Näin rakennat projektinhallintatyökalun: projektit, tehtävät, taulut ja deadlinet

Projektinhallintatyökalu näyttää tiimille kaikki projektit, niiden tehtävät, kunkin tehtävän vastuuhenkilön, tilan ja eräpäivän. Sen rakentaminen vaatii projektit ja tehtävät tietokannassa, taulu- ja listanäkymän, "omat tehtävät" -sivun, kommentit ja selkeät säännöt siitä, kuka näkee ja muokkaa mitä. Tekoälysovellusrakentaja voi tuottaa käyttökelpoisen ensimmäisen version nopeasti. Varsinainen työ on vastustaa halua rakentaa jokainen ominaisuus suuresta tuotteesta, ja koodata sen sijaan se yksi työnkulku, jota tiimisi todella noudattaa.

Aloita työnkulustasi, älä ominaisuuslistasta

Yleiset työkalut ovat joustavia, koska niiden täytyy sopia kaikille. Oma työkalusi voi sopia täsmälleen yhdelle tavalle tehdä töitä. Ennen kehotteen kirjoittamista kirjoita ylös:

• Mitä projekti tarkoittaa sinulle. Asiakasprojekti, tuotejulkaisu, rakennustyömaa, markkinointikampanja.
• Vaiheet, joiden läpi työ kulkee. Esimerkiksi: Brief → Työn alla → Asiakkaan tarkastus → Valmis. Näistä tulee tilasi ja taulun sarakkeet.
• Kuka tekee mitä. Kuka luo projekteja, kuka antaa tehtäviä, kuka hyväksyy.
• Mitä ihmiset katsovat joka päivä. Yleensä "mikä on minun ja mikä myöhässä".
• Mitä johtajat tarvitsevat viikoittain. Riskialttiit projektit, myöhässä olevat työt, kuormitus per henkilö.

Jos vastauksesi näyttävät täsmälleen yleiseltä kanban-taululta, valmis työkalu voi olla parempi vastaus (lisää siitä alla). Jos ne sisältävät vaiheita, kuten asiakkaan hyväksynnän, kiinteitä tarkistuslistoja projektityypeittäin tai linkkejä omiin töihisi ja laskuihisi, siinä kohdassa oma rakennus kannattaa.

Mitä työkalu tarvitsee

Data

Tehtävien sijainti-kenttä antaa ihmisille mahdollisuuden raahata kortit järjestykseen, joka säilyy. Aktiviteettiloki vastaa kysymykseen "kuka siirsi tämän takaisin työn alla -tilaan?" ilman turhia kyselyitä.

Sivut

• Projektilista tilalla, vastuuhenkilöllä, eräpäivällä ja avoimien sekä myöhässä olevien tehtävien määrällä.
• Projektisivu taulunäkymällä (sarakkeet tilan mukaan) ja listanäkymällä (lajiteltava, suodatettava).
• Tehtävän tiedot sivupaneelina tai sivuna: kuvaus, vastuuhenkilö, eräpäivä, kommentit, tiedostot.
• Omat tehtävät jokaiselle henkilölle, ryhmiteltynä myöhässä, tänään, tällä viikolla, myöhemmin.
• Yleiskatsaus johtajille: riskialttiit projektit, myöhässä olevat tehtävät, tehtävät per henkilö.

Käyttöoikeudet

Päätä aikaisessa vaiheessa:

• Voiko kaikki nähdä kaikki projektit, vai vain projektit, joiden jäseniä he ovat?
• Kuka saa luoda ja arkistoida projekteja?
• Voiko ihmiset muokata toisille annettuja tehtäviä?
• Saavatko asiakkaat tai alihankkijat pääsyn? Jos saavat, mihin projekteihin, ja näkevätkö he sisäiset kommentit?

Ulkoinen pääsy muuttaa suunnittelua paljon. Jos asiakkaiden täytyy nähdä edistyminen, harkitse erillistä vain-luku-näkymää tai asiakasportaalia, sen sijaan että kutsuisit heidät sisäiseen työkaluun.

