પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ કેવી રીતે બનાવવું: પ્રોજેક્ટ, કાર્યો, બોર્ડ અને ડેડલાઇન

પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ ટીમને દરેક પ્રોજેક્ટ, તેની અંદરના કાર્યો, દરેક કાર્યનો માલિક, તેનું સ્ટેટસ અને ક્યારે due છે તે જોવા દે છે. એક બનાવવા માટે તમને ડેટાબેઝમાં પ્રોજેક્ટ અને કાર્યો, બોર્ડ અને લિસ્ટ વ્યૂ, "મારા કાર્યો" પેજ, કમેન્ટ, અને કોણ શું જોઈ અને બદલી શકે તેના સ્પષ્ટ નિયમો જોઈએ. AI એપ બિલ્ડર ઝડપથી ઉપયોગી પ્રથમ વર્ઝન બનાવી શકે. અસલી કામ એ છે કે મોટા ઉત્પાદનની દરેક સુવિધા ફરી બનાવવાની ઇચ્છાનો પ્રતિકાર કરીને, તમારી ટીમ ખરેખર અનુસરે છે તે એક વર્કફ્લોને કોડમાં ઉતારવો.

સુવિધાની યાદીથી નહીં, તમારા વર્કફ્લોથી શરૂ કરો

સામાન્ય ટૂલ્સ લવચીક છે કારણ કે તેમને દરેકને બંધબેસવું પડે. તમારું પોતાનું ટૂલ કામ કરવાની એક જ રીતને બરાબર બંધબેસી શકે. પ્રોમ્પ્ટ લખતા પહેલાં નીચે લખો:

• તમારા માટે પ્રોજેક્ટ શું છે. ક્લાયન્ટ એન્ગેજમેન્ટ, પ્રોડક્ટ રિલીઝ, બાંધકામનું કામ, માર્કેટિંગ ઝુંબેશ.
• કામ જે તબક્કાઓમાંથી પસાર થાય છે. દાખલા તરીકે: Brief → ચાલુ → ક્લાયન્ટ સમીક્ષા → પૂર્ણ. આ તમારા સ્ટેટસ અને બોર્ડ કૉલમ બને છે.
• કોણ શું કરે છે. કોણ પ્રોજેક્ટ બનાવે, કોણ કાર્ય સોંપે, કોણ મંજૂર કરે.
• લોકો દરરોજ શું જુએ છે. સામાન્ય રીતે "મારું શું છે અને શું મોડું છે".
• મેનેજરોને અઠવાડિયે શું જોઈએ. જોખમમાં પ્રોજેક્ટ, મોડું થયેલું કામ, દરેક વ્યક્તિનો ભાર.

જો તમારા જવાબો સામાન્ય kanban બોર્ડ જેવા જ લાગે, તો તૈયાર ટૂલ વધુ સારો જવાબ હોઈ શકે (તે વિશે નીચે). જો તેમાં ક્લાયન્ટ મંજૂરી, પ્રોજેક્ટ પ્રકાર પ્રમાણે નિશ્ચિત ચેકલિસ્ટ, અથવા તમારા પોતાના જૉબ અને ઇન્વૉઇસ સાથેની લિંક્સ જેવા પગલાં હોય, ત્યાં કસ્ટમ બિલ્ડ કામ આવે છે.

ટૂલને શું જોઈએ

ડેટા

કાર્યો પરનું position ફીલ્ડ લોકોને કાર્ડ એવા ક્રમમાં ખસેડવા દે છે જે ટકી રહે. પ્રવૃત્તિ લૉગ "આ કોણે પાછું In progress માં મૂક્યું?" નો જવાબ દલીલ વિના આપે છે.

પેજ

• પ્રોજેક્ટ્સ લિસ્ટ સ્ટેટસ, માલિક, due date અને ખુલ્લા તથા મોડા કાર્યોની ગણતરી સાથે.
• પ્રોજેક્ટ પેજ બોર્ડ વ્યૂ (સ્ટેટસ પ્રમાણે કૉલમ) અને લિસ્ટ વ્યૂ (ક્રમબદ્ધ, ફિલ્ટર થતું) સાથે.
• કાર્યની વિગત સાઇડ પેનલ અથવા પેજ તરીકે: વર્ણન, સોંપાયેલ વ્યક્તિ, due date, કમેન્ટ, ફાઇલો.
• મારા કાર્યો દરેક વ્યક્તિ માટે, મોડું, આજે, આ અઠવાડિયે, પછી પ્રમાણે જૂથબદ્ધ.
• ઝાંખી મેનેજરો માટે: જોખમમાં પ્રોજેક્ટ, મોડા કાર્યો, દરેક વ્યક્તિ દીઠ કાર્યો.

