Πώς να φτιάξετε εργαλείο διαχείρισης έργων: έργα, εργασίες, πίνακες και προθεσμίες

Ένα εργαλείο διαχείρισης έργων δείχνει σε μια ομάδα κάθε έργο, τις εργασίες μέσα σε αυτό, ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία, την κατάστασή της και πότε λήγει. Για να φτιάξετε ένα τέτοιο εργαλείο χρειάζεστε έργα και εργασίες σε βάση δεδομένων, πίνακα και προβολή λίστας, σελίδα «οι εργασίες μου», σχόλια και σαφείς κανόνες για το ποιος βλέπει και ποιος αλλάζει τι. Ένας AI app builder μπορεί να φτιάξει γρήγορα μια χρήσιμη πρώτη έκδοση. Η πραγματική δουλειά είναι να αντισταθείτε στην επιθυμία να αναδημιουργήσετε κάθε λειτουργία ενός μεγάλου προϊόντος και αντί αυτού να καταγράψετε τη μία ροή εργασίας που πραγματικά ακολουθεί η ομάδα σας.

Ξεκινήστε από τη ροή εργασίας σας, όχι από μια λίστα λειτουργιών

Τα γενικά εργαλεία είναι ευέλικτα επειδή πρέπει να ταιριάζουν σε όλους. Το δικό σας εργαλείο μπορεί να ταιριάζει ακριβώς σε έναν τρόπο δουλειάς. Πριν γράψετε ένα prompt, σημειώστε:

• Τι είναι ένα έργο για εσάς. Μια συνεργασία με πελάτη, μια κυκλοφορία προϊόντος, ένα οικοδομικό έργο, μια διαφημιστική καμπάνια.
• Τα στάδια από τα οποία περνά η δουλειά. Για παράδειγμα: Σύνοψη → Σε εξέλιξη → Έλεγχος από πελάτη → Ολοκληρώθηκε. Αυτά γίνονται οι καταστάσεις και οι στήλες του πίνακά σας.
• Ποιος κάνει τι. Ποιος δημιουργεί έργα, ποιος αναθέτει εργασίες, ποιος εγκρίνει.
• Τι κοιτάζουν οι άνθρωποι κάθε μέρα. Συνήθως το «τι είναι δικό μου και τι καθυστερεί».
• Τι χρειάζονται οι διευθυντές κάθε εβδομάδα. Έργα σε κίνδυνο, εργασίες εκπρόθεσμες, φόρτος ανά άτομο.

Αν οι απαντήσεις σας μοιάζουν ακριβώς με έναν γενικό πίνακα kanban, ένα έτοιμο εργαλείο μπορεί να είναι η καλύτερη λύση (περισσότερα παρακάτω). Αν περιλαμβάνουν βήματα όπως έγκριση από πελάτη, σταθερές λίστες ελέγχου ανά τύπο έργου ή συνδέσεις με τις δικές σας δουλειές και τιμολόγια, εκεί ένα προσαρμοσμένο εργαλείο αξίζει τον κόπο.

Τι χρειάζεται το εργαλείο

Δεδομένα

Ένα πεδίο θέσης στις εργασίες επιτρέπει στους χρήστες να σύρουν τις κάρτες σε σειρά που μένει. Ένα αρχείο δραστηριότητας απαντά στο «ποιος επανέφερε αυτό στο Σε εξέλιξη;» χωρίς να χρειαστεί να ρωτήσετε.

Σελίδες

• Λίστα έργων με κατάσταση, υπεύθυνο, ημερομηνία παράδοσης και πλήθος ανοιχτών και εκπρόθεσμων εργασιών.
• Σελίδα έργου με προβολή πίνακα (στήλες ανά κατάσταση) και προβολή λίστας (με ταξινόμηση και φίλτρα).
• Λεπτομέρειες εργασίας σε πλευρικό panel ή σελίδα: περιγραφή, αποδέκτης, ημερομηνία παράδοσης, σχόλια, αρχεία.
• Οι εργασίες μου για κάθε άτομο, ομαδοποιημένες σε εκπρόθεσμες, σημερινές, αυτής της εβδομάδας, για αργότερα.
• Επισκόπηση για διευθυντές: έργα σε κίνδυνο, εκπρόθεσμες εργασίες, εργασίες ανά άτομο.

