როგორ დავიწყოთ ღონისძიებების დაგეგმვის ბიზნესი: პრაქტიკული გზამკვლევი

ღონისძიებების დაგეგმვის ბიზნესის დასაწყებად აირჩიეთ ღონისძიებების ტიპი, რომელსაც დაგეგმავთ, მიიღეთ პირდაპირი გამოცდილება და სანდო მომწოდებლების ქსელი, დააწესეთ მკაფიო პაკეტები და ფასები და დაიცავით თავი წერილობითი ხელშეკრულებებითა და ავანსებით. პირველი კლიენტები მოიპოვეთ თქვენი კონტაქტების, ადგილების და მომწოდებლების მეშვეობით, და ყოველი ღონისძიება გამოიყენეთ პორტფოლიოსა და რეკომენდაციების ასაშენებლად.

ღონისძიებების დაგეგმვას დაბალი საწყისი ხარჯი აქვს, მაგრამ დიდი ფსონი: ყოველი ღონისძიება ერთხელ ხდება, ფიქსირებულ თარიღზე, იმ ადამიანების წინაშე, რომლებმაც თქვენ აგიყვანეთ. ნამდვილი აქტივი ბიზნესში არის ორგანიზება და მომწოდებლებთან ურთიერთობა.

აირჩიეთ თქვენი ღონისძიებები

სხვადასხვა ღონისძიება თითქმის სხვადასხვა ბიზნესია:

დაიწყეთ იქიდან, სადაც უკვე გაქვთ კონტაქტები ან გამოცდილება. ბევრი დამგეგმავი იწყებს დღის კოორდინაციით: კლიენტი გეგმავს, თქვენ უძღვებით დღეს. ეს დაბალრისკიანია, სწრაფად იყიდება და პორტფოლიოს სწრაფად ზრდის.

მიიღეთ გამოცდილება და ააწყვეთ მომწოდებლების ქსელი

თქვენი კლიენტები, ფაქტობრივად, თქვენს გამოცდილებასა და მომწოდებლებზე წვდომას ყიდულობენ. ორივე ააწყვეთ:

• იმუშავეთ ან დაეხმარეთ ღონისძიებებზე — დამგეგმავთან, ადგილთან, კეტერინგის კომპანიასთან, ან მოხალისეობრივ ღონისძიებებზე.
• გაიცანით მომწოდებლები: ადგილები, კეტერინგი, ყვავილების მაღაზიები, ფოტოგრაფები, მუსიკოსები, ქირაობის კომპანიები, დეკორატორები, ტრანსპორტი. ეწვიეთ, ჰკითხეთ, როგორ უყვართ დამგეგმავებთან მუშაობა, და ჩაინიშნეთ, ვინ არის სანდო.
• შეინახეთ მომწოდებლების სია საკონტაქტო მონაცემებით, ფასების დიაპაზონებით, გამტარუნარიანობით, მიწოდების ვადებით და შენიშვნებით ყოველი ღონისძიებიდან.
• ისწავლეთ ლოგისტიკა: გრაფიკები, ღონისძიების მიმდინარეობის დოკუმენტები, სართულის გეგმები, შემოტანა და გატანა, და რა ქნათ, როცა რამე არასწორად მიდის.

დიდი ან საჯარო ღონისძიებებისთვის ადგილობრივად გაარკვიეთ უსაფრთხოების გეგმები, ნებართვები, ალკოჰოლისა და ხმაურის წესები და ადამიანების დასაშვები რაოდენობა. ეს ადგილიდან ადგილზე განსხვავდება, და ადგილების პერსონალი ხშირად გეტყვით, რა სჭირდებათ.

გადაწყვიტეთ, როგორ დააწესებთ ფასს

გავრცელებული მიდგომები:

• ფიქსირებული პაკეტის საფასური — მაგალითად, სრული დაგეგმვა, ნაწილობრივი დაგეგმვა, დღის კოორდინაცია. კლიენტებისთვის მარტივად გასაგებია.
• ღონისძიების ბიუჯეტის პროცენტი — ზომასთან ერთად იზრდება, მაგრამ კლიენტებს შეიძლება ეგონოთ, რომ ის ზედმეტი ხარჯვისთვის გაძლევთ ჯილდოს.
• საათობრივი — კარგია კონსულტაციისა და მცირე დავალებებისთვის; სრული დაგეგმვისთვის ძნელად სათვლელია.
• ჰიბრიდი — საბაზისო საფასური პლუს საათობრივი დამატებითი სამუშაოსთვის.

