Kako zgraditi orodje za upravljanje projektov: projekti, naloge, table in roki

Orodje za upravljanje projektov omogoča ekipi, da vidi vse projekte, naloge v njih, odgovorno osebo za vsako nalogo, njen status in rok. Za gradnjo potrebujete projekte in naloge v bazi, pogled table in seznama, stran „moje naloge“, komentarje ter jasna pravila, kdo lahko kaj vidi in spreminja. Orodje z umetno inteligenco lahko hitro pripravi uporabno prvo različico. Pravi izziv je upreti se želji, da bi ponovili vse funkcije velikega izdelka, in namesto tega zajeti en delovni tok, ki ga vaša ekipa dejansko uporablja.

Začnite z delovnim tokom, ne s seznamom funkcij

Splošna orodja so prilagodljiva, ker morajo ustrezati vsakomur. Vaše lastno orodje lahko ustreza natanko enemu načinu dela. Preden napišete poziv, zapišite:

• Kaj je za vas projekt. Naročilo stranki, izdaja izdelka, gradbeno delo, marketinška kampanja.
• Skozi katere faze gre delo. Na primer: Naročilo → V teku → Pregled stranke → Zaključeno. To postanejo vaši statusi in stolpci table.
• Kdo kaj dela. Kdo ustvarja projekte, kdo dodeljuje naloge, kdo odobrava.
• Kaj ljudje vsak dan pogledajo. Običajno „kaj je moje in kaj zamuja“.
• Kaj vodje potrebujejo tedensko. Projekti v tveganju, zamujene naloge, obremenitev posameznikov.

Če so vaši odgovori videti točno kot splošna kanban tabla, bi bilo morda boljše gotovo orodje (več o tem spodaj). Če vključujejo korake, kot so odobritev stranke, fiksne kontrolne sezname za vrste projektov ali povezave z vašimi lastnimi posli in računi, se pozna vrednost gradnje po meri.

Kaj orodje potrebuje

Podatki

Polje položaj pri nalogah omogoča, da ljudje premikajo kartice v vrstni red, ki ostane. Dnevnik dejavnosti odgovori na vprašanje „kdo je to vrnil v V teku?“ brez prepirov.

Strani

• Seznam projektov s statusom, odgovorno osebo, rokom in številom odprtih ter zamujenih nalog.
• Stran projekta s pogledom table (stolpci po statusu) in pogledom seznama (razvrščanje in filtriranje).
• Podrobnosti naloge kot stranski panel ali stran: opis, odgovorna oseba, rok, komentarji, datoteke.
• Moje naloge za vsako osebo, razvrščene po zamudi, danes, ta teden, kasneje.
• Pregled za vodje: projekti v tveganju, zamujene naloge, naloge po osebah.

Pravice

Odločite se zgodaj:

• Ali lahko vsi vidijo vse projekte ali samo tiste, katerih člani so?
• Kdo lahko ustvarja in arhivira projekte?
• Ali lahko ljudje urejajo naloge, dodeljene drugim?
• Ali bodo stranke ali zunanji sodelavci imeli dostop? Če da, do katerih projektov in ali smejo videti interne komentarje?

Zunanji dostop močno spremeni zasnovo. Če stranke želijo spremljati napredek, razmislite o ločenem pogledu samo za branje ali portalu za stranke namesto vabila v notranje orodje.

Odločitve in kompromisi

Fiksni statusi ali stolpci za vsak projekt

Fiksni statusi za vse projekte olajšajo poročanje („koliko nalog je v pregledu?“). Stolpci po meri za vsak projekt so prilagodljivi, vendar otežijo preglede čez projekte. Za eno ekipo z enim delovnim tokom so fiksni statusi boljši začetek.

Tabla, seznam ali časovnica

Table so dobre za pretok dela, seznami za razvrščanje in množično urejanje, časovnice za delo, ki ga vodijo datumi. Najprej zgradite tablo in seznam. Časovnica ali Gantov pogled (vrstice čez koledar) doda veliko zapletenosti, zlasti z odvisnostmi med nalogami. Dodajte jo le, če roki res vodijo vaše delo.

Obvestila

Ljudje pričakujejo, da bodo izvedeli, ko jim dodelite nalogo ali jih kdo omeni v komentarju. Obvestila znotraj aplikacije (zvonec s seznamom) so za začetek enostavnejša kot e-pošta. E-pošta potrebuje ponudnika za pošiljanje; glejte kako pošiljati e-pošto iz aplikacije. Dnevni povzetki zamujenih nalog potrebujejo nekaj, kar teče po urniku, zato preverite, kako vaš gostitelj to omogoča, preden to obljubite.

Posodobitve v realnem času

Dva ljudi, ki gledata isto tablo, bosta sčasoma videla zastarele podatke. Za majhno ekipo je običajno dovolj osveževanje podatkov, ko nekdo odpre stran, ali občasno. Žive posodobitve so lepe, a za prvo različico niso potrebne.

