Ինչպես ստեղծել նախագծերի կառավարման գործիք. նախագծեր, առաջադրանքներ, տախտակներ և ժամկետներ

Նախագծերի կառավարման գործիքը թույլ է տալիս թիմին տեսնել յուրաքանչյուր նախագիծ, դրա ներսում գտնվող առաջադրանքները, յուրաքանչյուր առաջադրանքի պատասխանատուին, կարգավիճակն ու ժամկետը։ Դրա կառուցելու համար պետք են նախագծեր և առաջադրանքներ տվյալների բազայում, տախտակ և ցուցակի տեսք, «իմ առաջադրանքները» էջ, մեկնաբանություններ և հստակ կանոններ, թե ով ինչ տեսնի և փոխի։ AI հավելվածի builder-ը արագ կարող է տալ աշխատող առաջին տարբերակ։ Իրական աշխատանքը դիմադրելն է այն գայթակղությանը, որ վերակառուցեք մեծ արտադրանքի բոլոր հատկությունները, և փոխարենը ամրագրեք այն մեկ աշխատանքային ընթացքը, որին իրականում հետևում է ձեր թիմը։

Սկսեք ձեր աշխատանքային ընթացքից, ոչ թե հատկությունների ցուցակից

Ընդհանուր գործիքները ճկուն են, քանի որ պետք է համապատասխանեն բոլորին։ Ձեր սեփական գործիքը կարող է համապատասխանել աշխատանքի մեկ եղանակի։ Նախքան prompt գրելը, գրեք․

• Ինչ է նշանակում նախագիծը ձեզ համար։ Հաճախորդի ծառայություն, արտադրանքի թողարկում, շինարարական աշխատանք, մարքեթինգային արշավ։
• Փուլերը, որոնցով անցնում է աշխատանքը։ Օրինակ՝ Բրիֆ → Ընթացքում → Հաճախորդի ստուգում → Ավարտված։ Սրանք դառնում են ձեր կարգավիճակները և տախտակի սյունակները։
• Ով ինչ է անում։ Ով է ստեղծում նախագծեր, ով է բաշխում առաջադրանքները, ով է հաստատում։
• Ինչին են ամեն օր նայում մարդիկ։ Սովորաբար՝ «ինչն է իմը և ինչը ուշացած է»։
• Ինչ են պետք ղեկավարներին շաբաթական։ Ռիսկային նախագծեր, ուշացած աշխատանք, բեռնվածությունը յուրաքանչյուր մարդու համար։

Եթե ձեր պատասխանները ճիշտ նման են սովորական kanban տախտակին, պատրաստի գործիքը գուցե ավելի լավ լուծում է (ավելի շատ այդ մասին ստորև)։ Եթե դրանք ներառում են քայլեր, ինչպիսիք են հաճախորդի հաստատումը, նախագծի տեսակի ըստ ֆիքսված ստուգացուցակները կամ կապը ձեր սեփական աշխատանքների և հաշիվների հետ, հենց այստեղ է արդարանում սեփական կառուցումը։

Ինչ է պետք գործիքին

Տվյալներ

Դիրք դաշտը առաջադրանքների վրա թույլ է տալիս մարդկանց քաշել քարտերը հաստատուն հերթականությամբ։ Գործունեության մատյանը պատասխանում է «ով սա վերադարձրեց Ընթացքում կարգավիճակին» հարցին առանց հարցումների։

Էջեր

• Նախագծերի ցուցակ կարգավիճակով, պատասխանատուով, ժամկետով և բաց ու ուշացած առաջադրանքների քանակով։
• Նախագծի էջ տախտակի տեսքով (սյունակները՝ ըստ կարգավիճակի) և ցուցակի տեսքով (տեսակավորվող, զտվող)։
• Առաջադրանքի մանրամասներ որպես կողային պանել կամ էջ՝ նկարագրություն, պատասխանատու, ժամկետ, մեկնաբանություններ, ֆայլեր։
• Իմ առաջադրանքները յուրաքանչյուր մարդու համար, խմբավորված ըստ ուշացած, այսօր, այս շաբաթ, ավելի ուշ։
• Ընդհանուր տեսք ղեկավարների համար․ ռիսկային նախագծեր, ուշացած առաջադրանքներ, առաջադրանքներ մարդու հաշվով։

Թույլտվություններ

Որոշեք վաղ փուլում․

• Կարո՞ղ է բոլորը տեսնել բոլոր նախագծերը, թե միայն այն նախագծերը, որոնց անդամ են։
• Ո՞վ կարող է ստեղծել և արխիվացնել նախագծեր։
• Կարո՞ղ են մարդիկ խմբագրել ուրիշների առաջադրանքները։
• Կստանան արդյոք հաճախորդները կամ կապալառուները մուտք։ Եթե այո, ո՞ր նախագծերին, և պետք է տեսնե՞ն արդյոք ներքին մեկնաբանությունները։

Արտաքին մուտքը շատ է փոխում դիզայնը։ Եթե հաճախորդներին պետք է տեսնել առաջընթացը, դիտարկեք առանձին միայն-կարդալու տեսք կամ հաճախորդի պորտալը, այլ ոչ թե նրանց հրավիրեք ներքին գործիք։

