কীভাবে টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ বানাবেন: টাইমার, টাইমশিট ও রিপোর্ট

একটি টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ নথিবদ্ধ করে কে কার জন্য কতক্ষণ কাজ করেছে, এবং সেই সময় বিল করা যাবে কিনা। এটি বানাতে আপনার দরকার ট্র্যাক করার মতো ক্লায়েন্ট ও প্রজেক্ট, একটি টাইমার যা ব্রাউজার ট্যাব বন্ধ হলেও টিকে থাকে, হাতে এন্ট্রি যোগ ও সংশোধনের উপায়, একটি সাপ্তাহিক টাইমশিট, এবং কাঁচা এন্ট্রিকে মোট হিসাবে বদলে দেওয়া রিপোর্ট। একটি AI অ্যাপ বিল্ডার একটি স্পষ্ট প্রম্পট থেকে কার্যকর প্রথম সংস্করণ বানাতে পারে। যে সিদ্ধান্তগুলো সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ সেগুলো নিয়মসংক্রান্ত: রাউন্ডিং, কে কী সম্পাদনা করতে পারবে, কখন একটি সপ্তাহ লক হবে, এবং কোনটি বিলযোগ্য।

কিসের জন্য সময় ট্র্যাক করছেন সেটি ঠিক করুন

পেছনের কারণ অনুযায়ী একই অ্যাপ আলাদা দেখায়:

• ক্লায়েন্টকে বিল করা। প্রতি ক্লায়েন্টের ঘণ্টা, প্রতি ব্যক্তি বা প্রজেক্টের একটি হার, এবং ইনভয়েসের জন্য পরিষ্কার এক্সপোর্ট। যথার্থতা ও একটি অডিট ট্রেইল সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
• ঘণ্টাভিত্তিক কর্মীদের বেতন। ক্লক-ইন ও ক্লক-আউট, বিরতি, ওভারটাইমের নিয়ম, এবং ম্যানেজারের স্বাক্ষর। স্থানীয় শ্রম-আইন প্রযোজ্য, তাই কী রেকর্ড রাখা বাধ্যতামূলক তা যাচাই করুন।
• সময় কোথায় যাচ্ছে তা বোঝা। ব্যক্তিগত বা দলের অন্তর্দৃষ্টি, আনুমান বনাম প্রকৃত। এন্ট্রির গতি অনুমোদনের প্রবাহের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

প্রথম সংস্করণের জন্য একটি মূল কাজ বেছে নিন। একজন ফ্রিল্যান্সারের বিলিং ট্র্যাকার আর একটি গুদামের শিফট ঘড়ি একটি টাইমার ছাড়া প্রায় কিছুই ভাগ করে না।

অ্যাপের যা লাগবে

ডেটা

প্রতিটি এন্ট্রিতে শুরু ও শেষের সময় সংরক্ষণ করুন এবং সময়কাল সেখান থেকে বের করুন। “২ ঘণ্টা ১৫ মিনিট” হিসেবে টাইপ করা এন্ট্রিতে সময় ছাড়া শুধু সময়কাল রাখা যায়, তবে একটি তারিখ রাখতে হবে।

পেজসমূহ

• টাইমার ও আজ: একটি বড় শুরু/থামানোর বাটন, প্রজেক্ট বাছাইয়ের উপায়, আর নিচে আজকের এন্ট্রি।
• সপ্তাহের ভিউ: একটি গ্রিড যেখানে বাম পাশে প্রজেক্ট ও উপরে দিন, এবং মানুষ সরাসরি ঘণ্টা টাইপ করতে পারে। অনেকে টাইমারের চেয়ে এটি বেশি পছন্দ করেন।
• রিপোর্ট: একটি তারিখ পরিসরের জন্য ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট ও ব্যক্তি অনুযায়ী ঘণ্টা, বিলযোগ্য ও অ-বিলযোগ্য ভাগসহ, এবং CSV এক্সপোর্ট।
• অ্যাডমিন: ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট, ব্যক্তি ও হার পরিচালনা।

অনুমতি

বানানোর আগে লিখে ফেলুন কে কী করতে পারবে:

