Cách tạo công cụ quản lý dự án: dự án, công việc, bảng và thời hạn

Công cụ quản lý dự án giúp một nhóm thấy mọi dự án, các công việc bên trong, ai phụ trách từng việc, trạng thái và hạn chót của việc đó. Để xây một công cụ như vậy, bạn cần dự án và công việc trong cơ sở dữ liệu, bảng và chế độ xem danh sách, trang “việc của tôi”, bình luận, và các quy tắc rõ ràng về ai được xem và chỉnh sửa gì. Công cụ xây dựng ứng dụng bằng AI có thể tạo ra phiên bản đầu tiên dùng được rất nhanh. Phần khó là cưỡng lại việc sao chép mọi tính năng của một sản phẩm lớn, và thay vào đó mã hóa đúng quy trình duy nhất mà nhóm bạn thực sự làm theo.

Bắt đầu từ quy trình làm việc, không phải danh sách tính năng

Các công cụ chung linh hoạt vì chúng phải phù hợp với tất cả mọi người. Công cụ riêng của bạn chỉ cần phù hợp với đúng một cách làm việc. Trước khi viết prompt, hãy ghi lại:

• Dự án nghĩa là gì với bạn. Một hợp đồng với khách hàng, một đợt phát hành sản phẩm, một công trình xây dựng, một chiến dịch marketing.
• Công việc đi qua những giai đoạn nào. Ví dụ: Brief → Đang làm → Khách hàng duyệt → Xong. Đây sẽ là các trạng thái và cột trên bảng của bạn.
• Ai làm gì. Ai tạo dự án, ai giao việc, ai phê duyệt.
• Mọi người xem gì mỗi ngày. Thường là “việc nào là của tôi và việc nào đã trễ”.
• Quản lý cần gì mỗi tuần. Các dự án có rủi ro, việc quá hạn, khối lượng việc của từng người.

Nếu câu trả lời của bạn giống hệt một bảng kanban chung chung, một công cụ có sẵn có thể là lựa chọn tốt hơn (xem phần bên dưới). Nếu có các bước như khách hàng ký duyệt, danh sách kiểm tra cố định cho từng loại dự án, hoặc liên kết với công việc và hóa đơn riêng của bạn, thì đó là lúc việc tự xây dựng có giá trị.

Công cụ cần những gì

Dữ liệu

Trường vị trí trên công việc cho phép mọi người kéo thẻ vào một thứ tự được giữ nguyên. Nhật ký hoạt động trả lời câu hỏi “ai đã chuyển việc này về Đang làm?” mà không cần tranh cãi.

Trang

• Danh sách dự án với trạng thái, người phụ trách, hạn chót và số lượng công việc đang mở và quá hạn.
• Trang dự án có chế độ bảng (cột theo trạng thái) và chế độ danh sách (sắp xếp và lọc được).
• Chi tiết công việc dưới dạng bảng bên hoặc trang riêng: mô tả, người được giao, hạn chót, bình luận, tệp.
• Việc của tôi cho từng người, nhóm theo quá hạn, hôm nay, tuần này, sau này.
• Tổng quan cho quản lý: dự án có rủi ro, công việc quá hạn, số việc của từng người.

Phân quyền

Hãy quyết định sớm:

• Mọi người có thể xem mọi dự án, hay chỉ các dự án mà họ là thành viên?
• Ai được tạo và lưu trữ dự án?
• Người ta có được sửa công việc của người khác không?
• Khách hàng hoặc nhà thầu có được truy cập không? Nếu có, họ được xem dự án nào, và có thấy bình luận nội bộ không?

Quyền truy cập từ bên ngoài thay đổi thiết kế rất nhiều. Nếu khách hàng cần theo dõi tiến độ, hãy cân nhắc một chế độ xem riêng chỉ đọc, hoặc một cổng khách hàng, thay vì mời họ vào công cụ nội bộ.

