ٹائم ٹریکنگ ایپ کیسے بنائیں: ٹائمرز، ٹائم شیٹس اور رپورٹس

ٹائم ٹریکنگ ایپ ریکارڈ کرتی ہے کہ کس نے کس کام پر کتنا وقت دیا، اور آیا وہ وقت بل کیا جا سکتا ہے۔ اسے بنانے کے لیے آپ کو وہ کلائنٹس اور پروجیکٹس چاہئیں جن کے مقابلے میں وقت ٹریک ہو، ایک ایسا ٹائمر جو بند ٹیب کے بعد بھی باقی رہے، دستی طور پر اندراجات شامل اور درست کرنے کا طریقہ، ہفتہ وار ٹائم شیٹ، اور وہ رپورٹس جو خام اندراجات کو کل جمع میں بدلیں۔ AI ایپ بلڈر ایک واضح پرامپٹ سے ایک کام کرنے والا پہلا ورژن بنا سکتا ہے۔ اہم فیصلے قواعد کے بارے میں ہیں: راؤنڈنگ، کون کیا ترمیم کر سکتا ہے، ہفتہ کب لاک ہوتا ہے، اور بلی ایبل کیا شمار ہوتا ہے۔

طے کریں کہ وقت کس مقصد کے لیے ٹریک ہو رہا ہے

ایک ہی ایپ مختلف وجوہات کی بنا پر مختلف نظر آتی ہے:

• کلائنٹس کو بل کرنا۔ فی کلائنٹ گھنٹے، فی شخص یا پروجیکٹ ریٹ، اور انوائسز کے لیے صاف ایکسپورٹ۔ درستگی اور آڈٹ ٹریل سب سے اہم ہیں۔
• گھنٹہ وار عملے کی تنخواہ۔ کلاک ان اور کلاک آؤٹ، بریکس، اوور ٹائم کے قواعد، اور منیجر کی منظوری۔ مقامی لیبر قوانین لاگو ہوتے ہیں، اس لیے دیکھیں کہ آپ کو کون سا ریکارڈ رکھنا لازمی ہے۔
• سمجھنا کہ وقت کہاں جاتا ہے۔ ذاتی یا ٹیم کی بصیرت، اندازے بمقابلہ اصل۔ اندراج کی رفتار منظوری کے بہاؤ سے زیادہ اہم ہے۔

پہلے ورژن کے لیے ایک بنیادی مقصد چنیں۔ فری لانسر کا بلنگ ٹریکر اور گودام کی شفٹ گھڑی ایک ٹائمر اور بہت کم دوسری چیزیں شیئر کرتے ہیں۔

ایپ کو کیا چاہیے

ڈیٹا

ہر اندراج پر شروع اور اختتام کا وقت محفوظ کریں اور مدت انہی سے نکالیں۔ بغیر اوقات کے “2h 15m” جیسے اندراجات صرف مدت محفوظ کر سکتے ہیں، مگر تاریخ ضرور رکھیں۔

صفحات

• ٹائمر اور آج: ایک بڑا شروع/بند بٹن، پروجیکٹ کا انتخاب، اور نیچے آج کے اندراجات۔
• ہفتہ ویو: ایک گرڈ جس میں پروجیکٹس بائیں جانب اور دن اوپر ہوں، جہاں لوگ براہِ راست گھنٹے لکھ سکیں۔ بہت سے لوگ اسے ٹائمرز سے بہتر سمجھتے ہیں۔
• رپورٹس: ایک تاریخی دائرے کے لیے کلائنٹ، پروجیکٹ اور شخص کے لحاظ سے گھنٹے، بلی ایبل اور غیر بلی ایبل کی تقسیم کے ساتھ، اور CSV ایکسپورٹ۔
• ایڈمن: کلائنٹس، پروجیکٹس، افراد اور ریٹس کا انتظام۔

اجازتیں

بنانے سے پہلے لکھ لیں کہ کون کیا کر سکتا ہے:

