Com crear un negoci d'organització d'esdeveniments: guia pràctica

Per crear un negoci d'organització d'esdeveniments, tria el tipus d'esdeveniments que organitzaràs, adquireix experiència pràctica i una xarxa de proveïdors fiables, fixa paquets i preus clars i protegeix-te amb contractes i bestretes per escrit. Aconsegueix els primers clients a través de la teva xarxa, dels espais i dels proveïdors, i aprofita cada esdeveniment per construir un portfoli i recomanacions.

L'organització d'esdeveniments té costos d'inici baixos però molta responsabilitat: cada esdeveniment passa una sola vegada, en una data fixa, davant de les persones que t'han contractat. L'organització i les relacions amb els proveïdors són els veritables actius del negoci.

Tria els teus esdeveniments

Els diferents esdeveniments són gairebé negocis diferents:

Comença on ja tinguis contactes o experiència. Molts organitzadors comencen amb la coordinació del dia: el client planifica i tu diriges el dia. És de menys risc, es ven més ràpid i construeix un portfoli ràpidament.

Adquireix experiència i construeix una xarxa de proveïdors

Els teus clients en realitat compren accés al teu criteri i als teus proveïdors. Construeix les dues coses:

• Treballa o assisteix a esdeveniments — com a organitzador, en un espai, en un servei de càtering o en esdeveniments de voluntariat.
• Coneix els proveïdors: espais, serveis de càtering, floristeries, fotògrafs, músics, empreses de lloguer, decoradors, transport. Visita'ls, pregunta com els agrada treballar amb organitzadors i anota quins són fiables.
• Mantén una llista de proveïdors amb les dades de contacte, els rangs de preus, la capacitat, els terminis i les notes de cada esdeveniment.
• Aprèn la logística: calendaris, documents de programa detallat, plànols, càrrega i descàrrega, i què fer quan alguna cosa va malament.

Per als esdeveniments més grans o públics, informa't a la teva zona sobre plans de seguretat, permisos, normes sobre alcohol i soroll, i aforament. Això varia segons el lloc, i els espais sovint saben dir-te què necessiten.

Decideix com cobraràs

Enfocaments habituals:

• Tarifa fixa per paquet — per exemple, planificació completa, planificació parcial o coordinació del dia. És fàcil d'entendre per als clients.
• Percentatge del pressupost de l'esdeveniment — creix amb la mida, però els clients poden sentir que recompensa les despeses excessives.
• Per hores — funciona per a consultoria i tasques petites; és difícil de preveure per a una planificació completa.
• Híbrid — una tarifa base més hores per als extres.

Calcula el preu a partir de les hores que realment costa un esdeveniment: reunions, visites al lloc, trucades amb proveïdors, revisions, el propi dia de l'esdeveniment (sovint molt llarg) i el tancament. Sigues transparent amb les comissions dels proveïdors — indica per escrit si les reps.

Contractes, bestretes i assegurances

Protegir-te és més important aquí que en molts negocis de serveis, perquè un esdeveniment cancel·lat o fallit pot ser molt car:

• Un contracte per a cada client que cobreixi l'abast, les tarifes, el calendari de pagaments, què queda fora, la cancel·lació i l'ajornament i la responsabilitat. Demana a un assessor que revisi la teva plantilla.
• Una bestreta no reemborsable abans de començar la feina, i el saldo pendent abans de l'esdeveniment.
• Contractes amb els proveïdors — deixa clar a nom de qui estan i qui paga les penalitzacions de cancel·lació.
• Assegurances — pregunta per l'assegurança de responsabilitat civil i professional segons la teva situació, i anima els clients a considerar l'assegurança d'esdeveniments.
• Registre del negoci i impostos — consulta la normativa local i parla amb un comptable.

