วิธีสร้างเครื่องมือจัดการโปรเจกต์: โปรเจกต์ งาน บอร์ด และกำหนดส่ง

เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ช่วยให้ทีมเห็นทุกโปรเจกต์ งานภายในแต่ละโปรเจกต์ ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละชิ้น สถานะ และเวลาที่ต้องส่ง การสร้างเครื่องมือนี้ต้องมีโปรเจกต์และงานในฐานข้อมูล มีบอร์ดและมุมมองแบบรายการ มีหน้า "งานของฉัน" มีความคิดเห็น และมีกฎที่ชัดเจนว่าใครเห็นและแก้ไขอะไรได้บ้าง เครื่องมือ AI สร้างเวอร์ชันแรกที่ใช้งานได้ได้อย่างรวดเร็ว งานจริงคือการต้านทานความอยากสร้างทุกฟีเจอร์ของผลิตภัณฑ์ใหญ่ และหันมาเข้ารหัสขั้นตอนการทำงานเดียวที่ทีมของคุณทำตามจริง ๆ

เริ่มจากขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่จากรายการฟีเจอร์

เครื่องมือทั่วไปยืดหยุ่นเพราะต้องเหมาะกับทุกคน เครื่องมือของคุณเองเหมาะกับวิธีการทำงานเพียงแบบเดียว ก่อนเขียนพรอมต์ ให้จดสิ่งต่อไปนี้:

• โปรเจกต์สำหรับคุณคืออะไร เช่น งานให้ลูกค้า การปล่อยผลิตภัณฑ์ งานก่อสร้าง แคมเปญการตลาด
• งานผ่านขั้นตอนใดบ้าง เช่น Brief → กำลังทำ → ลูกค้าตรวจ → เสร็จแล้ว สิ่งเหล่านี้จะกลายเป็นสถานะและคอลัมน์ของบอร์ด
• ใครทำอะไร ใครสร้างโปรเจกต์ ใครมอบหมายงาน ใครอนุมัติ
• คนเปิดดูอะไรทุกวัน ปกติคือ "อะไรเป็นของฉันและอะไรล่าช้า"
• ผู้จัดการต้องการอะไรทุกสัปดาห์ โปรเจกต์ที่มีความเสี่ยง งานที่เกินกำหนด ภาระงานของแต่ละคน

หากคำตอบของคุณเหมือนบอร์ดคัมบังทั่วไปทุกประการ เครื่องมือสำเร็จรูปอาจเป็นคำตอบที่ดีกว่า (ดูเพิ่มเติมด้านล่าง) แต่หากมีขั้นตอนอย่างการให้ลูกค้าอนุมัติ เช็คลิสต์คงที่สำหรับโปรเจกต์แต่ละประเภท หรือการเชื่อมโยงกับงานและใบแจ้งหนี้ของคุณเอง นั่นคือจุดที่การสร้างเองคุ้มค่า

เครื่องมือต้องมีอะไรบ้าง

ข้อมูล

ฟิลด์ ตำแหน่ง ในงานทำให้ผู้ใช้ลากการ์ดแล้วจัดลำดับที่คงอยู่ได้ บันทึก กิจกรรม ตอบคำถามว่า "ใครย้ายงานนี้กลับไปที่กำลังทำ" ได้โดยไม่ต้องถามกัน

หน้าเว็บ

• รายการโปรเจกต์ พร้อมสถานะ ผู้รับผิดชอบ วันกำหนดส่ง และจำนวนงานที่ยังเปิดและเกินกำหนด
• หน้าโปรเจกต์ พร้อมมุมมองบอร์ด (คอลัมน์ตามสถานะ) และมุมมองรายการ (เรียงและกรองได้)
• รายละเอียดงาน เป็นแผงด้านข้างหรือหน้าแยก: คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบ วันกำหนดส่ง ความคิดเห็น ไฟล์
• งานของฉัน สำหรับแต่ละคน จัดกลุ่มเป็นเกินกำหนด วันนี้ สัปดาห์นี้ และภายหลัง
• ภาพรวม สำหรับผู้จัดการ: โปรเจกต์ที่มีความเสี่ยง งานที่เกินกำหนด งานต่อคน

