ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ ఎలా నిర్మించాలి: ప్రాజెక్ట్‌లు, టాస్క్‌లు, బోర్డులు మరియు డెడ్‌లైన్లు
ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ ఒక టీమ్‌కు ప్రతి ప్రాజెక్ట్, అందులోని టాస్క్‌లు, ప్రతి టాస్క్ యజమాని, దాని స్థితి మరియు దాని గడువు తేదీని చూడటానికి వీలు కల్పిస్తుంది. దీన్ని నిర్మించడానికి మీకు డేటాబేస్‌లో ప్రాజెక్ట్‌లు మరియు టాస్క్‌లు, ఒక బోర్డు మరియు లిస్ట్ వ్యూ, ‘నా టాస్క్‌లు’ పేజీ, కామెంట్లు, మరియు ఎవరు ఏది చూడగలరు మరియు మార్చగలరు అనే స్పష్టమైన నియమాలు అవసరం. AI యాప్ బిల్డర్ త్వరగా ఉపయోగపడే మొదటి వెర్షన్‌ను ఇవ్వగలదు. అసలు పని ఏమిటంటే, పెద్ద ఉత్పత్తి యొక్క ప్రతి ఫీచర్‌ను మళ్ళీ నిర్మించాలనే ఆశను వదిలి, మీ టీమ్ నిజంగా అనుసరించే ఒక్క వర్క్‌ఫ్లోను కోడ్‌లో పెట్టడం.
ఫీచర్ జాబితాతో కాకుండా మీ వర్క్‌ఫ్లోతో ప్రారంభించండి
సాధారణ టూల్స్ అందరికీ సరిపోయేలా ఉండాలి కాబట్టి అవి అనువైనవిగా ఉంటాయి. మీ స్వంత టూల్ ఒక్క పని పద్ధతికి మాత్రమే సరిగ్గా సరిపోతుంది. ప్రాంప్ట్ రాయడానికి ముందు వీటిని రాసుకోండి:
- మీకు ప్రాజెక్ట్ అంటే ఏమిటి. ఒక క్లయింట్ పని, ఒక ఉత్పత్తి విడుదల, ఒక భవన నిర్మాణ పని, ఒక మార్కెటింగ్ క్యాంపెయిన్.
- పని ఏ దశల గుండా వెళ్తుంది. ఉదాహరణకు: బ్రీఫ్ → పురోగతిలో → క్లయింట్ సమీక్ష → పూర్తయింది. ఇవి మీ స్థితులు మరియు బోర్డు కాలమ్‌లు అవుతాయి.
- ఎవరు ఏమి చేస్తారు. ఎవరు ప్రాజెక్ట్‌లు సృష్టిస్తారు, ఎవరు టాస్క్‌లు కేటాయిస్తారు, ఎవరు ఆమోదిస్తారు.
- ప్రజలు ప్రతిరోజూ ఏమి చూస్తారు. సాధారణంగా “నాది ఏమిటి మరియు ఆలస్యమైనది ఏమిటి”.
- మేనేజర్లకు వారానికి ఏమి కావాలి. ప్రమాదంలో ఉన్న ప్రాజెక్ట్‌లు, ఆలస్యమైన పని, ప్రతి వ్యక్తికి పని భారం.
మీ సమాధానాలు సాధారణ కాన్‌బాన్ బోర్డులా కనిపిస్తే, రెడీమేడ్ టూల్ మంచి సమాధానం కావచ్చు (దాని గురించి క్రింద). వాటిలో క్లయింట్ ఆమోదం, ప్రాజెక్ట్ రకం ప్రకారం స్థిర చెక్‌లిస్టులు, లేదా మీ స్వంత ఉద్యోగాలు మరియు ఇన్‌వాయిస్‌లకు లింక్‌లు వంటి దశలు ఉంటే, అక్కడే కస్టమ్ నిర్మాణం విలువైనదవుతుంది.