Prvi poziv, ki deluje

Zgradi orodje za upravljanje projektov za agencijo za marketing z 10 zaposlenimi. Projekti imajo ime, stranko, odgovorno osebo, rok in status (Načrtovanje, Aktivno, Na čakanju, Zaključeno). Naloge pripadajo projektu in imajo naslov, opis, dodeljeno osebo, rok, prioriteto (Nizka, Normalna, Visoka) in status (Za narediti, V teku, Pregled stranke, Zaključeno). Strani: seznam projektov, ki prikazuje števila odprtih in zamujenih nalog; stran projekta z tablo za povleci-in-spusti po statusu in razvrstljivim pogledom seznama; stranski panel naloge s komentarji; stran Moje naloge, razvrščena v Zamujeno, Danes, Ta teden in Kasneje; in pregled za vodjo z zamujenimi nalogami po osebah. Shranjujte vse v bazo, vodite dnevnik dejavnosti sprememb statusa in dodelitve ter zapomnite vrstni red kartic na tabli. Čista, gosta postavitev, ki deluje na prenosniku in telefonu.

V pozivu so navedeni statusi, strani in nekaj podrobnosti (dnevnik dejavnosti, vrstni red kartic), ki demo ločijo od nečesa, kar ekipa lahko uporablja.

Korak za korakom

1. Projekti in naloge kot seznami. Ustvarjajte, urejajte, dodeljujte, nastavljajte roke. Preverite, da so podatki pravilni, preden dodate kakršne koli poglede.
2. Pogled table. Stolpci po statusu, povlecite za spremembo statusa, zapomnjen vrstni red.
3. Stranski panel naloge in komentarji.
4. Moje naloge. To je stran, ki jo bo večina ljudi odprla vsako jutro; naj bo hitra.
5. Prijava in članstvo v projektih. Dodajte, preden gre v resnično delo pravi podatki.
6. Dnevnik dejavnosti in obvestila v aplikaciji za dodelitve in omembe.
7. Pregled za vodjo. Zamujeno po osebah, projekti v tveganju.
8. Uvozite trenutne projekte iz preglednice ali izvoza, da ekipa začne s pravimi podatki.
9. Preizkusite z dvema osebama hkrati. Premaknite isto kartico, uredite isto nalogo in preverite, da se nič ne izgubi.

Pogoste napake

• Kopiranje vseh funkcij velikega orodja. Podnaloge, odvisnosti, polja po meri, avtomatizacije in Gantovi diagrami vsak dodajo tedne robnih primerov. Začnite brez njih.
• Ni pogleda „moje naloge“. Ljudje ne bodo preiskovali desetih tabel, da bi našli svoje delo.
• Dovoljevanje vsakomur, da briše projekte. Arhivirajte namesto brisanja in omejite, kdo to lahko naredi.
• Prosto besedilo za statuse. Uporabite fiksen seznam, sicer se poročila pokvarijo.
• Mešanje sledenja časa. Če potrebujete ure, zgradite ali povežite aplikacijo za sledenje času in povežite vnose z nalogami.
• Zagon brez podatkov. Novo orodje brez podatkov ne bo uporabljeno. Najprej uvozite trenutno delo.

Kdaj je boljši Trello, Asana ali Jira

Če se delo vaše ekipe prilega standardni tabli ali seznamu in potrebujete predvsem nekaj zanesljivega že danes, je uveljavljeno orodje težko premagati. Ponujajo mobilne aplikacije, integracije s klepetalnimi in koledarskimi orodji, pravila avtomatizacije in leta dodelave. Naši primerjavi Trello in Asana ter alternative za Jiro pokrivata možnosti.

Orodje po meri ima smisel, ko ima vaš delovni tok korake, ki jih ta orodja obravnavajo nerodno, ko morajo projekti biti povezani z vašimi podatki (stranke, posli, zaloga, računi), ko želite en preprost zaslon namesto konfigurabilnega, ali ko cena na uporabnika za veliko ekipo postane resen strošek. Mnoge ekipe uporabljajo oboje: splošno orodje za splošno delo in majhno orodje po meri za en specializiran proces. Če iščete le osebno ali majhno tablo za opravila, je boljši pristop enostavnejši vodnik za aplikacijo za upravljanje nalog.

Gradnja z Mythexom

V Mythexu orodje opišete v klepetu, v živem predogledu vidite, kako nastaja, agent pa doda namensko bazo Postgres, ko morajo naloge biti shranjene (zahtevajte jo ali vpišite /database). Priloge pri nalogah uporabljajo shrambo datotek projekta (/storage). Prijavo za ekipo dodate s pristopom za avtentikacijo, ki ga izberete; glejte recept za dodajanje prijave.

Način načrtovanja je tu uporaben: prosite agenta, naj pred pisanjem kode načrtuje podatkovni model in strani, nato pregledajte načrt in gradite. Po vsaki fazi vam /test pusti, da agent prek predogleda preklika (ustvari projekt, dodaj nalogo, povleci jo čez tablo) in poroča o težavah. Za izhodišče si oglejte predloge tabla kanban za ekipo, agilna tabla sprintov ali produktni načrt.

Vprašanja