สิทธิ์การเข้าถึง

ตัดสินใจตั้งแต่ต้น:

• ทุกคนเห็นทุกโปรเจกต์ได้หรือเฉพาะโปรเจกต์ที่เป็นสมาชิกเท่านั้น
• ใครสร้างและเก็บถาวรโปรเจกต์ได้บ้าง
• คนแก้ไขงานที่มอบหมายให้คนอื่นได้หรือไม่
• ลูกค้าหรือผู้รับเหมาจะได้สิทธิ์เข้าถึงหรือไม่ ถ้าได้ เข้าถึงโปรเจกต์ใดบ้าง และควรเห็นความคิดเห็นภายในหรือไม่

การเข้าถึงจากภายนอกเปลี่ยนการออกแบบอย่างมาก หากลูกค้าต้องการดูความคืบหน้า ให้พิจารณามุมมองอ่านอย่างเดียวแยกต่างหาก หรือ พอร์ทัลลูกค้า แทนการเชิญพวกเขาเข้าเครื่องมือภายใน

การตัดสินใจและการแลกเปลี่ยน

สถานะคงที่หรือคอลัมน์แยกตามโปรเจกต์

สถานะคงที่ที่ใช้ร่วมกันทุกโปรเจกต์ทำให้รายงานง่าย ("มีงานกี่ชิ้นอยู่ในขั้นตรวจสอบ") คอลัมน์ที่กำหนดเองต่อโปรเจกต์ยืดหยุ่นกว่า แต่ทำให้มุมมองข้ามโปรเจกต์ยากขึ้น สำหรับทีมเดียวที่มีขั้นตอนการทำงานเดียว สถานะคงที่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีกว่า

บอร์ด รายการ หรือไทม์ไลน์

บอร์ดเหมาะกับการไหลของงาน รายการเหมาะกับการเรียงลำดับและการแก้ไขจำนวนมาก ไทม์ไลน์เหมาะกับงานที่ขับเคลื่อนด้วยวันที่ มุมมองไทม์ไลน์หรือ Gantt (แถบบนปฏิทิน) เพิ่มความซับซ้อนมาก โดยเฉพาะเมื่อมีการพึ่งพากันระหว่างงาน ให้สร้างบอร์ดและรายการก่อน และเพิ่มไทม์ไลน์เฉพาะเมื่อกำหนดส่งเป็นตัวขับเคลื่อนงานของคุณจริง ๆ

การแจ้งเตือน

คนคาดหวังว่าจะได้รับแจ้งเมื่อถูกมอบหมายงานหรือถูกกล่าวถึงในความคิดเห็น การแจ้งเตือนในแอป (ไอคอนกระดิ่งพร้อมรายการ) ง่ายกว่าการส่งอีเมลในการเริ่มต้น การส่งอีเมลต้องใช้ผู้ให้บริการส่งอีเมล ดู วิธีส่งอีเมลจากแอปของคุณ สรุปงานที่เกินกำหนดรายวันต้องใช้สิ่งที่ทำงานตามตารางเวลา ดังนั้นตรวจสอบก่อนว่าโฮสติ้งของคุณรองรับหรือไม่ก่อนสัญญากับผู้ใช้

การอัปเดตแบบเรียลไทม์

สองคนที่ดูบอร์ดเดียวกันในที่สุดจะเห็นข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน สำหรับทีมขนาดเล็ก การรีเฟรชข้อมูลเมื่อมีคนเปิดหน้าหรือเป็นช่วง ๆ มักเพียงพอ การอัปเดตสดเป็นสิ่งที่ดีแต่ไม่จำเป็นสำหรับเวอร์ชันแรก

