Si të nisësh një biznes organizimi eventesh: udhëzues praktik

Për të nisur një biznes organizimi eventesh, zgjidh llojin e eventeve që do të organizosh, merr përvojë praktike dhe një rrjet furnitorësh të besueshëm, vendos paketa dhe çmime të qarta, dhe mbro veten me kontrata me shkrim dhe depozita. Gjej klientët e parë përmes rrjetit, vendeve dhe furnitorëve, dhe përdor çdo event për të ndërtuar portofolin dhe referimet.

Organizimi i eventeve ka kosto fillestare të ulët, por rrezik të lartë: çdo event ndodh një herë, në një datë të caktuar, përpara njerëzve që të kanë punësuar. Organizimi dhe marrëdhëniet me furnitorët janë aktivet e vërteta të biznesit.

Zgjidh eventet e tua

Llojet e ndryshme të eventeve janë pothuajse biznese të ndryshme:

Lloji	Klientët	Çfarë dallon
Dasma	Çifte, shpesh me familjet të përfshira	Emocionale, të detajuara, afate të gjata, klientë të njëhershëm
Festa private	Ditëlindje, përvjetorë, ngjarje përkujtimore	Planifikim më i shkurtër, buxhete më të vogla, shumë kërkesa
Evente korporative	Kompani: konferenca, lançime, ditë ekipi, darka	Klientë të përsëritur, kontrata, fatura, pritshmëri më të larta për procesin
Komunitet dhe jofitimprurëse	Fondmbledhje, gala, festivale	Buxhete të ngushta, vullnetarë, sponsorë
Evente destinacioni	Çifte ose kompani që udhëtojnë	Furnitorë të largët, logjistikë udhëtimi

Nis aty ku ke tashmë kontakte ose përvojë. Shumë organizues fillojnë me koordinim të ditës së eventit: klienti planifikon, ti e drejton ditën. Është me rrezik të ulët, shitet shpejt dhe ndërton shpejt portofolin.

Fito përvojë dhe ndërto një rrjet furnitorësh

Klientët në fakt blejnë akses në gjykimin tënd dhe në furnitorët e tu. Ndërto të dyja:

Puno ose asistoje në evente — si organizues, në një vend ngjarjesh, në një katering, ose në evente vullnetare.
Takoj furnitorët: vende, katering, lule, fotografë, muzikantë, kompani me qira, dekoratorë, transport. Vizito, pyet si u pëlqen të punojnë me organizuesit, dhe shëno kush është i besueshëm.
Mbaj një listë furnitorësh me të dhënat e kontaktit, gamat e çmimeve, kapacitetin, afatet dhe shënimet nga çdo event.
Mëso logjistikën: orarët, dokumentet e programit të ditës (run-of-show), planet e sallës, ngarkimin dhe shkarkimin, dhe çfarë të bësh kur diçka shkon keq.

Për evente më të mëdha ose publike, pyet lokalisht për planet e sigurisë, lejet, rregullat për alkoolin dhe zhurmën, dhe kapacitetin e turmës. Ato ndryshojnë sipas vendit, dhe vendet mund të të thonë shpesh çfarë u nevojitet.

Vendos si do të ngarkosh

Qasjet e zakonshme:

Tarifë e fiksuar paketë — p.sh. planifikim i plotë, planifikim i pjesshëm, koordinim i ditës së eventit. E kuptojnë lehtë klientët.
Përqindje e buxhetit të eventit — rritet me madhësinë, por klientët mund ta ndiejnë si shpërblim për shpenzimin e tepërt.
Me orë — funksionon për konsulencë dhe detyra të vogla; është e vështirë të parashikohet për planifikim të plotë.
Hibride — një tarifë bazë plus orë për shtesa.

Llogarit çmimin nga orët që zgjat realisht një event: takimet, vizitat në terren, telefonatat me furnitorët, rishikimet, vetë dita e eventit (shpesh shumë e gjatë) dhe përfundimi. Ji transparent për çdo komision nga furnitorët — thuaj me shkrim nëse i merr.

Kontrata, depozita dhe sigurim

Mbrojtja e vetes ka më shumë rëndësi këtu sesa në shumë biznese shërbimesh, sepse një event i anuluar ose i dështuar mund të jetë shumë i kushtueshëm:

Një kontratë për çdo klient që mbulon fushën e punës, tarifat, orarin e pagesave, çfarë përjashtohet, anulimin dhe shtyrjen, dhe përgjegjësinë. Kërko një këshilltar ta kontrollojë shabllonin tënd.
Një depozitë jo të rimbursueshme para se të fillosh punën, dhe pagesën e mbetur para eventit.
Kontratat e furnitorëve — qartëso në emër të kujt janë dhe kush paguan tarifat e anulimit.
Sigurimi — pyet për sigurimin e përgjegjësisë publike dhe të përgjegjësisë profesionale për situatën tënde, dhe inkurajo klientët të kenë parasysh sigurimin e eventit.
Regjistrimi i biznesit dhe taksat — kontrollo rregullat lokale dhe konsulto një kontabilist.

Vendos sistemin e planifikimit

Çdo event ka qindra vendimesh dhe datash të vogla. Të duhet:

Të dhënat e klientëve — kontakte, data e eventit, vendi, buxheti, numri i mysafirëve, preferencat.
Orarët — çfarë duhet të ndodhë kur, duke punuar prapa nga data e eventit.
Buxhetet — vlerësimi kundrejt realitetit, për çdo furnitor.
Rezervimet e furnitorëve — kush është konfirmuar, depozita e paguar, ora e mbërritjes në ditën e eventit.
Menaxhimi i mysafirëve — ftesat, përgjigjet (RSVP), nevojat dietike, ulëset.
Programi i eventit (run of show) — plan minut për minut i ditës, i ndarë me çdo furnitor.