Quyết định và đánh đổi

Trạng thái cố định hay cột riêng cho từng dự án

Trạng thái cố định cho mọi dự án giúp báo cáo dễ dàng (“có bao nhiêu việc đang ở bước duyệt?”). Cột riêng cho từng dự án linh hoạt hơn nhưng làm các chế độ xem xuyên dự án khó hơn. Với một nhóm duy nhất có một quy trình, trạng thái cố định là điểm khởi đầu tốt hơn.

Bảng, danh sách hay dòng thời gian

Bảng phù hợp để theo dõi luồng công việc, danh sách phù hợp để sắp xếp và sửa hàng loạt, dòng thời gian phù hợp với công việc có thời hạn rõ ràng. Hãy xây bảng và danh sách trước. Chế độ dòng thời gian hay Gantt (thanh chạy dọc lịch) thêm nhiều độ phức tạp, đặc biệt khi có phụ thuộc giữa các công việc. Chỉ thêm khi thời hạn thực sự chi phối công việc của bạn.

Thông báo

Mọi người mong được biết khi được giao việc hoặc được nhắc đến trong bình luận. Thông báo trong ứng dụng (biểu tượng chuông với danh sách) đơn giản hơn email khi mới bắt đầu. Email cần một nhà cung cấp gửi thư; xem cách gửi email từ ứng dụng. Bản tóm tắt hằng ngày các việc quá hạn cần một tác vụ chạy theo lịch, nên hãy kiểm tra hosting của bạn xử lý việc này thế nào trước khi hứa hẹn.

Cập nhật theo thời gian thực

Hai người cùng xem một bảng sớm muộn cũng sẽ thấy dữ liệu cũ. Với một nhóm nhỏ, làm mới dữ liệu khi ai đó mở trang hoặc định kỳ thường là đủ. Cập nhật trực tiếp thì hay nhưng không cần cho phiên bản đầu tiên.

Prompt đầu tiên hiệu quả

Xây dựng một công cụ quản lý dự án cho một công ty marketing 10 người. Dự án có tên, khách hàng, người phụ trách, hạn chót và trạng thái (Lên kế hoạch, Đang chạy, Tạm dừng, Xong). Công việc thuộc một dự án và có tiêu đề, mô tả, người được giao, hạn chót, độ ưu tiên (Thấp, Bình thường, Cao) và trạng thái (Cần làm, Đang làm, Khách hàng duyệt, Xong). Trang: danh sách Dự án hiển thị số lượng việc đang mở và quá hạn; trang Dự án có bảng kéo-thả theo trạng thái và chế độ danh sách sắp xếp được; một bảng bên chi tiết công việc có bình luận; trang Việc của tôi nhóm theo Quá hạn, Hôm nay, Tuần này và Sau này; và trang Tổng quan cho quản lý liệt kê việc quá hạn theo từng người. Lưu mọi thứ trong cơ sở dữ liệu, giữ nhật ký hoạt động khi thay đổi trạng thái và người được giao, và ghi nhớ thứ tự thẻ trên bảng. Bố cục gọn gàng, dày đặc thông tin, dùng tốt trên laptop và điện thoại.

Prompt này nêu rõ các trạng thái, các trang và những chi tiết (nhật ký hoạt động, thứ tự thẻ) tách bản demo ra khỏi thứ một nhóm thực sự dùng được.

Các bước xây dựng

1. Dự án và công việc dưới dạng danh sách. Tạo, sửa, giao việc, đặt hạn chót. Kiểm tra dữ liệu đúng trước khi thêm bất kỳ chế độ xem nào.
2. Chế độ bảng. Cột theo trạng thái, kéo để đổi trạng thái, ghi nhớ thứ tự.
3. Bảng chi tiết công việc và bình luận.
4. Việc của tôi. Đây là trang mà hầu hết mọi người sẽ mở mỗi sáng, nên phải nhanh.
5. Đăng nhập và tư cách thành viên dự án. Thêm trước khi đưa công việc thật vào.
6. Nhật ký hoạt động và thông báo trong ứng dụng khi được giao việc hoặc được nhắc đến.
7. Tổng quan cho quản lý. Việc quá hạn theo từng người, dự án có rủi ro.
8. Nhập các dự án hiện có từ bảng tính hoặc file xuất ra để nhóm bắt đầu với dữ liệu thật.
9. Thử với hai người cùng lúc. Cùng kéo một thẻ, cùng sửa một công việc, kiểm tra xem có mất dữ liệu nào không.