టూల్‌కు ఏమి కావాలి
డేటా
| టేబుల్ | ముఖ్య ఫీల్డ్‌లు |
|---|---|
| ప్రాజెక్ట్‌లు | పేరు, క్లయింట్ లేదా ప్రాంతం, యజమాని, స్థితి, ప్రారంభ తేదీ, గడువు తేదీ, ఆర్కైవ్ అయ్యిందా అవునా కాదా |
| టాస్క్‌లు | ప్రాజెక్ట్, శీర్షిక, వివరణ, అసైనీ, స్థితి, ప్రాధాన్యత, గడువు తేదీ, స్థానం (బోర్డులో క్రమం కోసం) |
| కామెంట్లు | టాస్క్, రచయిత, టెక్స్ట్, సృష్టించిన సమయం |
| వ్యక్తులు | పేరు, ఇమెయిల్, పాత్ర |
| జోడింపులు | టాస్క్, ఫైల్, అప్‌లోడ్ చేసినవారు — ఐచ్ఛికం, ఫైల్ స్టోరేజ్ అవసరం |
| కార్యకలాపం | ఎవరు ఏమి ఎప్పుడు మార్చారు — మీరు అనుకున్నదానికంటే త్వరగా ఇది ఉపయోగపడుతుంది |
టాస్క్‌లపై స్థానం ఫీల్డ్ ప్రజలు కార్డులను ఒక క్రమంలోకి లాగి ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది. కార్యకలాప లాగ్ “ఈ పనిని మళ్ళీ ప్రోగ్రెస్‌లోకి ఎవరు తిరిగి పెట్టారు?” అనే ప్రశ్నకు వాదన లేకుండా సమాధానం ఇస్తుంది.
పేజీలు
- ప్రాజెక్ట్‌ల జాబితా స్థితి, యజమాని, గడువు తేదీ మరియు తెరిచి ఉన్న, ఆలస్యమైన టాస్క్‌ల సంఖ్యతో.
- ప్రాజెక్ట్ పేజీ బోర్డు వ్యూతో (స్థితి వారీగా కాలమ్‌లు) మరియు లిస్ట్ వ్యూతో (క్రమబద్ధీకరించదగిన, ఫిల్టర్ చేయదగిన).
- టాస్క్ వివరాలు సైడ్ ప్యానెల్ లేదా పేజీగా: వివరణ, అసైనీ, గడువు తేదీ, కామెంట్లు, ఫైళ్లు.
- నా టాస్క్‌లు ప్రతి వ్యక్తికి, ఆలస్యమైనవి, ఈరోజు, ఈ వారం, తర్వాత అని గ్రూప్ చేసి.
- అవలోకనం మేనేజర్ల కోసం: ప్రమాదంలో ఉన్న ప్రాజెక్ట్‌లు, ఆలస్యమైన టాస్క్‌లు, ప్రతి వ్యక్తికి టాస్క్‌లు.
అనుమతులు
ముందుగానే నిర్ణయించండి:
- ప్రతి ఒక్కరూ ప్రతి ప్రాజెక్ట్‌ను చూడగలరా, లేక వారు సభ్యులుగా ఉన్నవాటిని మాత్రమేనా?
- ప్రాజెక్ట్‌లు ఎవరు సృష్టించగలరు మరియు ఆర్కైవ్ చేయగలరు?
- ఇతరులకు కేటాయించిన టాస్క్‌లను ప్రజలు మార్చగలరా?
- క్లయింట్లు లేదా కాంట్రాక్టర్లకు యాక్సెస్ ఇస్తారా? అయితే ఏ ప్రాజెక్ట్‌లకు, మరియు వారు అంతర్గత కామెంట్లు చూడాలా?
బయటి యాక్సెస్ డిజైన్‌ను చాలా మారుస్తుంది. క్లయింట్లు పురోగతిని చూడాలంటే, వారిని అంతర్గత టూల్‌లోకి ఆహ్వానించడానికి బదులు ప్రత్యేక చదవడానికి మాత్రమే ఉండే వ్యూ లేదా క్లయింట్ పోర్టల్ పరిగణించండి.