Δικαιώματα

Αποφασίστε νωρίς:

• Μπορεί όλοι να βλέπουν κάθε έργο, ή μόνο τα έργα των οποίων είναι μέλη;
• Ποιος μπορεί να δημιουργεί και να αρχειοθετεί έργα;
• Μπορούν οι άνθρωποι να επεξεργάζονται εργασίες που έχουν ανατεθεί σε άλλους;
• Θα αποκτήσουν πρόσβαση πελάτες ή εξωτερικοί συνεργάτες; Αν ναι, σε ποια έργα, και πρέπει να βλέπουν εσωτερικά σχόλια;

Η εξωτερική πρόσβαση αλλάζει πολύ τον σχεδιασμό. Αν οι πελάτες χρειάζονται να βλέπουν την πρόοδο, σκεφτείτε μια ξεχωριστή προβολή μόνο για ανάγνωση ή μια πύλη πελάτη, αντί να τους προσκαλέσετε στο εσωτερικό εργαλείο.

Αποφάσεις και συμβιβασμοί

Σταθερές καταστάσεις ή στήλες ανά έργο

Οι σταθερές καταστάσεις για όλα τα έργα διευκολύνουν την αναφορά («πόσες εργασίες είναι σε έλεγχο;»). Οι στήλες ανά έργο είναι πιο ευέλικτες, αλλά δυσκολεύουν τις προβολές σε όλα τα έργα. Για μία ομάδα με μία ροή εργασίας, οι σταθερές καταστάσεις είναι η καλύτερη αρχή.

Πίνακας, λίστα ή χρονοδιάγραμμα

Οι πίνακες είναι καλοί για τη ροή της δουλειάς, οι λίστες για ταξινόμηση και μαζικές αλλαγές, τα χρονοδιαγράμματα για δουλειά που καθορίζεται από ημερομηνίες. Φτιάξτε πρώτα τον πίνακα και τη λίστα. Μια προβολή χρονοδιαγράμματος ή Gantt (μπάρες σε ημερολόγιο) προσθέτει πολλή πολυπλοκότητα, ιδίως με εξαρτήσεις μεταξύ εργασιών. Προσθέστε την μόνο αν οι προθεσμίες πραγματικά καθορίζουν τη δουλειά σας.

Ειδοποιήσεις

Οι άνθρωποι περιμένουν να ενημερώνονται όταν τους ανατίθεται μια εργασία ή όταν τους αναφέρουν σε ένα σχόλιο. Οι ειδοποιήσεις μέσα στην εφαρμογή (ένα κουδούνι με λίστα) είναι απλούστερες για αρχή από το email. Το email χρειάζεται πάροχο αποστολής· δείτε πώς να στέλνετε email από την εφαρμογή σας. Οι ημερήσιες συνόψεις εκπρόθεσμων εργασιών χρειάζονται κάτι που τρέχει προγραμματισμένα, οπότε ελέγξτε πρώτα πώς το φιλοξενεί η πλατφόρμα σας πριν το υποσχεθείτε.

Ζωντανές ενημερώσεις

Δύο άνθρωποι που βλέπουν τον ίδιο πίνακα θα δουν κάποια στιγμή παλιά δεδομένα. Για μια μικρή ομάδα, η ανανέωση των δεδομένων όταν κάποιος ανοίγει τη σελίδα ή κάθε λίγο συνήθως αρκεί. Οι ζωντανές ενημερώσεις είναι ωραίες, αλλά δεν χρειάζονται στην πρώτη έκδοση.