પરવાનગીઓ

શરૂઆતમાં નક્કી કરો:

• શું દરેક વ્યક્તિ દરેક પ્રોજેક્ટ જોઈ શકે, કે માત્ર જેના સભ્ય હોય તે?
• પ્રોજેક્ટ કોણ બનાવી અને આર્કાઇવ કરી શકે?
• શું લોકો બીજાને સોંપાયેલા કાર્યો સંપાદિત કરી શકે?
• શું ક્લાયન્ટ્સ કે કોન્ટ્રાક્ટરોને ઍક્સેસ મળશે? જો હા, કયા પ્રોજેક્ટમાં, અને તેમણે આંતરિક કમેન્ટ જોવી જોઈએ?

બાહ્ય ઍક્સેસ ડિઝાઇનને ઘણી બદલી નાખે છે. જો ક્લાયન્ટ્સને પ્રગતિ જોવી હોય, તો તેમને આંતરિક ટૂલમાં આમંત્રિત કરવાને બદલે અલગ read-only દૃશ્ય અથવા ક્લાયન્ટ પોર્ટલ વિચારો.

નિર્ણયો અને ટ્રેડ-ઓફ

નિશ્ચિત સ્ટેટસ કે પ્રોજેક્ટ દીઠ કૉલમ

બધા પ્રોજેક્ટમાં નિશ્ચિત સ્ટેટસ રિપોર્ટિંગ સરળ બનાવે છે ("સમીક્ષામાં કેટલા કાર્યો છે?"). પ્રોજેક્ટ દીઠ કસ્ટમ કૉલમ લવચીક છે પણ ક્રોસ-પ્રોજેક્ટ દૃશ્યો મુશ્કેલ બનાવે છે. એક ટીમ અને એક વર્કફ્લો માટે, નિશ્ચિત સ્ટેટસ વધુ સારી શરૂઆત છે.

બોર્ડ, લિસ્ટ કે ટાઇમલાઇન

બોર્ડ પ્રવાહ માટે સારા, લિસ્ટ ક્રમ અને બલ્ક ફેરફાર માટે, ટાઇમલાઇન તારીખ-આધારિત કામ માટે. પહેલા બોર્ડ અને લિસ્ટ બનાવો. ટાઇમલાઇન અથવા Gantt દૃશ્ય (કૅલેન્ડર પર બાર) ઘણી જટિલતા ઉમેરે છે, ખાસ કરીને કાર્યો વચ્ચેની નિર્ભરતા સાથે. તે ત્યારે જ ઉમેરો જ્યારે ડેડલાઇન ખરેખર તમારું કામ ચલાવે.

સૂચનાઓ

લોકો અપેક્ષા રાખે છે કે જ્યારે તેમને કાર્ય સોંપાય અથવા કમેન્ટમાં ઉલ્લેખ થાય ત્યારે તેમને ખબર પડે. ઇમેઇલ કરતાં ઍપમાં સૂચનાઓ (યાદી સાથેની ઘંટડી) શરૂઆત માટે સરળ છે. ઇમેઇલ માટે મોકલવાની સેવા પ્રદાતા જોઈએ; જુઓ તમારી ઍપમાંથી ઇમેઇલ કેવી રીતે મોકલવા. મોડા કાર્યોનો દૈનિક સારાંશ શેડ્યૂલ પર ચાલતી વસ્તુ માગે છે, તેથી વચન આપતા પહેલાં તપાસો કે તમારું hosting તે કેવી રીતે સંભાળે છે.

રિયલ-ટાઇમ અપડેટ્સ

એક જ બોર્ડ જોતા બે લોકોને આખરે જૂનો ડેટા દેખાશે. નાની ટીમ માટે, પેજ ખોલાય ત્યારે અથવા સમયાંતરે ડેટા રિફ્રેશ કરવો સામાન્ય રીતે પૂરતું છે. લાઇવ અપડેટ્સ સારા છે પણ પહેલા વર્ઝનમાં જરૂરી નથી.

