Ինչպես սկսել միջոցառումների կազմակերպման բիզնես. գործնական ուղեցույց

Միջոցառումների կազմակերպման բիզնես սկսելու համար ընտրեք այն տեսակի միջոցառումները, որոնք կպլանավորեք, ձեռք բերեք փորձ և հուսալի մատակարարների ցանց, սահմանեք հստակ փաթեթներ և գներ, և պաշտպանվեք գրավոր պայմանագրերով և նախավճարներով։ Առաջին հաճախորդներին գրավեք ձեր ցանցի, վայրերի և մատակարարների միջոցով, և յուրաքանչյուր միջոցառում օգտագործեք portfolio և երաշխավորություններ կառուցելու համար։

Միջոցառումների պլանավորումը ցածր սկզբնական ծախս ունի, բայց բարձր ռիսկ. յուրաքանչյուր միջոցառում տեղի է ունենում մեկ անգամ, ֆիքսված ամսաթվով, այն մարդկանց առջև, ովքեր ձեզ վարձել են։ Կազմակերպվածությունը և մատակարարների հարաբերությունները բիզնեսի իրական ակտիվներն են։

Ընտրեք ձեր միջոցառումները

Տարբեր միջոցառումներ գրեթե տարբեր բիզնեսներ են.

Սկսեք այնտեղից, որտեղ արդեն ունեք կապեր կամ փորձ։ Շատ պլանավորողներ սկսում են օրվա կոորդինացիայից. հաճախորդը պլանավորում է, իսկ դուք ղեկավարում եք օրը։ Դա ցածր ռիսկ է, արագ է վաճառվում և արագ portfolio է կառուցում։

Ձեռք բերեք փորձ և կառուցեք մատակարարների ցանց

Ձեր հաճախորդները իրականում գնում են ձեր դատողության և ձեր մատակարարների մուտքը։ Կառուցեք երկուսն էլ.

• Աշխատեք կամ օգնեք միջոցառումներում. պլանավորողի, վայրի, սննդի մատակարարի մոտ կամ կամավոր միջոցառումներում։
• Հանդիպեք մատակարարների հետ. վայրեր, սննդի մատակարարներ, ծաղկավաճառներ, լուսանկարիչներ, երաժիշտներ, վարձույթի ընկերություններ, դեկորատորներ, տրանսպորտ։ Այցելեք, հարցրեք, թե ինչպես են նրանք ցանկանում աշխատել պլանավորողների հետ, և նշեք, թե ով է հուսալի։
• Պահեք մատակարարների ցուցակ կոնտակտային տվյալներով, գնային տիրույթներով, հզորությամբ, մատակարարման ժամկետներով և նշումներով յուրաքանչյուր միջոցառումից։
• Սովորեք լոգիստիկա. ժամանակացույցեր, run-of-show փաստաթղթեր, հատակագծեր, բեռնում և բեռնաթափում, և ինչ անել, երբ ինչ-որ բան սխալ է ընթանում։

Մեծ կամ հանրային միջոցառումների համար տեղում հարցրեք անվտանգության պլանների, թույլտվությունների, ալկոհոլի և աղմուկի կանոնների, և ամբոխի հզորության մասին։ Դրանք տարբերվում են տեղից տեղ, և վայրերը հաճախ կարող են ասել, թե ինչ է պետք։

Որոշեք, թե ինչպես կգանձեք

Սովորական մոտեցումներ.

• Հարթ փաթեթային վճար. օրինակ՝ լրիվ պլանավորում, մասնակի պլանավորում, օրվա կոորդինացիա։ Հեշտ է հաճախորդների համար հասկանալ։
• Միջոցառման բյուջեի տոկոս. համապատասխանում է չափին, բայց հաճախորդները կարող են զգալ, որ դա պարգևատրում է գերծախսը։
• Ժամային. լավ է խորհրդատվության և փոքր առաջադրանքների համար. դժվար է կանխատեսել լրիվ պլանավորման համար։
• Հիբրիդ. հիմնական վճար՝ գումարած ժամային լրացուցիչ աշխատանքի համար։