Ένα πρώτο prompt που δουλεύει

Φτιάξε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων για ένα γραφείο μάρκετινγκ με 10 άτομα. Τα έργα έχουν όνομα, πελάτη, υπεύθυνο, ημερομηνία παράδοσης και κατάσταση (Σχεδιασμός, Ενεργό, Σε αναμονή, Ολοκληρώθηκε). Οι εργασίες ανήκουν σε ένα έργο και έχουν τίτλο, περιγραφή, αποδέκτη, ημερομηνία παράδοσης, προτεραιότητα (Χαμηλή, Κανονική, Υψηλή) και κατάσταση (Για κάνω, Σε εξέλιξη, Έλεγχος από πελάτη, Ολοκληρώθηκε). Σελίδες: λίστα Έργων που δείχνει τον αριθμό ανοιχτών και εκπρόθεσμων εργασιών· σελίδα Έργου με πίνακα drag-and-drop ανά κατάσταση και ταξινομήσιμη προβολή λίστας· πλευρικό panel εργασίας με σχόλια· σελίδα Οι εργασίες μου ομαδοποιημένη σε Εκπρόθεσμες, Σήμερα, Αυτή την εβδομάδα και Για αργότερα· και επισκόπηση διευθυντή με εκπρόθεσμες εργασίες ανά άτομο. Αποθήκευσε τα πάντα σε βάση δεδομένων, κράτα ημερολόγιο δραστηριότητας για αλλαγές κατάστασης και αποδέκτη, και θυμήσου τη σειρά των καρτών στον πίνακα. Καθαρή, πυκνή διάταξη που δουλεύει σε laptop και κινητό.

Το prompt ορίζει τις καταστάσεις, τις σελίδες και τις λεπτομέρειες (ημερολόγιο δραστηριότητας, σειρά καρτών) που ξεχωρίζουν ένα demo από κάτι που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια ομάδα.

Βήματα κατασκευής

1. Έργα και εργασίες ως λίστες. Δημιουργία, επεξεργασία, ανάθεση, ορισμός ημερομηνιών. Ελέγξτε ότι τα δεδομένα είναι σωστά προτού προσθέσετε οποιαδήποτε προβολή.
2. Προβολή πίνακα. Στήλες ανά κατάσταση, σύρσιμο για αλλαγή κατάστασης, απομνημονευμένη σειρά.
3. Panel εργασίας και σχόλια.
4. Οι εργασίες μου. Αυτή είναι η σελίδα που θα ανοίγει κάθε πρωί ο περισσότερος κόσμος· κάντε τη γρήγορη.
5. Σύνδεση και συμμετοχή σε έργα. Προσθέστε τα πριν μπει στο σύστημα πραγματική δουλειά.
6. Ημερολόγιο δραστηριότητας και ειδοποιήσεις εντός εφαρμογής για αναθέσεις και αναφορές.
7. Επισκόπηση διευθυντή. Εκπρόθεσμα ανά άτομο, έργα σε κίνδυνο.
8. Εισαγωγή των τρεχόντων έργων από υπολογιστικό φύλλο ή εξαγωγή, ώστε η ομάδα να ξεκινήσει με πραγματικά δεδομένα.
9. Δοκιμή με δύο άτομα ταυτόχρονα. Μετακινήστε την ίδια κάρτα, επεξεργαστείτε την ίδια εργασία και ελέγξτε ότι δεν χάνεται τίποτα.