કામ કરતો પ્રથમ પ્રોમ્પ્ટ

10 લોકોની માર્કેટિંગ એજન્સી માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ બનાવો. પ્રોજેક્ટમાં નામ, ક્લાયન્ટ, માલિક, due date અને સ્ટેટસ (Planning, Active, On hold, Done) હોય. કાર્યો એક પ્રોજેક્ટના હોય અને તેમાં શીર્ષક, વર્ણન, સોંપાયેલ વ્યક્તિ, due date, પ્રાથમિકતા (Low, Normal, High) અને સ્ટેટસ (To do, In progress, Client review, Done) હોય. પેજ: ખુલ્લા અને મોડા કાર્યોની ગણતરી સાથે પ્રોજેક્ટ્સ લિસ્ટ; સ્ટેટસ પ્રમાણે drag-and-drop બોર્ડ અને ક્રમબદ્ધ લિસ્ટ વ્યૂ સાથે પ્રોજેક્ટ પેજ; કમેન્ટ સાથે કાર્યની સાઇડ પેનલ; મોડું, આજે, આ અઠવાડિયે અને પછી પ્રમાણે જૂથબદ્ધ "મારા કાર્યો" પેજ; અને મેનેજર ઝાંખી જેમાં વ્યક્તિ દીઠ મોડા કાર્યો હોય. બધું ડેટાબેઝમાં સાચવો, સ્ટેટસ અને માલિકના ફેરફારોનો પ્રવૃત્તિ લૉગ રાખો, અને બોર્ડ પર કાર્ડનો ક્રમ યાદ રાખો. સ્વચ્છ, ઘનિષ્ઠ લેઆઉટ જે લેપટોપ અને ફોન પર કામ કરે.

તે સ્ટેટસ, પેજ અને થોડી વિગતો સ્પષ્ટ કરે છે (પ્રવૃત્તિ લૉગ, કાર્ડનો ક્રમ) જે ડેમોને એવી વસ્તુથી અલગ પાડે છે જેનો ટીમ ઉપયોગ કરી શકે.

બનાવવાના પગલાં

1. પ્રોજેક્ટ્સ અને કાર્યો યાદી તરીકે. બનાવો, સંપાદિત કરો, સોંપો, due date સેટ કરો. કોઈ વ્યૂ ઉમેરતા પહેલાં ડેટા સાચો છે તે તપાસો.
2. બોર્ડ વ્યૂ. સ્ટેટસ પ્રમાણે કૉલમ, સ્ટેટસ બદલવા ખેંચો, યાદ રહેલો ક્રમ.
3. કાર્ય પેનલ અને કમેન્ટ.
4. મારા કાર્યો. આ એ પેજ છે જે મોટાભાગના લોકો દરરોજ સવારે ખોલશે; તેને ઝડપી બનાવો.
5. લોગિન અને પ્રોજેક્ટ સભ્યપદ. વાસ્તવિક કામ ઉમેરાય તે પહેલાં ઉમેરો.
6. પ્રવૃત્તિ લૉગ અને સોંપણી તથા ઉલ્લેખ માટે ઍપમાં સૂચનાઓ.
7. મેનેજર ઝાંખી. વ્યક્તિ દીઠ મોડું, જોખમમાં પ્રોજેક્ટ.
8. તમારા હાલના પ્રોજેક્ટ આયાત કરો સ્પ્રેડશીટ અથવા export માંથી, જેથી ટીમ વાસ્તવિક ડેટા સાથે શરૂ કરે.
9. એકસાથે બે લોકો સાથે ચકાસો. એ જ કાર્ડ ખસેડો, એ જ કાર્ય સંપાદિત કરો, અને તપાસો કે કંઈ ખોવાતું નથી.

