ઇવેન્ટ પ્લાનિંગ બિઝનેસ કેવી રીતે શરૂ કરવો: વ્યવહારુ ગાઇડ

ઇવેન્ટ પ્લાનિંગ બિઝનેસ શરૂ કરવા માટે, તમે કઈ પ્રકારની ઇવેન્ટ પ્લાન કરશો તે પસંદ કરો, હાથ પર અનુભવ અને વિશ્વસનીય સપ્લાયરોનું નેટવર્ક મેળવો, સ્પષ્ટ પેકેજ અને કિંમત સેટ કરો, અને લેખિત કરાર તથા ડિપોઝિટ દ્વારા પોતાને સુરક્ષિત કરો. તમારા નેટવર્ક, વેન્યુ અને સપ્લાયર દ્વારા પહેલા ક્લાયન્ટ મેળવો, અને દરેક ઇવેન્ટનો ઉપયોગ પોર્ટફોલિયો અને ભલામણો બનાવવા માટે કરો.

ઇવેન્ટ પ્લાનિંગમાં શરૂઆતનો ખર્ચ ઓછો છે, પણ દાવ ઊંચો છે: દરેક ઇવેન્ટ એક વાર થાય છે, નક્કી તારીખે, અને તમે જેમને બોલાવ્યા હોય તેમની સામે. સંગઠન અને સપ્લાયર સાથેના સંબંધો એ જ બિઝનેસની સાચી મૂડી છે.

તમારી ઇવેન્ટ પસંદ કરો

અલગ-અલગ ઇવેન્ટ લગભગ અલગ બિઝનેસ જેવી છે:

જ્યાં તમારા પહેલેથી સંપર્કો કે અનુભવ છે ત્યાંથી શરૂઆત કરો. ઘણા પ્લાનર દિવસ-ના સંકલનથી શરૂ કરે છે: ક્લાયન્ટ પ્લાન કરે છે, અને દિવસ તમે ચલાવો છો. તે ઓછા જોખમવાળું છે, ઝડપથી વેચાય છે, અને પોર્ટફોલિયો ઝડપથી બનાવે છે.

અનુભવ મેળવો અને સપ્લાયર નેટવર્ક બનાવો

તમારા ક્લાયન્ટ ખરેખર તમારી સમજણ અને તમારા સપ્લાયરોની પહોંચ ખરીદી રહ્યા છે. બંને બનાવો:

• ઇવેન્ટમાં કામ કરો કે મદદ કરો — પ્લાનર, વેન્યુ, કેટરર સાથે, કે સ્વયંસેવક ઇવેન્ટમાં.
• સપ્લાયરોને મળો: વેન્યુ, કેટરર, ફ્લોરિસ્ટ, ફોટોગ્રાફર, સંગીતકારો, ભાડા પર સાધનો આપનારી કંપનીઓ, ડેકોરેટર, પરિવહન. મુલાકાત લો, પૂછો કે તેઓ પ્લાનર સાથે કેવી રીતે કામ કરવા ગમે છે, અને કોણ વિશ્વસનીય છે તે નોંધો.
• સપ્લાયર યાદી રાખો સંપર્ક વિગતો, કિંમતની રેન્જ, ક્ષમતા, લીડ ટાઇમ અને દરેક ઇવેન્ટની નોંધ સાથે.
• લોજિસ્ટિક્સ શીખો: સમયરેખા, રન-ઓફ-શો દસ્તાવેજ, ફ્લોર પ્લાન, લોડ-ઇન અને લોડ-આઉટ, અને કંઈ ખોટું થાય ત્યારે શું કરવું.

મોટી કે જાહેર ઇવેન્ટ માટે, સ્થાનિક રીતે સલામતી યોજના, પરવાનગી, દારૂ અને અવાજના નિયમો, અને ભીડની ક્ષમતા વિશે પૂછો. તે સ્થળ પ્રમાણે બદલાય છે, અને વેન્યુ ઘણીવાર કહી શકે છે કે તેમને શું જોઈએ છે.

ચાર્જ કેવી રીતે કરવો તે નક્કી કરો

સામાન્ય અભિગમો:

• ફ્લેટ પેકેજ ફી — દા.ત. સંપૂર્ણ પ્લાનિંગ, આંશિક પ્લાનિંગ, દિવસ-ના સંકલન. ક્લાયન્ટ માટે સમજવામાં સહેલું.
• ઇવેન્ટ બજેટની ટકાવારી — કદ સાથે વધે છે, પણ ક્લાયન્ટને લાગી શકે કે તે વધુ ખર્ચ પર ઇનામ આપે છે.
• કલાક દીઠ — કન્સલ્ટિંગ અને નાના કામ માટે સારું; સંપૂર્ણ પ્લાનિંગ માટે અનુમાન કરવું અઘરું.
• હાઇબ્રિડ — બેઝ ફી ઉપરાંત વધારાના કામ માટે કલાક દર.