నిర్ణయాలు మరియు ట్రేడ్-ఆఫ్‌లు
స్థిర స్థితులు లేదా ప్రాజెక్ట్‌కు ప్రత్యేక కాలమ్‌లు
ప్రాజెక్ట్‌లన్నింటిలో స్థిర స్థితులు రిపోర్టింగ్‌ను సులభం చేస్తాయి (“రివ్యూలో ఎన్ని టాస్క్‌లు ఉన్నాయి?”). ప్రాజెక్ట్‌కు ప్రత్యేక కాలమ్‌లు సౌకర్యవంతంగా ఉంటాయి కానీ ప్రాజెక్ట్‌ల మధ్య వీక్షణలను కష్టతరం చేస్తాయి. ఒకే వర్క్‌ఫ్లో ఉన్న ఒకే టీమ్‌కు, స్థిర స్థితులే మంచి ప్రారంభం.
బోర్డు, లిస్ట్ లేదా టైమ్‌లైన్
బోర్డులు పని ప్రవాహానికి మంచివి, లిస్టులు క్రమబద్ధీకరణ మరియు బల్క్ ఎడిట్‌లకు, టైమ్‌లైన్లు తేదీ ఆధారిత పనికి. బోర్డు మరియు లిస్ట్‌ను మొదట నిర్మించండి. టైమ్‌లైన్ లేదా Gantt వ్యూ (క్యాలెండర్ మీద బార్లు) చాలా సంక్లిష్టతను జోడిస్తుంది, ముఖ్యంగా టాస్క్‌ల మధ్య డిపెండెన్సీలతో. గడువులు నిజంగా మీ పనిని నడిపిస్తేనే జోడించండి.
నోటిఫికేషన్లు
ఒక టాస్క్ కేటాయించినప్పుడు లేదా కామెంట్‌లో పేరు ప్రస్తావించినప్పుడు ప్రజలు తెలుసుకోవాలని ఆశిస్తారు. యాప్‌లోని నోటిఫికేషన్లు (జాబితాతో బెల్) ఇమెయిల్ కంటే ప్రారంభించడానికి సులభం. ఇమెయిల్‌కు పంపే ప్రొవైడర్ అవసరం; మీ యాప్ నుంచి ఇమెయిల్ ఎలా పంపాలి చూడండి. ఆలస్యమైన టాస్క్‌ల రోజువారీ డైజెస్ట్‌లకు షెడ్యూల్ ప్రకారం నడిచేదేదో అవసరం, కాబట్టి వాగ్దానం చేసే ముందు మీ హోస్టింగ్ దాన్ని ఎలా నిర్వహిస్తుందో తనిఖీ చేయండి.
రియల్-టైమ్ అప్‌డేట్లు
ఒకే బోర్డును ఇద్దరు చూస్తే చివరికి పాత డేటా కనిపిస్తుంది. చిన్న టీమ్‌కు, ఎవరైనా పేజీ తెరిచినప్పుడు లేదా అప్పుడప్పుడు డేటాను రిఫ్రెష్ చేయడం సాధారణంగా సరిపోతుంది. లైవ్ అప్‌డేట్లు బాగుంటాయి, కానీ మొదటి వెర్షన్‌కు అవసరం లేదు.
