Si të ndërtosh një mjet menaxhimi projektesh: projekte, detyra, tabela dhe afate

Një mjet menaxhimi projektesh i lejon një ekipi të shohë çdo projekt, detyrat brenda tij, kush është përgjegjës për secilën, statusin dhe kur ka afatin. Për ta ndërtuar, të duhen projekte dhe detyra në një bazë të dhënash, një tabelë dhe një pamje listë, një faqe „detyrat e mia“, komente dhe rregulla të qarta se kush mund të shohë dhe ndryshojë çfarë. Një ndërtues aplikacionesh me AI mund të prodhojë një version të parë të përdorshëm shpejt. Puna e vërtetë është t’i rezistosh dëshirës për të rindërtuar çdo funksion të një produkti të madh, dhe në vend të kësaj të koduesh rrjedhën e vetme që ekipi yt ndjek realisht.

Fillo nga rrjedha jote e punës, jo nga një listë funksionalitetesh

Mjetet e përgjithshme janë fleksibile sepse duhet të përshtaten me të gjithë. Mjeti yt mund të përshtatet saktësisht me një mënyrë pune. Përpara se të shkruash një kërkesë, shkruaj:

• Çfarë është një projekt për ty. Një angazhim me klient, një publikim produkti, një punë ndërtimi, një fushatë marketingu.
• Fazat që kalon puna. Për shembull: Brief → Në punë → Shqyrtim nga klienti → Përfunduar. Këto bëhen statuset dhe kolonat e tabelës.
• Kush bën çfarë. Kush krijon projekte, kush cakton detyra, kush miraton.
• Çfarë shohin njerëzit çdo ditë. Zakonisht „çfarë është imja dhe çfarë është vonuar“.
• Çfarë u duhet menaxherëve çdo javë. Projektet me rrezik, detyrat e vonuara, ngarkesa për person.

Nëse përgjigjet e tua duken saktësisht si një tabelë kanban e përgjithshme, një mjet gati mund të jetë zgjidhja më e mirë (më shumë për këtë më poshtë). Nëse përfshijnë hapa si miratimi i klientit, lista kontrolli fikse për çdo lloj projekti, ose lidhje me punët dhe faturat e tua, aty një ndërtim i personalizuar merr vlerë.

Çfarë i duhet mjetit

Të dhënat

Një fushë pozicioni te detyrat të lejon njerëzit të tërheqin kartat në një renditje që mbetet. Një regjistër aktiviteti përgjigjet pa diskutim pyetjes „kush e ktheu këtë përsëri në Në punë?“.

Faqet

• Lista e projekteve me statusin, përgjegjësin, datën e afatit dhe numrin e detyrave të hapura dhe të vonuara.
• Faqja e projektit me një pamje tabele (kolona sipas statusit) dhe një pamje listë (e renditshme, e filtrueshme).
• Detaji i detyrës si panel anësor ose faqe: përshkrimi, personi i caktuar, data e afatit, komentet, skedarët.
• Detyrat e mia për çdo person, të grupuara si të vonuara, sot, këtë javë, më vonë.
• Përmbledhja për menaxherët: projektet me rrezik, detyrat e vonuara, detyrat për person.

Lejet

Vendos herët:

• A mund të shohë çdo person çdo projekt, ose vetëm projektet ku është anëtar?
• Kush mund të krijojë dhe arkivojë projekte?
• A mund të ndryshojnë njerëzit detyra të caktuara tek të tjerët?
• A do të marrin akses klientët ose kontraktorët? Nëse po, në cilat projekte, dhe a duhet të shohin komentet e brendshme?

Aksesi i jashtëm ndryshon shumë dizajnin. Nëse klientët duhet të shohin progresin, konsidero një pamje të veçantë vetëm për lexim ose një portal klienti, në vend që t’i fusësh në mjetin e brendshëm.

Vendime dhe kompromise

Statuse fikse ose kolona për çdo projekt

Statuset fikse në të gjithë projektet e bëjnë raportimin të lehtë („sa detyra janë në shqyrtim?“). Kolonat e personalizuara për projekt janë më fleksibël, por e bëjnë më të vështirë pamjen ndërprojektesh. Për një ekip të vetëm me një rrjedhë pune, statuset fikse janë nisja më e mirë.

Tabela, listë ose linjë kohore

Tabelat janë të mira për rrjedhën, listat për renditje dhe përpunim masiv, linjat kohore për punë të drejtuar nga data. Ndërto tabelën dhe listën e para. Një pamje linje kohore ose Gantt (shirita përgjatë një kalendari) shton shumë ndërlikim, sidomos me varësi midis detyrave. Shtoje vetëm nëse afatet e drejtojnë realisht punën tënde.

Njoftimet

Njerëzit presin të dinë kur u caktohet një detyrë ose kur përmenden në koment. Njoftimet brenda aplikacionit (një ikonë me listë) janë më të thjeshta për të nisur sesa email-i. Email-i kërkon një ofrues dërgimi; shiko si të dërgosh email-e nga aplikacioni yt. Përmbledhjet ditore të detyrave të vonuara kërkojnë diçka që funksionon sipas orarit, prandaj kontrollo si e trajton hosting-u yt përpara se ta premtosh.

Përditësime në kohë reale

Dy persona që shohin të njëjtën tabelë do të shohin të dhëna të vjetra në një moment. Për një ekip të vogël, rifreskimi i të dhënave kur hapet një faqe ose herë pas here zakonisht mjafton. Përditësimet live janë të bukura, por nuk nevojiten për versionin e parë.

