা দেখবে। ছোট দলের জন্য কেউ পেজ খুললে বা নির্দিষ্ট সময় পর পর ডেটা রিফ্রেশ করাই সাধারণত যথেষ্ট। লাইভ আপডেট ভালো, কিন্তু প্রথম সংস্করণে লাগে না।

একটি কাজের প্রথম প্রম্পট

১০ জনের একটি মার্কেটিং এজেন্সির জন্য একটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল বানাও। প্রজেক্টের নাম, ক্লায়েন্ট, মালিক, ডিউ ডেট ও স্ট্যাটাস (Planning, Active, On hold, Done) থাকবে। টাস্ক একটি প্রজেক্টের অন্তর্গত হবে এবং তার শিরোনাম, বিবরণ, যাকে দেওয়া হয়েছে, ডিউ ডেট, অগ্রাধিকার (Low, Normal, High) ও স্ট্যাটাস (To do, In progress, Client review, Done) থাকবে। পেজ: খোলা ও মেয়াদোত্তীর্ণ টাস্কের সংখ্যাসহ একটি Projects তালিকা; স্ট্যাটাস অনুযায়ী ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ বোর্ড ও সাজানো যায় এমন লিস্ট ভিউসহ একটি Project পেজ; মন্তব্যসহ একটি টাস্ক সাইড প্যানেল; Overdue, Today, This week ও Later অনুযায়ী ভাগ করা একটি My Tasks পেজ; এবং ব্যক্তি অনুযায়ী মেয়াদোত্তীর্ণ টাস্কের একটি ম্যানেজার Overview। সবকিছু একটি ডেটাবেসে রাখো, স্ট্যাটাস ও মালিক বদলের একটি activity লগ রাখো, এবং বোর্ডে কার্ডের ক্রম মনে রাখো। পরিষ্কার, ঘন লেআউট যা ল্যাপটপ ও ফোনে কাজ করে।

প্রম্পটটি স্ট্যাটাস, পেজ ও কয়েকটি বিস্তারিত তথ্য (activity লগ, কার্ডের ক্রম) স্পষ্ট করে বলে, যা একটি ডেমো আর দলের কাজে লাগার মতো টুলের পার্থক্য গড়ে দেয়।

বানানোর ধাপ

1. প্রজেক্ট ও টাস্ক তালিকা হিসেবে। তৈরি, সম্পাদনা, বরাদ্দ, ডিউ ডেট সেট করুন। কোনো ভিউ যোগ করার আগে ডেটা ঠিক আছে কি না যাচাই করুন।
2. বোর্ড ভিউ। স্ট্যাটাস অনুযায়ী কলাম, স্ট্যাটাস বদলাতে টেনে আনুন, মনে রাখা ক্রম।
3. টাস্কের প্যানেল ও মন্তব্য।
4. আমার টাস্ক। এটিই প্রায় সবাই প্রতি সকালে খুলবে; একে দ্রুত করুন।
5. লগইন ও প্রজেক্ট সদস্যপদ। আসল কাজ ঢোকানোর আগে যোগ করুন।
6. Activity লগ ও অ্যাপের ভেতরের নোটিফিকেশন, বরাদ্দ ও উল্লেখের জন্য।
7. ম্যানেজার ওভারভিউ। ব্যক্তি অনুযায়ী মেয়াদোত্তীর্ণ কাজ, ঝুঁকিতে থাকা প্রজেক্ট।
8. আপনার বর্তমান প্রজেক্ট ইমপোর্ট করুন স্প্রেডশিট বা এক্সপোর্ট থেকে, যাতে দল আসল ডেটা নিয়ে শুরু করে।
9. একসঙ্গে দুজন দিয়ে পরীক্ষা করুন। একই কার্ড সরান, একই টাস্ক সম্পাদনা করুন, এবং কিছু হারিয়ে যাচ্ছে কি না দেখুন।