พรอมต์แรกที่ได้ผล

สร้างเครื่องมือจัดการโปรเจกต์สำหรับเอเจนซี่การตลาดขนาด 10 คน โปรเจกต์มีชื่อ ลูกค้า ผู้รับผิดชอบ วันกำหนดส่ง และสถานะ (วางแผน กำลังดำเนินการ พักไว้ เสร็จแล้ว) งานอยู่ในโปรเจกต์และมีหัวข้อ คำอธิบาย ผู้รับมอบหมาย วันกำหนดส่ง ความสำคัญ (ต่ำ ปกติ สูง) และสถานะ (ยังไม่เริ่ม กำลังทำ ลูกค้าตรวจ เสร็จแล้ว) หน้าต่าง ๆ ได้แก่ รายการโปรเจกต์ที่แสดงจำนวนงานที่ยังเปิดและเกินกำหนด หน้าโปรเจกต์พร้อมบอร์ดลากวางตามสถานะและมุมมองรายการที่เรียงได้ แผงรายละเอียดงานพร้อมความคิดเห็น หน้างานของฉันที่จัดกลุ่มเป็นเกินกำหนด วันนี้ สัปดาห์นี้ และภายหลัง และหน้าภาพรวมสำหรับผู้จัดการที่แสดงงานเกินกำหนดแยกตามคน เก็บทุกอย่างในฐานข้อมูล เก็บบันทึกกิจกรรมของการเปลี่ยนสถานะและผู้รับผิดชอบ และจดจำลำดับการ์ดบนบอร์ด เลย์เอาต์สะอาดและแน่นที่ทำงานได้ดีทั้งบนแล็ปท็อปและมือถือ

พรอมต์นี้ระบุสถานะ หน้า และรายละเอียดเล็ก ๆ บางอย่าง (บันทึกกิจกรรม การจดจำลำดับการ์ด) ที่แยกการสาธิตออกจากสิ่งที่ทีมใช้งานได้จริง

ขั้นตอนการสร้าง

1. โปรเจกต์และงานในรูปแบบรายการ สร้าง แก้ไข มอบหมาย ตั้งวันกำหนดส่ง ตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้องก่อนเพิ่มมุมมองใด ๆ
2. มุมมองบอร์ด คอลัมน์ตามสถานะ ลากเพื่อเปลี่ยนสถานะ และจดจำลำดับ
3. แผงงานและความคิดเห็น
4. งานของฉัน นี่คือหน้าที่คนส่วนใหญ่จะเปิดทุกเช้า ทำให้เร็ว
5. การเข้าสู่ระบบและการเป็นสมาชิกโปรเจกต์ เพิ่มก่อนที่งานจริงจะเข้ามา
6. บันทึกกิจกรรมและการแจ้งเตือนในแอป สำหรับการมอบหมายและการกล่าวถึง
7. ภาพรวมของผู้จัดการ เกินกำหนดแยกตามคน โปรเจกต์ที่มีความเสี่ยง
8. นำเข้าโปรเจกต์ปัจจุบันของคุณ จากสเปรดชีตหรือไฟล์ส่งออก เพื่อให้ทีมเริ่มด้วยข้อมูลจริง
9. ทดสอบกับคนสองคนพร้อมกัน ย้ายการ์ดใบเดียวกัน แก้ไขงานเดียวกัน และตรวจว่าไม่มีอะไรหาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• คัดลอกทุกฟีเจอร์ของเครื่องมือขนาดใหญ่ งานย่อย การพึ่งพากัน ฟิลด์ที่กำหนดเอง ระบบอัตโนมัติ และ Gantt chart แต่ละอย่างเพิ่มกรณีพิเศษเป็นสัปดาห์ เริ่มโดยไม่มีสิ่งเหล่านี้
• ไม่มีมุมมอง "งานของฉัน" คนจะไม่ไล่ดูบอร์ดสิบอันเพื่อหางานของตัวเอง
• ให้ทุกคนลบโปรเจกต์ได้ ให้เก็บถาวรแทนการลบ และจำกัดว่าใครทำได้
• สถานะเป็นข้อความอิสระ ใช้รายการคงที่ ไม่เช่นนั้นรายงานจะพัง
• ใส่การติดตามเวลาเข้ามาด้วย หากต้องการบันทึกชั่วโมง ให้สร้างหรือเชื่อมต่อ แอปติดตามเวลา และผูกรายการกับงาน
• เปิดตัวโดยที่ยังว่างเปล่า เครื่องมือใหม่ที่ไม่มีข้อมูลจะไม่มีคนใช้ นำเข้างานปัจจุบันก่อน