Những lỗi thường gặp

• Sao chép mọi tính năng của một công cụ lớn. Công việc con, phụ thuộc, trường tùy chỉnh, tự động hóa và Gantt mỗi thứ đều thêm hàng tuần xử lý các trường hợp biên. Hãy bắt đầu mà không có chúng.
• Không có chế độ “việc của tôi”. Mọi người sẽ không lục nhiều bảng để tìm việc của mình.
• Cho phép bất kỳ ai xóa dự án. Hãy lưu trữ thay vì xóa, và giới hạn ai được làm việc đó.
• Trạng thái nhập tự do. Dùng danh sách cố định, nếu không báo cáo sẽ hỏng.
• Trộn lẫn theo dõi thời gian vào. Nếu bạn cần tính giờ, hãy xây hoặc kết nối một ứng dụng theo dõi thời gian và liên kết các mục với công việc.
• Ra mắt khi trống rỗng. Công cụ mới không có dữ liệu sẽ không ai dùng. Hãy nhập công việc hiện tại trước.

Khi Trello, Asana hay Jira là lựa chọn tốt hơn

Nếu công việc của nhóm phù hợp với bảng hoặc danh sách tiêu chuẩn và bạn chủ yếu cần thứ đáng tin cậy ngay hôm nay, một công cụ đã có sẵn rất khó vượt. Chúng đi kèm ứng dụng di động, tích hợp với công cụ chat và lịch, quy tắc tự động hóa và nhiều năm hoàn thiện. Các bài so sánh của chúng tôi về Trello và Asana và các lựa chọn thay thế Jira bao quát các lựa chọn này.

Công cụ tự làm có ý nghĩa khi quy trình của bạn có những bước mà các công cụ kia xử lý vụng về, khi dự án cần kết nối với dữ liệu riêng của bạn (khách hàng, công trình, kho, hóa đơn), khi bạn muốn một màn hình đơn giản thay vì một màn hình có thể cấu hình quá nhiều, hoặc khi giá theo từng chỗ ngồi trở thành chi phí thực sự với một nhóm lớn. Nhiều đội làm cả hai: một công cụ chung cho công việc chung, và một công cụ tự làm nhỏ cho một quy trình chuyên biệt. Nếu bạn chỉ cần một bảng việc cần làm cá nhân hoặc cho nhóm nhỏ, hướng dẫn ứng dụng quản lý công việc đơn giản hơn sẽ phù hợp hơn.

Xây dựng với Mythex

Trên Mythex, bạn mô tả công cụ trong chat, theo dõi nó thành hình trong bản xem trước trực tiếp, và agent sẽ thêm cơ sở dữ liệu Postgres riêng khi công việc cần được lưu (yêu cầu hoặc gõ /database). Tệp đính kèm trên công việc dùng lưu trữ tệp của dự án (/storage). Đăng nhập cho nhóm là thứ bạn thêm bằng cách xác thực riêng; xem công thức thêm đăng nhập.

Chế độ lập kế hoạch rất hữu ích ở đây: yêu cầu agent lên kế hoạch mô hình dữ liệu và các trang trước khi viết mã, xem lại kế hoạch, rồi mới xây dựng. Sau mỗi giai đoạn, /test sẽ yêu cầu agent thao tác trên bản xem trước (tạo dự án, thêm công việc, kéo thẻ qua bảng) và báo cáo các vấn đề. Để làm điểm khởi đầu, hãy xem các mẫu bảng kanban nhóm, bảng sprint agile hoặc lộ trình sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp