როგორ ავაშენოთ პროექტების მართვის ინსტრუმენტი: პროექტები, დავალებები, დაფები და ვადები

პროექტების მართვის ინსტრუმენტი გუნდს საშუალებას აძლევს, დაინახოს ყველა პროექტი, მასში არსებული დავალებები, თითოეული დავალების პასუხისმგებელი პირი, სტატუსი და ვადა. მის ასაშენებლად მონაცემთა ბაზაში გჭირდებათ პროექტები და დავალებები, დაფისა და სიის ხედი, «ჩემი დავალებების» გვერდი, კომენტარები და მკაფიო წესები იმის შესახებ, ვინ რა ნახოს და შეცვალოს. AI აპის შემქმნელს შეუძლია სწრაფად დაამზადოს გამოყენებადი პირველი ვერსია. რთული ნაწილი ისაა, რომ არ გადააჭარბოთ დიდი პროდუქტის ყველა ფუნქციის ხელახლა აგებას და გუნდის რეალური ერთი სამუშაო პროცესი ჩაიდოთ ინსტრუმენტში.

დაიწყეთ თქვენი სამუშაო პროცესით და არა ფუნქციების სიით

ზოგადი ინსტრუმენტები მოქნილია, რადგან ყველას უნდა მოერგოს. თქვენი ინსტრუმენტი შეიძლება მოერგოს სამუშაოს ერთ კონკრეტულ წესს. სანამ პრომპტს დაწერთ, ჩამოწერეთ:

• რას ნიშნავს პროექტი თქვენთვის. კლიენტის ხელშეკრულება, პროდუქტის გამოშვება, სამშენებლო სამუშაო, მარკეტინგული კამპანია.
• ეტაპები, რომლებსაც სამუშაო გადის. მაგალითად: მოკლე აღწერა → მიმდინარე → კლიენტის შემოწმება → დასრულებული. ეს გახდება თქვენი სტატუსები და დაფის სვეტები.
• ვინ რას აკეთებს. ვინ ქმნის პროექტებს, ვინ ანაწილებს დავალებებს, ვინ ამტკიცებს.
• რას ათვალიერებენ ადამიანები ყოველდღე. ჩვეულებრივ: «რა არის ჩემი და რა დაგვიანებულია».
• რას ელიან მენეჯერები ყოველკვირეულად. პროექტები რისკში, დაგვიანებული სამუშაო, დატვირთვა ადამიანზე.

თუ თქვენი პასუხები ზუსტად ჰგავს ზოგად კანბანის დაფას, მზა ინსტრუმენტი შეიძლება უკეთესი იყოს (მეტს ამაზე ქვემოთ). თუ შედის ისეთი ნაბიჯები, როგორიცაა კლიენტის დამტკიცება, პროექტის ტიპის მიხედვით ფიქსირებული ჩამონათვალები ან კავშირი თქვენს საკუთარ სამუშაოებთან და ინვოისებთან, სწორედ აქ ამართლებს მორგებული აშენება თავს.

რა სჭირდება ინსტრუმენტს

მონაცემები

დავალებაზე პოზიციის ველი საშუალებას აძლევს ადამიანებს, დაფაზე ბარათები ისე გადაათრიონ, რომ წესრიგი შენარჩუნდეს. აქტივობის ჟურნალი პასუხობს კითხვაზე «ვინ დააბრუნა ეს მიმდინარეზე?» გარეშე არგუმენტების.

გვერდები

• პროექტების სია ღია და დაგვიანებული დავალებების რაოდენობით, სტატუსით, პასუხისმგებელი პირით და ვადით.
• პროექტის გვერდი დაფის ხედით (სვეტები სტატუსის მიხედვით) და სიის ხედით (დალაგებადი, ფილტრირებადი).
• დავალების დეტალები როგორც გვერდითა პანელი ან გვერდი: აღწერა, შემსრულებელი, ვადა, კომენტარები, ფაილები.
• ჩემი დავალებები თითოეულ ადამიანისთვის, დაჯგუფებული: დაგვიანებული, დღეს, ამ კვირაში, მოგვიანებით.
• მიმოხილვა მენეჯერებისთვის: რისკში მყოფი პროექტები, დაგვიანებული დავალებები, დავალებები ადამიანზე.

