Kako izraditi alat za upravljanje projektima: projekti, zadaci, ploče i rokovi

Alat za upravljanje projektima omogućuje timu da vidi svaki projekt, zadatke unutar njega, tko je odgovoran za svaki zadatak, njegov status i kada dospijeva. Za izradu takvog alata trebate projekte i zadatke u bazi podataka, prikaz na ploči i na popisu, stranicu „moji zadaci“, komentare i jasna pravila o tome tko što smije vidjeti i mijenjati. AI builder aplikacija može brzo izraditi upotrebljivu prvu verziju. Pravi posao je odoljeti želji da ponovite svaku značajku velikog proizvoda i umjesto toga zabilježiti jedan tijek rada kojeg se vaš tim zaista drži.

Počnite od svog tijeka rada, a ne od popisa značajki

Opći alati su fleksibilni jer moraju odgovarati svima. Vaš vlastiti alat može odgovarati točno jednom načinu rada. Prije pisanja prompta zapišite:

• Što je projekt za vas. Angažman s klijentom, izdanje proizvoda, građevinski posao, marketinška kampanja.
• Faze kroz koje posao prolazi. Na primjer: Brief → U tijeku → Pregled klijenta → Završeno. Ovo postaju vaši statusi i stupci ploče.
• Tko što radi. Tko stvara projekte, tko dodjeljuje zadatke, tko odobrava.
• Što ljudi gledaju svaki dan. Obično „što je moje i što kasni“.
• Što menadžeri trebaju tjedno. Projekte u riziku, zakašnjele zadatke, opterećenje po osobi.

Ako vaši odgovori izgledaju točno kao generička kanban ploča, gotov alat može biti bolje rješenje (više o tome u nastavku). Ako uključuju korake poput odobrenja klijenta, fiksnih kontrolnih popisa po vrsti projekta ili poveznica na vaše vlastite poslove i račune, tu prilagođena izrada zaista vrijedi.

Što alat treba

Podaci

Polje pozicija na zadacima omogućuje ljudima da povlače kartice u redoslijed koji ostaje. Dnevnik aktivnosti odgovara na pitanje „tko je ovo vratio u U tijeku?“ bez svađe.

Stranice

• Popis projekata sa statusom, odgovornom osobom, rokom i brojem otvorenih i zakašnjelih zadataka.
• Stranica projekta s prikazom na ploči (stupci po statusu) i prikazom na popisu (sortiranje, filtriranje).
• Detalji zadatka kao bočni panel ili stranica: opis, izvršitelj, rok, komentari, datoteke.
• Moji zadaci za svaku osobu, grupirani po zakašnjelima, danas, ovaj tjedan, kasnije.
• Pregled za menadžere: projekti u riziku, zakašnjeli zadaci, zadaci po osobi.

Dozvole

Odlučite rano:

• Mogu li svi vidjeti svaki projekt ili samo projekte kojima su članovi?
• Tko može stvarati i arhivirati projekte?
• Mogu li ljudi uređivati zadatke dodijeljene drugima?
• Hoće li klijenti ili vanjski suradnici imati pristup? Ako da, kojim projektima i smiju li vidjeti interne komentare?

Vanjski pristup mijenja dizajn znatno. Ako klijenti trebaju vidjeti napredak, razmislite o zasebnom pregledu samo za čitanje ili o klijentskom portalu, umjesto da ih pozivate u interni alat.

Odluke i kompromisi

Fiksni statusi ili stupci po projektu

Fiksni statusi kroz sve projekte olakšavaju izvješćivanje („koliko je zadataka u pregledu?“). Prilagođeni stupci po projektu su fleksibilniji, ali otežavaju prikaze kroz više projekata. Za jedan tim s jednim tijekom rada fiksni statusi su bolji početak.

Ploča, popis ili vremenska crta

Ploče su dobre za protok posla, popisi za sortiranje i masovno uređivanje, a vremenske crte za rad vođen datumima. Izgradite prvo ploču i popis. Prikaz vremenske crte ili Gantt (trake kroz kalendar) znatno dodaje složenosti, osobito uz ovisnosti između zadataka. Dodajte ga samo ako rokovi stvarno vode vaš rad.

Obavijesti

Ljudi očekuju da saznaju kada su im dodijeljeni zadatak ili kada ih se spomene u komentaru. Obavijesti unutar aplikacije (zvonce s popisom) jednostavnije su za početak nego e-pošta. E-pošta treba pružatelja usluge slanja; pogledajte kako slati e-poštu iz aplikacije. Dnevni sažeci zakašnjelih zadataka trebaju nešto što radi po rasporedu, pa prije nego to obećate provjerite kako vaš hosting to podržava.

Ažuriranja u stvarnom vremenu

Dvije osobe koje gledaju istu ploču u jednom će trenutku vidjeti zastarjele podatke. Za mali tim obično je dovoljno osvježiti podatke kada netko otvori stranicu ili povremeno. Ažuriranja uživo su lijepa, ali nisu potrebna u prvoj verziji.