• মানুষ শুধু নিজের এন্ট্রি দেখবে ও সম্পাদনা করবে।
• ম্যানেজাররা দলের এন্ট্রি দেখবে এবং সপ্তাহ অনুমোদন করবে।
• শুধু অ্যাডমিন হার বদলাতে পারবে, এবং আদর্শভাবে শুধু অ্যাডমিনই হার দেখতে পাবে।
• অনুমোদিত বা ইনভয়েস করা এন্ট্রি কেউ সম্পাদনা করতে পারবে না, যদি না কোনো অ্যাডমিন সেটি আবার খোলে।

শেষ নিয়মটিই রিপোর্টকে বিশ্বাসযোগ্য করে। সাইন-ইনের দিকটি নিয়ে অ্যাপে লগইন যোগ করার নিয়ম গাইডে আছে, আর ভূমিকাগুলো নিয়ে ভূমিকাভিত্তিক অ্যাক্সেস কন্ট্রোল যোগ।

সিদ্ধান্ত ও আপস

টাইমার, হাতে এন্ট্রি, নাকি দুটোই

মানুষ শুরু করতে মনে রাখলে টাইমার সঠিক হয়, যা সবসময় হয় না। হাতে এন্ট্রি তাদের জন্য দ্রুত যারা শুক্রবার সপ্তাহের সময় পূরণ করেন। বেশিরভাগ দলের দুটোই লাগে, এবং টাইমার এন্ট্রি পরে সম্পাদনার উপায়ও। শুধু একটি বানাতে হলে সপ্তাহের গ্রিডটি বানান; এটি সহজ এবং “শুরু করতে ভুলে গেছি” ঘটনাটিও সামলায়।

চলমান টাইমার কোথায় থাকে

ব্রাউজারে গোনা টাইমার ট্যাব বন্ধ হলে সবকিছু হারায়। কেউ শুরু চাপলে শুরুর সময় ডেটাবেসে সংরক্ষণ করুন এবং এখন থেকে সেটি বিয়োগ করে কাটানো সময় দেখান। তাহলে টাইমার রিফ্রেশ, ল্যাপটপ ও ফোনের মধ্যেও চলতে থাকে। সিদ্ধান্ত নিন একজন ব্যক্তি একসঙ্গে দুটি টাইমার চালাতে পারবে কিনা। সাধারণত উত্তর না: নতুন একটি শুরু করলে পুরোনোটি থেমে যায়।

রাউন্ডিং

সাধারণ নিয়ম হলো প্রতিটি এন্ট্রি ৬, ১৫ বা ৩০ মিনিটের নিকটতম ঊর্ধ্বে রাউন্ড করা। ডেটাবেসে সঠিক সময় রাখুন এবং রাউন্ডিং শুধু রিপোর্ট ও ইনভয়েসে প্রয়োগ করুন। রিপোর্টে দুটো সংখ্যাই দেখান, যাতে কেউ অবাক না হয়।

লক ও অনুমোদন

লক না থাকলে গত মাসের বিল করা ঘণ্টা ইনভয়েস চলে যাওয়ার পরেও বদলে যেতে পারে। একটি সহজ মডেল: মানুষ একটি সপ্তাহ জমা দেয়, ম্যানেজার অনুমোদন করে, এবং অনুমোদিত এন্ট্রি শুধু-পড়ার হয়। অ্যাপ থেকে ইনভয়েস করলে এন্ট্রিগুলো “ইনভয়েস করা হয়েছে” চিহ্নিত করুন, যাতে দুবার বিল না হয়।

টাইম জোন ও মধ্যরাত

সময় UTC-তে সংরক্ষণ করুন এবং ব্যক্তির টাইম জোনে দেখান। রাত ২৩:০০ থেকে ০১:০০ পর্যন্ত চলা একটি এন্ট্রি কোন দিনের, তা ঠিক করুন। সাধারণ উত্তর: যেদিন শুরু হয়েছিল সেদিনের।

