Kako napraviti alat za upravljanje projektima: projekti, zadaci, table i rokovi

Alat za upravljanje projektima omogućava timu da vidi svaki projekat, zadatke u njemu, ko je odgovoran za svaki zadatak, njegov status i kada je rok. Da biste ga napravili, potrebni su vam projekti i zadaci u bazi podataka, tabla i pregled po listi, stranica „moji zadaci”, komentari i jasna pravila o tome ko šta smije da vidi i mijenja. AI builder može brzo napraviti upotrebljivu prvu verziju. Stvarni posao je odoljeti želji da ponovo napravite svaku funkciju velikog proizvoda, i umjesto toga kodirate jedan tok rada koji vaš tim zaista prati.

Počnite od vašeg toka rada, ne od liste funkcija

Opšti alati su fleksibilni jer moraju odgovarati svima. Vaš alat može odgovarati tačno jednom načinu rada. Prije pisanja prompta zapišite:

• Šta je projekat za vas. Klijentski angažman, izdanje proizvoda, građevinski posao, marketinška kampanja.
• Kroz koje faze posao prolazi. Na primjer: Brief → U toku → Pregled klijenta → Završeno. Ovo postaju vaši statusi i kolone na tabli.
• Ko šta radi. Ko kreira projekte, ko dodjeljuje zadatke, ko odobrava.
• Šta ljudi gledaju svaki dan. Obično „šta je moje i šta kasni”.
• Šta menadžeri trebaju sedmično. Projekti pod rizikom, zakašnjeli poslovi, opterećenje po osobi.

Ako vaši odgovori izgledaju potpuno kao generička kanban tabla, gotov alat može biti bolje rješenje (više o tome dolje). Ako uključuju korake kao što su odobrenje klijenta, fiksne liste provjere po tipu projekta ili veze sa vašim poslovima i fakturama, tu prilagođena izrada zaista vrijedi.

Šta alat treba

Podaci

Polje pozicija na zadacima omogućava ljudima da prevlače kartice u redoslijed koji ostaje. Dnevnik aktivnosti odgovara na pitanje „ko je ovo vratio u U toku?” bez rasprave.

Stranice

• Lista projekata sa statusom, odgovornom osobom, rokom i brojem otvorenih i zakašnjelih zadataka.
• Stranica projekta sa pregledom po tabli (kolone po statusu) i pregledom po listi (sortabilno, filtrirano).
• Detalj zadatka kao bočni panel ili stranica: opis, dodijeljena osoba, rok, komentari, fajlovi.
• Moji zadaci za svaku osobu, grupisani po zakašnjelim, danas, ove sedmice, kasnije.
• Pregled za menadžere: projekti pod rizikom, zakašnjeli zadaci, zadaci po osobi.

Dozvole

Odlučite rano:

• Mogu li svi vidjeti svaki projekat, ili samo projekte čiji su članovi?
• Ko može kreirati i arhivirati projekte?
• Mogu li ljudi mijenjati zadatke dodijeljene drugima?
• Hoće li klijenti ili izvođači imati pristup? Ako da, kojim projektima, i da li treba da vide interne komentare?

Vanjski pristup mnogo mijenja dizajn. Ako klijenti trebaju pratiti napredak, razmislite o odvojenom pregledu samo za čitanje ili klijentskom portalu, umjesto da ih pozivate u interni alat.

Odluke i kompromisi

Fiksni statusi ili kolone po projektu

Fiksni statusi za sve projekte olakšavaju izvještavanje („koliko je zadataka na pregledu?”). Prilagođene kolone po projektu su fleksibilnije, ali otežavaju preglede kroz više projekata. Za jedan tim sa jednim tokom rada, fiksni statusi su bolji početak.

Tabla, lista ili vremenska linija

Table su dobre za tok, liste za sortiranje i masovne izmjene, a vremenske linije za posao vođen datumima. Prvo napravite tablu i listu. Pregled na vremenskoj liniji ili Gantogram (trake kroz kalendar) dodaje mnogo složenosti, posebno uz zavisnosti između zadataka. Dodajte ga samo ako rokovi zaista upravljaju vašim radom.

Obavještenja

Ljudi očekuju da saznaju kada su im dodijeljen zadatak ili kada ih neko spomene u komentaru. Obavještenja u aplikaciji (zvonce sa listom) su jednostavnija za početak nego e-pošta. E-pošta treba servis za slanje; pogledajte kako slati e-poštu iz vaše aplikacije. Dnevni pregled zakašnjelih zadataka traži nešto što radi po rasporedu, pa provjerite kako vaš hosting to podržava prije nego što obećate.

Ažuriranja u realnom vremenu

Dvije osobe koje gledaju istu tablu će kad-tad vidjeti zastarjele podatke. Za mali tim obično je dovoljno osvježiti podatke kada neko otvori stranicu ili povremeno. Živa ažuriranja su lijepa, ali nisu potrebna u prvoj verziji.