સામાન્ય ભૂલો

• મોટા ટૂલની દરેક સુવિધા કૉપિ કરવી. પેટા-કાર્યો, નિર્ભરતાઓ, કસ્ટમ ફીલ્ડ્સ, ઓટોમેશન અને Gantt ચાર્ટ દરેક અઠવાડિયાઓના edge cases ઉમેરે છે. તે વગર શરૂ કરો.
• "મારા કાર્યો" દૃશ્ય ન હોવું. લોકો પોતાનું કામ શોધવા દસ બોર્ડ નહીં ફંફોળે.
• કોઈને પણ પ્રોજેક્ટ ડિલીટ કરવા દેવા. ડિલીટને બદલે આર્કાઇવ કરો, અને કોણ કરી શકે તે મર્યાદિત કરો.
• મુક્ત-લખાણવાળા સ્ટેટસ. નિશ્ચિત યાદી વાપરો, નહીંતર રિપોર્ટ તૂટી જાય.
• સમય ટ્રેકિંગ ભેળવવું. જો તમને કલાકો જોઈએ, તો સમય ટ્રેકિંગ ઍપ બનાવો અથવા જોડો અને એન્ટ્રીને કાર્યો સાથે લિંક કરો.
• ખાલી લૉન્ચ કરવું. ડેટા વિનાની નવી ટૂલ કોઈ વાપરતું નથી. પહેલા હાલનું કામ આયાત કરો.

ક્યારે Trello, Asana અથવા Jira વધુ સારું છે

જો તમારી ટીમનું કામ માનક બોર્ડ અથવા યાદીમાં બંધબેસે અને તમને આજે વિશ્વસનીય કંઈક જોઈએ, તો સ્થાપિત ટૂલને હરાવવું મુશ્કેલ છે. તેમાં મોબાઇલ ઍપ્સ, ચેટ અને કૅલેન્ડર ટૂલ્સ સાથે integrations, ઓટોમેશન નિયમો અને વર્ષોની પોલિશ આવે છે. Trello અને Asana અને Jira વિકલ્પો પરની અમારી સરખામણીઓ વિકલ્પો આવરી લે છે.

કસ્ટમ ટૂલ ત્યારે અર્થપૂર્ણ છે જ્યારે તમારા વર્કફ્લોમાં એવા પગલાં હોય જે તે ટૂલ્સ અજીબ રીતે સંભાળે, જ્યારે પ્રોજેક્ટોને તમારા પોતાના ડેટા (ક્લાયન્ટ, જૉબ, સ્ટોક, ઇન્વૉઇસ) સાથે જોડવાના હોય, જ્યારે મોટી ટીમમાં ગોઠવી શકાય એવી સ્ક્રીનને બદલે એક સરળ સ્ક્રીન જોઈએ, અથવા જ્યારે મોટી ટીમ માટે પ્રતિ-સીટ કિંમત વાસ્તવિક ખર્ચ બને. ઘણી ટીમો બંને કરે છે: સામાન્ય કામ માટે સામાન્ય ટૂલ, અને એક વિશેષ પ્રક્રિયા માટે નાનું કસ્ટમ ટૂલ. જો તમને માત્ર વ્યક્તિગત અથવા નાની ટીમનું to-do બોર્ડ જોઈએ, તો સરળ ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ ઍપ ગાઇડ વધુ બંધબેસે છે.

Mythex સાથે બનાવવું

Mythex પર તમે ચેટમાં ટૂલનું વર્ણન કરો, લાઇવ પ્રિવ્યૂમાં તે આકાર લેતું જુઓ, અને જ્યારે કાર્યો સાચવવાના હોય ત્યારે એજન્ટ સમર્પિત Postgres ડેટાબેઝ ઉમેરે છે (માગો અથવા /database ટાઇપ કરો). કાર્યો પરના ફાઇલ જોડાણો પ્રોજેક્ટ ફાઇલ સ્ટોરેજ (/storage) વાપરે છે. ટીમ સાઇન-ઇન એ છે જે તમે તમારા પોતાના auth અભિગમ સાથે ઉમેરો છો; જુઓ લોગિન ઉમેરવાની રેસિપી.

અહીં પ્લાન મોડ ઉપયોગી છે: કોડ લખાય તે પહેલાં એજન્ટને ડેટા મોડેલ અને પેજનું આયોજન કરવા કહો, યોજના તપાસો, પછી બનાવો. દરેક તબક્કા પછી /test એજન્ટને પ્રિવ્યૂમાં ક્લિક કરાવે છે (પ્રોજેક્ટ બનાવો, કાર્ય ઉમેરો, બોર્ડ પર ખેંચો) અને સમસ્યાઓ જણાવે છે. શરૂઆત માટે, ટીમ kanban બોર્ડ, agile sprint બોર્ડ અથવા પ્રોડક્ટ રોડમેપ ટેમ્પલેટ્સ જુઓ.

પ્રશ્નો