Kaip pradėti renginių organizavimo verslą: praktinis vadovas

Norėdami pradėti renginių organizavimo verslą, pasirinkite, kokius renginius organizuosite, įgykite tiesioginės patirties ir patikimų tiekėjų tinklą, nustatykite aiškius paketus ir kainas bei apsisaugokite rašytinėmis sutartimis ir avansais. Pirmuosius klientus įsigykite per savo tinklą, vietas ir tiekėjus, o kiekvieną renginį naudokite portfeliui kurti ir rekomendacijoms gauti.

Renginių organizavimo pradžios kaštai maži, bet rizika didelė: kiekvienas renginys vyksta vieną kartą, nustatytą dieną, prieš žmones, kurie jus pasamdė. Organizacija ir santykiai su tiekėjais – tikrasis verslo turtas.

Pasirinkite savo renginius

Skirtingi renginiai beveik yra skirtingi verslai:

Pradėkite ten, kur jau turite kontaktų ar patirties. Daugelis organizatorių pradeda nuo koordinavimo renginio dieną: klientas planuoja, o jūs vadovaujate dienai. Tai mažesnė rizika, greitesnis pardavimas ir greitas portfelio kūrimas.

Įgykite patirties ir sukurkite tiekėjų tinklą

Jūsų klientai iš tikrųjų perka prieigą prie jūsų sprendimų ir jūsų tiekėjų. Kurkite abu:

• Dirbkite arba padėkite renginiuose – organizatoriui, vietai, maitinimo paslaugų teikėjui ar savanoriškuose renginiuose.
• Susipažinkite su tiekėjais: vietomis, maitinimo paslaugų teikėjais, floristais, fotografais, muzikantais, nuomos įmonėmis, dekoratoriais, transportu. Aplankykite juos, paklauskite, kaip jiems patogiausia dirbti su organizatoriais, ir pažymėkite, kas patikimas.
• Vedkite tiekėjų sąrašą su kontaktais, kainų intervalais, pajėgumais, paruošimo terminais ir pastabomis po kiekvieno renginio.
• Išmokite logistikos: tvarkaraščius, renginio eigos dokumentus, plano brėžinius, įkrovimą ir iškrovimą bei ką daryti, kai kas nors nutinka ne taip.

Dideliems ar viešiems renginiams vietoje pasiteiraukite apie saugos planus, leidimus, alkoholio ir triukšmo taisykles bei žmonių talpą. Jos skiriasi priklausomai nuo vietos, o vietos dažnai gali pasakyti, ko reikia.

Nuspręskite, kaip imsite mokestį

Dažniausi būdai:

• Fiksuotas paketo mokestis – pvz., pilnas planavimas, dalinis planavimas, koordinavimas renginio dieną. Klientams lengva suprasti.
• Procentas nuo renginio biudžeto – didėja kartu su dydžiu, tačiau klientai gali jaustis, kad tai atlygina už išlaidų didinimą.
• Valandinis – tinka konsultacijoms ir smulkioms užduotims; sunku numatyti pilnam planavimui.
• Mišrus – bazinis mokestis plius valandinis už papildomus darbus.

Savo kainą apskaičiuokite pagal tai, kiek valandų renginys iš tikrųjų užtrunka: susitikimus, apsilankymus vietoje, skambučius tiekėjams, pataisymus, pačią renginio dieną (dažnai labai ilgą) ir užbaigimą. Būkite skaidrūs dėl tiekėjų komisinių – raštu nurodykite, ar jų gaunate.

Sutartys, avansai ir draudimas

Savo apsaugai čia skiriama daugiau dėmesio nei daugelyje paslaugų verslų, nes atšauktas ar nepavykęs renginys gali būti brangus:

• Sutartis kiekvienam klientui, apimanti apimtį, mokesčius, mokėjimų grafiką, kas neįtraukta, atšaukimą ir perkėlimą bei atsakomybę. Paprašykite specialisto peržiūrėti jūsų šabloną.
• Negrąžinamas avansas prieš pradedant darbą ir likusi suma iki renginio.
• Tiekėjų sutartys – aiškiai nurodykite, kieno vardu jos sudarytos ir kas moka atšaukimo mokesčius.
• Draudimas – pasiteiraukite apie viešosios atsakomybės ir profesinės civilinės atsakomybės draudimą savo situacijai ir skatinkite klientus apsvarstyti renginio draudimą.
• Verslo registracija ir mokesčiai – pasitikrinkite vietines taisykles ir pasikalbėkite su buhalteriu.

