የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ እንዴት መገንባት ይቻላል፡ ፕሮጀክቶች፣ ተግባሮች፣ ቦርዶችና የመጨረሻ ቀኖች

የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ ቡድን እያንዳንዱን ፕሮጀክት፣ ውስጡ ያሉትን ተግባሮች፣ እያንዳንዱን ተግባር ማን እንደሚይዘው፣ ሁኔታውንና መቼ እንደሚጠናቀቅ እንዲያይ ያስችለዋል። አንድ ለመገንባት በዳታቤዝ ውስጥ ፕሮጀክቶችና ተግባሮች፣ ቦርድና የዝርዝር እይታ፣ «የእኔ ተግባሮች» ገጽ፣ አስተያየቶች፣ እና ማን ምን ማየትና መቀየር እንደሚችል ግልጽ ህጎች ያስፈልጉዎታል። የAI መተግበሪያ ገንቢ ጠቃሚ የመጀመሪያ ስሪት በፍጥነት ሊያመጣ ይችላል። ትልቁ ስራ የትልቅ ምርትን ባህሪያት ሁሉ እንደገና ለመገንባት ያለውን ፍላጎት መቋቋም፣ ይልቁንም ቡድንዎ በእውነት የሚከተለውን አንድ የስራ ሂደት መቅረጽ ነው።

ከባህሪዎች ዝርዝር ሳይሆን ከስራ ሂደትዎ ይጀምሩ

አጠቃላይ መሳሪያዎች ለሁሉም መስማማት ስላለባቸው ተለዋዋጭ ናቸው። የራስዎ መሳሪያ ለአንድ የስራ መንገድ ብቻ ሊስማማ ይችላል። ጥያቄ ከመፃፍዎ በፊት ይፃፉ፦

• ለእርስዎ ፕሮጀክት ምንድነው። የደንበኛ ስራ፣ የምርት መልቀቅ፣ የግንባታ ስራ፣ የማርኬቲንግ ዘመቻ።
• ስራው የሚያልፍባቸው ደረጃዎች። ለምሳሌ፦ አጭር መግለጫ → በሂደት ላይ → የደንበኛ ግምገማ → ተጠናቀቀ። እነዚህ የእርስዎ ሁኔታዎችና የቦርድ አምዶች ይሆናሉ።
• ማን ምን እንደሚሰራ። ማን ፕሮጀክት እንደሚፈጥር፣ ማን ተግባር እንደሚመድብ፣ ማን እንደሚያፀድቅ።
• ሰዎች በየቀኑ የሚያዩት። አብዛኛውን ጊዜ «የኔ የሆነው ምንድነው እና የዘገየው የቱ ነው»።
• አስተዳዳሪዎች በየሳምንቱ የሚፈልጉት። አደጋ ላይ ያሉ ፕሮጀክቶች፣ የዘገዩ ስራዎች፣ ለእያንዳንዱ ሰው የስራ ጫና።

መልሶችዎ ልክ እንደ አጠቃላይ የካንባን ቦርድ የሚመስሉ ከሆነ፣ ዝግጁ መሳሪያ የተሻለ መልስ ሊሆን ይችላል (ከታች ስለዚያ ተጨማሪ)። እንደ የደንበኛ ፈቃድ፣ ለእያንዳንዱ የፕሮጀክት ዓይነት ቋሚ ዝርዝሮች፣ ወይም ከእርስዎ ስራዎችና ደረሰኞች ጋር ማገናኘት ያሉ ደረጃዎች ካሉ፣ ብጁ ግንባታ ዋጋውን የሚያስገኝበት ቦታ ይህ ነው።

መሳሪያው የሚፈልገው

መረጃ

በተግባሮች ላይ ያለ ቦታ መስክ ሰዎች ካርዶችን ወደ ዘላቂ ቅደም ተከተል እንዲጎትቱ ያስችላቸዋል። የእንቅስቃሴ ሎግ «ይህን ወደ በሂደት ላይ ማን መለሰው?» የሚለውን ያለ ክርክር ይመልሳል።

ገጾች

• የፕሮጀክቶች ዝርዝር ከሁኔታ፣ ባለቤት፣ የመጨረሻ ቀንና የክፍት እና የዘገዩ ተግባሮች ብዛት ጋር።
• የፕሮጀክት ገጽ ከቦርድ እይታ (አምዶች በሁኔታ) እና ከዝርዝር እይታ (ሊደረደር የሚችል፣ ሊጣራ የሚችል) ጋር።
• የተግባር ዝርዝር እንደ የጎን ፓነል ወይም ገጽ፦ መግለጫ፣ የተመደበለት ሰው፣ የመጨረሻ ቀን፣ አስተያየቶች፣ ፋይሎች።
• የእኔ ተግባሮች ለእያንዳንዱ ሰው፣ በዘገዩ፣ ዛሬ፣ በዚህ ሳምንት፣ ወደፊት በሚል ተደርድረው።
• አጠቃላይ እይታ ለአስተዳዳሪዎች፦ አደጋ ላይ ያሉ ፕሮጀክቶች፣ የዘገዩ ተግባሮች፣ ተግባሮች በሰው።