Հաշվեք ձեր գինը այն ժամերից, որոնք միջոցառումն իրականում պահանջում է. հանդիպումներ, տեղում այցեր, մատակարարների զանգեր, վերանայումներ, միջոցառման օրը (հաճախ շատ երկար) և ամփոփում։ Թափանցիկ եղեք մատակարարների ցանկացած միջնորդավճարի մասին. գրավոր նշեք, ստանում եք դրանք, թե ոչ։

Պայմանագրեր, նախավճարներ և ապահովագրություն

Սեփական պաշտպանությունը այստեղ ավելի կարևոր է, քան շատ ծառայության բիզնեսներում, քանի որ չեղարկված կամ ձախողված միջոցառումը կարող է թանկ նստել.

• Պայմանագիր յուրաքանչյուր հաճախորդի համար, որը ծածկում է շրջանակը, վճարները, վճարման գրաֆիկը, բացառումները, չեղարկումը և հետաձգումը, ինչպես նաև պատասխանատվությունը։ Խորհրդատուին ստուգել տվեք ձեր ձևանմուշը։
• Չվերադարձվող նախավճար աշխատանքը սկսելուց առաջ, իսկ մնացածը՝ միջոցառումից առաջ։
• Մատակարարների պայմանագրեր. պարզ եղեք, թե ում անունով են դրանք և ով է վճարում չեղարկման վճարները։
• Ապահովագրություն. հարցրեք հանրային պատասխանատվության և մասնագիտական պատասխանատվության մասին ձեր իրավիճակի համար, և խրախուսեք հաճախորդներին մտածել միջոցառման ապահովագրության մասին։
• Բիզնեսի գրանցում և հարկեր. ստուգեք տեղական կանոնները և խոսեք հաշվապահի հետ։

Կառուցեք ձեր պլանավորման համակարգը

Յուրաքանչյուր միջոցառում ունի հարյուրավոր փոքր որոշումներ և ամսաթվեր. ձեզ պետք են.

• Հաճախորդների գրառումներ. կոնտակտներ, միջոցառման ամսաթիվ, վայր, բյուջե, հյուրերի թիվ, նախասիրություններ։
• Ժամանակացույցեր. ինչ ու երբ պետք է տեղի ունենա, հետընթաց հաշվելով միջոցառման ամսաթվից։
• Բյուջեներ. գնահատական և փաստացի յուրաքանչյուր մատակարարի համար։
• Մատակարարների ամրագրումներ. ով է հաստատված, վճարված է արդյոք նախավճարը, և ժամանակը՝ օրվա ընթացքում։
• Հյուրերի կառավարում. հրավերներ, RSVP-ներ, սննդի կարիքներ, նստատեղեր։
• Run of show. րոպե առ րոպե պլան օրվա համար, որը բաժանված է յուրաքանչյուր մատակարարի հետ։

Աղյուսակներն ու համօգտագործվող փաստաթղթերը աշխատում են մի քանի միջոցառման համար։ Երբ աճում եք, CRM՝ հարցումների համար, և հաճախորդի պորտալ, որտեղ հաճախորդները տեսնում են որոշումները, բյուջեները և ժամանակացույցերը, կրճատում են հետ ու առաջ գրությունը։ RSVP-ների և տոմսերով միջոցառումների համար տես ինչպես կառուցել միջոցառման գրանցման կայք։

Գտեք առաջին հաճախորդներին

• Ձեր ցանցը. ընկերներ, գործընկերներ և համայնքային խմբեր։
• Վայրեր. շատերը պահում են խորհուրդ տրվող պլանավորողների ցուցակ։ Լավ աշխատեք վայրում և խնդրեք ավելանալ այդ ցուցակում։
• Մատակարարներ. լուսանկարիչները և ծաղկավաճառները հաճախ հաճախորդների հետ հանդիպում են ավելի վաղ, քան պլանավորողը։ Երկու կողմից ուղարկեք աշխատանք։
• Portfolio կայք իրական միջոցառումների լուսանկարներով (թույլտվությամբ), ձեր փաթեթներով կամ մեկնարկային գներով և հարցումների ձևով։
• Կորպորատիվ կապեր. գրասենյակի կառավարիչներ և HR թիմեր, որոնք կազմակերպում են միջոցառումներ որպես լրացուցիչ աշխատանք և ուրախությամբ կհանձնեին դրանք։