Sukurkite savo planavimo sistemą

Kiekvienas renginys turi šimtus smulkių sprendimų ir datų. Jums reikia:

• Klientų įrašų – kontaktų, renginio datos, vietos, biudžeto, svečių skaičiaus, pageidavimų.
• Tvarkaraščių – kas ir kada turi įvykti, skaičiuojant nuo renginio datos.
• Biudžetų – numatyta ir faktinė suma kiekvienam tiekėjui.
• Tiekėjų užsakymų – kas patvirtinta, ar sumokėtas avansas, atvykimo laikas renginio dieną.
• Svečių valdymo – kvietimai, atsakymai dėl dalyvavimo, mitybos poreikiai, sėdimų vietų išdėstymas.
• Renginio eigos – minutė po minutės planas dienai, bendrinamas su kiekvienu tiekėju.

Skaičiuoklės ir bendri dokumentai tinka keliems renginiams vienu metu. Augant, CRM užklausoms ir klientų portalas, kuriame klientai mato sprendimus, biudžetus ir tvarkaraščius, sumažina daug susirašinėjimo. Dėl atsakymų dėl dalyvavimo ir bilietais parduodamų renginių žr. kaip sukurti renginių registracijos svetainę.

Raskite pirmuosius klientus

• Jūsų tinklas – draugai, kolegos ir bendruomenių grupės.
• Vietos – daugelis turi rekomenduojamų organizatorių sąrašą. Dirbkite gerai vietoje ir paprašykite įtraukti jus į jį.
• Tiekėjai – fotografai ir floristai dažnai susitinka su klientais anksčiau nei organizatorius. Siųskite darbus abiem kryptimis.
• Portfelio svetainė su tikrų renginių nuotraukomis (gavus leidimą), jūsų paketais ar pradinėmis kainomis ir užklausos forma.
• Korporaciniai kontaktai – biurų vadovai ir personalo skyriai, kurie renginius organizuoja papildomai ir mielai juos perleistų.

Atsakykite į užklausas greitai. Žmonės, planuojantys renginį, dažnai kreipiasi į kelis organizatorius vienu metu.

Vykdykite renginio dieną

Pati diena yra tai, kur formuojama jūsų reputacija. Keli įpročiai, kurie padeda:

• Patvirtinkite kiekvieną tiekėją keliomis dienomis iki renginio: atvykimo laiką, prieigą, kontaktą tą dieną ir ką jie atsiveš.
• Bendrinkite vieną renginio eigą su visais, nurodydami vardus ir telefono numerius, ir laikykite atspausdintas kopijas, jei išsikraus telefonai.
• Anksti apeikite vietą, kad patikrintumėte išdėstymą, elektros tiekimą, ženklinimą, prieinamumą ir kur bus pristatomos prekės.
• Turėkite avarinį rinkinį: lipnią juostą, žirkles, smeigtukus, įkroviklius, rašiklius, pirmosios pagalbos priemones, atsargines jungtis ir tai, ko jūsų renginiuose dažniausiai trūksta.
• Turėkite vieną kontaktinį asmenį klientui, kad jis nebūtų įtrauktas į problemas, kurių jam nereikia žinoti.
• Renginio metu rašykite pastabas apie tai, kas pavyko ir kas ne, bei kurie tiekėjai buvo puikūs ar vėlavo.

Po renginio padėkokite, atsiskaitykite su tiekėjais, paprašykite atsiliepimo ir leidimo naudoti nuotraukas. Trumpas vidinis aptarimas po kiekvieno renginio – ką kartoti, ką keisti – yra būdas tobulinti procesą.

Dažnos klaidos

• Pradėjimas be sutarties ar avanso.
• Sutikimas su kiekvienu renginio tipu, todėl niekada neįgaunate ekspertizės ar tiekėjų gylio.
• Valandų nuvertinimas, ypač renginio dienos ir paskutinės minutės pakeitimų.
• Nėra atsarginio plano oro sąlygoms, tiekėjams, kurie neatvyksta, ar ligai – įskaitant jūsų pačių.
• Viskas laikoma galvoje ar el. pašte, todėl detalės prapuola, kai prisiimate vis daugiau renginių.
• Tiekėjų apmokėjimas kliento vardu, kai kliento pinigų dar nėra.

Kur čia Mythex

Mythex yra DI programėlių kūrėjas: paprasta kalba aprašote, ko jums reikia, o jis sukuria žiniatinklio programėlę su duomenų baze, paruoštą peržiūrai ir publikavimui viešoje nuorodoje. Renginių organizatorius galėtų sukurti nukreipimo puslapį užklausoms, vestuvių organizatoriaus CRM užklausoms ir registracijoms, klientų portalą tvarkaraščiams ir biudžetams arba dalyvavimo atsakymų puslapį konkrečiam renginiui. Pradėti galima nemokamai; Pro planas prideda individualius domenus, todėl renginio svetainė gali turėti savo adresą.

Klausimai