పని చేసే మొదటి ప్రాంప్ట్
10 మంది ఉన్న మార్కెటింగ్ ఏజెన్సీ కోసం ఒక ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ నిర్మించండి. ప్రాజెక్ట్‌లకు పేరు, క్లయింట్, యజమాని, గడువు తేదీ మరియు స్థితి (Planning, Active, On hold, Done) ఉంటాయి. టాస్క్‌లు ఒక ప్రాజెక్ట్‌కు చెందుతాయి మరియు వాటికి శీర్షిక, వివరణ, అసైనీ, గడువు తేదీ, ప్రాధాన్యత (Low, Normal, High) మరియు స్థితి (To do, In progress, Client review, Done) ఉంటాయి. పేజీలు: ఓపెన్ మరియు ఆలస్యమైన టాస్క్‌ల సంఖ్యతో ప్రాజెక్ట్‌ల జాబితా; స్థితి వారీగా డ్రాగ్-అండ్-డ్రాప్ బోర్డు మరియు క్రమబద్ధీకరించదగిన లిస్ట్ వ్యూతో ప్రాజెక్ట్ పేజీ; కామెంట్లతో టాస్క్ సైడ్ ప్యానెల్; Overdue, Today, This week మరియు Later గా గ్రూప్ చేసిన ‘నా టాస్క్‌లు’ పేజీ; మరియు వ్యక్తి వారీగా ఆలస్యమైన టాస్క్‌ల మేనేజర్ అవలోకనం. అన్నీ డేటాబేస్‌లో నిల్వ చేయండి, స్థితి మరియు అసైనీ మార్పుల కార్యకలాప లాగ్ ఉంచండి, మరియు బోర్డులో కార్డ్ క్రమాన్ని గుర్తుంచుకోండి. ల్యాప్‌టాప్ మరియు ఫోన్‌లో పనిచేసే శుభ్రమైన, దట్టమైన లేఅవుట్.
ఇది స్థితులు, పేజీలు మరియు డెమో నుంచి వాస్తవంగా ఉపయోగపడే టూల్‌ను వేరు చేసే కొన్ని వివరాలను (కార్యకలాప లాగ్, కార్డ్ క్రమం) స్పష్టంగా చెబుతుంది.
దశలవారీగా నిర్మించండి
- ప్రాజెక్ట్‌లు మరియు టాస్క్‌లు జాబితాలుగా. సృష్టించండి, సవరించండి, కేటాయించండి, గడువు తేదీలు సెట్ చేయండి. ఏ వ్యూలు జోడించే ముందు డేటా సరైనదేనా తనిఖీ చేయండి.
- బోర్డు వ్యూ. స్థితి వారీగా కాలమ్‌లు, లాగి స్థితి మార్చండి, గుర్తుంచుకున్న క్రమం.
- టాస్క్ ప్యానెల్ మరియు కామెంట్లు.
- నా టాస్క్‌లు. ప్రజలు ప్రతి ఉదయం తెరిచే పేజీ ఇదే; దీన్ని వేగంగా చేయండి.
- లాగిన్ మరియు ప్రాజెక్ట్ సభ్యత్వం. నిజమైన పని రాకముందే జోడించండి.
- కార్యకలాప లాగ్ మరియు యాప్‌లోని నోటిఫికేషన్లు కేటాయింపులు మరియు ప్రస్తావనల కోసం.
- మేనేజర్ అవలోకనం. వ్యక్తి వారీగా ఆలస్యమైనవి, ప్రమాదంలో ఉన్న ప్రాజెక్ట్‌లు.
- మీ ప్రస్తుత ప్రాజెక్ట్‌లను దిగుమతి చేయండి స్ప్రెడ్‌షీట్ లేదా ఎక్స్‌పోర్ట్ నుంచి, టీమ్ నిజమైన డేటాతో ప్రారంభించడానికి.
- ఇద్దరితో ఒకేసారి పరీక్షించండి. ఒకే కార్డును కదపండి, ఒకే టాస్క్‌ను సవరించండి, ఏదీ కోల్పోలేదని తనిఖీ చేయండి.
సాధారణ తప్పులు
- పెద్ద టూల్ యొక్క ప్రతి ఫీచర్‌ను కాపీ చేయడం. సబ్‌టాస్క్‌లు, డిపెండెన్సీలు, కస్టమ్ ఫీల్డ్‌లు, ఆటోమేషన్లు మరియు Gantt చార్ట్‌లు ఒక్కొక్కటి వారాల అంచు కేసులను జోడిస్తాయి. అవి లేకుండా ప్రారంభించండి.