უფლებები

გადაწყვიტეთ ადრეულ ეტაპზე:

• ყველას შეუძლია ყველა პროექტის ნახვა, თუ მხოლოდ იმ პროექტების, რომლის წევრიც არის?
• ვის შეუძლია პროექტების შექმნა და დაარქივება?
• შეუძლიათ თუ არა ადამიანებს სხვისთვის მინიჭებული დავალებების რედაქტირება?
• მიიღებენ თუ არა წვდომას კლიენტები ან კონტრაქტორები? თუ ასეა, რომელ პროექტებზე და ხედავენ თუ არა შიდა კომენტარებს?

გარე წვდომა დიზაინს მნიშვნელოვნად ცვლის. თუ კლიენტებს პროგრესის ნახვა სჭირდებათ, განიხილეთ ცალკე მხოლოდ კითხვადი ხედი ან კლიენტის პორტალი, შიდა ინსტრუმენტში მათი მოწვევის ნაცვლად.

გადაწყვეტილებები და კომპრომისები

ფიქსირებული სტატუსები თუ სვეტები თითო პროექტზე

ფიქსირებული სტატუსები ყველა პროექტში აადვილებს ანგარიშგებას («რამდენი დავალებაა შემოწმებაზე?»). თითო პროექტზე მორგებული სვეტები მოქნილია, მაგრამ მრავალპროექტულ ხედებს ართულებს. ერთი გუნდისთვის ერთი სამუშაო პროცესით, ფიქსირებული სტატუსები უკეთესი დასაწყისია.

დაფა, სია თუ ვადების ხაზი

დაფა კარგია ნაკადისთვის, სია დალაგებისა და მასობრივი რედაქტირებისთვის, ვადების ხაზი კი თარიღებით მართულ სამუშაოსთვის. ჯერ დაფა და სია ააგეთ. ვადების ხაზი ან Gantt ხედი (ზოლები კალენდარზე) მნიშვნელოვნად ამატებს სირთულეს, განსაკუთრებით დავალებებს შორის დამოკიდებულებებით. დაამატეთ მხოლოდ მაშინ, თუ ვადები ნამდვილად განსაზღვრავს თქვენს სამუშაოს.

შეტყობინებები

ადამიანები ელიან, რომ გაიგებენ, როცა დავალება მიენიჭებათ ან კომენტარში მოიხსენიებენ. აპლიკაციაში შეტყობინებები (ზარის ხატულა სიით) ელფოსტაზე უფრო მარტივია დასაწყებად. ელფოსტას გაგზავნის პროვაიდერი სჭირდება; იხილეთ როგორ გავაგზავნოთ ელფოსტა აპიდან. დაგვიანებული დავალებების ყოველდღიური შეჯამება კი გაშვებას გრაფიკით მოითხოვს, ამიტომ შეამოწმეთ, როგორ მუშაობს თქვენი hosting ამაში, სანამ დაჰპირდებით.

რეალურ დროში განახლებები

ორი ადამიანი, რომელიც ერთსა და იმავე დაფას უყურებს, საბოლოოდ მოძველებულ მონაცემს დაინახავს. პატარა გუნდისთვის, როგორც წესი, საკმარისია, მონაცემები განახლდეს გვერდის გახსნისას ან ყოველ ხანდახან. ცოცხალი განახლებები კარგია, მაგრამ პირველ ვერსიაში საჭირო არ არის.