কাজ করে এমন প্রথম প্রম্পট

ছয়জন সদস্যের একটি ডিজাইন স্টুডিওর জন্য একটি টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ বানান। ডেটা: ক্লায়েন্ট (নাম, ঘণ্টার হার), প্রজেক্ট (ক্লায়েন্ট, নাম, বাজেট ঘণ্টা), এবং সময়ের এন্ট্রি (ব্যক্তি, প্রজেক্ট, শুরু, শেষ, নোট, বিলযোগ্য হ্যাঁ/না, অবস্থা ড্রাফট/জমা/অনুমোদিত)। পেজ: একটি “আজ” পেজ যাতে শুরু/থামানোর টাইমার ও প্রজেক্ট বাছাই থাকবে, যা শুরুর সময় ডেটাবেসে সংরক্ষণ করবে যাতে রিফ্রেশেও টাইমার টিকে থাকে; একটি “সপ্তাহ” পেজ যেখানে প্রজেক্ট সারি হবে, সোমবার থেকে রবিবার কলাম হবে, এবং মানুষ সরাসরি ঘণ্টা টাইপ করতে পারবে; একটি “রিপোর্ট” পেজ যা একটি তারিখ পরিসরের জন্য ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট ও ব্যক্তি অনুযায়ী ঘণ্টা দেখাবে, বিলযোগ্য ও অ-বিলযোগ্য ভাগে, CSV এক্সপোর্টসহ; এবং ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট ও ব্যক্তির জন্য একটি “অ্যাডমিন” পেজ। প্রতি ব্যক্তির একসঙ্গে একটি মাত্র টাইমার চলবে। অনুমোদিত এন্ট্রি সম্পাদনা করা যাবে না। সময় UTC-তে সংরক্ষণ করুন এবং ব্যবহারকারীর টাইম জোনে দেখান। পরিষ্কার, দ্রুত ও কীবোর্ড-বান্ধব ডিজাইন।

এতে টেবিল, পেজ, টাইমারের আচরণ ও লকের নিয়মের নাম আছে, যেগুলো AI অন্যথায় অনুমান করত।

বিল্ড ধাপসমূহ

1. প্রজেক্ট ও হাতে এন্ট্রি আগে। ক্লায়েন্ট, প্রজেক্ট, একটি এন্ট্রি যোগের ফর্ম, এবং একটি তালিকা। নিশ্চিত করুন যোগফল মিলে।
2. টাইমার। শুরু, থামানো, প্রতি ব্যক্তির একটি চলমান টাইমার, সংরক্ষিত শুরুর সময়। পরীক্ষা করুন: একটি টাইমার শুরু করুন, ট্যাব বন্ধ করুন, আবার খুলুন।
3. সপ্তাহের গ্রিড। একটি ঘরে ঘণ্টা টাইপ করলে একটি এন্ট্রি তৈরি বা আপডেট হবে।
4. লগইন ও ভূমিকা। আসল মানুষ ব্যবহার করার আগে এগুলো যোগ করুন, যাতে কেউ ভুলবশত হার বা অন্যদের এন্ট্রি না দেখে।
5. জমা ও অনুমোদন। সাপ্তাহিক জমা, ম্যানেজারের অনুমোদন, অনুমোদনের পর শুধু-পড়ার।
6. রিপোর্ট ও এক্সপোর্ট। তারিখ পরিসর, গ্রুপিং, বিলযোগ্য ভাগ, CSV।
7. হার ও ইনভয়েসিংয়ের সংযোগ যদি ক্লায়েন্টকে বিল করেন। ইনভয়েস তৈরি একটি আলাদা ধাপ বা অ্যাপে রাখুন; দেখুন ইনভয়েসিং অ্যাপ বানানোর নিয়ম।
8. প্রান্তিক ঘটনা পরীক্ষা করুন। মধ্যরাত পেরোনো একটি এন্ট্রি, ডেলাইট-সেভিং সপ্তাহ, দুটি ডিভাইস থেকে শুরু হওয়া দুটি টাইমার, অনুমোদিত এন্ট্রি সম্পাদনা।