ፈቃዶች

ቀድመው ይወስኑ፦

• ሁሉም እያንዳንዱን ፕሮጀክት ማየት ይችላል ወይስ አባል የሆኑባቸውን ብቻ?
• ማን ፕሮጀክት መፍጠርና በማህደር ማስቀመጥ ይችላል?
• ሰዎች ለሌሎች የተመደቡ ተግባሮችን ማረም ይችላሉ?
• ደንበኞች ወይም ኮንትራክተሮች መዳረሻ ያገኛሉ? ከሆነ ለየትኞቹ ፕሮጀክቶች፣ የውስጥ አስተያየቶችንስ ማየት አለባቸው?

ውጫዊ መዳረሻ ዲዛይኑን በብዙ ይቀይራል። ደንበኞች ሂደቱን ማየት ካለባቸው፣ ወደ ውስጣዊ መሳሪያው ከመጋበዝ ይልቅ የተለየ ለማንበብ ብቻ የሚሆን እይታ ወይም የደንበኛ ፖርታል ያስቡ።

ውሳኔዎችና ምርጫዎች

ቋሚ ሁኔታዎች ወይስ በፕሮጀክት የሚለያዩ አምዶች

በሁሉም ፕሮጀክቶች ላይ ቋሚ ሁኔታዎች ሪፖርት ማድረግን ቀላል ያደርጋሉ («ስንት ተግባሮች በግምገማ ላይ ናቸው?»)። በፕሮጀክት የሚለያዩ አምዶች ተለዋዋጭ ናቸው፣ ነገር ግን በፕሮጀክቶች መካከል ያለ እይታ ይከብዳል። ለአንድ ስራ ሂደት ላለ ነጠላ ቡድን፣ ቋሚ ሁኔታዎች የተሻለ መጀመሪያ ናቸው።

ቦርድ፣ ዝርዝር ወይም የጊዜ መስመር

ቦርዶች ለፍሰት፣ ዝርዝሮች ለመደርደርና በብዛት ለማረም፣ የጊዜ መስመሮች ቀን ለሚመራው ስራ ጥሩ ናቸው። ቦርዱንና ዝርዝሩን መጀመሪያ ይገንቡ። የጊዜ መስመር ወይም የጋንት እይታ (በቀን መቁጠሪያ ላይ ባሮች) ብዙ ውስብስብነት ይጨምራል፣ በተለይ በተግባሮች መካከል ጥገኞች ሲኖሩ። ጊዜ ስራዎን በእውነት የሚመራ ከሆነ ብቻ ይጨምሩት።

ማሳወቂያዎች

ሰዎች ተግባር ሲመደብላቸው ወይም በአስተያየት ሲጠቀሱ መስማት ይጠብቃሉ። በመተግበሪያው ውስጥ ያሉ ማሳወቂያዎች (ደወል ከዝርዝር ጋር) ከኢሜይል ለመጀመር ቀላል ናቸው። ኢሜይል ላኪ አገልግሎት ያስፈልገዋል፤ ከመተግበሪያዎ ኢሜይል እንዴት እንደሚልኩ ይመልከቱ። በጊዜ ሰሌዳ የሚሰራ ነገር የዘገዩ ተግባሮች ዕለታዊ ማጠቃለያዎች ይፈልጋሉ፤ ቃል ከመግባትዎ በፊት የእርስዎ ማስተናገጃ ይህን እንዴት እንደሚያደርግ ያረጋግጡ።

የእውነተኛ ጊዜ ዝማኔዎች

አንድ ቦርድ ላይ የሚመለከቱ ሁለት ሰዎች በመጨረሻ ያረጀ መረጃ ያያሉ። ለአነስተኛ ቡድን አንድ ሰው ገጽ ሲከፍት ወይም በየጊዜው መረጃን ማደስ አብዛኛውን ጊዜ በቂ ነው። ቀጥታ ዝማኔዎች ጥሩ ናቸው፤ ለመጀመሪያው ስሪት ግን አያስፈልጉም።