- ‘నా టాస్క్‌లు’ వ్యూ లేకపోవడం. పని కోసం పది బోర్డులు వెతకరు ప్రజలు.
- ఎవరైనా ప్రాజెక్ట్‌లను తొలగించడానికి అనుమతించడం. తొలగించడానికి బదులు ఆర్కైవ్ చేయండి, మరియు ఎవరు చేయగలరో పరిమితం చేయండి.
- ఉచిత టెక్స్ట్ స్థితులు. స్థిర జాబితా ఉపయోగించండి, లేకపోతే రిపోర్ట్‌లు తప్పుగా వస్తాయి.
- సమయ ట్రాకింగ్‌ను కలపడం. మీకు గంటలు కావాలంటే, ఒక సమయ ట్రాకింగ్ యాప్ నిర్మించండి లేదా కనెక్ట్ చేసి ఎంట్రీలను టాస్క్‌లతో లింక్ చేయండి.
- ఖాళీగా ప్రారంభించడం. డేటా లేని కొత్త టూల్‌ను ఎవరూ ఉపయోగించరు. ముందుగా ప్రస్తుత పనిని దిగుమతి చేయండి.
Trello, Asana లేదా Jira ఉత్తమ ఎంపిక అయినప్పుడు
మీ టీమ్ పని ప్రామాణిక బోర్డు లేదా లిస్టుకు సరిపోయి, మీకు ఈరోజే నమ్మదగిన టూల్ కావాలంటే, స్థిరపడిన టూల్‌ను కొట్టడం కష్టం. వాటికి మొబైల్ యాప్‌లు, చాట్ మరియు క్యాలెండర్ టూల్స్‌తో ఇంటిగ్రేషన్లు, ఆటోమేషన్ రూల్స్ మరియు సంవత్సరాల మెరుగులు ఉన్నాయి. Trello మరియు Asana మరియు Jira ప్రత్యామ్నాయాలు పోలికలు ఎంపికలను వివరిస్తాయి.
మీ వర్క్‌ఫ్లోలో ఆ టూల్స్ అసౌకర్యంగా నిర్వహించే దశలు ఉన్నప్పుడు, ప్రాజెక్ట్‌లు మీ స్వంత డేటా (క్లయింట్లు, ఉద్యోగాలు, స్టాక్, ఇన్‌వాయిస్‌లు)తో కనెక్ట్ కావాల్సినప్పుడు, కాన్ఫిగర్ చేయదగిన స్క్రీన్‌కు బదులు ఒక సరళమైన స్క్రీన్ కావాలనుకున్నప్పుడు, లేదా పెద్ద టీమ్‌లో ఒక్కో సీటుకు ధర నిజమైన ఖర్చుగా మారినప్పుడు కస్టమ్ టూల్ అర్థవంతంగా ఉంటుంది. చాలా టీమ్‌లు రెండూ చేస్తాయి: సాధారణ పనికి ఒక జనరిక్ టూల్, ఒక ప్రత్యేక ప్రక్రియకు ఒక చిన్న కస్టమ్ టూల్. మీకు వ్యక్తిగత లేదా చిన్న-టీమ్ టూ-డూ బోర్డు మాత్రమే కావాలంటే, సరళమైన టాస్క్ మేనేజ్‌మెంట్ యాప్ గైడ్ మంచి సరిపోలిక.