Պատասխանեք հարցումներին արագ. միջոցառում պլանավորող մարդիկ հաճախ միաժամանակ մի քանի պլանավորողների են դիմում։

Վարեք միջոցառման օրը

Օրը, որ ինքն է, ձեր համբավը ստեղծում է։ Մի քանի սովորություն, որոնք օգնում են.

• Հաստատեք յուրաքանչյուր մատակարար մի քանի օր առաջ. ժամանում, մուտք, օրվա կոնտակտ և ինչ են բերում։
• Կիսվեք մեկ run of show-ով բոլորի հետ՝ անուններով և հեռախոսահամարներով, և պահեք տպված օրինակներ, եթե հեռախոսները սպառվեն։
• Վաղ քայլեք վայրով՝ ստուգելու հատակագիծը, էլեկտրականությունը, նշանները, մատչելիությունը և այն, թե որտեղ են առաքումները։
• Տարեք արտակարգ իրավիճակների հավաքածու. ժապավեն, մկրատ, ասեղներ, լիցքավորիչներ, գրիչներ, առաջին օգնության պարագաներ, պահեստային լարեր և այն, ինչ ձեր միջոցառումներում սովորաբար պակասում է։
• Ունեցեք մեկ կապի կետ հաճախորդի համար, որպեսզի նա չքաշվի այն խնդիրների մեջ, որոնք իրեն պետք չէ իմանալ։
• Պահեք նշումներ միջոցառման ընթացքում այն մասին, թե ինչն է աշխատել և ինչը ոչ, և որ մատակարարներն էին գերազանց կամ ուշացած։

Հետո ուղարկեք շնորհակալագիր, կարգավորեք մատակարարների մնացորդները և խնդրեք կարծիք և թույլտվություն լուսանկարները օգտագործելու համար։ Կարճ ներքին ամփոփում յուրաքանչյուր միջոցառումից հետո՝ ինչ կրկնել, ինչ փոխել, հենց այդպես է բարելավվում ձեր գործընթացը։

Տարածված սխալներ

• Սկսել առանց պայմանագրի կամ նախավճարի։
• Ասել այո ամեն տեսակի միջոցառման, ուստի երբեք չեք կառուցում մասնագիտական փորձ կամ մատակարարների խորություն։
• Թերագնահատել ժամերը, հատկապես միջոցառման օրը և վերջին րոպեի փոփոխությունները։
• Պահուստային պլանի բացակայություն եղանակի, մատակարարի չներկայանալու կամ հիվանդության համար՝ ներառյալ ձեր սեփականը։
• Ամեն ինչ գլխում կամ նամակներում պահելը, ուստի մանրամասները կորչում են, երբ ավելի շատ միջոցառումներ եք վերցնում։
• Մատակարարներին հաճախորդի անունից վճարել, առանց հաճախորդի գումարը ձեռքում ունենալու։

Որտե՞ղ է տեղը Mythex-ը

Mythex-ը AI հավելվածների կառուցող է. նկարագրում եք ձեզ պետք եղածը պարզ լեզվով, և այն կառուցում է վեբ հավելված տվյալների բազայով, որը կարող եք նախադիտել և հրապարակել հանրային հղումով։ Միջոցառումների պլանավորողը կարող է կառուցել վայրէջքի էջ հարցումների համար, հարսանյաց պլանավորողի CRM լիդերի և ամրագրումների համար, հաճախորդի պորտալ ժամանակացույցերի և բյուջեների համար, կամ RSVP էջ կոնկրետ միջոցառման համար։ Սկսելը անվճար է. Pro պլանը ավելացնում է հատուկ դոմեններ, այնպես որ միջոցառման կայքը կարող է ունենալ սեփական հասցե։

Հարցեր