• لوگ اپنے اندراجات دیکھیں اور ترمیم کریں۔
• منیجرز اپنی ٹیم کے اندراجات دیکھیں اور ہفتے منظور کریں۔
• صرف ایڈمنز ریٹس بدلیں، اور بہتر ہے کہ صرف ایڈمنز ہی انہیں دیکھ سکیں۔
• منظور یا انوائس ہونے کے بعد کوئی اندراج ترمیم نہ کرے، جب تک ایڈمن اسے دوبارہ کھولے نہ۔

آخری قاعدہ ہی رپورٹس کو قابلِ اعتماد بناتا ہے۔ اپنی ایپ میں لاگ ان شامل کرنے کی گائیڈ سائن اِن والے حصے کا احاطہ کرتی ہے، اور رول پر مبنی رسائی کنٹرول کردار سنبھالتی ہے۔

فیصلے اور تجارتی سمجھوتے

ٹائمر، دستی اندراج، یا دونوں

ٹائمرز درست ہوتے ہیں جب لوگ انہیں شروع کرنا یاد رکھیں، جو ہمیشہ نہیں ہوتا۔ دستی اندراج ان لوگوں کے لیے تیز ہے جو جمعہ کو اپنا ہفتہ بھرتے ہیں۔ زیادہ تر ٹیموں کو دونوں چاہئیں، اور ٹائمر کے اندراج کو بعد میں ترمیم کرنے کا طریقہ بھی۔ اگر صرف ایک بنانا ہو تو ہفتہ گرڈ بنائیں؛ یہ سادہ ہے اور اس صورت کو بھی کور کرتا ہے جب شروع کرنا بھول گئے ہوں۔

چلنے والا ٹائمر کہاں رہتا ہے

براؤزر میں گننے والا ٹائمر ٹیب بند ہونے پر سب کچھ کھو دیتا ہے۔ جب کوئی شروع دبائے تو شروع کا وقت ڈیٹا بیس میں محفوظ کریں، اور اب سے اسے منہا کر کے گزرا ہوا وقت دکھائیں۔ پھر ٹائمر ریفریشز، لیپ ٹاپس اور فونز پر چلتا رہتا ہے۔ طے کریں کہ ایک شخص بیک وقت دو ٹائمرز چلا سکتا ہے یا نہیں۔ عموماً جواب نہیں ہوتا: نیا شروع کرنے سے پرانا رک جاتا ہے۔

راؤنڈنگ

عام قواعد میں ہر اندراج کو قریب ترین 6، 15 یا 30 منٹ تک اوپر گول کرنا شامل ہے۔ ڈیٹا بیس میں درست اوقات رکھیں اور راؤنڈنگ صرف رپورٹس اور انوائسز میں لگائیں۔ رپورٹس میں دونوں عدد دکھائیں تاکہ کوئی حیران نہ ہو۔

لاک اور منظوریاں

لاک کے بغیر، انوائس جانے کے بعد پچھلے مہینے کے بل شدہ گھنٹے بدل سکتے ہیں۔ ایک سادہ ماڈل: لوگ ہفتہ جمع کرائیں، منیجر منظور کرے، اور منظور شدہ اندراجات صرف پڑھنے کے لیے ہو جائیں۔ اگر آپ ایپ سے انوائس بناتے ہیں تو اندراجات کو انوائس ہوا نشان زد کریں تاکہ دو بار بل نہ ہوں۔

ٹائم زونز اور آدھی رات

وقت UTC میں محفوظ کریں اور شخص کے ٹائم زون میں دکھائیں۔ طے کریں کہ 23:00 سے 01:00 تک چلنے والا اندراج کس دن کا ہے۔ عام جواب یہ ہے کہ وہ دن جس دن وہ شروع ہوا۔