ფასი დაადგინეთ ღონისძიებისთვის რეალურად საჭირო საათებიდან: შეხვედრები, ადგილზე ვიზიტები, მომწოდებლებთან ზარები, შესწორებები, თავად ღონისძიების დღე (ხშირად ძალიან გრძელი) და დასრულება. იყავით გამჭვირვალე მომწოდებლების კომისიებთან დაკავშირებით — წერილობით თქვით, იღებთ თუ არა მათ.

ხელშეკრულებები, ავანსები და დაზღვევა

თავის დაცვა აქ უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე მრავალ სერვისის ბიზნესში, რადგან გაუქმებული ან ჩაშლილი ღონისძიება ძვირი შეიძლება დაჯდეს:

• ხელშეკრულება ყველა კლიენტთან, რომელიც მოიცავს მოცულობას, საფასურს, გადახდის გრაფიკს, რა არ შედის, გაუქმებასა და გადავადებას და პასუხისმგებლობას. კონსულტანტს გადააჩვენეთ შაბლონი.
• დაუბრუნებელი ავანსი სამუშაოს დაწყებამდე და დარჩენილი ნაწილი ღონისძიებამდე.
• მომწოდებლების ხელშეკრულებები — მკაფიოდ დააფიქსირეთ, ვის სახელზეა ისინი და ვინ იხდის გაუქმების საფასურს.
• დაზღვევა — ჰკითხეთ საჯარო პასუხისმგებლობის და პროფესიული პასუხისმგებლობის დაზღვევაზე თქვენი შემთხვევისთვის, და ურჩიეთ კლიენტებს განიხილონ ღონისძიების დაზღვევა.
• ბიზნესის რეგისტრაცია და გადასახადები — გაარკვიეთ ადგილობრივი წესები და ესაუბრეთ ბუღალტერს.

მოაწყვეთ თქვენი დაგეგმვის სისტემა

ყოველ ღონისძიებას ასობით პატარა გადაწყვეტილება და თარიღი აქვს. გჭირდებათ:

• კლიენტის ჩანაწერები — კონტაქტები, ღონისძიების თარიღი, ადგილი, ბიუჯეტი, სტუმრების რაოდენობა, პრეფერენციები.
• გრაფიკები — რა უნდა მოხდეს როდის, ღონისძიების თარიღიდან უკუ მიმართულებით.
• ბიუჯეტები — შეფასება და რეალური ხარჯი, თითო მომწოდებელზე.
• მომწოდებლების დაჯავშნა — ვინ არის დადასტურებული, გადახდილია თუ არა ავანსი, მისვლის დრო დღეს.
• სტუმრების მართვა — მოწვევები, პასუხები, კვების საჭიროებები, მაგიდები.
• დღის გეგმა (run of show) — წუთ-წუთით გეგმა დღისთვის, გაზიარებული ყველა მომწოდებელთან.

ცხრილები და გაზიარებული დოკუმენტები რამდენიმე ღონისძიებისთვის მუშაობს. როცა იზრდებით, CRM მოთხოვნებისთვის და კლიენტის პორტალი, სადაც კლიენტები ხედავენ გადაწყვეტილებებს, ბიუჯეტებსა და გრაფიკებს, მიმოწერას ამცირებს. სტუმრების პასუხებისა და ბილეთიანი ღონისძიებებისთვის იხილეთ როგორ ავაშენოთ ღონისძიების რეგისტრაციის საიტი.

მოიპოვეთ პირველი კლიენტები

• თქვენი კონტაქტები — მეგობრები, კოლეგები და თემის ჯგუფები.
• ადგილები — ბევრი ინახავს რეკომენდებული დამგეგმავების სიას. კარგი სამუშაო ადგილზე და სთხოვეთ, რომ სიაში შეგიყვანოთ.
• მომწოდებლები — ფოტოგრაფები და ყვავილების მაღაზიები ხშირად კლიენტებს ადრე ხვდებიან, ვიდრე დამგეგმავი. ურთიერთრეკომენდაცია ორივე მხარეს იმუშავებს.
• პორტფოლიოს ვებსაიტი რეალური ღონისძიებების ფოტოებით (ნებართვით), თქვენი პაკეტებით ან საწყისი ფასებით და მოთხოვნის ფორმით.
• კორპორატიული კონტაქტები — ოფისის მენეჯერები და HR გუნდები, რომლებიც ღონისძიებებს დამატებით მოვალეობად ორგანიზებენ და სიამოვნებით გადააბარებენ.