Fletët dhe dokumentet e përbashkëta funksionojnë për disa evente njëherësh. Me rritjen, një CRM për kërkesat dhe një portal klienti ku klientët shohin vendimet, buxhetet dhe orarët, ul shkëmbimet e pafundme. Për RSVP dhe evente me bileta, shiko si të ndërtosh një faqe regjistrimi për evente.

Gjej klientët e parë

Rrjeti yt — miq, kolegë dhe grupe komunitare.
Vendet — shumë mbajnë një listë organizuesish të rekomanduar. Bëj punë të mirë në një vend dhe kërko të jesh në listë.
Furnitorët — fotografët dhe lulistët shpesh takojnë klientët para organizuesit. Referoni punë në të dy drejtimet.
Një faqe portofoli me foto nga evente reale (me leje), paketat ose çmimet fillestare, dhe një formular kërkese.
Kontakte korporative — menaxherë zyre dhe ekipe HR që organizojnë evente si detyrë shtesë dhe do të ishin të lumtur t’ia lënë ty.

Përgjigju shpejt kërkesave. Njerëzit që planifikojnë një event shpesh kontaktojnë disa organizues njëkohësisht.

Drejto ditën e eventit

Vetë dita është ajo ku ndërtohet reputacioni yt. Disa zakone që ndihmojnë:

Konfirmo çdo furnitor disa ditë më parë: ora e mbërritjes, qasja, kontakti në ditën e eventit, dhe çfarë po sjell.
Ndaj një program të vetëm me të gjithë, me emra dhe numra telefoni, dhe mbaj kopje të printuara nëse telefonat mbarojnë.
Ec nëpër vend herët për të kontrolluar planimetrinë, energjinë elektrike, shenjat, qasshmërinë dhe ku hyjnë dërgesat.
Mbaj një kit emergjence: shirit ngjitës, gërshërë, karfica, karikues, stilolapsa, mjete ndihme të parë, kabllo rezervë, dhe çfarë mungon zakonisht në evente të tua.
Ki një pikë kontakti për klientin, që të mos tërhiqet në probleme që nuk duhet t’i dijë.
Mbaj shënime gjatë eventit për çfarë funksionoi dhe çfarë jo, dhe cilët furnitorë ishin të shkëlqyer ose vonuan.

Më pas, dërgo një falënderim, shlyej bilancet me furnitorët, dhe kërko një vlerësim dhe leje për të përdorur fotot. Një debriefing i shkurtër i brendshëm pas çdo eventi — çfarë të përsëritet, çfarë të ndryshohet — është mënyra si përmirësohet procesi yt.

Gabimet më të shpeshta

Nisja pa kontratë ose depozitë.
Pranimi i çdo lloji eventi, kështu nuk fiton kurrë ekspertizë ose thellësi furnitorësh.
Nënvlerësimi i orëve, sidomos ditën e eventit dhe ndryshimet e fundit.
Mungesa e një plani rezervë për motin, furnitorët që nuk vijnë ose sëmundjen — përfshirë tëndën.
Mbajtja e gjithçkaje në kokë ose në inbox, kështu detajet humbin kur merr më shumë evente.
Paguarja e furnitorëve në emër të klientit pa paratë e klientit në dorë.

Ku hyn Mythex

Mythex është një ndërtues aplikacionesh me AI: përshkruan çfarë të duhet me gjuhë të thjeshtë dhe ai ndërton një aplikacion web me bazë të dhënash, gati për pamje paraprake dhe publikim në një lidhje publike. Një organizues eventesh mund të ndërtojë një faqe për kërkesa, një CRM për organizues dasmash për kërkesa dhe rezervime, një portal klienti për orarët dhe buxhetet, ose një faqe RSVP për një event specifik. Fillimi është falas; plani Pro shton domene të personalizuara, kështu që një faqe eventi mund të jetë në adresën e vet.

Pyetje

Më duhet kualifikim për t’u bërë organizues eventesh?

Zakonisht jo, por përvoja ka shumë rëndësi. Shumë organizues nisin duke punuar për një vend ngjarjesh, një katering ose një organizues të konsoliduar. Kurset mund të ndihmojnë me strukturën, dhe disa lloje eventesh, si ngjarjet publike të mëdha, mund të kenë kërkesa për siguri dhe leje që duhet t’i kontrollosh lokalisht.

Si ngarkojnë organizuesit e eventeve?

Modelet e zakonshme janë një tarifë e fiksuar për event ose paketë, një përqindje e buxhetit total të eventit, një tarifë me orë për konsulencë ose koordinim në ditën e eventit, ose një kombinim. Çfarëdo që zgjedh, jep informacion të hapur dhe thuaj me shkrim nëse merr komisione nga furnitorët.

Cili është lloji më i mirë i organizimit të eventeve për t’u nisur?

Ai ku ke kontakte dhe pak përvojë. Dasmat dhe festat private kanë shumë klientë, por çdo klient planifikon rrallë; eventet korporative kanë më pak klientë, por të përsëritur, që vlerësojnë besueshmërinë. Nisja me koordinim të ditës së eventit është një mënyrë me rrezik të ulët për të ndërtuar portofolin.

Si mbrohem nëse një klient anulon?

Përdor një kontratë me shkrim me një depozitë jo të rimbursueshme, një orar pagesash të qartë dhe kushte anulimi që mbulojnë punën e kryer tashmë. Inkurajo klientët të kontrollojnë sigurimin e eventit, dhe sigurohu që kontratat e furnitorëve të jenë në emër të klientit ose që kushtet e tua të mbulojnë tarifat e tyre të anulimit. Kërko një këshilltar ta kontrollojë shabllonin e kontratës.