Որոշումներ և փոխզիջումներ

Ֆիքսված կարգավիճակներ կամ նախագծի սյունակներ

Բոլոր նախագծերի համար ֆիքսված կարգավիճակները հեշտացնում են հաշվետվությունը («քանի առաջադրանք է վերանայման մեջ»)։ Նախագծի սեփական սյունակները ճկուն են, բայց դժվարացնում են նախագծերի միջև տեսքերը։ Մեկ թիմի և մեկ աշխատանքային ընթացքի համար ֆիքսված կարգավիճակները լավ սկիզբ են։

Տախտակ, ցուցակ կամ ժամանակացույց

Տախտակները լավ են հոսքի համար, ցուցակները՝ տեսակավորման և զանգվածային խմբագրման, ժամանակացույցերը՝ ամսաթվերով աշխատանքի համար։ Սկզբում կառուցեք տախտակը և ցուցակը։ Ժամանակացույցը կամ Gantt տեսքը (գծեր օրացույցի վրա) մեծ բարդություն է ավելացնում, հատկապես առաջադրանքների միջև կախվածությունների հետ։ Ավելացրեք այն միայն, եթե ժամկետները իսկապես առաջ են մղում ձեր աշխատանքը։

Ծանուցումներ

Մարդիկ ակնկալում են իմանալ, երբ իրենց հանձնարարում են առաջադրանք կամ մեկնաբանությունում նշում են իրենց։ Հավելվածի ներսի ծանուցումները (զանգ՝ ցուցակով) սկսելը ավելի պարզ է, քան էլ. փոստը։ Էլ. փոստին պետք է ուղարկող ծառայություն․ տես ինչպես ուղարկել էլ. նամակներ հավելվածից։ Ուշացած առաջադրանքների օրական ամփոփումները պահանջում են ժամանակացույցով աշխատող բան, ուստի նախքան խոստանալը ստուգեք, թե ինչպես է ձեր հոսթինգը դա աշխատեցնում։

Իրական ժամանակի թարմացումներ

Երկու մարդ, որ նույն տախտակն են նայում, ի վերջո կտեսնեն հնացած տվյալներ։ Փոքր թիմի համար սովորաբար բավական է տվյալները թարմացնել, երբ ինչ-որ մեկը բացում է էջը կամ պարբերաբար։ Live թարմացումները հաճելի են, բայց առաջին տարբերակի համար պարտադիր չեն։

Առաջին prompt, որը աշխատում է

Կառուցիր նախագծերի կառավարման գործիք 10 հոգիանոց մարքեթինգային գործակալության համար։ Նախագծերն ունեն անուն, հաճախորդ, պատասխանատու, ժամկետ և կարգավիճակ (Պլանավորում, Ակտիվ, Սպասում, Ավարտված)։ Առաջադրանքները պատկանում են նախագծին և ունեն վերնագիր, նկարագրություն, կատարող, ժամկետ, առաջնահերթություն (Ցածր, Սովորական, Բարձր) և կարգավիճակ (Պետք է անել, Ընթացքում, Հաճախորդի ստուգում, Ավարտված)։ Էջեր․ նախագծերի ցուցակ՝ բաց և ուշացած առաջադրանքների քանակով. նախագծի էջ՝ drag-and-drop տախտակով ըստ կարգավիճակի և տեսակավորվող ցուցակի տեսքով. առաջադրանքի կողային պանել՝ մեկնաբանություններով. «Իմ առաջադրանքները» էջ՝ խմբավորված ըստ Ուշացած, Այսօր, Այս շաբաթ և Ավելի ուշ. և ղեկավարի Ընդհանուր տեսք՝ ուշացած առաջադրանքներով ըստ մարդու։ Պահեք ամեն ինչ տվյալների բազայում, պահեք գործունեության մատյան կարգավիճակի և պատասխանատուի փոփոխությունների համար, և հիշեք քարտերի հերթականությունը տախտակի վրա։ Մաքուր, խիտ դասավորություն, որը աշխատում է լապտոփի և հեռախոսի վրա։

Նկարագրված են կարգավիճակները, էջերը և այն քիչ մանրամասները (գործունեության մատյան, քարտերի հերթականություն), որոնք դեմո-ն տարբերում են թիմի համար օգտակար բանից։

