Hvernig byggir þú verkefnastjórnunartól: verkefni, verkefnaspjöld og skilafrestir

Verkefnastjórnunartól gerir teymi kleift að sjá öll verkefni, verkefnin innan þeirra, hver ber ábyrgð á hverju verkefni, stöðu þess og hvenær það á að vera tilbúið. Til að byggja slíkt tól þarftu verkefni og verkefnaliði í gagnagrunni, spjald- og listasýn, síðu fyrir „verkefnin mín“, athugasemdir og skýrar reglur um hver má sjá og breyta hverju. AI-smiðja getur smíðað nothæfa fyrstu útgáfu fljótt. Erfiða vinnan er að standast þá freistingu að endurbyggja hvern eiginleika stórrar vöru og velja þess í stað þann eina verkferil sem teymið fylgir í raun.

Byrjaðu á verkferlinum, ekki eiginleikalistanum

Almenn verkfæri eru sveigjanleg af því að þau þurfa að passa öllum. Þitt eigið tól getur passað nákvæmlega einni vinnuaðferð. Áður en þú skrifar skipun skaltu skrifa niður:

• Hvað verkefni er hjá þér. Viðskiptasamband við viðskiptavin, útgáfa vöru, byggingarverk, markaðsherferð.
• Stigin sem vinnan fer í gegnum. Til dæmis: Verkbeiðni → Í vinnslu → Yfirferð viðskiptavinar → Lokið. Þessi verða stöður þínar og dálkar á spjaldinu.
• Hver gerir hvað. Hver býr til verkefni, hver úthlutar verkefnum, hver samþykkir.
• Hvað fólk skoðar á hverjum degi. Yfirleitt „hvað er mitt og hvað er á eftir áætlun“.
• Hvað stjórnendur þurfa í hverri viku. Verkefni í hættu, verkefni sem eru á eftir áætlun, vinnuálag á hvern einstakling.

Ef svörin þín líkjast nákvæmlega almennu kanbanspjaldi getur tilbúið verkfæri verið betra svar (meira um það hér að neðan). Ef þau innihalda skref eins og samþykki viðskiptavinar, fastar gátlistar fyrir hverja tegund verkefna eða tengingar við eigin verk og reikninga, þá borgar sérsmíði sig.

Hvað tólið þarf

Gögn

Reitur fyrir stöðu á verkefnum gerir fólki kleift að draga spjöld í röð sem heldur sér. Virkniskrá svarar spurningunni „hver færði þetta aftur í Í vinnslu?“ án þess að spyrja neinn.

Síður

• Listi yfir verkefni með stöðu, ábyrgðaraðila, skiladegi og fjölda opinna og útrunninna verkefna.
• Verkefnasíða með spjaldsýn (dálkar eftir stöðu) og listasýn (hægt að raða og sía).
• Upplýsingar um verkefni sem hliðarspjald eða síða: lýsing, ábyrgðaraðili, skiladagur, athugasemdir, skrár.
• Verkefnin mín fyrir hvern og einn, flokkuð í útrunnin, í dag, í þessari viku, seinna.
• Yfirlit fyrir stjórnendur: verkefni í hættu, útrunnin verkefni, verkefni á hvern einstakling.

Aðgangur

Ákveddu snemma:

• Geta allir séð öll verkefni, eða aðeins verkefni sem þeir eru meðlimir í?
• Hver má búa til og skjalasafna verkefnum?
• Geta fólk breytt verkefnum sem eru úthlutuð öðrum?
• Fá viðskiptavinir eða verktakar aðgang? Ef já, að hvaða verkefnum, og eiga þeir að sjá innri athugasemdir?

Ytri aðgangur breytir hönnuninni mikið. Ef viðskiptavinir þurfa að sjá framvindu skaltu íhuga sérstaka skrifvarða sýn eða viðskiptavinagátt í stað þess að bjóða þeim inn í innra tólið.

Ákvarðanir og málamiðlanir

Fastar stöður eða dálkar fyrir hvert verkefni

Fastar stöður fyrir öll verkefni gera skýrslugerð auðvelda („hversu mörg verkefni eru í yfirferð?“). Sérsniðnir dálkar fyrir hvert verkefni eru sveigjanlegri en gera yfirlit yfir mörg verkefni erfiðari. Fyrir eitt teymi með einn verkferil eru fastar stöður betri byrjun.

Spjald, listi eða tímalína

Spjöld henta vel fyrir flæði, listar fyrir röðun og breytingar í lotum, tímalínur fyrir dagsetningadrifna vinnu. Byggðu spjald og lista fyrst. Tímalína eða Gantt-sýn (stikur yfir dagatal) bætir miklu flækjustigi við, sérstaklega þegar verkefni hafa tengsl sín á milli. Bættu henni aðeins við ef skilafrestir knýja vinnuna í raun.

Tilkynningar

Fólk býst við að fá vita þegar það er úthlutað verkefni eða nefnt í athugasemd. Tilkynningar í appinu (bjalla með lista) eru einfaldari að byrja með en tölvupóstur. Tölvupóstur krefst sendiþjónustu; sjá hvernig sendir þú tölvupóst úr appinu þínu. Dagleg samantekt yfir útrunnin verkefni krefst keyrslu á tímaáætlun, svo athugaðu hvernig hýsingin þín höndlar það áður en þú lofar því.

Rauntímauppfærslur

Tveir sem horfa á sama spjald sjá fyrr eða síðar gögn sem eru orðin úrelt. Fyrir lítið teymi duga yfirleitt gögn sem endurnýjast þegar einhver opnar síðu eða með reglulegu millibili. Lifandi uppfærslur eru fínar en ekki nauðsynlegar í fyrstu útgáfu.

