Zaman Takibi Uygulaması Nasıl Kurulur: Zamanlayıcılar, Zaman Çizelgeleri ve Raporlar

Bir zaman takibi uygulaması, kimin neyi ne kadar süreyle çalıştığını ve bu sürenin faturalanıp faturalanamayacağını kaydeder. Bir tane kurmak için takip edeceğiniz müşteriler ve projeler, tarayıcı sekmesi kapansa bile yaşayan bir zamanlayıcı, girişleri elle ekleyip düzeltmenin bir yolu, haftalık bir zaman çizelgesi ve ham girişleri toplamlara dönüştüren raporlara ihtiyacınız var. Bir yapay zekâ uygulama oluşturucu, tek ve net bir istemden çalışan bir ilk sürüm üretebilir. Asıl önemli kararlar kurallarla ilgilidir: yuvarlama, kimin neyi düzenleyebileceği, bir haftanın ne zaman kilitleneceği ve neyin faturalanabilir sayılacağı.

Zamanı neyin için takip ettiğinize karar verin

Aynı uygulama, arkasındaki nedene göre farklı görünür:

• Müşterilere fatura kesmek. Müşteri başına saatler, kişi ya da proje başına bir ücret ve faturalar için temiz bir dışa aktarma. Doğruluk ve bir denetim izi en çok önemlidir.
• Saatlik çalışanlar için bordro. Giriş ve çıkış, molalar, fazla mesai kuralları ve yönetici onayı. Yerel çalışma kuralları geçerlidir; hangi kayıtları tutmanız gerektiğini kontrol edin.
• Zamanın nereye gittiğini anlamak. Kişisel ya da ekip içgörüsü, tahminler ile gerçekleşenler. Girişin hızı, onay akışlarından daha önemlidir.

İlk sürüm için birini ana işiniz olarak seçin. Serbest bir çalışanın fatura takipçisi ile bir depo çalışanının vardiya saati; bir zamanlayıcıyı ve neredeyse başka hiçbir şeyi paylaşmazlar.

Uygulamanın ihtiyaç duyduğu şeyler

Veri

Her girişte başlangıç ve bitiş zamanını saklayın ve süreyi bunlardan türetin. “2s 15dk” gibi, zaman olmadan yazılan girişler yalnızca süreyi saklayabilir, ama bir tarih tutun.

Sayfalar

• Zamanlayıcı ve bugün: büyük bir başlat/durdur düğmesi, bir proje seçici ve altında bugünkü girişler.
• Hafta görünümü: proje satırları ve gün sütunları olan bir tablo; insanların saatleri doğrudan yazdığı yer. Birçok kişi bunu zamanlayıcılara tercih eder.
• Raporlar: bir tarih aralığı için müşteri, proje ve kişi bazında saatler; faturalanabilir ve faturalanamayan ayrımıyla, CSV dışa aktarma ile.
• Yönetim: müşteri, proje, kişi ve ücret yönetimi.

Yetkiler

Derlemeden önce kimin neyi yapabileceğini yazın:

• İnsanlar kendi girişlerini görür ve düzenler.
• Yöneticiler ekiplerinin girişlerini görür ve haftaları onaylar.
• Yalnızca yöneticiler ücretleri değiştirir ve ideal olarak yalnızca yöneticiler onları görebilir.
• Bir giriş onaylandıktan ya da faturalandıktan sonra, bir yönetici yeniden açmadıkça kimse onu düzenlemez.

Bu son kural raporları güvenilir kılan şeydir. Giriş tarafı için uygulamanıza giriş nasıl eklenir rehberine, roller için de rol tabanlı erişim kontrolü nasıl eklenir rehberine bakın.

Kararlar ve değiş tokuşlar

Zamanlayıcı, elle giriş ya da ikisi birden

Zamanlayıcılar, insanlar başlatmayı hatırladığında doğrudur; bu her zaman olmaz. Elle giriş, haftasını Cuma günü dolduran insanlar için hızlıdır. Çoğu ekip ikisine de ve zamanlayıcı girişini sonradan düzenleme yoluna ihtiyaç duyar. Yalnızca birini yapacaksanız, hafta ızgarasını yapın; daha basittir ve unutulan başlatma durumunu da karşılar.