Päätökset ja kompromissit

Kiinteät tilat vai projektikohtaiset sarakkeet

Kiinteät tilat kaikissa projekteissa tekevät raportoinnista helppoa ("kuinka monta tehtävää on tarkistuksessa?"). Projektikohtaiset sarakkeet ovat joustavia, mutta vaikeuttavat projektien välisiä näkymiä. Yhdelle tiimille yhdellä työnkululla kiinteät tilat ovat parempi alku.

Taulu, lista vai aikajana

Taulut sopivat virtaukseen, listat lajitteluun ja massamuokkaukseen, aikajanat päivämääräohjattuun työhön. Rakenna ensin taulu ja lista. Aikajana- tai Gantt-näkymä (palkit kalenterissa) lisää paljon monimutkaisuutta, varsinkin tehtävien välisten riippuvuuksien kanssa. Lisää se vain, jos deadlinet todella ohjaavat työtäsi.

Ilmoitukset

Ihmiset odottavat kuulevansa, kun heille annetaan tehtävä tai heidät mainitaan kommentissa. Sovelluksen sisäiset ilmoitukset (kello ja lista) ovat helpompi alku kuin sähköposti. Sähköposti tarvitsee lähetyspalvelun; katso näin lähetät sähköpostia sovelluksestasi. Myöhässä olevien tehtävien päivittäiset yhteenvedot vaativat ajastetun ajon, joten tarkista, miten hosting hoitaa sen, ennen kuin lupaat sitä.

Reaaliaikaiset päivitykset

Kaksi ihmistä, jotka katsovat samaa taulua, näkevät lopulta vanhentunutta dataa. Pienelle tiimille riittää yleensä datan päivittäminen sivun avauksen yhteydessä tai ajoittain. Reaaliaikaisuus on mukava, mutta ei tarpeen ensimmäisessä versiossa.

Ensimmäinen kehote, joka toimii

Rakenna projektinhallintatyökalu 10 hengen markkinointitoimistolle. Projekteilla on nimi, asiakas, vastuuhenkilö, eräpäivä ja tila (Suunnittelu, Aktiivinen, Odottaa, Valmis). Tehtävät kuuluvat projektiin ja niillä on otsikko, kuvaus, vastuuhenkilö, eräpäivä, prioriteetti (Matala, Normaali, Korkea) ja tila (Tehtävänä, Työn alla, Asiakkaan tarkastus, Valmis). Sivut: Projektilista, jossa näkyy avoimien ja myöhässä olevien tehtävien määrä; Projektisivu raahattavalla taulunäkymällä tilan mukaan ja lajiteltavalla listanäkymällä; tehtävän sivupaneeli kommenteilla; Omat tehtävät -sivu ryhmiteltynä Myöhässä, Tänään, Tällä viikolla ja Myöhemmin; sekä johtajan yleiskatsaus myöhässä olevista tehtävistä henkilöittäin. Tallenna kaikki tietokantaan, pidä aktiviteettiloki tila- ja vastuuhenkilömuutoksista ja muista kortin järjestys taulussa. Siisti, tiivis asettelu, joka toimii kannettavalla ja puhelimella.

Se nimeää tilat, sivut ja muutamat yksityiskohdat (aktiviteettiloki, kortin järjestys), jotka erottavat demon työkalusta, jota tiimi voi oikeasti käyttää.