Një kërkesë fillestare që funksionon

Ndërto një mjet menaxhimi projektesh për një agjenci marketingu me 10 persona. Projektet kanë emër, klient, përgjegjës, datë afati dhe status (Planifikim, Aktiv, Në pritje, Përfunduar). Detyrat i përkasin një projekti dhe kanë titull, përshkrim, person të caktuar, datë afati, prioritet (I ulët, Normal, I lartë) dhe status (Për të bërë, Në punë, Shqyrtim nga klienti, Përfunduar). Faqet: një listë Projektesh që shfaq numrin e detyrave të hapura dhe të vonuara; një faqe Projekti me tabelë drag-and-drop sipas statusit dhe një pamje listë të renditshme; një panel anësor detyre me komente; një faqe Detyrat e mia të grupuara si Të vonuara, Sot, Këtë javë dhe Më vonë; dhe një Përmbledhje menaxheriale të detyrave të vonuara sipas personit. Ruaj gjithçka në një bazë të dhënash, mban një regjistër aktiviteti për ndryshimet e statusit dhe të personit të caktuar, dhe kujto renditjen e kartave në tabelë. Layout i pastër dhe i dendur, që funksionon në laptop dhe telefon.

Ai përcakton statuset, faqet dhe detajet e vogla (regjistri i aktivitetit, renditja e kartave) që e ndajnë një demo nga diçka që një ekip mund ta përdorë.

Ndërtoje hap pas hapi

1. Projektet dhe detyrat si lista. Krijo, redakto, cakto, vendos afate. Kontrollo që të dhënat janë të sakta përpara se të shtosh çdo pamje.
2. Pamja e tabelës. Kolona sipas statusit, tërhiq për të ndryshuar statusin, renditje e mbajtur mend.
3. Paneli i detyrës dhe komentet.
4. Detyrat e mia. Kjo është faqja që shumica do ta hapin çdo mëngjes; bëje të shpejtë.
5. Hyrja dhe anëtarësimi në projekt. Shtoji përpara se të fillojë puna reale.
6. Regjistri i aktivitetit dhe njoftimet brenda aplikacionit për caktime dhe përmendje.
7. Përmbledhja menaxheriale. Të vonuarit sipas personit, projektet me rrezik.
8. Importo projektet e tanishme nga një fletëllogaritëse ose eksport, që ekipi të nisë me të dhëna reale.
9. Testo me dy persona njëkohësisht. Lëviz të njëjtën kartë, redakto të njëjtën detyrë, kontrollo që asgjë të mos humbasë.

Gabimet e zakonshme

• Kopjimi i çdo funksioni të një mjeti të madh. Nëndetyrat, varësitë, fushat e personalizuara, automatizimet dhe Gantt-i shtojnë çdo një javë rastesh kufitare. Nisu pa to.
• Mungesa e pamjes „detyrat e mia“. Njerëzit nuk do të kërkojnë në dhjetë tabela për punën e tyre.
• Lejimi i kujtdo të fshijë projekte. Arkivo në vend se të fshish, dhe kufizo kush mund ta bëjë këtë.
• Statuse me tekst të lirë. Përdor një listë fikse, ose raportet prishen.
• Përzierja e gjurmimit të orëve. Nëse të duhen orë, ndërto ose lidh një aplikacion gjurmimi orësh dhe lidh regjistrimet me detyrat.
• Nisja bosh. Një mjet i ri pa të dhëna nuk përdoret. Importo punën aktuale së pari.

Kur Trello, Asana ose Jira është zgjedhja më e mirë

Nëse puna e ekipit tënd përshtatet me një tabelë ose listë standarde dhe të duhet kryesisht diçka e besueshme sot, një mjet i njohur është i vështirë për t’u mundur. Vijnë me aplikacione mobile, integrime me mjete bisede dhe kalendari, rregulla automatizimi dhe vite përmirësimesh. Krahasimet tona të Trello dhe Asana dhe të alternativave të Jira mbulojnë opsionet.

Një mjet i personalizuar ka kuptim kur rrjedha jote ka hapa që ato mjete i trajtojnë keq, kur projektet duhet të lidhen me të dhënat e tua (klientë, punë, stok, fatura), kur do një ekran të thjeshtë në vend të një të konfigurueshmi, ose kur çmimi për ulëse në një ekip të madh bëhet kosto reale. Shumë ekipe bëjnë të dyjat: një mjet të përgjithshëm për punën e përgjithshme, një mjet të vogël të personalizuar për një proces të specializuar. Nëse kërkon vetëm një tabelë personale ose për ekip të vogël me detyra, udhëzuesi për aplikacionin e menaxhimit të detyrave është më i përshtatshëm.

Duke e ndërtuar me Mythex

Në Mythex e përshkruan mjetin në chat, e sheh të formohet në një pamje paraprake të drejtpërdrejtë, dhe agjenti shton një bazë të dedikuar Postgres kur detyrat duhet të ruhen (kërkoje ose shkruaj /database). Bashkëngjitjet e detyrave përdorin hapësirën e skedarëve të projektit (/storage). Hyrja e ekipit është diçka që shton ti me qasjen tënde të autentikimit; shiko recetën e shtimit të hyrjes.

Modaliteti i planit është i dobishëm këtu: kërkoji agjentit të planifikojë modelin e të dhënave dhe faqet përpara se të shkruajë kod, shqyrto planin, pastaj ndërto. Pas çdo faze, /test i kërkon agjentit të klikojë nëpër pamjen paraprake (krijo një projekt, shto një detyrë, tërhiqe nëpër tabelë) dhe të raportojë problemet. Si pikënisje, shiko shabllonet tabela kanban e ekipit, tabela e sprint-eve agile ose roadmap-i i produktit.

Pyetje