Çalışan zamanlayıcı nerede yaşar

Tarayıcıda sayan bir zamanlayıcı, sekme kapandığında her şeyi kaybeder. Biri başlat düğmesine bastığında başlangıç zamanını veritabanına kaydedin ve geçen süreyi şimdiden çıkararak gösterin. Zamanlayıcı böylece yenilemelerde, dizüstü bilgisayarlarda ve telefonlarda çalışmaya devam eder. Bir kişinin aynı anda iki zamanlayıcı çalıştırıp çalıştıramayacağına karar verin. Genellikle cevap hayırdır: yeni bir zamanlayıcı başlatmak eskisini durdurur.

Yuvarlama

Yaygın kurallar, her girişi en yakın 6, 15 ya da 30 dakikaya yukarı yuvarlamaktır. Kesin zamanları veritabanında tutun ve yuvarlamayı yalnızca raporlarda ve faturalarda uygulayın. Kimsenin şaşırmaması için raporlarda her iki sayıyı da gösterin.

Kilitleme ve onaylar

Kilit olmadan, geçen ayın faturalanmış saatleri fatura gittikten sonra değişebilir. Basit bir model: insanlar bir haftayı gönderir, bir yönetici onaylar ve onaylanan girişler salt okunur olur. Uygulamadan fatura kesiyorsanız, girişleri faturalandı olarak işaretleyin ki iki kez faturalanmasınlar.

Saat dilimleri ve gece yarısı

Zamanları UTC olarak saklayın ve kişinin saat diliminde gösterin. 23:00’ten 01:00’e kadar süren bir girişin hangi güne ait olduğuna karar verin. Yaygın cevap, başladığı gündür.

İşe yarayan bir ilk istem

Altı kişilik bir tasarım stüdyosu için bir zaman takibi uygulaması oluştur. Veri: müşteriler (ad, saatlik ücret), projeler (müşteri, ad, bütçe saati) ve zaman girişleri (kişi, proje, başlangıç, bitiş, not, faturalanabilir evet/hayır, durum taslak/gönderildi/onaylandı). Sayfalar: başlat/durdur zamanlayıcısı ve proje seçicisi olan bir Bugün sayfası; zamanlayıcının yenilemeden sonra da kalması için başlangıç zamanını veritabanına kaydetsin. Projelerin satır, Pazartesi’den Pazar’a günlerin sütun olduğu, insanların saatleri doğrudan yazabildiği bir Hafta sayfası; tarih aralığı için müşteri, proje ve kişi bazında saatleri gösteren, faturalanabilir ve faturalanamayan olarak ayrılmış ve CSV dışa aktarması olan bir Raporlar sayfası; ve müşteriler, projeler ve kişiler için bir Yönetim sayfası. Kişi başına aynı anda yalnızca bir zamanlayıcı çalışsın. Onaylanan girişler düzenlenemesin. Zamanları UTC olarak saklayın ve kullanıcının saat diliminde gösterin. Temiz, hızlı, klavyeyle de kullanılabilen bir tasarım.

Bu istem tabloları, sayfaları, zamanlayıcı davranışını ve kilit kuralını adlandırır; yapay zekânın aksi halde tahmin etmek zorunda kalacağı şeyler bunlardır.

Yapım adımları

1. Önce projeler ve elle girişler. Müşteriler, projeler, bir giriş ekleme formu ve bir liste. Toplamların tuttuğundan emin olun.
2. Zamanlayıcı. Başlat, durdur, kişi başına bir çalışan zamanlayıcı, kaydedilmiş başlangıç zamanı. Bir zamanlayıcı başlatıp sekmeyi kapatarak ve yeniden açarak test edin.
3. Hafta ızgarası. Bir hücreye saat yazmak bir girişi oluşturur ya da günceller.
4. Giriş ve roller. Gerçek insanlar kullanmadan önce ekleyin, böylece kimse yanlışlıkla ücretleri ya da başkalarının girişlerini görmesin.
5. Gönderme ve onay. Haftalık gönderim, yönetici onayı, onaydan sonra salt okunur.
6. Raporlar ve dışa aktarma. Tarih aralığı, gruplama, faturalanabilir ayrımı, CSV.
7. Ücretler ve faturalama bağlantıları, müşterilere fatura kesiyorsanız. Fatura oluşturmayı ayrı bir adımda ya da uygulamada tutun; bkz. faturalama uygulaması nasıl kurulur.
8. Sınır durumlarını test edin. Gece yarısını aşan bir giriş, yaz saati uygulamasının olduğu bir hafta, iki cihazdan başlatılan iki zamanlayıcı, onaylanmış bir girişi düzenleme.

