如何打造時間追蹤應用程式：計時器、工時表與報表

時間追蹤應用程式記錄誰在什麼工作上花了多少時間，以及這些時間能不能計費。要打造一個，你需要用來追蹤的客戶與專案、在瀏覽器分頁關閉後仍能保留的計時器、手動新增與修正紀錄的方式、每週工時表，以及把原始紀錄整理成總計的報表。AI 應用程式建構工具可以根據一份清楚的提示產生可運作的第一版。真正重要的決定都與規則有關：捨入、誰可以編輯什麼、何時鎖定某一週，以及什麼算是可計費的時數。

先決定你追蹤時間的目的

同樣的應用程式，會因為背後的目的不同而有不同的樣子：

• 向客戶計費。 每個客戶的時數、每位員工或每個專案的費率，以及方便製作發票的乾淨匯出。準確性與稽核紀錄最重要。
• 時薪員工的薪資計算。 上下班打卡、休息時間、加班規則，以及主管簽核。適用當地的勞動法規，所以要確認你必須保存哪些紀錄。
• 了解時間都花在哪裡。 個人或團隊的洞察，預估與實際的對照。輸入的速度比核准流程更重要。

第一版要挑一個主要用途。自由接案者的計費追蹤器，和倉庫的輪班打卡機，可能共用計時器的概念，但其他地方幾乎沒有相同之處。

應用程式需要什麼

資料

每一筆紀錄都要儲存開始與結束時間，並從中推算時長。以「2 小時 15 分鐘」這種方式手動輸入、沒有時間點的紀錄，可以只儲存時長，但仍要保存日期。

頁面

• 計時與今日： 一個大的開始／停止按鈕，一個專案選擇器，下方列出今天的紀錄。
• 週檢視： 左側是專案、上方是星期一到星期日的表格，人們可以直接在格子中輸入時數。許多人比起計時器更喜歡這種方式。
• 報表： 依日期範圍，依客戶、專案與人員統計時數，並區分可計費與不可計費的部分，附 CSV 匯出。
• 管理後台： 管理客戶、專案、人員與費率。

權限

動手建置之前，先寫下誰可以做什麼：

• 人們只能看到與編輯自己的紀錄。
• 主管可以看到團隊的紀錄，並核准每週工時。
• 只有管理員可以更改費率，而且最好只有管理員能看到費率。
• 紀錄一旦被核准或已開立發票，除非管理員重新開啟，否則沒有人可以編輯。

最後這條規則，正是讓報表值得信任的關鍵。我們的為應用程式加入登入功能指南涵蓋登入的部分，而角色型存取控制則涵蓋角色。

決定與取捨

計時器、手動輸入，還是兩者都要

計時器的準確度取決於人們是否記得按下開始，這並不總是做得到。手動輸入對於會在週五才補填整週的人來說很快。大多數團隊兩者都需要，也需要能在事後編輯計時紀錄的方式。如果只能做一種，就做週格線；它比較簡單，也能涵蓋忘了開始計時的情況。

進行中的計時器存在哪裡

在瀏覽器中計時的計時器，在分頁關閉時會把一切都弄丟。當有人按下開始時，就把開始時間存進資料庫，然後用現在的時間減去它，來顯示經過的時間。這樣計時器就能跨越重新整理、筆電與手機持續運作。另外要決定一個人能不能同時執行兩個計時器。通常的答案是不行：開始新的計時器會停止舊的那一個。

捨入

常見的規則是把每筆紀錄無條件進位到最接近的 6、15 或 30 分鐘。在資料庫中保留精確時間，只在報表與發票中套用捨入。在報表中同時顯示兩個數字，讓人不會感到意外。

鎖定與核准

如果沒有鎖定，上個月已計費的時數可能會在發票寄出後被更動。一個簡單的模式：人們提交一週的紀錄，主管核准，核准後的紀錄變成唯讀。如果你是從應用程式開立發票，就把紀錄標記為已開立發票，避免重複計費。

