Jinsi ya Kutengeneza Zana ya Usimamizi wa Miradi: Miradi, Kazi, Mbao na Tarehe za Mwisho

Zana ya usimamizi wa miradi inaruhusu timu kuona kila mradi, kazi zilizomo ndani yake, nani anamiliki kila kazi, hali yake na tarehe yake ya mwisho. Ili kuijenga unahitaji miradi na kazi kwenye hifadhidata, mbao na mwonekano wa orodha, ukurasa wa 'kazi zangu', maoni, na kanuni wazi za nani anaweza kuona na kubadilisha nini. Zana ya kutengeneza app kwa AI inaweza kutoa toleo la kwanza linalotumika haraka. Kazi halisi ni kujizuia usijaribu kujenga kila kipengele cha bidhaa kubwa, na badala yake kuweka kwenye msimbo mtiririko mmoja unaofuatwa kweli na timu yako.

Anza na mtiririko wako, si orodha ya vipengele

Zana za jumla ni rahisi kubadilika kwa sababu lazima zifae kila mtu. Zana yako mwenyewe inaweza kufaa njia moja ya kufanya kazi. Kabla ya kuandika maelekezo, andika chini:

• Mradi kwako ni nini. Mkataba wa mteja, toleo la bidhaa, kazi ya ujenzi, kampeni ya masoko.
• Hatua ambazo kazi hupitia. Kwa mfano: Muhtasari → Inaendelea → Mapitio ya mteja → Imekamilika. Hizi zinakuwa hali zako na safu za mbao.
• Nani anafanya nini. Nani anaunda miradi, nani anapanga kazi, nani anaidhinisha.
• Watu wanaangalia nini kila siku. Kwa kawaida ni "nini ni changu na kipi kimechelewa".
• Mameneja wanahitaji nini kila wiki. Miradi iliyo hatarini, kazi zilizochelewa, mzigo wa kila mtu.

Ikiwa majibu yako yanafanana kabisa na mbao za kanban za kawaida, zana iliyotengenezwa tayari inaweza kuwa jibu bora (zaidi kuhusu hilo hapa chini). Ikiwa yanajumuisha hatua kama idhini ya mteja, orodha za kazi zilizowekwa kwa aina ya mradi, au viungo vya kazi na ankara zako mwenyewe, hapo ndipo ujenzi maalum unapolipa.

Zana inahitaji nini

Data

Sehemu ya nafasi kwenye kazi inakuwezesha watu kuburuta kadi katika mpangilio unaodumu. Kumbukumbu ya shughuli inajibu swali la "nani alirudisha hii kwenye Inaendelea?" bila mabishano.

Kurasa

• Orodha ya miradi yenye hali, mmiliki, tarehe ya mwisho na idadi ya kazi zilizo wazi na zilizochelewa.
• Ukurasa wa mradi wenye mwonekano wa mbao (safu kwa hali) na mwonekano wa orodha (unaoweza kupangwa na kuchujwa).
• Maelezo ya kazi kama paneli ya kando au ukurasa: maelezo, mtekelezaji, tarehe ya mwisho, maoni, faili.
• Kazi zangu kwa kila mtu, zikipangwa kwa zilizochelewa, za leo, za wiki hii, na za baadaye.
• Muhtasari kwa mameneja: miradi iliyo hatarini, kazi zilizochelewa, kazi kwa kila mtu.

Ruhusa

Amua mapema:

• Je, kila mtu anaweza kuona kila mradi, au miradi ya wanachama pekee?
• Nani anaweza kuunda na kuhifadhi miradi?
• Je, watu wanaweza kuhariri kazi za wengine?
• Je, wateja au wakandarasi watapata ufikiaji? Ikiwa ndiyo, kwa miradi gani, na je, waone maoni ya ndani?

Ufikiaji wa nje unabadilisha muundo kwa kiasi kikubwa. Ikiwa wateja wanahitaji kuona maendeleo, fikiria mwonekano tofauti wa kusoma tu au lango la mteja badala ya kuwaalika ndani ya zana ya ndani.