პირველი პრომპტი, რომელიც მუშაობს

ააშენე პროექტების მართვის ინსტრუმენტი 10-კაციანი სარეკლამო სააგენტოსთვის. პროექტებს აქვთ სახელი, კლიენტი, პასუხისმგებელი პირი, ვადა და სტატუსი (დაგეგმვა, მიმდინარე, შეჩერებული, დასრულებული). დავალებები ეკუთვნის პროექტს და აქვთ სათაური, აღწერა, შემსრულებელი, ვადა, პრიორიტეტი (დაბალი, ჩვეულებრივი, მაღალი) და სტატუსი (გასაკეთებელი, მიმდინარე, კლიენტის შემოწმება, დასრულებული). გვერდები: პროექტების სია ღია და დაგვიანებული დავალებების რაოდენობით; პროექტის გვერდი დრაგ-ენდ-დროფ დაფით სტატუსის მიხედვით და დალაგებადი სიის ხედით; დავალების გვერდითი პანელი კომენტარებით; გვერდი «ჩემი დავალებები» დაჯგუფებული დაგვიანებული, დღეს, ამ კვირაში და მოგვიანებით; და მენეჯერის მიმოხილვა დაგვიანებული დავალებებით ადამიანების მიხედვით. ყველაფერი შეინახე მონაცემთა ბაზაში, შეინახე აქტივობის ჟურნალი სტატუსისა და შემსრულებლის ცვლილებებისთვის და დაიმახსოვრე დაფაზე ბარათების თანმიმდევრობა. სუფთა, მკვრივი დიზაინი, რომელიც მუშაობს ლეპტოპზეც და ტელეფონზეც.

პრომპტში ჩამოთვლილია სტატუსები, გვერდები და რამდენიმე დეტალი (აქტივობის ჟურნალი, ბარათების თანმიმდევრობა), რაც დემოს გამოყენებადი ინსტრუმენტისგან განასხვავებს.

აშენების ნაბიჯები

1. პროექტები და დავალებები როგორც სიები. შექმენით, დაარედაქტირეთ, მიანიჭეთ, დააყენეთ ვადები. შეამოწმეთ, რომ მონაცემები სწორია, სანამ ხედებს დაამატებთ.
2. დაფის ხედი. სვეტები სტატუსის მიხედვით, გადათრევით სტატუსის შეცვლა, დამახსოვრებული თანმიმდევრობა.
3. დავალების პანელი და კომენტარები.
4. ჩემი დავალებები. ეს გვერდი ყოველ დილას ყველაზე მეტად გამოიყენება; გახადეთ სწრაფი.
5. შესვლა და პროექტის წევრობა. დაამატეთ მანამდე, სანამ რეალური სამუშაო შევა.
6. აქტივობის ჟურნალი და აპლიკაციის შიგნით შეტყობინებები მინიჭებებისა და ხსენებებისთვის.
7. მენეჯერის მიმოხილვა. დაგვიანება ადამიანების მიხედვით, რისკში მყოფი პროექტები.
8. მიმდინარე პროექტების იმპორტი ცხრილიდან ან ექსპორტიდან, რომ გუნდმა რეალური მონაცემებით დაიწყოს.
9. გამოსცადეთ ორ ადამიანთან ერთდროულად. გადაიტანეთ ერთი და იგივე ბარათი, შეცვალეთ ერთი და იგივე დავალება და შეამოწმეთ, რომ არაფერი დაიკარგა.