เมื่อใดที่ Trello, Asana หรือ Jira เป็นทางเลือกที่ดีกว่า

หากงานของทีมพอดีกับบอร์ดหรือรายการมาตรฐาน และคุณต้องการสิ่งที่เชื่อถือได้ในวันนี้ เครื่องมือที่มีชื่อเสียงยากที่จะเอาชนะ เครื่องมือเหล่านี้มาพร้อมแอปมือถือ การเชื่อมต่อกับแอปแชทและปฏิทิน กฎระบบอัตโนมัติ และการขัดเกลาที่สะสมมาหลายปี บทเปรียบเทียบของเรา Trello กับ Asana และ ทางเลือกของ Jira ครอบคลุมตัวเลือกต่าง ๆ

เครื่องมือที่สร้างเองสมเหตุสมผลเมื่อขั้นตอนการทำงานของคุณมีขั้นที่เครื่องมือเหล่านั้นจัดการได้ไม่ดี เมื่อโปรเจกต์ต้องเชื่อมกับข้อมูลของคุณเอง (ลูกค้า งาน สต็อก ใบแจ้งหนี้) เมื่อคุณต้องการหน้าจอเรียบง่ายหนึ่งหน้าแทนหน้าจอที่ปรับแต่งได้ หรือเมื่อราคาต่อที่นั่งสำหรับทีมขนาดใหญ่กลายเป็นต้นทุนที่แท้จริง ทีมจำนวนมากใช้ทั้งสองอย่าง เครื่องมือทั่วไปสำหรับงานทั่วไป และเครื่องมือเล็ก ๆ ที่สร้างเองสำหรับกระบวนการเฉพาะทางหนึ่งอย่าง หากคุณต้องการแค่บอร์ดสิ่งที่ต้องทำสำหรับตัวเองหรือทีมเล็ก คู่มือ แอปจัดการงาน ที่ง่ายกว่าจะเหมาะกว่า

สร้างกับ Mythex

บน Mythex คุณอธิบายเครื่องมือในแชท ดูมันค่อย ๆ เป็นรูปเป็นร่างในพรีวิวสด และเอเจนต์จะเพิ่มฐานข้อมูล Postgres เฉพาะเมื่องานต้องถูกบันทึก (ขอให้เพิ่ม หรือพิมพ์ /database) ไฟล์แนบของงานใช้พื้นที่จัดเก็บไฟล์ของโปรเจกต์ (/storage) การเข้าสู่ระบบของทีมเป็นสิ่งที่คุณเพิ่มด้วยวิธีการยืนยันตัวตนของคุณเอง ดู สูตรเพิ่มการเข้าสู่ระบบ

โหมดวางแผนมีประโยชน์ที่นี่ ขอให้เอเจนต์วางแผนโครงสร้างข้อมูลและหน้าก่อนเขียนโค้ด ตรวจแผนแล้วจึงสร้าง หลังจบแต่ละขั้นตอน ใช้ /test ให้เอเจนต์คลิกผ่านพรีวิว (สร้างโปรเจกต์ เพิ่มงาน ลากข้ามบอร์ด) และรายงานปัญหา เป็นจุดเริ่มต้น ดูเทมเพลต บอร์ดคัมบังของทีม บอร์ดสปรินต์แบบ agile หรือ โรดแมปผลิตภัณฑ์

คำถาม