Mythex తో నిర్మించడం
Mythex లో మీరు చాట్‌లో టూల్‌ను వివరిస్తారు, లైవ్ ప్రివ్యూలో అది రూపం తీసుకోవడం చూస్తారు, మరియు టాస్క్‌లు సేవ్ చేయాల్సినప్పుడు ఏజెంట్ ప్రత్యేక Postgres డేటాబేస్ జోడిస్తుంది (అడగండి లేదా /database టైప్ చేయండి). టాస్క్‌లపై ఫైల్ జోడింపులు ప్రాజెక్ట్ ఫైల్ స్టోరేజ్ (/storage) ఉపయోగిస్తాయి. టీమ్ సైన్-ఇన్ మీరు మీ స్వంత ఆథ్ విధానంతో జోడించేది; లాగిన్ జోడించే రెసిపీ చూడండి.
ఇక్కడ ప్లాన్ మోడ్ ఉపయోగకరం: కోడ్ రాయడానికి ముందు డేటా మోడల్ మరియు పేజీలను ప్లాన్ చేయమని ఏజెంట్‌ను అడగండి, ప్లాన్ సమీక్షించి, తర్వాత నిర్మించండి. ప్రతి దశ తర్వాత, /test ఏజెంట్‌ను ప్రివ్యూలో క్లిక్ చేసి చూసేలా చేస్తుంది (ప్రాజెక్ట్ సృష్టించండి, టాస్క్ జోడించండి, బోర్డులో లాగండి) మరియు సమస్యలు నివేదిస్తుంది. ప్రారంభ బిందువు కోసం టీమ్ కాన్‌బాన్ బోర్డ్, ఏజైల్ స్ప్రింట్ బోర్డ్ లేదా ప్రొడక్ట్ రోడ్‌మ్యాప్ టెంప్లేట్లు చూడండి.
ప్రశ్నలు
టాస్క్ యాప్ మరియు ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ మధ్య తేడా ఏమిటి?
టాస్క్ యాప్ వ్యక్తిగత పనులను ట్రాక్ చేస్తుంది. ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ టాస్క్‌లను యజమానులు, స్థితులు, డెడ్‌లైన్లతో ప్రాజెక్ట్‌లుగా గ్రూప్ చేస్తుంది, తద్వారా ఒక టీమ్ ఏది సమయానికి ఉందో మరియు ఏది ఆగిపోయిందో చూడగలదు.
మొదటి వెర్షన్‌లో ఏ ఫీచర్లు ఉండాలి?
ప్రాజెక్ట్‌లు, యజమాని, స్థితి మరియు గడువు తేదీ ఉన్న టాస్క్‌లు, బోర్డు మరియు లిస్ట్ వ్యూ, టాస్క్‌లపై కామెంట్లు, మరియు ‘నా టాస్క్‌లు’ పేజీ. Gantt చార్ట్‌లు, డిపెండెన్సీలు, ఆటోమేషన్లు మరియు సమయ ట్రాకింగ్‌ను తర్వాతకు వదిలేయండి.
కస్టమ్ ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్ టూల్ Trello లేదా Asana స్థానాన్ని భర్తీ చేయగలదా?
నిర్దిష్ట వర్క్‌ఫ్లో ఉన్న టీమ్‌కు, అవును, ఒక కేంద్రీకృత కస్టమ్ టూల్ చేయగలదు. అనేక టీమ్‌ల కోసం సాధారణ పని విషయంలో, స్థిరపడిన టూల్‌లకు ఉన్న ఇంటిగ్రేషన్లు, మొబైల్ యాప్‌లు మరియు మెరుగులు సరిపోల్చడానికి చాలా సమయం పడుతుంది.
కస్టమ్ టూల్ చాలా క్లిష్టంగా మారకుండా ఎలా చూసుకోవాలి?
మీ అసలు వర్క్‌ఫ్లో చుట్టూ నిర్మించండి, ఒక్కో దశ తర్వాత ఒక్కో దశ, మరియు టీమ్ రెండుసార్లు అడిగినప్పుడే ఒక ఫీచర్ జోడించండి. ప్రాజెక్ట్ టూల్స్‌లో ఉపయోగించని చాలా ఫీచర్లు ఊహ మీద జోడించబడ్డాయి.