Organitza el teu sistema de planificació

Cada esdeveniment té centenars de decisions i dates petites. Necessites:

• Fitxes de clients — contactes, data de l'esdeveniment, espai, pressupost, nombre de convidats, preferències.
• Calendaris — què ha de passar i quan, començant per la data de l'esdeveniment i anant enrere.
• Pressupostos — previsió contra real, per proveïdor.
• Reserves de proveïdors — qui està confirmat, bestreta pagada, hora d'arribada el dia.
• Gestió de convidats — invitacions, confirmacions d'assistència, necessitats dietètiques, distribució de taules.
• Programa del dia — pla minut a minut del dia, compartit amb tots els proveïdors.

Els fulls de càlcul i els documents compartits funcionen per a pocs esdeveniments alhora. Quan creixes, un CRM per a les consultes i un portal de clients on els clients vegin decisions, pressupostos i calendaris redueixen els intercanvis de missatges. Per a confirmacions d'assistència i esdeveniments amb entrades, consulta com crear un lloc web d'inscripció a esdeveniments.

Troba els primers clients

• La teva xarxa — amics, companys i grups de la comunitat.
• Espais — molts tenen una llista d'organitzadors recomanats. Fes un bon treball en un espai i demana formar-ne part.
• Proveïdors — els fotògrafs i les floristeries sovint coneixen clients abans que l'organitzador. Recomana feina als proveïdors i demana que et recomanin a tu.
• Una web de portfoli amb fotos d'esdeveniments reals (amb permís), els teus paquets o preus inicials i un formulari de consulta.
• Contactes corporatius — responsables d'oficina i equips de recursos humans que organitzen esdeveniments com a feina addicional i els encantaria delegar-los.

Respon ràpid a les consultes. La gent que planifica un esdeveniment sovint contacta amb diversos organitzadors a la vegada.

Viu el dia de l'esdeveniment

El dia en si és on es construeix la teva reputació. Alguns hàbits que ajuden:

• Confirma cada proveïdor uns dies abans: hora d'arribada, accés, contacte del dia i què porten.
• Comparteix un únic programa amb tothom, amb noms i telèfons, i guarda còpies impreses per si els mòbils es queden sense bateria.
• Recorre l'espai d'hora per comprovar la distribució, la corrent elèctrica, la senyalització, l'accessibilitat i per on entren les entregues.
• Porta un kit d'emergència: cinta adhesiva, tisores, agulles, carregadors, bolígrafs, material de primers auxilis, cables de recanvi i tot allò que solen faltar en els teus esdeveniments.
• Ten un sol punt de contacte per al client, perquè no es vegi implicat en problemes que no necessita conèixer.
• Pren notes durant l'esdeveniment de què ha funcionat i què no, i quins proveïdors han estat excel·lents o han arribat tard.

Després, envia un agraïment, paga els saldos dels proveïdors i demana una ressenya i permís per usar les fotos. Una breu revisió interna després de cada esdeveniment — què repetir, què canviar — és la manera en què millora el teu procés.

Errors habituals

• Començar sense contracte ni bestreta.
• Dir que sí a tots els tipus d'esdeveniment, de manera que mai no construeixes expertesa ni una xarxa de proveïdors sòlida.
• Subestimar les hores, sobretot el dia de l'esdeveniment i els canvis d'última hora.
• No tenir un pla de rescat per al temps, les absències de proveïdors o les malalties — inclosa la teva.
• Guardar-ho tot al cap o a la safata d'entrada, de manera que els detalls es perden a mesura que agafes més esdeveniments.
• Pagar els proveïdors en nom del client sense tenir els diners del client.

On encaixa Mythex

Mythex és un constructor d'aplicacions amb IA: descrius el que necessites en llenguatge natural i construeix una aplicació web amb una base de dades, a punt per veure's en vista prèvia i publicar en un enllaç públic. Un organitzador d'esdeveniments podria construir una pàgina de destinació per a consultes, un CRM per a organitzadors de noces per a clients potencials i reserves, un portal de clients per a calendaris i pressupostos, o una pàgina de confirmació d'assistència per a un esdeveniment concret. És gratuït per començar; el pla Pro afegeix dominis personalitzats, de manera que una web d'esdeveniments pot tenir la seva pròpia adreça.

Preguntes