Կառուցման քայլեր

1. Նախագծեր և առաջադրանքներ որպես ցուցակներ։ Ստեղծել, խմբագրել, հանձնարարել, սահմանել ժամկետներ։ Նախքան որևէ տեսք ավելացնելը ստուգեք, որ տվյալները ճիշտ են։
2. Տախտակի տեսք։ Սյունակներ ըստ կարգավիճակի, քաշել՝ կարգավիճակը փոխելու համար, պահպանված հերթականություն։
3. Առաջադրանքի պանել և մեկնաբանություններ։
4. Իմ առաջադրանքները։ Սա այն էջն է, որ մարդկանց մեծ մասը ամեն առավոտ կբացի․ պահեք այն արագ։
5. Մուտք և նախագծի անդամակցություն։ Ավելացրեք նախքան իսկական աշխատանքի տվյալները։
6. Գործունեության մատյան և հավելվածի ծանուցումներ հանձնարարությունների և նշումների համար։
7. Ղեկավարի ընդհանուր տեսք։ Ուշացած ըստ մարդու, ռիսկային նախագծեր։
8. Ներմուծեք ընթացիկ նախագծերը աղյուսակից կամ արտահանումից, որպեսզի թիմը սկսի իրական տվյալներով։
9. Փորձարկեք երկու մարդով միաժամանակ։ Տեղափոխեք նույն քարտը, խմբագրեք նույն առաջադրանքը, ստուգեք, որ ոչինչ չկորչի։

Սովորական սխալներ

• Մեծ գործիքի բոլոր հատկությունների պատճենում։ Ենթաառաջադրանքները, կախվածությունները, հատուկ դաշտերը, ավտոմատացումները և Gantt գծապատկերները յուրաքանչյուրը ավելացնում են շաբաթների եզրային դեպքեր։ Սկսեք առանց դրանց։
• «Իմ առաջադրանքները» տեսքի բացակայություն։ Մարդիկ չեն փնտրի իրենց աշխատանքը տասը տախտակի միջև։
• Թույլ տալ ամեն մեկին ջնջել նախագծերը։ Արխիվացրեք ջնջելու փոխարեն և սահմանափակեք, թե ով կարող է դա անել։
• Ազատ տեքստով կարգավիճակներ։ Օգտագործեք ֆիքսված ցուցակ, հակառակ դեպքում հաշվետվությունները կփչվեն։
• Ժամանակի հետևումը խառնել դրա մեջ։ Եթե ձեզ պետք են ժամեր, կառուցեք կամ միացրեք ժամանակի հետևման հավելված և կապեք գրառումները առաջադրանքների հետ։
• Դատարկ մեկնարկ։ Նոր գործիքը առանց տվյալների չի օգտագործվում։ Նախ ներմուծեք ընթացիկ աշխատանքը։

Երբ Trello, Asana կամ Jira-ն ավելի լավ ընտրություն են

Եթե ձեր թիմի աշխատանքը տեղավորվում է ստանդարտ տախտակի կամ ցուցակի մեջ, և հիմնականում ձեզ պետք է հուսալի բան այսօր, հաստատված գործիքը դժվար է գերազանցել։ Նրանք ունեն բջջային հավելվածներ, ինտեգրումներ չատի և օրացույցի գործիքների հետ, ավտոմատացման կանոններ և տարիների կատարելագործում։ Trello-ի և Asana-ի և Jira-ի այլընտրանքների մեր համեմատությունները ներկայացնում են տարբերակները։

Սեփական գործիքն իմաստ ունի, երբ ձեր աշխատանքային ընթացքն ունի քայլեր, որոնք այդ գործիքները դժվար են մշակում, երբ նախագծերը պետք է կապվեն ձեր սեփական տվյալների հետ (հաճախորդներ, աշխատանքներ, պաշար, հաշիվներ), երբ ուզում եք մեկ պարզ էկրան, այլ ոչ թե կարգավորվող, կամ երբ մեծ թիմում մեկ նստատեղի գնագոյացումը իրական ծախս է դառնում։ Շատ թիմեր անում են երկուսը․ ընդհանուր գործիք ընդհանուր աշխատանքի համար և փոքր սեփական գործիք մեկ մասնագիտացված գործընթացի համար։ Եթե պարզապես անձնական կամ փոքր թիմի առաջադրանքների տախտակ եք փնտրում, ավելի պարզ առաջադրանքների կառավարման հավելվածի ուղեցույցը ավելի հարմար է։

Կառուցում Mythex-ով

Mythex-ում դուք նկարագրում եք գործիքը չատում, տեսնում եք, թե ինչպես է ձևավորվում live նախադիտումում, և գործակալը ավելացնում է նվիրված Postgres տվյալների բազա, երբ առաջադրանքները պետք է պահվեն (խնդրեք կամ գրեք /database)։ Առաջադրանքների ֆայլերի կցորդները օգտագործում են նախագծի ֆայլերի պահոցը (/storage)։ Թիմի մուտքը ավելացնում եք ձեր սեփական նույնականացման եղանակով․ տես մուտքի ավելացման բաղադրատոմսը։

Պլանի ռեժիմը այստեղ օգտակար է․ խնդրեք գործակալին պլանավորել տվյալների մոդելը և էջերը նախքան կոդ գրելը, վերանայեք պլանը, ապա կառուցեք։ Յուրաքանչյուր փուլից հետո /test-ը գործակալին թույլ է տալիս սեղմել նախադիտման մեջ (ստեղծել նախագիծ, ավելացնել առաջադրանք, քաշել տախտակի վրա) և հաղորդել խնդիրների մասին։ Որպես սկզբնակետ նայեք թիմային kanban տախտակի, agile sprint տախտակի կամ ապրանքի ճանապարհային քարտեզի շաբլոնները։

Հարցեր