Proje Yönetim Aracı Nasıl Yapılır: Projeler, Görevler, Panolar ve Teslim Tarihleri

Proje yönetim aracı, bir ekibin her projeyi, içindeki görevleri, her görevin sorumlusunu, durumunu ve teslim tarihini görmesini sağlar. Böyle bir araç yapmak için veritabanında projeler ve görevler, bir pano ve liste görünümü, bir "görevlerim" sayfası, yorumlar ve kimin neyi görüp değiştirebileceğine dair net kurallar gerekir. Bir yapay zeka uygulama oluşturucu, kullanılabilir bir ilk sürümü hızlıca üretebilir. Asıl zor kısım, büyük bir ürünün her özelliğini yeniden yapma isteğine direnmek ve bunun yerine ekibinizin gerçekten izlediği tek bir iş akışını koda dökmektir.

Bir özellik listesinden değil, iş akışınızdan başlayın

Genel amaçlı araçlar herkese uymak zorunda oldukları için esnektir. Kendi aracınız tam olarak tek bir çalışma biçimine uyabilir. İstem yazmadan önce şunları not alın:

• Sizin için bir proje ne anlama geliyor? Bir müşteri işi, bir ürün sürümü, bir inşaat işi, bir pazarlama kampanyası.
• İşin geçtiği aşamalar. Örneğin: Brif → Devam ediyor → Müşteri incelemesi → Tamamlandı. Bunlar sizin durumlarınız ve pano sütunlarınız olur.
• Kim neyi yapar? Kim proje oluşturur, kim görev atar, kim onaylar.
• İnsanlar her gün neye bakar? Genellikle "benim olan ve geciken işler".
• Yöneticiler haftalık olarak neye ihtiyaç duyar? Riskli projeler, geciken işler, kişi başına iş yükü.

Cevaplarınız tam olarak genel bir kanban panosuna benziyorsa, hazır bir araç daha iyi bir cevap olabilir (bu konuda aşağıda daha fazlası var). Müşteri onayı, proje türüne göre sabit kontrol listeleri veya kendi işlerinize ve faturalarınıza bağlantılar gibi adımlar içeriyorsa, özel bir yapının değeri orada ortaya çıkar.

Aracın ihtiyaçları

Veri

Görevlerdeki bir konum alanı, insanların kartları kalıcı bir sıraya sürüklemesini sağlar. Bir etkinlik günlüğü, "bunu kim yeniden Devam ediyor'a aldı?" sorusunu tartışmaya gerek kalmadan yanıtlar.

Sayfalar

• Proje listesi: durum, sorumlu, teslim tarihi ve açık ile geciken görev sayıları.
• Proje sayfası: durum sütunlarıyla bir pano görünümü ve sıralanabilir, filtrelenebilir bir liste görünümü.
• Görev ayrıntısı: bir yan panel veya sayfa olarak; açıklama, atanan kişi, teslim tarihi, yorumlar, dosyalar.
• Görevlerim: her kişi için geciken, bugün, bu hafta ve daha sonra gruplarına göre.
• Genel bakış: yöneticiler için; riskli projeler, geciken görevler, kişi başına görevler.

İzinler

Başta karar verin:

• Herkes her projeyi görebilsin mi, yoksa yalnızca üyesi olduğu projeleri mi?
• Kim proje oluşturabilir ve arşivleyebilir?
• İnsanlar başkalarına atanmış görevleri düzenleyebilir mi?
• Müşteriler veya taşeronlar erişim alacak mı? Alacaklarsa hangi projelere ve iç yorumları görebilecekler mi?

Dış erişim tasarımı büyük ölçüde değiştirir. Müşteriler ilerlemeyi görmek istiyorsa, onları iç araca davet etmek yerine ayrı, salt okunur bir görünüm veya bir müşteri portalı düşünün.

Kararlar ve ödünleşimler

Sabit durumlar mı, proje başına sütunlar mı

Tüm projelerde sabit durumlar raporlamayı kolaylaştırır ("kaç görev incelemede?"). Proje başına özel sütunlar esnektir ama projeler arası görünümleri zorlaştırır. Tek bir iş akışına sahip tek bir ekip için sabit durumlar daha iyi bir başlangıçtır.

Pano, liste veya zaman çizelgesi

Panolar akış için, listeler sıralama ve toplu düzenleme için, zaman çizelgeleri tarih odaklı işler için iyidir. Önce pano ve listeyi kurun. Zaman çizelgesi veya Gantt görünümü (takvim boyunca çubuklar), özellikle görevler arasında bağımlılıklar olduğunda çok fazla karmaşıklık ekler. Yalnızca teslim tarihleri işinizi gerçekten yönlendiriyorsa ekleyin.

Bildirimler

İnsanlar bir göreve atandıklarında ya da bir yorumda anıldıklarında haber almayı bekler. Uygulama içi bildirimler (liste içeren bir zil simgesi), e-postaya göre başlamak için daha basittir. E-posta için bir gönderim sağlayıcısı gerekir; bkz. uygulamanızdan e-posta nasıl gönderilir. Geciken görevlerin günlük özetleri ise zamanlanmış çalışan bir şeye ihtiyaç duyar; bunu vaat etmeden önce barındırma hizmetinizin bunu nasıl yönettiğini kontrol edin.

Anlık güncellemeler

Aynı panoya bakan iki kişi bir noktada eski veriyi görecektir. Küçük bir ekip için, bir sayfa açıldığında veya belirli aralıklarla verileri yenilemek genellikle yeterlidir. Canlı güncellemeler güzeldir ama ilk sürüm için gerekli değildir.