時區與午夜

以 UTC 儲存時間，並以使用者的時區顯示。要決定從 23:00 到 01:00 的紀錄屬於哪一天。通常的答案是它開始的那一天。

一個有效的首次提示

為一間六人的設計工作室打造一個時間追蹤應用程式。資料：客戶（名稱、時薪）、專案（所屬客戶、名稱、預算時數），以及時間紀錄（人員、專案、開始、結束、備註、是否可計費、狀態草稿／已提交／已核准）。頁面包括：「今日」頁面，有一個開始／停止計時器與專案選擇器，計時開始時就把開始時間存進資料庫，因此重新整理後計時器仍會持續；「週」頁面，專案為列、星期一到星期日為欄，人們可以直接輸入時數；「報表」頁面，依日期範圍顯示每位客戶、專案與人員的時數，並區分可計費與不可計費，附 CSV 匯出；以及「管理」頁面，管理客戶、專案與人員。每位使用者同時只能執行一個計時器。已核准的紀錄不能編輯。以 UTC 儲存時間，並以使用者的時區顯示。設計要簡潔、快速，並且適合用鍵盤操作。

建置步驟

1. 先做專案與手動輸入。 客戶、專案、新增紀錄的表單與列表。確認總計數字正確。
2. 計時器。 開始、停止、每人只能有一個進行中的計時器、儲存開始時間。測試方式：開始計時、關閉分頁，然後重新打開。
3. 週格線。 在格子中輸入時數會建立或更新紀錄。
4. 登入與角色。 在真人使用前加入，避免有人不小心看到費率或別人的紀錄。
5. 提交與核准。 每週提交、主管核准、核准後唯讀。
6. 報表與匯出。 日期範圍、分組方式、可計費拆分、CSV。
7. 費率與發票勾點（如果你要向客戶計費）。把開立發票放在獨立的步驟或應用程式中；參見如何打造發票應用程式。
8. 測試邊界情況。 跨午夜的紀錄、夏令時間切換的那一週、兩台裝置同時開始兩個計時器、編輯已核准的紀錄。

常見錯誤

• 只在瀏覽器中計算時間。 它在展示時能運作，但在實際使用中會遺失時數。
• 捨入後直接儲存。 你永遠無法再取回精確的時間。
• 已核准的週沒有鎖定。 報表會和發票對不上。
• 所有人都能看到所有人的費率。 從第一天起就依角色隱藏費率。
• 必填欄位太多。 如果記錄時間要花超過幾秒，人們就會停止記錄，資料就變成虛構的。一開始讓任務與備註都是選填。
• 在追蹤工具裡做完整的專案管理器。 把專案維持為簡單的標籤。如果你需要任務、看板與截止日期，那是專案管理工具，屬於另一個建置項目。

什麼時候現成的追蹤工具是更好的選擇

如果你的團隊需要計時器、週檢視與報表，專門的時間追蹤產品已經做得很好。它們還附帶一些自己做需要大量工夫的功能：桌面與手機應用程式、閒置偵測、行事曆與工具整合，以及提醒大家填寫工時表。對於時薪薪資，專為此設計的工具在處理休息時間、加班與紀錄保存上，會比第一版的自製應用程式更安全。

當你的規則不符合現成產品、你想把工時與你已經保存的資料（工作、工單、長期合約、發票）連結起來、大型團隊按席位計費的費用不斷累積，或時間追蹤只是一個更大內部工具的一部分時，就自己打造。我們的自建或購買軟體指南說明了這種取捨；如果你的工時目前放在共用的試算表中，參見如何把試算表變成應用程式。

用 Mythex 建置

在 Mythex 中，你可以在對話中描述追蹤工具，由代理人在即時預覽中建置。當紀錄需要儲存時，它會加入專用的 Postgres 資料庫，你可以直接要求，或輸入 /database。文件中的內部工具使用案例建議第一版挑選一個最痛的步驟，這很適合這裡：先做紀錄與週格線，然後再加入計時器與核准。

團隊的登入是你用自己的驗證方式加入的（加入登入的食譜）。Mythex 帳號是給建置應用程式的人用的，不是給使用你應用程式的人用的。核心流程運作後，輸入 /test，讓代理人在預覽中逐步操作（開始計時、新增紀錄、執行報表），並回報哪裡出錯。若需要視覺上的起點，可以瀏覽應用程式範本。

常見問題