Rakenna askel askeleelta

1. Projektit ja tehtävät listoina. Luo, muokkaa, anna tehtäviä, aseta eräpäiviä. Tarkista, että data on oikein ennen kuin lisäät näkymiä.
2. Taulunäkymä. Sarakkeet tilan mukaan, raahaus muuttaa tilaa, järjestys säilyy.
3. Tehtävän paneeli ja kommentit.
4. Omat tehtävät. Tämä on sivu, jonka useimmat avaavat joka aamu; tee siitä nopea.
5. Kirjautuminen ja projektin jäsenyys. Lisää ennen kuin oikea työ tallennetaan.
6. Aktiviteettiloki ja sovelluksen sisäiset ilmoitukset annetuille tehtäville ja maininnoille.
7. Johtajan yleiskatsaus. Myöhässä henkilöittäin, riskialttiit projektit.
8. Tuo nykyiset projektit laskentataulukosta tai viennistä, jotta tiimi aloittaa oikealla datalla.
9. Testaa kahdella ihmisellä yhtä aikaa. Siirrä sama kortti, muokkaa samaa tehtävää ja tarkista, ettei mitään katoa.

Yleisiä virheitä

• Jokaisen ominaisuuden kopiointi suuresta työkalusta. Alitehtävät, riippuvuudet, mukautetut kentät, automaatiot ja Gantt-kaaviot lisäävät jokainen viikkoja reunatapauksia. Aloita ilman niitä.
• Ei "omat tehtävät" -näkymää. Ihmiset eivät kaiva työtään kymmenen taulun läpi.
• Kenen tahansa oikeus poistaa projekteja. Arkistoi poistamisen sijaan ja rajoita, kuka sen voi tehdä.
• Vapaatekstiset tilat. Käytä kiinteää listaa, muuten raportit hajoavat.
• Ajanseurannan sekoittaminen mukaan. Jos tarvitset tunteja, rakenna tai liitä työajan seurantasovellus ja yhdistä merkinnät tehtäviin.
• Tyhjänä käynnistäminen. Uusi työkalu ilman dataa ei käytetä. Tuo ensin nykyinen työ.

Kun Trello, Asana tai Jira on parempi valinta

Jos tiimisi työ sopii vakiotauluun tai listaan ja tarvitset pääasiassa jotain luotettavaa heti, vakiintunutta työkalua on vaikea voittaa. Niissä on mobiilisovellukset, integraatiot chat- ja kalenterityökaluihin, automaatiosäännöt ja vuosien viimeistely. Vertailumme Trello ja Asana sekä Jira-vaihtoehdot käsittelevät vaihtoehtoja.

Oma työkalu on järkevä, kun työnkulussasi on vaiheita, joita nuo työkalut käsittelevät kankeasti, kun projektit tarvitsevat yhteyden omaan dataasi (asiakkaat, työt, varastot, laskut), kun haluat yhden yksinkertaisen näkymän eikä konfiguroitavaa, tai kun henkilökohtainen hinnoittelu suuressa tiimissä alkaa maksaa. Monet tiimit tekevät molempia: yleisen työkalun yleiseen työhön ja pienen oman työkalun yhteen erikoistuneeseen prosessiin. Jos etsit vain henkilökohtaista tai pienen tiimin tehtävätaulua, yksinkertaisempi tehtävienhallintasovelluksen opas sopii paremmin.

Rakentaminen Mythexillä

Mythexissä kuvaat työkalun chatissa, seuraat sen muotoutumista elävässä esikatselussa, ja agentti lisää oman Postgres-tietokannan, kun tehtävät täytyy tallentaa (pyydä sitä tai kirjoita /database). Tehtäväliitteet käyttävät projektin tiedostotallennusta (/storage). Tiimin kirjautumisen lisäät omalla auth-ratkaisullasi; katso kirjautumisen lisäämisen resepti.

Suunnittelutila on tässä hyödyllinen: pyydä agenttia suunnittelemaan datamalli ja sivut ennen koodin kirjoittamista, tarkista suunnitelma ja rakenna sitten. Jokaisen vaiheen jälkeen /test pyytää agenttia klikkaamaan esikatselun läpi (luo projekti, lisää tehtävä, raahaa se taulun yli) ja raportoimaan ongelmat. Lähtökohdaksi kannattaa katsoa tiimin kanban-taulu, agile-sprinttitaulu tai tuotteen tiekartta -pohjat.

Kysymykset