Sık yapılan hatalar

• Zamanı yalnızca tarayıcıda saymak. Demoda çalışır, gerçek kullanımda saatleri kaybettirir.
• Kaydedilmiş değerleri yuvarlamak. Kesin zamanı bir daha asla geri alamazsınız.
• Onaylanmış haftalarda kilit olmaması. Raporlar faturalarla eşleşmez hale gelir.
• Herkesin herkesin ücretini görmesi. Ücretleri baştan rollere göre gizleyin.
• Çok fazla zorunlu alan. Zaman girmek birkaç saniyeden fazla sürerse insanlar bırakır ve veri kurguya dönüşür. Görev ve notu başta isteğe bağlı yapın.
• Tam bir proje yöneticisini takipçinin içine kurmak. Projeleri basit etiketler olarak tutun. Görevlere, panolara ve son tarihlere ihtiyacınız varsa, bu ayrı bir yapım olan proje yönetimi aracıdır.

Hazır bir takipçi ne zaman daha iyi seçimdir

Ekibiniz bir zamanlayıcıya, bir hafta görünümüne ve raporlara ihtiyaç duyuyorsa, özel zaman takibi ürünleri bunu zaten iyi yapar. Ayrıca emek isteyen şeyleri de getirirler: masaüstü ve telefon uygulamaları, boşta kalma algılama, takvim ve araç entegrasyonları ve zaman çizelgelerini doldurmak için hatırlatmalar. Saatlik bordro için, bu işe göre yapılmış bir araç molaları, fazla mesaiyi ve kayıt tutmayı, ilk sürüm özel bir uygulamadan daha güvenli yönetir.

Kendi aracınızı kurmanız gerekir: kurallarınız uymuyorsa, saatleri zaten tuttuğunuz verilere (işler, iş emirleri, sürekli sözleşmeler, faturalar) bağlamak istiyorsanız, ekip büyükse ve kişi başı ücretlendirme toplamda pahalıya geliyorsa ya da zaman takibi daha büyük bir dahili aracın bir parçasıysa. Yazılımı kendiniz yapmak mı, satın almak mı rehberi bu değiş tokuşu inceler; saatleriniz şu anda paylaşılan bir tabloda duruyorsa, bir e-tabloyu uygulamaya çevirme rehberine bakın.

Mythex ile yapmak

Mythex’te takipçiyi sohbette tarif edersiniz ve ajan canlı önizlemede kurar. Girişlerin kaydedilmesi gerektiğinde bir Postgres veritabanı ekler; bunu doğrudan isteyebilir ya da /database yazabilirsiniz. Dokümanlardaki dahili araç kullanım senaryosu, sürüm bir için acı veren tek bir adımı seçmeyi önerir; bu burada uyar: önce girişler ve hafta ızgarasıyla başlayın, sonra zamanlayıcıları ve onayları ekleyin.

Ekibiniz için giriş, kendi kimlik doğrulama yaklaşımınızla eklediğiniz bir şeydir (giriş ekleme tarifi). Mythex hesapları, uygulamayı kullanan kişiler için değil, uygulamayı yapan kişiler içindir. Temel akış çalıştıktan sonra, /test ajanın önizlemede tıklayıp gezinmesini (bir zamanlayıcı başlatma, bir giriş ekleme, bir rapor çalıştırma) ve neyin bozulduğunu bildirmesini sağlar. Görsel bir başlangıç noktası için uygulama şablonlarına göz atın.

Sorular