તમારી કિંમત એ કલાકો પરથી નક્કી કરો જે ઇવેન્ટમાં ખરેખર લાગે છે: મીટિંગ, સાઇટ મુલાકાત, સપ્લાયર કૉલ, સુધારા, ઇવેન્ટનો દિવસ પોતે (જે ઘણીવાર ખૂબ લાંબો હોય છે) અને સમાપન. કોઈ સપ્લાયર કમિશન હોય તો પારદર્શક રહો — લેખિતમાં જણાવો કે તમે તે મેળવો છો કે નહીં.

કરાર, ડિપોઝિટ અને વીમો

અહીં પોતાની સુરક્ષા કરવી ઘણા સેવા બિઝનેસ કરતાં વધુ મહત્ત્વની છે, કારણ કે રદ થયેલી કે નિષ્ફળ ઇવેન્ટ ખૂબ મોંઘી પડી શકે છે:

• દરેક ક્લાયન્ટ માટે કરાર જેમાં સ્કોપ, ફી, ચુકવણી શેડ્યૂલ, શું બહાર છે, રદ કરવું અને મુલતવી રાખવું, અને જવાબદારી આવરી લેવાય. તમારા ટેમ્પલેટની તપાસ કોઈ સલાહકાર પાસે કરાવો.
• કામ શરૂ કરતા પહેલાં બિન-રિફંડપાત્ર ડિપોઝિટ, અને ઇવેન્ટ પહેલાં બાકી રકમ.
• સપ્લાયર કરારો — તે કોના નામે છે અને રદ ફી કોણ ચૂકવે છે તે સ્પષ્ટ કરો.
• વીમો — તમારી પરિસ્થિતિ માટે પબ્લિક લાયેબિલિટી અને પ્રોફેશનલ ઇન્ડેમ્નિટી વિશે પૂછો, અને ક્લાયન્ટને ઇવેન્ટ વીમાનો વિચાર કરવા પ્રોત્સાહિત કરો.
• બિઝનેસ નોંધણી અને ટેક્સ — સ્થાનિક નિયમ તપાસો અને હિસાબનીશ સાથે વાત કરો.

તમારી પ્લાનિંગ સિસ્ટમ સેટ કરો

દરેક ઇવેન્ટમાં સેંકડો નાના નિર્ણયો અને તારીખો હોય છે. તમને આની જરૂર છે:

• ક્લાયન્ટ રેકોર્ડ — સંપર્કો, ઇવેન્ટની તારીખ, વેન્યુ, બજેટ, મહેમાનોની સંખ્યા, પસંદગીઓ.
• સમયરેખા — ક્યારે શું થવું જોઈએ, ઇવેન્ટની તારીખથી પાછળ ગણીને.
• બજેટ — દરેક સપ્લાયર પ્રમાણે અંદાજ વિરુદ્ધ વાસ્તવિક.
• સપ્લાયર બુકિંગ — કોણ કન્ફર્મ છે, ડિપોઝિટ ચૂકવાઈ કે નહીં, દિવસે આગમનનો સમય.
• મહેમાન વ્યવસ્થાપન — આમંત્રણ, RSVP, ખોરાકની જરૂરિયાતો, બેઠક વ્યવસ્થા.
• રન ઓફ શો — દિવસ માટે મિનિટ-દર-મિનિટ યોજના, દરેક સપ્લાયર સાથે શેર કરેલી.

સ્પ્રેડશીટ અને શેર કરેલા દસ્તાવેજ થોડી ઇવેન્ટ માટે કામ કરે છે. જેમ તમે વધો, પૂછપરછ માટે CRM અને એક ક્લાયન્ટ પોર્ટલ, જ્યાં ક્લાયન્ટ નિર્ણયો, બજેટ અને સમયરેખા જુએ, તે આવ-જા ઘટાડે છે. RSVP અને ટિકિટવાળી ઇવેન્ટ માટે જુઓ ઇવેન્ટ રજિસ્ટ્રેશન સાઇટ કેવી રીતે બનાવવી.

પહેલા ક્લાયન્ટ શોધો

• તમારો નેટવર્ક — મિત્રો, સહકર્મીઓ અને સામુદાયિક જૂથો.
• વેન્યુ — ઘણા ભલામણ કરેલા પ્લાનરની યાદી રાખે છે. વેન્યુ પર સારું કામ કરો અને તેમાં સામેલ થવા કહો.
• સપ્લાયર — ફોટોગ્રાફર અને ફ્લોરિસ્ટ ઘણીવાર પ્લાનર પહેલાં ક્લાયન્ટને મળે છે. બંને દિશામાં કામ રેફર કરો.
• વાસ્તવિક ઇવેન્ટના ફોટા (પરવાનગી સાથે), તમારા પેકેજ કે શરૂઆતની કિંમત, અને પૂછપરછ ફોર્મ સાથે પોર્ટફોલિયો વેબસાઇટ.
• કોર્પોરેટ સંપર્કો — ઓફિસ મેનેજર અને HR ટીમો જે સાઇડ કામ તરીકે ઇવેન્ટ ગોઠવે છે અને ખુશીથી તે સોંપી દેશે.