সাধারণ ভুল

• শুধু ব্রাউজারে সময় গোনা। ডেমোতে কাজ করে, কিন্তু বাস্তব ব্যবহারে ঘণ্টা হারায়।
• সংরক্ষিত মানে রাউন্ড করা। আসল সময় আর কখনো ফিরে পাওয়া যায় না।
• অনুমোদিত সপ্তাহে লক না থাকা। রিপোর্ট আর ইনভয়েসের সঙ্গে মেলে না।
• সবাই সবার হার দেখে। প্রথম দিন থেকেই ভূমিকা অনুযায়ী হার লুকান।
• অনেক বাধ্যতামূলক ফিল্ড। সময় লিখতে কয়েক সেকেন্ডের বেশি লাগলে মানুষ তা করা বন্ধ করে দেয়, এবং ডেটা কল্পকাহিনিতে পরিণত হয়। প্রথমে টাস্ক ও নোট ঐচ্ছিক রাখুন।
• ট্র্যাকারের ভেতরে একটি পূর্ণ প্রজেক্ট ম্যানেজার বানানো। প্রজেক্টগুলো সরল লেবেল হিসেবে রাখুন। টাস্ক, বোর্ড বা ডেডলাইন লাগলে সেটি একটি আলাদা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল বানানো, আলাদা কাজ।

কখন বিদ্যমান ট্র্যাকার ভালো পছন্দ

আপনার দলের যদি একটি টাইমার, একটি সপ্তাহের ভিউ ও রিপোর্ট লাগে, তাহলে নিবেদিত টাইম ট্র্যাকিং প্রোডাক্টগুলো এটি ইতিমধ্যে ভালোভাবে করে। সঙ্গে আসে এমন জিনিস যা বানাতে সত্যিকার পরিশ্রম লাগে: ডেস্কটপ ও ফোন অ্যাপ, নিষ্ক্রিয়তা শনাক্তকরণ, ক্যালেন্ডার ও অন্য টুলের ইন্টিগ্রেশন, এবং টাইমশিট পূরণের রিমাইন্ডার। ঘণ্টাভিত্তিক বেতনের জন্য, যে টুল এর জন্যই বানানো, সে বিরতি, ওভারটাইম ও রেকর্ড রাখা আরও নিরাপদে সামলাবে, একটি প্রথম সংস্করণের কাস্টম অ্যাপের চেয়ে।

নিজে বানান যখন আপনার নিয়মগুলো মেলে না, যখন আপনি ঘণ্টা আপনার আগে থেকে রাখা ডেটার সঙ্গে যুক্ত করতে চান (কাজ, ওয়ার্ক অর্ডার, রিটেইনার, ইনভয়েস), যখন বড় দলের প্রতি-আসন দাম জমে ওঠে, অথবা যখন টাইম ট্র্যাকিং একটি বড় ইন্টারনাল টুলের অংশ। সফটওয়্যার বানানো না কেনা গাইডে এই আপসটি ব্যাখ্যা করা আছে, আর আপনার ঘণ্টা যদি এখন একটি শেয়ার্ড শিটে থাকে, তাহলে দেখুন স্প্রেডশিটকে অ্যাপে কীভাবে বদলাবেন।

Mythex দিয়ে বানানো

Mythex-এ আপনি চ্যাটে ট্র্যাকারের বর্ণনা দেন, এবং এজেন্ট লাইভ প্রিভিউতে সেটি বানায়। এন্ট্রি সংরক্ষণের দরকার হলে এটি একটি নিবেদিত Postgres ডেটাবেস যোগ করে; সরাসরি চাইতে পারেন, অথবা /database টাইপ করতে পারেন। ডকসের ইন্টারনাল টুল ব্যবহারের ক্ষেত্র প্রথম সংস্করণের জন্য একটি কষ্টদায়ক ধাপ বেছে নিতে বলে, যা এখানে মেলে: প্রথমে এন্ট্রি ও সপ্তাহের গ্রিড দিয়ে শুরু করুন, তারপর টাইমার ও অনুমোদন যোগ করুন।

আপনার দলের সাইন-ইন আপনি নিজের অথেন্টিকেশন পদ্ধতিতে যোগ করেন (লগইন যোগের রেসিপি)। Mythex অ্যাকাউন্ট তাদের জন্য যারা অ্যাপটি বানাচ্ছে, যারা ব্যবহার করবে তাদের জন্য নয়। মূল ফ্লো কাজ করলে /test দিয়ে এজেন্টকে প্রিভিউয়ে ক্লিক করে যেতে বলুন (একটি টাইমার শুরু, একটি এন্ট্রি যোগ, একটি রিপোর্ট চালানো), এবং কী ভাঙল তা জানান। দৃশ্যমান শুরুর জন্য অ্যাপ টেমপ্লেট দেখুন।

প্রশ্নোত্তর