Prvi prompt koji radi

Izradi alat za upravljanje projektima za marketinšku agenciju od 10 ljudi. Projekti imaju naziv, klijenta, odgovornu osobu, rok i status (Planiranje, Aktivno, Na čekanju, Završeno). Zadaci pripadaju projektu i imaju naslov, opis, izvršitelja, rok, prioritet (Nizak, Normalan, Visok) i status (Za napraviti, U tijeku, Pregled klijenta, Završeno). Stranice: popis projekata s brojem otvorenih i zakašnjelih zadataka; stranica projekta s pločom za povlačenje po statusu i sortabilnim prikazom na popisu; bočni panel zadatka s komentarima; stranica Moji zadaci grupirana po Zakašnjelo, Danas, Ovaj tjedan i Kasnije; te menadžerski pregled zakašnjelih zadataka po osobi. Spremite sve u bazu podataka, vodite dnevnik aktivnosti promjena statusa i izvršitelja te zapamtite redoslijed kartica na ploči. Čist, gust raspored koji radi na laptopu i telefonu.

Ovaj prompt navodi statuse, stranice i nekoliko pojedinosti (dnevnik aktivnosti, redoslijed kartica) koje razlikuju demo od nečega što tim može koristiti.

Koraci izrade

1. Projekti i zadaci kao popisi. Izradite, uredite, dodijelite, postavite rokove. Provjerite jesu li podaci ispravni prije dodavanja bilo kakvih prikaza.
2. Prikaz ploče. Stupci po statusu, povlačenje za promjenu statusa, zapamćen redoslijed.
3. Panel zadatka i komentari.
4. Moji zadaci. Ovo je stranica koju će većina ljudi otvarati svako jutro; neka bude brza.
5. Prijava i članstvo u projektu. Dodajte prije nego što u alat uđe stvarni posao.
6. Dnevnik aktivnosti i obavijesti unutar aplikacije za dodjele i spominjanja.
7. Pregled za menadžere. Zakašnjelo po osobi, projekti u riziku.
8. Uvezite trenutne projekte iz tablice ili izvoza da tim počne s pravim podacima.
9. Testirajte s dvije osobe istovremeno. Pomaknite istu karticu, uredite isti zadatak i provjerite da se ništa ne izgubi.

Česte greške

• Kopiranje svake značajke velikog alata. Podzadaci, ovisnosti, prilagođena polja, automatizacije i Gantovi dijagrami svaki dodaju tjedne rubnih slučajeva. Počnite bez njih.
• Nema prikaza „moji zadaci“. Ljudi neće prolaziti kroz deset ploča da pronađu svoj posao.
• Dopuštanje svakome da briše projekte. Arhivirajte umjesto brisanja i ograničite tko to smije.
• Statusi kao slobodan tekst. Koristite fiksni popis, inače izvješća pucaju.
• Miješanje praćenja vremena. Ako trebate sate, izgradite ili povežite aplikaciju za praćenje vremena i povežite unose sa zadacima.
• Pokretanje s praznim alatom. Novi alat bez podataka se ne koristi. Prvo uvezite trenutni posao.

Kada su Trello, Asana ili Jira bolji izbor

Ako se posao vašeg tima uklapa u standardnu ploču ili popis i trebate nešto pouzdano već danas, uspostavljeni alat teško je nadmašiti. Dolaze s mobilnim aplikacijama, integracijama s alatima za chat i kalendar, pravilima automatizacije i godinama dorade. Naše usporedbe Trella i Asane i alternativa za Jiru pokrivaju mogućnosti.

Vlastiti alat ima smisla kada vaš tijek rada ima korake koje ti alati nespretno obrađuju, kada se projekti moraju povezati s vašim vlastitim podacima (klijenti, poslovi, zalihe, računi), kada želite jedan jednostavan ekran umjesto konfigurabilnog ili kada cijena po korisniku u velikom timu postaje stvaran trošak. Mnogi timovi rade oboje: generički alat za opći posao i mali vlastiti alat za jedan specijalizirani proces. Ako tražite samo osobnu ili malu ploču za zadatke za tim, jednostavniji vodič za aplikaciju za upravljanje zadacima bolje odgovara.

Izrada s Mythexom

Na Mythexu opišete alat u chatu, pratite kako nastaje u živom pregledu, a agent dodaje namjensku Postgres bazu kada zadaci trebaju biti spremljeni (zatražite to ili upišite /database). Privitci zadataka koriste pohranu datoteka projekta (/storage). Prijava za tim je nešto što dodajete vlastitim pristupom autentifikaciji; pogledajte recept za dodavanje prijave.

Način plana je ovdje koristan: zamolite agenta da isplanira model podataka i stranice prije pisanja koda, pregledajte plan, zatim izgradite. Nakon svake faze, /test navodi agenta da klikne kroz pregled (izradi projekt, dodaj zadatak, povuci ga preko ploče) i prijavi probleme. Za početnu točku pogledajte predloške timska kanban ploča, agile sprint ploča ili product roadmap.

Pitanja