પૂછપરછનો ઝડપથી જવાબ આપો. ઇવેન્ટ પ્લાન કરતા લોકો એક સાથે ઘણા પ્લાનરનો સંપર્ક કરે છે.

ઇવેન્ટનો દિવસ ચલાવો

દિવસ પોતે જ તમારી પ્રતિષ્ઠા બનાવે છે. થોડી આદતો મદદરૂપ થાય છે:

• દરેક સપ્લાયરને કન્ફર્મ કરો થોડા દિવસ પહેલાં: આગમનનો સમય, પ્રવેશ, દિવસે સંપર્ક અને તેઓ શું લાવી રહ્યા છે.
• બધા સાથે એક રન ઓફ શો શેર કરો, નામ અને ફોન નંબર સાથે, અને ફોન બંધ પડે તો પ્રિન્ટેડ નકલો રાખો.
• વહેલા વેન્યુનું ચક્કર લગાવો લેઆઉટ, પાવર, સાઇનેજ, સુલભતા અને ડિલિવરી ક્યાં જાય છે તે તપાસવા.
• ઇમરજન્સી કિટ સાથે રાખો: ટેપ, કાતર, પિન, ચાર્જર, પેન, પ્રાથમિક સારવારનો સામાન, વધારાના કેબલ, અને તમારી ઇવેન્ટમાં સામાન્ય રીતે જે ખૂટે તે.
• ક્લાયન્ટ માટે એક સંપર્ક બિંદુ રાખો, જેથી તેઓ એવી સમસ્યાઓમાં ન ખેંચાય જેની તેમને જાણ કરવાની જરૂર નથી.
• ઇવેન્ટ દરમિયાન નોંધો રાખો કે શું કામ કર્યું અને શું નહીં, અને કયા સપ્લાયર ઉત્તમ હતા કે મોડા પડ્યા.

પછી, આભાર નોટ મોકલો, સપ્લાયરની બાકી રકમ ચૂકવો, અને રિવ્યૂ તથા ફોટા વાપરવાની પરવાનગી માગો. દરેક ઇવેન્ટ પછી ટૂંકી આંતરિક સમીક્ષા — શું પુનરાવર્તિત કરવું, શું બદલવું — એ જ છે જેનાથી તમારી પ્રક્રિયા સુધરે છે.

સામાન્ય ભૂલો

• કરાર કે ડિપોઝિટ વિના શરૂ કરવું.
• દરેક પ્રકારની ઇવેન્ટ માટે હા કહેવી, જેથી તમે ક્યારેય નિપુણતા કે સપ્લાયરની ઊંડાઈ બનાવતા નથી.
• કલાકોને ઓછા આંકવા, ખાસ કરીને ઇવેન્ટનો દિવસ અને છેલ્લી ઘડીના ફેરફાર.
• હવામાન, સપ્લાયર ન આવે કે બીમારી માટે બેકઅપ યોજના ન હોવી — તમારી પોતાની બીમારી સહિત.
• બધું માથામાં કે ઇનબોક્સમાં રાખવું, જેથી વધુ ઇવેન્ટ લેતાં વિગતો સરકી જાય.
• ક્લાયન્ટના પૈસા હાથમાં આવ્યા વિના ક્લાયન્ટ વતી સપ્લાયરને ચૂકવવું.

Mythex ક્યાં બંધબેસે છે

Mythex એક AI એપ બિલ્ડર છે: તમે સરળ ભાષામાં જે જોઈએ તે વર્ણવો છો અને તે ડેટાબેઝ સાથેની વેબ એપ બનાવે છે, જે પ્રીવ્યૂ કરીને સાર્વજનિક લિંક પર પ્રકાશિત કરી શકાય. ઇવેન્ટ પ્લાનર પૂછપરછ માટે લેન્ડિંગ પેજ, લીડ અને બુકિંગ માટે વેડિંગ પ્લાનર CRM, સમયરેખા અને બજેટ માટે ક્લાયન્ટ પોર્ટલ, અથવા ચોક્કસ ઇવેન્ટ માટે RSVP પેજ બનાવી શકે છે. શરૂ કરવું મફત છે; Pro પ્લાનમાં કસ્ટમ ડોમેન ઉમેરાય છે, જેથી ઇવેન્ટ સાઇટનું પોતાનું સરનામું હોઈ શકે.

પ્રશ્નો