Како да направите алатка за управување со проекти: проекти, задачи, табли и рокови

Алатката за управување со проекти му овозможува на тимот да ги види сите проекти, задачите во нив, кој е одговорен за секоја задача, нејзиниот статус и кога истекува. За да направите една, ви требаат проекти и задачи во база, табла и приказ со листа, страница „моите задачи“, коментари и јасни правила за тоа кој што смее да гледа и менува. AI градител на апликации може брзо да направи употреблива прва верзија. Вистинската работа е да се одолее на желбата да се повтори секоја функција на голем производ и наместо тоа да се вгради единствениот работен тек што вашиот тим навистина го следи.

Почнете од вашиот работен тек, а не од список на функции

Општите алатки се флексибилни затоа што мора да одговараат на сите. Вашата сопствена алатка може да одговара точно на еден начин на работа. Пред да напишете prompt, запишете:

• Што е проект за вас. Клиентска работа, издание на производ, градежен проект, маркетинг кампања.
• Фазите низ кои минува работата. На пример: Бриф → Во тек → Преглед од клиент → Завршено. Тие стануваат ваши статуси и колони на таблата.
• Кој што прави. Кој создава проекти, кој доделува задачи, кој одобрува.
• Што луѓето гледаат секој ден. Обично „што е мое и што доцни“.
• Што на менаџерите им треба неделно. Проекти во ризик, задоцнета работа, оптоварување по лице.

Ако вашите одговори изгледаат точно како општа kanban табла, готова алатка може да биде подобар избор (повеќе за тоа подолу). Ако вклучуваат чекори како одобрување од клиент, фиксни листи за проверка по тип на проект или врски со вашите сопствени работи и фактури, тогаш прилагодената изработка се исплатува.

Што му треба на алатката

Податоци

Полето позиција кај задачите им овозможува на луѓето да ги влечат картичките во редослед што останува. Дневникот на активност одговара на прашањето „кој ја врати оваа во Во тек?“ без расправии.

Страници

• Список на проекти со статус, одговорно лице, рок и број на отворени и задоцнети задачи.
• Страница на проект со приказ на табла (колони по статус) и приказ со листа (може да се сортира и филтрира).
• Детали за задача како странична панел или страница: опис, извршител, рок, коментари, датотеки.
• Моите задачи за секое лице, групирани по задоцнети, денес, оваа недела, подоцна.
• Преглед за менаџерите: проекти во ризик, задоцнети задачи, задачи по лице.

Дозволи

Одлучете рано:

• Може ли секој да види секој проект или само проектите во кои е член?
• Кој може да создава и архивира проекти?
• Може ли луѓето да уредуваат задачи доделени на други?
• Ќе добијат ли клиенти или изведувачи пристап? Ако да, до кои проекти и дали треба да ги гледаат внатрешните коментари?

Надворешниот пристап многу го менува дизајнот. Ако клиентите треба да го гледаат напредокот, размислете за посебен приказ само за читање или портал за клиенти, наместо да ги поканувате во внатрешната алатка.

Одлуки и компромиси

Фиксни статуси или колони по проект

Фиксните статуси за сите проекти го олеснуваат извештајот („колку задачи се во преглед?“). Прилагодените колони по проект се флексибилни, но ги отежнуваат прегледите низ проектите. За еден тим со еден работен тек, фиксните статуси се подобар почеток.

Табла, листа или временска линија

Таблите се добри за тек, листите за сортирање и масовно уредување, а временските линии за работа управувана од датуми. Прво направете табла и листа. Приказот на временска линија или Гант (ленти низ календар) додава многу сложеност, особено со зависности меѓу задачите. Додајте го само ако роковите навистина ја водат вашата работа.

Известувања

Луѓето очекуваат да дознаат кога им е доделена задача или кога се спомнати во коментар. Известувањата во апликацијата (ѕвонче со список) се поедноставни за почеток отколку е-пошта. Е-поштата бара испраќачки провајдер; погледнете како да испраќате е-пошта од вашата апликација. Дневните прегледи на задоцнети задачи бараат нешто што работи по распоред, па проверете како вашиот хостинг го решава тоа пред да ветите.

Ажурирања во реално време

Двајца што гледаат иста табла на крајот ќе видат застарени податоци. За мал тим, освежувањето на податоците кога некој ќе отвори страница или на секој одреден период обично е доволно. Ажурирањата во живо се убави, но не се потребни за верзија еден.