Maamuzi na mabadilishano

Hali zisizobadilika au safu za kila mradi

Hali zisizobadilika kwa miradi yote zinarahisisha ripoti ("kazi ngapi ziko kwenye mapitio?"). Safu maalum kwa kila mradi zinanyumbulika lakini zinafanya mionekano ya miradi mingi kuwa ngumu. Kwa timu moja yenye mtiririko mmoja, hali zisizobadilika ndio mwanzo bora.

Mbao, orodha au ratiba

Mbao ni nzuri kwa mtiririko, orodha kwa kupanga na uhariri wa wingi, na ratiba kwa kazi zinazoongozwa na tarehe. Jenga mbao na orodha kwanza. Mwonekano wa ratiba au Gantt (pau kwenye kalenda) unaongeza ugumu mkubwa, hasa pale kazi zinategemeana. Iongeze tu ikiwa tarehe za mwisho kweli zinaendesha kazi yako.

Arifa

Watu wanatarajia kusikia wanapopewa kazi au wanapotajwa kwenye maoni. Arifa za ndani ya app (kengele yenye orodha) ni rahisi kuanza nazo kuliko barua pepe. Barua pepe inahitaji mtoa huduma wa kutuma; angalia jinsi ya kutuma barua pepe kutoka kwenye app yako. Muhtasari wa kila siku wa kazi zilizochelewa unahitaji kitu kinachoendeshwa kwa ratiba, kwa hiyo angalia jinsi hosting yako inavyoshughulikia hilo kabla ya kuahidi.

Masasisho ya wakati halisi

Watu wawili wanaotazama ubao uleule hatimaye wataona data ya zamani. Kwa timu ndogo, kuonyesha upya data watu wanapofungua ukurasa au kila baada ya muda fulani kwa kawaida kunatosha. Masasisho ya moja kwa moja ni mazuri lakini hayahitajiki kwenye toleo la kwanza.

Maelekezo ya kwanza yanayofanya kazi

Tengeneza zana ya usimamizi wa miradi kwa wakala wa masoko wa watu 10. Miradi ina jina, mteja, mmiliki, tarehe ya mwisho na hali (Kupanga, Hai, Imesimamishwa, Imekamilika). Kazi zipo ndani ya mradi na zina kichwa, maelezo, mtekelezaji, tarehe ya mwisho, kipaumbele (Chini, Kawaida, Juu) na hali (Ya kufanya, Inaendelea, Mapitio ya mteja, Imekamilika). Kurasa: orodha ya Miradi inayoonyesha idadi ya kazi zilizo wazi na zilizochelewa; ukurasa wa Mradi wenye mbao za kuburuta na kudondosha kwa hali na orodha inayoweza kupangwa; paneli ya kando ya kazi yenye maoni; ukurasa wa Kazi Zangu uliopangwa kwa Zilizochelewa, Leo, Wiki Hii na Baadaye; na muhtasari wa msimamizi wa kazi zilizochelewa kwa kila mtu. Hifadhi kila kitu kwenye hifadhidata, weka kumbukumbu ya shughuli za mabadiliko ya hali na mtekelezaji, na kumbuka mpangilio wa kadi kwenye mbao. Mpangilio safi na mnene unaofanya kazi vizuri kwenye kompyuta ya mkononi na simu.

Maelekezo haya yanataja hali, kurasa na maelezo machache (kumbukumbu ya shughuli, mpangilio wa kadi) yanayotenganisha onyesho na kitu ambacho timu inaweza kukitumia.