მოთხოვნებს სწრაფად უპასუხეთ. ხალხი, რომელიც ღონისძიებას გეგმავს, ხშირად რამდენიმე დამგეგმავს ერთდროულად უკავშირდება.

ღონისძიების დღე

სწორედ დღეს ყალიბდება თქვენი რეპუტაცია. რამდენიმე ჩვევა, რომელიც დაგეხმარებათ:

• დაადასტურეთ ყოველი მომწოდებელი რამდენიმე დღით ადრე: მისვლის დრო, წვდომა, საკონტაქტო პირი დღეს და რას ჩამოიტანს.
• გაუზიარეთ ერთი დღის გეგმა ყველას სახელებითა და ტელეფონის ნომრებით და შეინახეთ ამობეჭდილი ასლები, თუ ტელეფონები გამოირთვება.
• ადრე დაათვალიერეთ ადგილი განლაგების, ელექტროენერგიის, ნიშნების, ხელმისაწვდომობისა და ტვირთის შემოტანის ადგილის შესამოწმებლად.
• ატარეთ საგანგებო ნაკრები: ლენტი, მაკრატელი, ქინძისთავები, დამტენები, კალმები, პირველადი დახმარების საშუალებები, სათადარიგო კაბელები და ყველაფერი, რაც ღონისძიებებზე ხშირად მოკლდება.
• ჰყავდეთ ერთი საკონტაქტო პირი კლიენტისთვის, რომ მას არ მიიზიდონ პრობლემებში, რომლებიც მას არ ეხება.
• ღონისძიების დროს ჩაიწერეთ რა იმუშავა და რა — არა, და რომელი მომწოდებელი იყო შესანიშნავი ან დაგვიანებული.

მოგვიანებით გამოგზავნეთ მადლობის წერილი, მოაგვარეთ მომწოდებლების ბალანსები და სთხოვეთ შეფასება და ნებართვა ფოტოების გამოყენებაზე. მოკლე შიდა შეჯამება ყოველი ღონისძიების შემდეგ — რა გავიმეოროთ და რა შევცვალოთ — არის ის, რაც თქვენს პროცესს აუმჯობესებს.

გავრცელებული შეცდომები

• ხელშეკრულებისა და ავანსის გარეშე დაწყება.
• ყოველი ტიპის ღონისძიების მიღება, რის გამოც არასდროს იზრდებით გამოცდილებით ან მომწოდებლების ქსელით.
• საათების დაუფასება, განსაკუთრებით ღონისძიების დღესა და უკანასკნელ წუთის ცვლილებებში.
• სარეზერვო გეგმის არქონა ამინდის, მომწოდებლის გაუცხადებლობის ან ავადმყოფობის შემთხვევისთვის — თქვენსაც კი.
• ყველაფრის თავში ან ელფოსტაში შენახვა, რის გამოც დეტალები იკარგება, როცა მეტ ღონისძიებას იღებთ.
• მომწოდებლების გადახდა კლიენტის სახელით, როცა კლიენტის თანხა ხელთ არ გაქვთ.

სად ერგება Mythex

Mythex არის AI აპლიკაციების შემქმნელი: აღწერთ, რაც გჭირდებათ, ჩვეულებრივი ენით, და ის აშენებს ვებაპლიკაციას მონაცემთა ბაზით, რომლის გადახედვაც და საჯარო ბმულზე გამოქვეყნებაც შეიძლება. ღონისძიებების დამგეგმავს შეუძლია ააშენოს სადესანტო გვერდი მოთხოვნებისთვის, საქორწილო დამგეგმავის CRM ლიდებისა და ჯავშნებისთვის, კლიენტის პორტალი გრაფიკებისა და ბიუჯეტებისთვის, ან RSVP გვერდი კონკრეტული ღონისძიებისთვის. დაწყება უფასოა; Pro გეგმა ამატებს მორგებულ დომენებს, რათა ღონისძიების საიტს საკუთარი მისამართი ჰქონდეს.

კითხვები