İşe yarayan ilk istem

10 kişilik bir pazarlama ajansı için bir proje yönetim aracı yap. Projelerin adı, müşterisi, sorumlusu, teslim tarihi ve durumu olsun (Planlama, Aktif, Beklemede, Tamamlandı). Görevler bir projeye aittir ve başlığı, açıklaması, atanan kişisi, teslim tarihi, önceliği (Düşük, Normal, Yüksek) ve durumu (Yapılacak, Devam ediyor, Müşteri incelemesi, Tamamlandı) olsun. Sayfalar: açık ve geciken görev sayılarını gösteren bir Projeler listesi; duruma göre sürükle-bırak panosu ve sıralanabilir liste görünümü olan bir Proje sayfası; yorumlu bir görev yan paneli; Geciken, Bugün, Bu hafta ve Daha sonra gruplarına ayrılmış bir Görevlerim sayfası; ve kişi başına geciken görevleri gösteren bir yönetici Genel Bakış. Her şeyi bir veritabanında sakla, durum ve sorumlu değişikliklerini bir etkinlik günlüğünde tut ve panodaki kart sırasını hatırla. Dizüstü bilgisayarda ve telefonda çalışan, temiz ve yoğun bir yerleşim.

İstem, durumları, sayfaları ve bir demoyu ekibin kullanabileceği bir şeyden ayıran birkaç ayrıntıyı (etkinlik günlüğü, kart sırası) açıkça yazar.

Yapım adımları

1. Projeler ve görevler liste olarak. Oluşturun, düzenleyin, atayın, teslim tarihleri belirleyin. Herhangi bir görünüm eklemeden önce verinin doğru olduğunu kontrol edin.
2. Pano görünümü. Durumlara göre sütunlar, durum değiştirmek için sürükleyin, hatırlanan sıra.
3. Görev paneli ve yorumlar.
4. Görevlerim. Çoğu insanın her sabah açacağı sayfa; hızlı olmasını sağlayın.
5. Giriş ve proje üyeliği. Gerçek iş verisi girilmeden önce ekleyin.
6. Etkinlik günlüğü ve atamalar ile anmalar için uygulama içi bildirimler.
7. Yönetici genel bakışı. Kişi başına geciken işler, riskli projeler.
8. Mevcut projelerinizi içe aktarın; bir elektronik tablodan ya da dışa aktarımdan, ekip gerçek verilerle başlasın.
9. Aynı anda iki kişiyle test edin. Aynı kartı taşıyın, aynı görevi düzenleyin, hiçbir şeyin kaybolmadığını kontrol edin.

Yaygın hatalar

• Büyük bir aracın her özelliğini kopyalamak. Alt görevler, bağımlılıklar, özel alanlar, otomasyonlar ve Gantt grafikleri her biri haftalarca uç durum ekler. Bunlar olmadan başlayın.
• "Görevlerim" görünümünün olmaması. İnsanlar işlerini bulmak için on panoyu karıştırmaz.
• Herkesin proje silebilmesi. Silmek yerine arşivleyin ve bunu kimin yapabileceğini kısıtlayın.
• Serbest metin durumlar. Sabit bir liste kullanın, yoksa raporlar bozulur.
• Zaman takibini karıştırmak. Saat takibine ihtiyacınız varsa bir zaman takibi uygulaması yapın veya bağlayın ve kayıtları görevlere bağlayın.
• Boş başlatmak. Verisi olmayan yeni bir araç kullanılmaz. Önce mevcut işi içe aktarın.

Trello, Asana ya da Jira'nın daha iyi seçim olduğu durumlar

Ekibinizin işi standart bir pano veya listeye uyuyorsa ve bugün güvenilir bir şeye ihtiyacınız varsa, yerleşik bir araçla rekabet etmek zordur. Mobil uygulamaları, sohbet ve takvim araçlarıyla entegrasyonları, otomasyon kuralları ve yılların cilası ile gelirler. Seçenekleri Trello ve Asana ile Jira alternatifleri karşılaştırmalarımızda ele aldık.

Özel bir araç, iş akışınızda bu araçların zorlanarak işlediği adımlar olduğunda, projelerin kendi verilerinizle (müşteriler, işler, stok, faturalar) bağlantı kurması gerektiğinde, yapılandırılabilir bir ekran yerine tek ve basit bir ekran istediğinizde veya büyük bir ekipte kullanıcı başına ücretlendirme gerçek bir maliyet haline geldiğinde mantıklıdır. Birçok ekip ikisini birden yapar: genel işler için genel bir araç, tek bir özel süreç için küçük bir özel araç. Yalnızca kişisel veya küçük ekip için bir yapılacaklar panosu arıyorsanız, daha basit görev yönetim uygulaması rehberi daha uygundur.

Mythex ile yapmak

Mythex'te aracı sohbette anlatırsınız, canlı önizlemede şekillendiğini izlersiniz ve görevlerin kaydedilmesi gerektiğinde ajan ayrı bir Postgres veritabanı ekler (isteyin veya /database yazın). Görevlerdeki dosya ekleri proje dosya depolamasını kullanır (/storage). Ekip girişini kendi kimlik doğrulama yaklaşımınızla eklersiniz; bkz. giriş ekleme tarifi.

Plan modu burada işe yarar: ajandan kod yazmadan önce veri modelini ve sayfaları planlamasını isteyin, planı inceleyin, sonra inşa edin. Her aşamadan sonra /test ile ajanın önizlemede gezinmesini (bir proje oluşturma, görev ekleme, panoda sürükleme) ve sorunları raporlamasını sağlayabilirsiniz. Başlangıç noktası olarak ekip kanban panosu, çevik sprint panosu veya ürün yol haritası şablonlarına bakın.

Sorular