Prompt koji dobro radi

Napravi alat za upravljanje projektima za marketing agenciju sa 10 zaposlenih. Projekti imaju naziv, klijenta, odgovornu osobu, rok i status (Planiranje, Aktivno, Na čekanju, Završeno). Zadaci pripadaju projektu i imaju naslov, opis, dodijeljenu osobu, rok, prioritet (Nizak, Normalan, Visok) i status (Za uraditi, U toku, Pregled klijenta, Završeno). Stranice: lista projekata koja prikazuje broj otvorenih i zakašnjelih zadataka; stranica projekta sa tablom po statusu uz prevlačenje i sortabilnim pregledom po listi; bočni panel zadatka sa komentarima; stranica Moji zadaci grupisana po Zakašnjelo, Danas, Ova sedmica i Kasnije; i menadžerski pregled zakašnjelih zadataka po osobi. Sve čuvaj u bazi, vodi dnevnik aktivnosti promjena statusa i dodjele, i pamti redoslijed kartica na tabli. Čist, gust raspored koji radi na laptopu i telefonu.

Prompt navodi statuse, stranice i nekoliko detalja (dnevnik aktivnosti, redoslijed kartica) koji razdvajaju demo od nečega što tim može koristiti.

Koraci izgradnje

1. Projekti i zadaci kao liste. Kreirajte, uređujte, dodjeljujte, postavljajte rokove. Provjerite da su podaci tačni prije nego dodate bilo koji pregled.
2. Pregled po tabli. Kolone po statusu, prevlačenje za promjenu statusa, zapamćen redoslijed.
3. Bočni panel zadatka i komentari.
4. Moji zadaci. Ovo je stranica koju će većina ljudi otvarati svako jutro; neka bude brza.
5. Prijava i članstvo na projektima. Dodajte prije nego što stvarni posao uđe u sistem.
6. Dnevnik aktivnosti i obavještenja u aplikaciji za dodjele i spominjanja.
7. Menadžerski pregled. Zakašnjelo po osobi, projekti pod rizikom.
8. Uvezite tekuće projekte iz tabele ili izvoza, da tim počne sa pravim podacima.
9. Testirajte sa dvije osobe istovremeno. Premjestite istu karticu, uredite isti zadatak, provjerite da ništa nije izgubljeno.

Česte greške

• Kopiranje svake funkcije velikog alata. Podzadaci, zavisnosti, prilagođena polja, automatizacije i Gantogrami svaki dodaju sedmice slučajeva. Počnite bez njih.
• Nema pregleda „moji zadaci”. Ljudi neće pretraživati deset tabli da nađu svoj posao.
• Dozvoljavanje da svako briše projekte. Arhivirajte umjesto brisanja i ograničite ko to može.
• Statusi kao slobodan tekst. Koristite fiksnu listu, inače izvještaji pucaju.
• Miješanje praćenja vremena. Ako su vam potrebni sati, napravite ili povežite aplikaciju za praćenje vremena i vežite unose za zadatke.
• Pokretanje bez podataka. Novi alat bez podataka se ne koristi. Prvo uvezite tekući posao.

Kada su Trello, Asana ili Jira bolji izbor

Ako se rad vašeg tima uklapa u standardnu tablu ili listu, a trebate nešto pouzdano već danas, etablirani alat je teško nadmašiti. Dolaze sa mobilnim aplikacijama, integracijama sa alatima za chat i kalendar, pravilima za automatizaciju i godinama dorade. Naša poređenja Trello i Asana i alternative za Jiru pokrivaju opcije.

Prilagođeni alat ima smisla kada vaš tok rada ima korake koje ti alati nezgodno obrađuju, kada projekti moraju biti povezani sa vašim podacima (klijenti, poslovi, zalihe, fakture), kada želite jedan jednostavan ekran umjesto podesivog, ili kada cijena po korisniku za veliki tim postane stvarni trošak. Mnogi timovi rade oboje: generički alat za opšti posao, a mali prilagođeni za jedan specijalizovani proces. Ako tražite samo lični ili mali timski spisak obaveza, jednostavniji vodič aplikacija za upravljanje zadacima je bolje rješenje.

Izgradnja sa Mythexom

Na Mythexu opišete alat u chatu, gledate kako se oblikuje u živom pregledu, a agent dodaje namjensku Postgres bazu kada zadaci trebaju biti sačuvani (zatražite to ili unesite /database). Prilozi na zadacima koriste skladište fajlova projekta (/storage). Prijavu za tim dodajete sami sa svojim pristupom za autentifikaciju; pogledajte recept za dodavanje prijave.

Režim plana je koristan ovdje: zatražite od agenta da isplanira model podataka i stranice prije pisanja koda, pregledajte plan, zatim gradite. Nakon svake faze, /test navodi agenta da prođe kroz pregled (kreira projekat, doda zadatak, prevuče ga preko table) i prijavi probleme. Za početak pogledajte šablone timska kanban tabla, tabla za agilne sprintove ili plan proizvoda.

Pitanja