ایک پہلا پرامپٹ جو کام کرتا ہے

چھ افراد پر مشتمل ایک ڈیزائن اسٹوڈیو کے لیے ٹائم ٹریکنگ ایپ بنائیں۔ ڈیٹا: کلائنٹس (نام، فی گھنٹہ ریٹ)، پروجیکٹس (کلائنٹ، نام، بجٹ گھنٹے)، اور ٹائم اندراجات (شخص، پروجیکٹ، شروع، اختتام، نوٹ، بلی ایبل ہاں/نہیں، اسٹیٹس draft/submitted/approved)۔ صفحات: ایک Today صفحہ جس میں شروع/بند ٹائمر اور پروجیکٹ کا انتخاب ہو جو شروع کا وقت ڈیٹا بیس میں محفوظ کرے تاکہ ٹائمر ریفریش کے بعد بھی چلتا رہے؛ ایک Week صفحہ جس میں پروجیکٹس قطاروں میں، پیر سے اتوار کالموں میں ہوں، اور لوگ براہِ راست گھنٹے لکھ سکیں؛ ایک Reports صفحہ جو تاریخی دائرے کے لیے کلائنٹ، پروجیکٹ اور شخص کے لحاظ سے گھنٹے دکھائے، بلی ایبل اور غیر بلی ایبل میں تقسیم کے ساتھ، CSV ایکسپورٹ کے ساتھ؛ اور کلائنٹس، پروجیکٹس اور افراد کے لیے ایک Admin صفحہ۔ ہر شخص کے لیے صرف ایک ٹائمر چل سکے۔ منظور شدہ اندراجات میں ترمیم نہ ہو۔ وقت UTC میں محفوظ کریں اور صارف کے ٹائم زون میں دکھائیں۔ صاف، تیز اور کی بورڈ دوست ڈیزائن۔

یہ پرامپٹ ٹیبلز، صفحات، ٹائمر کے رویے اور لاک کے قاعدے کے نام لیتا ہے، یعنی وہ چیزیں جو AI ورنہ اندازے سے طے کرتا۔

بلڈ کے مراحل

1. پہلے پروجیکٹس اور دستی اندراجات۔ کلائنٹس، پروجیکٹس، اندراج شامل کرنے کا فارم، اور ایک فہرست۔ یقینی بنائیں کہ کل جمع درست ہے۔
2. ٹائمر۔ شروع، بند، فی شخص ایک چلنے والا ٹائمر، محفوظ شدہ شروع کا وقت۔ ٹائمر شروع کرکے، ٹیب بند کرکے اور دوبارہ کھول کر جانچیں۔
3. ہفتہ گرڈ۔ کسی خانے میں گھنٹے لکھنے پر اندراج بنے یا اپ ڈیٹ ہو۔
4. لاگ ان اور کردار۔ حقیقی لوگوں کے استعمال سے پہلے انہیں شامل کریں، تاکہ غلطی سے کوئی ریٹس یا دوسروں کے اندراجات نہ دیکھ سکے۔
5. جمع کرنا اور منظور کرنا۔ ہفتہ وار جمع، منیجر کی منظوری، منظوری کے بعد صرف پڑھنے کے لیے۔
6. رپورٹس اور ایکسپورٹ۔ تاریخی دائرہ، گروپنگ، بلی ایبل تقسیم، CSV۔
7. ریٹس اور انوائسنگ ہکس اگر آپ کلائنٹس کو بل کرتے ہیں۔ انوائس بنانے کو الگ مرحلے یا ایپ میں رکھیں؛ دیکھیں انوائسنگ ایپ کیسے بنائیں۔
8. کنارے کے کیسز جانچیں۔ آدھی رات کو پھیلا ہوا اندراج، ڈے لائٹ سیونگ والا ہفتہ، دو ڈیوائسز سے شروع کیے گئے دو ٹائمرز، منظور شدہ اندراج میں ترمیم۔

عام غلطیاں

• وقت صرف براؤزر میں گننا۔ ڈیمو میں کام کرتا ہے مگر حقیقی استعمال میں گھنٹے ضائع کرتا ہے۔
• محفوظ شدہ اقدار کو گول کرنا۔ آپ درست وقت کبھی واپس نہیں لا سکتے۔
• منظور شدہ ہفتوں پر لاک نہ ہونا۔ رپورٹس انوائسز سے میل کھانا بند کر دیتی ہیں۔
• ہر کسی کو سب کے ریٹس نظر آنا۔ کردار کے لحاظ سے ریٹس پہلے دن سے چھپائیں۔
• بہت زیادہ لازمی فیلڈز۔ اگر وقت درج کرنے میں چند سیکنڈ سے زیادہ لگیں تو لوگ یہ کرنا چھوڑ دیتے ہیں، اور ڈیٹا فرضی بن جاتا ہے۔ ابتدا میں ٹاسک اور نوٹ اختیاری رکھیں۔
• ٹریکر کے اندر مکمل پروجیکٹ مینیجر بنانا۔ پروجیکٹس کو سادہ لیبلز کے طور پر رکھیں۔ اگر ٹاسکس، بورڈز اور ڈیڈ لائنز چاہئیں تو وہ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول ہے، جو ایک الگ بلڈ ہے۔