Fyrsta skipun sem virkar

Byggðu verkefnastjórnunartól fyrir markaðsstofu með 10 starfsmenn. Verkefni hafa heiti, viðskiptavin, ábyrgðaraðila, skiladag og stöðu (Skipulag, Virkt, Í bið, Lokið). Verkefnaliðir tilheyra verkefni og hafa titil, lýsingu, úthlutað til, skiladag, forgang (Lágur, Venjulegur, Hár) og stöðu (Til að gera, Í vinnslu, Yfirferð viðskiptavinar, Lokið). Síður: listi yfir verkefni sem sýnir fjölda opinna og útrunninna verkefna; verkefnasíða með spjaldi sem dregið er á milli staða eftir stöðu og listasýn sem hægt er að raða; hliðarspjald fyrir verkefnaliði með athugasemdum; síðan Verkefnin mín sem er flokkuð í Útrunnin, Í dag, Í þessari viku og Seinna; og yfirlit stjórnanda yfir útrunnin verkefni eftir fólki. Vistaðu allt í gagnagrunni, haltu virkniskrá yfir breytingar á stöðu og ábyrgðaraðila og mundu röð spjaldsins. Hreint, þétt útlit sem virkar á fartölvu og síma.

Skipunin skilgreinir stöðurnar, síðurnar og fáeinu smáatriðin (virkniskráin og röð spjaldsins) sem aðgreina sýnidæmi frá einhverju sem teymi getur notað.

Byggingarskref

1. Verkefni og verkefnaliðir sem listar. Búa til, breyta, úthluta, setja skiladaga. Athugaðu að gögnin séu rétt áður en þú bætir við sýnum.
2. Spjaldsýn. Dálkar eftir stöðu, draga til að breyta stöðu, muna röðina.
3. Hliðarspjald verkefnaliðar og athugasemdir.
4. Verkefnin mín. Þessi síða er sú sem flestir opna á hverjum morgni; gerðu hana hraða.
5. Innskráning og aðild að verkefnum. Bættu þessu við áður en raunveruleg vinna fer inn.
6. Virkniskrá og tilkynningar í appinu fyrir úthlutanir og nefningar.
7. Yfirlit stjórnanda. Útrunnin verkefni eftir fólki, verkefni í hættu.
8. Fluttu inn núverandi verkefni úr töflureikni eða útflutningi, svo teymið byrji með raunveruleg gögn.
9. Prófaðu með tveimur manneskjum í einu. Færðu sama spjaldið, breyttu sama verkefninu og athugaðu að ekkert týnist.

Algeng mistök

• Að afrita alla eiginleika stórs tóls. Undirverkefni, tengsl, sérsniðnir reitir, sjálfvirkni og Gantt-línurit bæta hvert við vikum af jaðartilfellum. Byrjaðu án þeirra.
• Engin sýn „verkefnin mín“. Fólk nennir ekki að grúska í tíu spjöldum til að finna vinnuna sína.
• Að leyfa hverjum sem er að eyða verkefnum. Skjalasafnaðu í stað þess að eyða, og takmarkaðu hver getur gert það.
• Stöður sem eru frjáls texti. Notaðu fastan lista, annars klikka skýrslurnar.
• Að blanda tímaskráningu inn. Ef þú þarft klukkustundir skaltu byggja eða tengja tímaskráningarapp og tengja færslur við verkefni.
• Að ræsa tómt. Nýtt tól án gagna er ekki notað. Fluttu inn núverandi vinnu fyrst.

Þegar Trello, Asana eða Jira er betra val

Ef vinna teymisins passar við staðlað spjald eða lista og þú þarft fyrst og fremst eitthvað áreiðanlegt í dag er erfitt að slá rótgrónu tól. Þau koma með farsímaöpp, samþættingar við spjall- og dagatalsverkfæri, sjálfvirknireglur og margra ára fágun. Samanburðir okkar á Trello og Asana og valkostum við Jira fara yfir valkostina.

Sérsmíðað tól borgar sig þegar verkferillinn þinn hefur skref sem þessi tól ráða illa við, þegar verkefni þurfa að tengjast eigin gögnum (viðskiptavinum, verkum, lager, reikningum), þegar þú vilt einn einfaldan skjá í stað stillanlegs, eða þegar verð á sæti fyrir stórt teymi verður raunverulegur kostnaður. Mörg teymi gera hvort tveggja: almennt tól fyrir almenna vinnu og lítið sérsmíðað tól fyrir eitt sérhæft ferli. Ef þú ert bara að leita að einföldu persónulegu verkefnaspjaldi eða spjaldi fyrir lítið teymi er leiðarvísirinn um verkefnastjórnunarapp betri kostur.

Að byggja með Mythex

Á Mythex lýsir þú tólinu í spjalli, sérð það taka form í lifandi forskoðun, og umboðsmaðurinn bætir við sérstökum Postgres-gagnagrunni þegar verkefni þarf að vista (biddu um það eða skrifaðu /database). Viðhengi á verkefnum nota geymslu skráa verkefnisins (/storage). Innskráning fyrir teymið er eitthvað sem þú bætir við með eigin auðkenningaraðferð; sjá leiðbeiningar um innskráningu.

Áætlunarstilling nýtist vel hér: biddu umboðsmanninn um að skipuleggja gagnalíkanið og síðurnar áður en hann skrifar kóða, yfirfarðu áætlunina og byggðu svo. Eftir hvert stig getur /test látið umboðsmanninn smella sig í gegnum forskoðunina (búa til verkefni, bæta við verkefnalið, draga hann milli dálka) og tilkynna vandamál. Sem upphafspunkt getur þú skoðað teymiskanbanspjaldið, sprettspjaldið eða vörurodmapið.

Spurningar