সাধারণ ভুল

• একটি বড় টুলের প্রতিটি ফিচার নকল করা। সাবটাস্ক, নির্ভরতা, কাস্টম ফিল্ড, অটোমেশন ও Gantt চার্ট প্রত্যেকটি সপ্তাহের পর সপ্তাহের প্রান্তিক ঘটনা যোগ করে। এগুলো ছাড়াই শুরু করুন।
• "আমার টাস্ক" ভিউ না থাকা। মানুষ দশটি বোর্ড ঘেঁটে তাদের কাজ খুঁজবে না।
• যে কেউ প্রজেক্ট মুছতে পারা। মুছে ফেলার বদলে আর্কাইভ করুন, এবং কে তা করতে পারবে সীমিত করুন।
• ফ্রি-টেক্সট স্ট্যাটাস। একটি স্থির তালিকা ব্যবহার করুন, নইলে রিপোর্ট ভেঙে যাবে।
• সময় ট্র্যাকিং মিশিয়ে ফেলা। ঘণ্টার হিসাব লাগলে একটি টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ বানান বা যুক্ত করুন এবং এন্ট্রিগুলো টাস্কের সঙ্গে লিংক করুন।
• খালি অবস্থায় চালু করা। তথ্যহীন নতুন টুল কেউ ব্যবহার করে না। আগে বর্তমান কাজ ইমপোর্ট করুন।

কখন Trello, Asana বা Jira ভালো পছন্দ

আপনার দলের কাজ যদি একটি স্ট্যান্ডার্ড বোর্ড বা লিস্টে মানায় এবং আজই নির্ভরযোগ্য কিছু দরকার, তবে একটি প্রতিষ্ঠিত টুলকে হারানো কঠিন। এগুলোতে মোবাইল অ্যাপ, চ্যাট ও ক্যালেন্ডার টুলের সঙ্গে ইন্টিগ্রেশন, অটোমেশন নিয়ম ও বছরের পর বছরের পালিশ থাকে। বিকল্পগুলো নিয়ে আমাদের তুলনা দেখুন Trello বনাম Asana এবং Jira-র বিকল্প।

কাস্টম টুল তখনই অর্থবহ যখন আপনার ওয়ার্কফ্লোতে এমন ধাপ থাকে যা ওই টুলগুলো অসুবিধাজনকভাবে সামলায়, প্রজেক্টকে আপনার নিজের ডেটার (ক্লায়েন্ট, কাজ, স্টক, ইনভয়েস) সঙ্গে যুক্ত করতে হয়, আপনি কনফিগারযোগ্য একটির বদলে একটি সহজ স্ক্রিন চান, বা বড় দলে প্রতি সিটের দাম সত্যিকারের খরচ হয়ে ওঠে। অনেক দল দুটোই করে: সাধারণ কাজের জন্য একটি সাধারণ টুল, আর একটি নির্দিষ্ট বিশেষ প্রক্রিয়ার জন্য ছোট একটি কাস্টম টুল। যদি শুধু ব্যক্তিগত বা ছোট দলের জন্য একটি টু-ডু বোর্ড চান, তবে সহজ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ গাইডটি বেশি উপযোগী।

Mythex দিয়ে বানানো

Mythex-এ আপনি চ্যাটে টুলটি বর্ণনা করেন, লাইভ প্রিভিউতে এটি আকার নিতে দেখেন, এবং টাস্ক সংরক্ষণ দরকার হলে এজেন্ট একটি আলাদা Postgres ডেটাবেস যোগ করে (চাইলে বলুন বা /database টাইপ করুন)। টাস্কের ফাইল সংযুক্তি প্রজেক্টের ফাইল স্টোরেজ (/storage) ব্যবহার করে। দলের সাইন-ইন আপনার নিজের অথেন্টিকেশন পদ্ধতি দিয়ে যোগ করতে হয়; দেখুন লগইন যোগ করার রেসিপি।

এখানে প্ল্যান মোড কাজে লাগে: এজেন্টকে কোড লেখার আগে ডেটা মডেল ও পেজের পরিকল্পনা করতে বলুন, পরিকল্পনাটি দেখুন, তারপর বানান। প্রতিটি ধাপ শেষে /test এজেন্টকে দিয়ে প্রিভিউতে ক্লিক করিয়ে সমস্যা জানিয়ে নিন (একটি প্রজেক্ট তৈরি, একটি টাস্ক যোগ, বোর্ড জুড়ে কার্ড টেনে আনা)। শুরুর জন্য টিম কানবান বোর্ড, এজাইল স্প্রিন্ট বোর্ড বা প্রোডাক্ট রোডম্যাপ টেমপ্লেটগুলো দেখুন।

প্রশ্নোত্তর