Συχνά λάθη

• Αντιγραφή κάθε λειτουργίας ενός μεγάλου εργαλείου. Υποεργασίες, εξαρτήσεις, προσαρμοσμένα πεδία, αυτοματισμοί και διαγράμματα Gantt προσθέτουν το καθένα εβδομάδες περιπτώσεων. Ξεκινήστε χωρίς αυτά.
• Χωρίς προβολή «οι εργασίες μου». Οι άνθρωποι δεν θα ψάχνουν σε δέκα πίνακες για να βρουν τη δουλειά τους.
• Να μπορεί ο καθένας να διαγράφει έργα. Αρχειοθετήστε αντί να διαγράφετε, και περιορίστε ποιος μπορεί να το κάνει.
• Ελεύθερο κείμενο στις καταστάσεις. Χρησιμοποιήστε σταθερή λίστα, αλλιώς οι αναφορές θα χαλάσουν.
• Ανάμειξη καταγραφής χρόνου. Αν χρειάζεστε ώρες, φτιάξτε ή συνδέστε μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου και συνδέστε τις καταχωρίσεις με τις εργασίες.
• Εκκίνηση με άδειο σύστημα. Ένα νέο εργαλείο χωρίς δεδομένα δεν χρησιμοποιείται. Εισάγετε πρώτα την τρέχουσα δουλειά.

Πότε το Trello, το Asana ή το Jira είναι καλύτερη επιλογή

Αν η δουλειά της ομάδας σας χωράει σε έναν τυπικό πίνακα ή λίστα και χρειάζεστε κυρίως κάτι αξιόπιστο σήμερα, ένα καθιερωμένο εργαλείο είναι δύσκολο να ξεπεραστεί. Έρχονται με εφαρμογές για κινητά, ενσωματώσεις με εργαλεία συνομιλίας και ημερολογίου, κανόνες αυτοματισμού και χρόνια βελτιώσεων. Οι συγκρίσεις μας για Trello και Asana και για εναλλακτικές του Jira καλύπτουν τις επιλογές.

Ένα προσαρμοσμένο εργαλείο έχει νόημα όταν η ροή σας έχει βήματα που αυτά τα εργαλεία χειρίζονται άβολα, όταν τα έργα πρέπει να συνδέονται με τα δικά σας δεδομένα (πελάτες, δουλειές, απόθεμα, τιμολόγια), όταν θέλετε μία απλή οθόνη αντί για μία ρυθμιζόμενη, ή όταν η τιμολόγηση ανά θέση σε μεγάλη ομάδα γίνεται πραγματικό κόστος. Πολλές ομάδες κάνουν και τα δύο: ένα γενικό εργαλείο για τη γενική δουλειά και ένα μικρό προσαρμοσμένο για μία εξειδικευμένη διαδικασία. Αν ψάχνετε απλώς έναν προσωπικό ή μικρής ομάδας πίνακα εργασιών, ο απλούστερος οδηγός για εφαρμογή διαχείρισης εργασιών σας ταιριάζει καλύτερα.

Χτίζοντας το με το Mythex

Στο Mythex περιγράφετε το εργαλείο στη συνομιλία, το βλέπετε να παίρνει μορφή σε ζωντανή προεπισκόπηση, και ο πράκτορας προσθέτει αποκλειστική βάση Postgres όταν χρειάζεται να αποθηκεύονται εργασίες (ζητήστε το ή γράψτε /database). Τα συνημμένα αρχεία στις εργασίες χρησιμοποιούν την αποθήκευση αρχείων του έργου (/storage). Η σύνδεση ομάδας είναι κάτι που προσθέτετε με τη δική σας προσέγγιση ταυτοποίησης· δείτε τον οδηγό προσθήκης σύνδεσης.

Η λειτουργία σχεδιασμού (plan mode) είναι χρήσιμη εδώ: ζητήστε από τον πράκτορα να σχεδιάσει το μοντέλο δεδομένων και τις σελίδες πριν γράψει κώδικα, ελέγξτε το σχέδιο και μετά χτίστε. Μετά από κάθε στάδιο, το /test βάζει τον πράκτορα να περάσει από την προεπισκόπηση (να δημιουργήσει έργο, να προσθέσει εργασία, να τη σύρει στον πίνακα) και να αναφέρει προβλήματα. Ως αφετηρία, δείτε τα πρότυπα πίνακας kanban ομάδας, πίνακας sprint agile ή οδικός χάρτης προϊόντος.

Ερωτήσεις