Hatua za kujenga

1. Miradi na kazi kama orodha. Unda, hariri, mpe kazi, weka tarehe za mwisho. Hakikisha data ni sahihi kabla ya kuongeza mwonekano wowote.
2. Mwonekano wa mbao. Safu kwa hali, buruta kubadilisha hali, mpangilio unaokumbukwa.
3. Paneli ya kazi na maoni.
4. Kazi zangu. Hiki ndicho ukurasa ambao watu wengi watafungua kila asubuhi; ufanye uwe wa haraka.
5. Kuingia na uanachama wa miradi. Ongeza kabla kazi halisi haijaingia.
6. Kumbukumbu ya shughuli na arifa za ndani kwa mgawo na kutajwa.
7. Muhtasari wa msimamizi. Zilizochelewa kwa kila mtu, miradi iliyo hatarini.
8. Ingiza miradi yako ya sasa kutoka lahajedwali au export ili timu ianze na data halisi.
9. Jaribu na watu wawili kwa wakati mmoja. Sogeza kadi ile ile, hariri kazi ile ile, angalia kwamba hakuna kinachopotea.

Makosa ya kawaida

• Kunakili kila kipengele cha zana kubwa. Kazi ndogo, utegemezi, sehemu maalum, otomatiki na chati za Gantt kila moja inaongeza wiki za kesi za pembeni. Anza bila hizo.
• Kutokuwa na mwonekano wa "kazi zangu". Watu hawatapekua mbao kumi ili kupata kazi zao.
• Kuruhusu mtu yeyote kufuta miradi. Hifadhi badala ya kufuta, na weka vikwazo vya nani anaweza kufanya hivyo.
• Hali za maandishi huru. Tumia orodha isiyobadilika, au ripoti zitavunjika.
• Kuchanganya ufuatiliaji wa muda ndani. Ukihitaji saa, jenga au unganisha app ya ufuatiliaji wa muda na uunganishe maingizo na kazi.
• Kuzindua ukiwa tupu. Zana mpya isiyo na data haitumiki. Ingiza kazi za sasa kwanza.

Wakati Trello, Asana au Jira ni chaguo bora zaidi

Kazi ya timu yako ikiwa inatoshea mbao au orodha ya kawaida, na unahitaji hasa kitu cha kuaminika leo, zana iliyoimarika ni vigumu kuipiga. Zina programu za simu, ujumuishaji na zana za gumzo na kalenda, sheria za otomatiki na miaka ya umaliziaji. Ulinganisho wetu wa Trello na Asana na njia mbadala za Jira unashughulikia chaguo hizi.

Zana maalum inafaa wakati mtiririko wako una hatua ambazo zana hizo zinashughulikia kwa ugumu, wakati miradi inahitaji kuunganishwa na data yako mwenyewe (wateja, kazi, hisa, ankara), wakati unataka skrini moja rahisi badala ya inayoweza kusanidiwa, au wakati bei kwa kila kiti kwa timu kubwa inakuwa gharama halisi. Timu nyingi hufanya yote mawili: zana ya jumla kwa kazi za kawaida, na zana ndogo maalum kwa mchakato mmoja wa kipekee. Ikiwa unatafuta tu ubao wa kazi binafsi au wa timu ndogo, mwongozo rahisi wa app ya usimamizi wa kazi unafaa zaidi.

Kujenga na Mythex

Kwenye Mythex unaeleza zana kwenye mazungumzo, unaiona ikichukua umbo kwenye onyesho la moja kwa moja, na wakala anaongeza hifadhidata maalum ya Postgres kazi zinapohitaji kuhifadhiwa (omba au andika /database). Viambatisho vya kazi vinatumia hifadhi ya faili ya mradi (/storage). Kuingia kwa timu ni kitu unachoongeza kwa mbinu yako ya uthibitishaji; angalia mapishi ya kuongeza kuingia.

Hali ya mpango ni muhimu hapa: omba wakala apange muundo wa data na kurasa kabla ya kuandika msimbo, kagua mpango, kisha jenga. Baada ya kila hatua, /test inamfanya wakala apitie onyesho (unda mradi, ongeza kazi, buruta kwenye mbao) na aripoti matatizo. Kwa mwanzo, angalia violezo vya mbao ya kanban ya timu, mbao ya sprint ya agile au ramani ya bidhaa.

Maswali