გავრცელებული შეცდომები

• დიდი ინსტრუმენტის ყველა ფუნქციის კოპირება. ქვედავალებები, დამოკიდებულებები, მორგებული ველები, ავტომატიზაციები და Gantt-დიაგრამები თითოეულს რამდენიმე კვირის ზღვრული შემთხვევები მოაქვს. დაიწყეთ მათ გარეშე.
• არ არის «ჩემი დავალებების» ხედი. ადამიანები არ ჩაიხედავენ ათ დაფაში თავიანთი სამუშაოს საპოვნელად.
• ყველას შეუძლია პროექტების წაშლა. დააარქივეთ წაშლის ნაცვლად და შეზღუდეთ, ვის შეუძლია ეს.
• თავისუფალი ტექსტის სტატუსები. გამოიყენეთ ფიქსირებული სია, ან ანგარიშები გაფუჭდება.
• დროის აღრიცხვის შერევა. თუ საათები გჭირდებათ, ააშენეთ ან დააკავშირეთ დროის აღრიცხვის აპი და დაუკავშირეთ ჩანაწერები დავალებებს.
• ცარიელი გაშვება. ახალი ინსტრუმენტი მონაცემების გარეშე არავინ გამოიყენებს. ჯერ შემოიტანეთ მიმდინარე სამუშაო.

როდის არის Trello, Asana ან Jira უკეთესი არჩევანი

თუ თქვენი გუნდის სამუშაო ჯდება სტანდარტულ დაფაში ან სიაში და უმთავრესად რაღაც საიმედო დღესვე გჭირდებათ, დამკვიდრებულ ინსტრუმენტს რთულია ჯობნა. მათ აქვთ მობილური აპები, ინტეგრაციები ჩატისა და კალენდრის ინსტრუმენტებთან, ავტომატიზაციის წესები და წლების გამოცდილება. ჩვენი შედარებები Trello-სა და Asana-ზე და Jira-ს ალტერნატივებზე ამ ვარიანტებს განიხილავს.

მორგებული ინსტრუმენტი მაშინ ამართლებს თავს, როცა თქვენს სამუშაო პროცესში არის ნაბიჯები, რომლებსაც ეს ინსტრუმენტები უხერხულად ამუშავებენ, როცა პროექტები უნდა დაუკავშირდეს თქვენს მონაცემებს (კლიენტები, სამუშაოები, მარაგი, ინვოისები), როცა გინდათ ერთი მარტივი ეკრანი კონფიგურირებადის ნაცვლად, ან როცა ადამიანზე ფასდადებული ლიცენზია დიდ გუნდში რეალურ ხარჯად იქცევა. ბევრი გუნდი ორივეს აკეთებს: ზოგადი ინსტრუმენტი ზოგადი სამუშაოსთვის და პატარა მორგებული ინსტრუმენტი ერთი სპეციალიზებული პროცესისთვის. თუ პირადი ან მცირე გუნდის ამოცანების დაფა გჭირდებათ, უფრო შესაბამისია მარტივი ამოცანების მართვის აპის გზამკვლევი.

აშენება Mythex-ით

Mythex-ზე ინსტრუმენტს ჩატში აღწერთ, ცოცხალ წინასწარ ხედში ის იღებს ფორმას, და აგენტი ამატებს გამოყოფილ Postgres მონაცემთა ბაზას, როცა დავალებების შენახვა გჭირდებათ (მოითხოვეთ ან ჩაწერეთ /database). დავალებების დანართები იყენებს პროექტის ფაილების შენახვას (/storage). გუნდის შესვლას თქვენი საკუთარი ავტორიზაციის მიდგომით დაამატებთ; იხილეთ შესვლის დამატების რეცეპტი.

გეგმის რეჟიმი აქ სასარგებლოა: სთხოვეთ აგენტს, დაგეგმოს მონაცემთა მოდელი და გვერდები კოდის წერამდე, გადახედეთ გეგმას და შემდეგ ააშენეთ. ყოველი ეტაპის შემდეგ /test აგენტს აიძულებს, წინასწარ ხედში დაათვალიეროს (შექმენით პროექტი, დაამატეთ დავალება, გადაათრიეთ დაფაზე) და მოახსენოს პრობლემები. დასაწყისისთვის ნახეთ გუნდური კანბან დაფის, აგილური სპრინტების დაფის ან პროდუქტის როადმაპის შაბლონები.

კითხვები