Промпт што работи

Направи алатка за управување со проекти за маркетинг агенција со 10 лица. Проектите имаат име, клиент, одговорно лице, рок и статус (Планирање, Активен, На пауза, Завршен). Задачите припаѓаат на проект и имаат наслов, опис, извршител, рок, приоритет (Низок, Нормален, Висок) и статус (За направење, Во тек, Преглед од клиент, Завршено). Страници: список на проекти со број на отворени и задоцнети задачи; страница на проект со табла за влечење по статус и приказ со листа што се сортира; странична панел за задача со коментари; страница Моите задачи групирана по Задоцнети, Денес, Оваа недела и Подоцна; и менаџерски Преглед на задоцнети задачи по лице. Зачувај сè во база, води дневник на активност за промени на статус и извршител, и запомни го редоследот на картичките на таблата. Чист, густ распоред што работи на лаптоп и телефон.

Промптот ги наведува статусите, страниците и неколкуте детали (дневник на активност, редослед на картичките) што ја разликуваат демо-верзијата од нешто што тимот може да го користи.

Чекори за градење

1. Проекти и задачи како листи. Создавање, уредување, доделување, поставување рокови. Проверете дали податоците се точни пред да додавате прикази.
2. Приказ на табла. Колони по статус, влечење за промена на статус, запомнет редослед.
3. Панел за задачи и коментари.
4. Моите задачи. Ова е страницата што секој ќе ја отвора секое утро; нека биде брза.
5. Најава и членство во проект. Додајте ги пред да влезе вистинската работа.
6. Дневник на активност и известувања во апликацијата за доделувања и спомнувања.
7. Менаџерски преглед. Задоцнето по лице, проекти во ризик.
8. Увезете ги тековните проекти од табела или извоз, за тимот да почне со вистински податоци.
9. Тестирајте со двајца истовремено. Преместете ја истата картичка, уредете ја истата задача и проверете дека ништо не се губи.

Чести грешки

• Копирање на секоја функција од голема алатка. Подзадачи, зависности, прилагодени полиња, автоматизации и Гант-дијаграми секој додава недели на рабни случаи. Почнете без нив.
• Нема приказ „моите задачи“. Луѓето нема да копаат низ десет табли за да ја најдат својата работа.
• Дозволување на секој да брише проекти. Архивирајте наместо бришење и ограничете кој може да го прави тоа.
• Статуси во слободен текст. Користете фиксна листа, инаку извештаите се расипуваат.
• Мешање на следење на време. Ако ви требаат часови, направете или поврзете апликација за следење на време и поврзете ги записите со задачите.
• Лансирање празно. Нова алатка без податоци не се користи. Прво увезете ја тековната работа.

Кога е подобар Trello, Asana или Jira

Ако работата на вашиот тим се вклопува во стандардна табла или листа и главно ви треба нешто сигурно денес, воспоставена алатка тешко може да се победи. Имаат мобилни апликации, интеграции со алатки за разговор и календар, правила за автоматизација и години дотерување. Нашите споредби Trello и Asana и алтернативи за Jira ги опфаќаат опциите.

Прилагодената алатка има смисла кога вашиот работен тек има чекори што тие алатки ги решаваат незгодно, кога проектите треба да се поврзат со ваши сопствени податоци (клиенти, работи, залиха, фактури), кога сакате еден едноставен екран наместо конфигурабилен, или кога цената по корисник за голем тим станува вистински трошок. Многу тимови прават и двете: општа алатка за општа работа и мала прилагодена за еден специјализиран процес. Ако ви треба само лична или мала табла за задачи, поедноставното упатство за апликација за управување со задачи е подобро.

Градење со Mythex

Во Mythex ја опишувате алатката во разговор, ја гледате како се оформува во жив преглед, а агентот додава посветена Postgres база кога задачите треба да се зачуваат (побарајте го или напишете /database). Прилозите на задачите користат складирање на датотеки на проектот (/storage). Најавата за тимот ја додавате со ваш сопствен пристап за автентикација; погледнете го рецептот за додавање најава.

Режимот на план е корисен овде: побарајте од агентот да го планира моделот на податоци и страниците пред да напише код, прегледајте го планот и потоа градете. По секоја фаза, /test го прави агентот да кликне низ прегледот (создај проект, додај задача, повлечи ја преку таблата) и да пријави проблеми. За почеток погледнете ги шаблоните тимска kanban табла, agile табла за спринтови или производна патна карта.

Прашања