የሚሰራ የመጀመሪያ ጥያቄ

ለ10 ሰዎች ላለ የማርኬቲንግ ኤጀንሲ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ ገንባ። ፕሮጀክቶች ስም፣ ደንበኛ፣ ባለቤት፣ የመጨረሻ ቀንና ሁኔታ አላቸው (እቅድ፣ ንቁ፣ ቆሞ፣ ተጠናቀቀ)። ተግባሮች የአንድ ፕሮጀክት አካል ሲሆኑ ርዕስ፣ መግለጫ፣ ተመድቦ የተሰጠው ሰው፣ የመጨረሻ ቀን፣ ቅድሚያ (ዝቅተኛ፣ መደበኛ፣ ከፍተኛ) እና ሁኔታ (ለመስራት፣ በሂደት ላይ፣ የደንበኛ ግምገማ፣ ተጠናቀቀ) አላቸው። ገጾች፦ ክፍት እና የዘገዩ የተግባር ብዛት የሚያሳይ የፕሮጀክቶች ዝርዝር፤ በሁኔታ የሚጎተት ቦርድና ሊደረደር የሚችል ዝርዝር ያለው የፕሮጀክት ገጽ፤ በአስተያየቶች ያለ የተግባር የጎን ፓነል፤ በዘገዩ፣ ዛሬ፣ በዚህ ሳምንት እና ወደፊት የተደረደረ የእኔ ተግባሮች ገጽ፤ እና በሰው የዘገዩ ተግባሮች ያለው የአስተዳዳሪ አጠቃላይ እይታ። ሁሉንም በዳታቤዝ አስቀምጥ፣ የሁኔታና የተመድቦ የተሰጠው ሰው ለውጦች የእንቅስቃሴ ሎግ አቆይ፣ እና በቦርዱ ላይ የካርድ ቅደም ተከተልን አስታውስ። ንፁህ፣ ጥቅጥቅ ያለ አቀማመጥ በላፕቶፕና በስልክ ላይ የሚሰራ።

ሁኔታዎቹን፣ ገጾቹንና ማሳያን ከሚጠቀም ምርት የሚለዩትን ጥቂት ዝርዝሮች (የእንቅስቃሴ ሎግና የካርድ ቅደም ተከተል) ይገልጻል።

የግንባታ ደረጃዎች

1. ፕሮጀክቶችና ተግባሮች እንደ ዝርዝሮች። ይፍጠሩ፣ ያርትዑ፣ ይመድቡ፣ የመጨረሻ ቀኖችን ያዘጋጁ። ማንኛውንም እይታ ከመጨመርዎ በፊት መረጃው ትክክል መሆኑን ያረጋግጡ።
2. የቦርድ እይታ። በሁኔታ አምዶች፣ ለመቀየር መጎተት፣ የተቀመጠ ቅደም ተከተል።
3. የተግባር ፓነልና አስተያየቶች።
4. የእኔ ተግባሮች። ብዙ ሰዎች በየማለዳው የሚከፍቱት ገጽ ይሆናል፤ ፈጣን ያድርጉት።
5. መግቢያና የፕሮጀክት አባልነት። እውነተኛ ስራ ከመግባቱ በፊት ይጨምሩ።
6. የእንቅስቃሴ ሎግና በመተግበሪያው ውስጥ ማሳወቂያዎች ለመመደብና ለመጠቀስ።
7. የአስተዳዳሪ አጠቃላይ እይታ። በሰው የዘገዩ፣ አደጋ ላይ ያሉ ፕሮጀክቶች።
8. አሁን ያሉትን ፕሮጀክቶችዎን ያስገቡ ከስፕሬድሺት ወይም ከኤክስፖርት፣ ቡድኑ በእውነተኛ መረጃ እንዲጀምር።
9. በሁለት ሰዎች በአንድ ጊዜ ይሞክሩ። አንድን ካርድ ያንቀሳቅሱ፣ አንድን ተግባር ያርትዑ፣ ምንም እንዳልጠፋ ያረጋግጡ።