جب ایک تیار ٹریکر بہتر انتخاب ہو

اگر آپ کی ٹیم کو ٹائمر، ہفتہ ویو اور رپورٹس چاہئیں تو مخصوص ٹائم ٹریکنگ پروڈکٹس یہ پہلے ہی اچھی طرح کرتے ہیں۔ ان کے ساتھ وہ چیزیں بھی آتی ہیں جن پر بلڈ میں حقیقی محنت لگتی ہے: ڈیسک ٹاپ اور فون ایپس، آئیڈل ڈیٹیکشن، کیلنڈر اور ٹول انٹیگریشنز، اور ٹائم شیٹ بھرنے کی یاددہانیاں۔ گھنٹہ وار تنخواہ کے لیے، اس کے لیے بنایا گیا ٹول بریکس، اوور ٹائم اور ریکارڈ رکھنے کو پہلے ورژن کی کسٹم ایپ سے زیادہ محفوظ طریقے سے سنبھالے گا۔

اپنا بنائیں جب آپ کے قواعد فٹ نہ ہوں، جب آپ گھنٹوں کو وہ ڈیٹا جوڑنا چاہیں جو آپ پہلے سے رکھتے ہیں (جابز، ورک آرڈرز، ریٹینرز، انوائسز)، جب بڑی ٹیم پر فی سیٹ قیمت بڑھ جائے، یا جب ٹائم ٹریکنگ کسی بڑے انٹرنل ٹول کا صرف ایک حصہ ہو۔ سافٹ ویئر خریدنے یا بنانے پر ہماری گائیڈ اس سمجھوتے کو بیان کرتی ہے، اور اگر آپ کے گھنٹے فی الحال کسی مشترکہ شیٹ میں ہیں تو اسپریڈشیٹ کو ایپ میں کیسے بدلیں دیکھیں۔

Mythex کے ساتھ بنانا

Mythex پر آپ چیٹ میں ٹریکر بیان کرتے ہیں اور ایجنٹ اسے لائیو پریویو میں بناتا ہے۔ جب اندراجات محفوظ کرنے ہوں تو یہ ایک مخصوص Postgres ڈیٹا بیس شامل کرتا ہے، جسے آپ براہِ راست مانگ سکتے ہیں یا /database ٹائپ کر سکتے ہیں۔ ڈاکس میں انٹرنل ٹول کا استعمال کیس پہلے ورژن کے لیے ایک تکلیف دہ قدم چننے کا مشورہ دیتا ہے، جو یہاں فٹ بیٹھتا ہے: اندراجات اور ہفتہ گرڈ سے شروع کریں، پھر ٹائمرز اور منظوریاں شامل کریں۔

آپ کی ٹیم کے لیے سائن اِن آپ اپنے auth طریقے سے شامل کرتے ہیں (لاگ ان ریسیپی شامل کریں)۔ Mythex اکاؤنٹس ان لوگوں کے لیے ہیں جو بنا رہے ہیں، ان کے لیے نہیں جو آپ کی ایپ استعمال کریں گے۔ بنیادی بہاؤ کام کرنے لگے تو /test ایجنٹ کو پریویو میں کلک کرواتا ہے (ٹائمر شروع کریں، اندراج شامل کریں، رپورٹ چلائیں) اور بتاتا ہے کہ کیا ٹوٹتا ہے۔ بصری ابتدائی نقطے کے لیے ایپ ٹیمپلیٹس دیکھیں۔

سوالات