የተለመዱ ስህተቶች

• የትልቅ መሳሪያን ባህሪያት ሁሉ መቅዳት። ንዑስ ተግባሮች፣ ጥገኞች፣ ብጁ መስኮች፣ አውቶሜሽኖችና የጋንት ቻርቶች እያንዳንዳቸው ሳምንታት የሚፈጁ ጠርዘኛ ሁኔታዎችን ይጨምራሉ። ያለ እነሱ ይጀምሩ።
• «የእኔ ተግባሮች» እይታ አለመኖር። ሰዎች ስራቸውን ለማግኘት በአሥር ቦርዶች ውስጥ አይፈልጉም።
• ማንም ፕሮጀክት እንዲሰርዝ መፍቀድ። ከመሰረዝ ይልቅ በማህደር ያስቀምጡ፣ ይህን ማን ማድረግ እንደሚችል ይገድቡ።
• ነፃ-ጽሑፍ ሁኔታዎች። ቋሚ ዝርዝር ይጠቀሙ፣ ያለበለዚያ ሪፖርቶች ይበላሻሉ።
• የጊዜ መከታተልን ማቀላቀል። ሰዓቶች ከፈለጉ፣ የጊዜ መከታተያ መተግበሪያ ይገንቡ ወይም ያገናኙ እና ግቤቶችን ከተግባሮች ጋር ያያይዙ።
• ባዶ መጀመር። ምንም መረጃ የሌለው አዲስ መሳሪያ ጥቅም ላይ አይውልም። በመጀመሪያ አሁን ያለውን ስራ ያስገቡ።

Trello፣ Asana ወይም Jira መቼ የተሻለ ምርጫ ነው

የቡድንዎ ስራ ከመደበኛ ቦርድ ወይም ዝርዝር ጋር የሚስማማ ከሆነና ዛሬ አስተማማኝ ነገር ብቻ ከፈለጉ፣ የተመሰረተ መሳሪያ ለመብለጥ ከባድ ነው። የሞባይል መተግበሪያዎች፣ ከቻትና ከቀን መቁጠሪያ መሳሪያዎች ጋር ውህደቶች፣ የአውቶሜሽን ህጎችና ዓመታት የፈጀ ጥራት አሏቸው። የTrello እና Asana እና የJira አማራጮች ማነፃፀሪያዎቻችን አማራጮቹን ይሸፍናሉ።

ብጁ መሳሪያ የሚያዋጣው የስራ ሂደትዎ እነዚያ መሳሪያዎች በአስቸጋሪ ሁኔታ የሚይዟቸው ደረጃዎች ሲኖሩት፣ ፕሮጀክቶች ከእራስዎ መረጃ (ደንበኞች፣ ስራዎች፣ ክምችት፣ ደረሰኞች) ጋር መገናኘት ሲኖርባቸው፣ ከሚዋቀር ይልቅ አንድ ቀላል ማያ ሲፈልጉ፣ ወይም ለትልቅ ቡድን በሰው-በሰው ዋጋ ወጪ ሲሆን ነው። ብዙ ቡድኖች ሁለቱንም ያደርጋሉ፦ ለአጠቃላይ ስራ አጠቃላይ መሳሪያ፣ ለአንድ ልዩ ሂደት ትንሽ ብጁ መሳሪያ። የግል ወይም የትንሽ ቡድን የተግባር ቦርድ ብቻ ከፈለጉ፣ ቀለል ያለው የየተግባር አስተዳደር መተግበሪያ መመሪያ የበለጠ ይስማማል።

በMythex መገንባት

በMythex መሳሪያውን በቻት ይገልጻሉ፣ በቀጥታ ቅድመ-እይታ ሲቀረፅ ይመለከታሉ፣ ተግባሮች መቀመጥ ሲፈልጉ ኤጀንቱ ለብቻው የPostgres ዳታቤዝ ይጨምራል (ይጠይቁት ወይም /database ይፃፉ)። በተግባሮች ላይ ያሉ የፋይል አባሪዎች የፕሮጀክት ፋይል ማከማቻ ይጠቀማሉ (/storage)። የቡድን መግቢያ በእርስዎ የማረጋገጫ ዘዴ የሚጨምሩት ነገር ነው፤ የመግቢያ መጨመሪያ መመሪያ ይመልከቱ።

የዕቅድ ሁነታ እዚህ ጠቃሚ ነው፦ ኮድ ከመፃፉ በፊት ኤጀንቱ የመረጃ ሞዴሉንና ገጾቹን እንዲያቅድ ይጠይቁ፣ እቅዱን ይገምግሙ፣ ከዚያ ይገንቡ። ከእያንዳንዱ ደረጃ በኋላ /test ኤጀንቱ በቅድመ-እይታው ላይ እንዲጫወት ያደርገዋል (ፕሮጀክት ይፍጠሩ፣ ተግባር ይጨምሩ፣ በቦርዱ ላይ ይጎትቱ) እና ችግሮችን ሪፖርት ያደርጋል። ለመነሻ፣ የቡድን ካንባን ቦርድ፣ የአጊል ስፕሪንት ቦርድ ወይም የምርት ፍኖተ-ካርታ አብነቶችን ይመልከቱ።

ጥያቄዎች